談高校行政管理信息化建設(shè)

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摘要:行政管理信息化建設(shè)是教育信息化中的重要環(huán)節(jié)，目前我國(guó)高校依托大數(shù)據(jù)平臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和新媒體等手段，正在從數(shù)字校園階段向智慧校園過渡，但在全局性規(guī)劃、信息集成共享、人員專業(yè)素養(yǎng)和制度體系完善等方面還存在一些問題。當(dāng)前高校建設(shè)發(fā)展過程中，高校行政管理改革是高校治理現(xiàn)代化的助推器，是管理工作順利得以開展的重要保證。因此，高校必須運(yùn)用信息化手段，用先進(jìn)的信息化新理念、新方法變革傳統(tǒng)行政管理模式，拓展融合信息資源，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資源暢通共享，提升行政管理工作效能和信息化應(yīng)用水平，推進(jìn)高校治理體系和治理能力現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞:信息化建設(shè);行政管理;治理體系;治理能力

學(xué)校治理體系和治理能力相互依存，相互促進(jìn)，引領(lǐng)并應(yīng)用于高校的教育教學(xué)管理中。高校治理體系和治理能力現(xiàn)代化是新時(shí)代實(shí)現(xiàn)高等教育內(nèi)涵式發(fā)展的內(nèi)在需求，而行政管理信息化建設(shè)作為高校治理的重要一環(huán)，是當(dāng)前高校行政管理改革和高?，F(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程中的重要保障。

一、深化高校行政管理信息化建設(shè)的意義

高校行政管理信息化，是指通過現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)平臺(tái)等方式將信息技術(shù)與信息資源融合，完善行政機(jī)構(gòu)職能，優(yōu)化行政人員結(jié)構(gòu)，提高管理制度執(zhí)行力，集成共享信息資源，提升高校行政管理效能。

(一)高校行政管理信息化是高校發(fā)展建設(shè)的必經(jīng)之路隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，社會(huì)逐漸進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，各個(gè)領(lǐng)域?qū)Υ髷?shù)據(jù)、新媒體等的依賴越來越強(qiáng)，信息化成為行業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路。而以傳統(tǒng)模式為主的行政管理方式已無法與當(dāng)前的迅猛發(fā)展的信息化教育同步，教育部《2020年教育信息化和網(wǎng)絡(luò)安全工作要點(diǎn)》指出，要深入推進(jìn)教育信息化，優(yōu)化升級(jí)軟硬件設(shè)施，加大投入力度，加強(qiáng)教育管理信息化的頂層設(shè)計(jì)和統(tǒng)籌管理，推進(jìn)信息系統(tǒng)整合共享，開展數(shù)字校園建設(shè)試點(diǎn)，構(gòu)建智慧校園環(huán)境，推動(dòng)教育信息化融合創(chuàng)新發(fā)展。因此，深入推進(jìn)信息化建設(shè)勢(shì)在必行。高校必須運(yùn)用信息化手段，用先進(jìn)的信息化新理念、新方法變革傳統(tǒng)行政管理模式，拓展融合信息資源，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資源暢通共享，提升行政管理工作效能和信息化應(yīng)用水平，推進(jìn)高校治理體系和治理能力現(xiàn)代化。

(二)高校行政管理信息化是提升高校治理水平的必要前提經(jīng)過近30年的發(fā)展建設(shè)，我國(guó)高校信息化建設(shè)經(jīng)歷了網(wǎng)絡(luò)化校園和數(shù)字化校園的變革，正在向智能化校園全面邁進(jìn)。在深化高校行政管理信息化過程中，需要高度依賴互聯(lián)網(wǎng)和現(xiàn)代信息技術(shù)，通過不斷挖掘分析、合理運(yùn)用各類數(shù)據(jù)，讓信息化數(shù)據(jù)、數(shù)字化資源為高校管理決策提供可靠依據(jù)，增強(qiáng)學(xué)校管理水平和決策科學(xué)化能力。同時(shí)，高校可以充分發(fā)揮挖掘數(shù)據(jù)信息背后的治理制度缺陷和教育治理體系問題，穩(wěn)步增強(qiáng)治理制度的供給力。

二、高校行政管理信息化建設(shè)面臨的問題

我國(guó)高校依托大數(shù)據(jù)平臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和新媒體等，結(jié)合運(yùn)用信息化和智能化手段，正在從數(shù)字校園階段向智慧校園積極探索，行政管理工作效率有明顯提升，但在實(shí)踐過程中仍存在一些問題，制約了高校治理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

(一)全局性規(guī)劃不足隨著高校行政管理信息化建設(shè)的不斷深化，以及社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求，大部分高校積極推進(jìn)完善數(shù)字化平臺(tái)或系統(tǒng)，圍繞教務(wù)、人事、科研、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)和檔案等工作引進(jìn)了相應(yīng)的管理系統(tǒng)或數(shù)據(jù)平臺(tái)，如OA協(xié)同辦公系統(tǒng)基本可以實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，完成線上收發(fā)文管理、蓋章審批、場(chǎng)館申請(qǐng)等，極大縮短了審批時(shí)間;畢業(yè)論文系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)教師全程線上指導(dǎo)，學(xué)生從論文選題、開題到答辯也可全程線上完成;檔案管理系統(tǒng)則將歸檔材料數(shù)字化，擴(kuò)大了檔案存儲(chǔ)容量，優(yōu)化了查檔流程。各個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)用均在一定程度上提升了工作效率。但由于缺乏全局性規(guī)劃，在籌備之初未形成統(tǒng)一的建設(shè)規(guī)劃，不同部門使用的平臺(tái)或系統(tǒng)并不統(tǒng)一，使得各個(gè)部門的管理系統(tǒng)各自為政，各系統(tǒng)之間無法直接訪問相互數(shù)據(jù)，線上線下并行辦公，管理人員、教師和學(xué)生普遍存在“一人多號(hào)”的情況，常出現(xiàn)重復(fù)填報(bào)數(shù)據(jù)以及各部門基本數(shù)據(jù)無法閉合的情況，造成資源浪費(fèi)，增加賬戶維護(hù)成本的同時(shí)阻礙了工作效率的提升。

(二)信息集成化和信息共享程度低在高校信息化建設(shè)過程中，相應(yīng)系統(tǒng)或平臺(tái)的引進(jìn)時(shí)間并不一致，各類信息分散存在于不同的平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫(kù)中，定義和采集相互獨(dú)立，信息難以交換，形成“信息孤島”，使大量有用數(shù)據(jù)難以實(shí)現(xiàn)高度共享，加上許多高校管理人員觀念陳舊，忽視共享數(shù)據(jù)信息的采集和保存，也就無法進(jìn)行更高層次的信息處理，如信息再利用、提供決策支持等，造成許多信息化設(shè)備無法有效發(fā)揮其作用。另外，由于信息共享程度低，數(shù)據(jù)更新不及時(shí)，不但無法對(duì)辦學(xué)過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行再利用與分析，還對(duì)其他數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性造成影響。

(三)管理人員信息化素質(zhì)有待提升隨著5G技術(shù)的發(fā)展，在眾多高校積極邁向“智慧校園”的大背景下，高校行政人員的管理模式和工作方式也隨之發(fā)生變化。收發(fā)文管理、財(cái)務(wù)報(bào)賬和教學(xué)管理等均從紙質(zhì)辦公逐漸轉(zhuǎn)為線上，提升辦公時(shí)效的同時(shí)卻也增加了技術(shù)難度。有調(diào)查顯示，高校行政人員熟練掌握網(wǎng)絡(luò)辦公技能的較少，大部分人員對(duì)信息化辦公的認(rèn)識(shí)不夠明確，學(xué)習(xí)新技能的動(dòng)力不足，缺乏必要的培訓(xùn)和專項(xiàng)提升。同時(shí)，由于管理人員信息技術(shù)和知識(shí)儲(chǔ)備不足、專業(yè)化程度低，管理觀念無法迅速適應(yīng)當(dāng)前的新理念，管理效益低下，無法充分發(fā)揮信息化管理效能。

(四)基礎(chǔ)設(shè)施配備不足基礎(chǔ)設(shè)施配備是實(shí)現(xiàn)校園信息化建設(shè)的基本前提，軟硬件設(shè)施的更新程度是制約信息化發(fā)展的關(guān)鍵因素之一。雖然目前高校對(duì)信息化校園建設(shè)十分重視，但由于地區(qū)發(fā)展不均衡，以及受限于資金投入和技術(shù)提升等因素，導(dǎo)致相關(guān)設(shè)備沒有及時(shí)更新，硬件設(shè)施的滯后進(jìn)一步制約了軟件的配備，無法滿足當(dāng)前信息化辦公的需要。

(五)相關(guān)制度不健全建立健全信息化相關(guān)制度是信息化建設(shè)和順利開展管理工作的重要保障，相關(guān)制度的不健全嚴(yán)重制約高校行政管理信息化進(jìn)程和管理水平的提高。在推進(jìn)行政管理信息化過程中，多數(shù)高校沒有形成一套自上而下的管理制度體系，缺乏指導(dǎo)思想和總體規(guī)劃，不利于后期建設(shè)工作的開展;日常管理制度不完善，工作目標(biāo)和權(quán)責(zé)劃分不清晰，造成不同部門間溝通障礙;最后在信息網(wǎng)絡(luò)安全方面，一些軟件多為各部門自行建設(shè)、運(yùn)行維護(hù)，缺乏明確的制度要求，監(jiān)管缺失，存在信息泄露等安全隱患。

三、高校行政管理信息化建設(shè)優(yōu)化路徑

(一)以全局觀念統(tǒng)籌高校行政管理涵蓋教務(wù)、人事、科研、財(cái)務(wù)和檔案等方面的管理，不同部門的職能、工作方式和工作流程不盡相同，各部門的信息化進(jìn)程不同步，嚴(yán)重制約工作效率的提升。因此，行政管理信息化建設(shè)應(yīng)從全局出發(fā)，構(gòu)建科學(xué)合理的行政管理規(guī)劃，做好頂層設(shè)計(jì)，從辦學(xué)定位、發(fā)展方向科學(xué)制定信息化建設(shè)方案，統(tǒng)籌完善不同部門的信息化管理，優(yōu)化配置現(xiàn)有資源。

(二)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施深化信息共享目前大部分高校的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施和智慧校園都已較為完善，但由于辦公系統(tǒng)的不統(tǒng)一，在行政管理工作中依然保持紙質(zhì)辦公與線上辦公并行的辦公模式，浪費(fèi)資源的同時(shí)增加了工作人員及師生的工作量。因此，建立內(nèi)部共享的互通式校級(jí)行政管理信息平臺(tái)迫在眉睫。首先，高校應(yīng)加強(qiáng)軟硬件設(shè)施配備，引進(jìn)先進(jìn)信息化系統(tǒng)，研發(fā)構(gòu)建集服務(wù)與管理一體的共享平臺(tái)，科學(xué)設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)和資源共享庫(kù)。其次，充分依托數(shù)據(jù)融合技術(shù)，及時(shí)升級(jí)和完善信息化系統(tǒng)，打破各部門間的信息壁壘，實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)間的有效對(duì)接，如教務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、圖書館等系統(tǒng)中的用戶基礎(chǔ)數(shù)據(jù)互通互聯(lián)，科研系統(tǒng)、內(nèi)控系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)的部分?jǐn)?shù)據(jù)互通，可極大提升工作效率。部門信息數(shù)據(jù)庫(kù)的共建與共享，是當(dāng)前行政管理工作改革的內(nèi)在需求。

(三)加強(qiáng)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)高校信息化建設(shè)離不開人才保障，管理人員的執(zhí)行力體現(xiàn)了信息化管理的應(yīng)用水平，但部分高校行政管理人員信息化專業(yè)水平不高，對(duì)信息化相關(guān)工作重視程度不足，致使信息化管理手段無法充分發(fā)揮其效能。在此情況下，高校應(yīng)高度重視行政管理人員信息化技術(shù)培訓(xùn)，分級(jí)分層進(jìn)行專題培訓(xùn)，增強(qiáng)管理人員的信息化意識(shí)，在日常管理工作中能主動(dòng)適應(yīng)信息化管理要求，提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。另外，根據(jù)信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需求，高?？梢M(jìn)高水平專業(yè)人才或設(shè)置專職信息化工作人員，做好專業(yè)人才的梯隊(duì)建設(shè)，全方位提升信息化管理水平。

(四)完善行政管理信息化管理制度制度現(xiàn)代化是推進(jìn)高校治理現(xiàn)代化的先決條件，制定科學(xué)合理的規(guī)范化制度是高校行政管理實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的重要基礎(chǔ)，同時(shí)也是行政管理信息化平臺(tái)建設(shè)的重要前提。因此，高校在信息化建設(shè)的過程中應(yīng)建立健全各項(xiàng)管理制度，明確指導(dǎo)思想和建設(shè)目標(biāo)，統(tǒng)籌規(guī)劃，形成完整的制度體系;成立信息化建設(shè)的常設(shè)機(jī)構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)小組，構(gòu)建嚴(yán)格的管理責(zé)任制;完善信息化管理日常工作制度，從責(zé)任目標(biāo)、軟硬件管理、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、安全監(jiān)管等方面規(guī)范和引導(dǎo)行政管理人員日常工作，為高校行政管理信息化建設(shè)提供有力保障。

四、結(jié)語(yǔ)

我國(guó)持續(xù)推進(jìn)高校行政管理信息化建設(shè)已取得一些成果，但在當(dāng)前數(shù)字化時(shí)代背景下，高校行政管理信息化建設(shè)應(yīng)積極適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化、信息化的社會(huì)發(fā)展要求，從全局出發(fā)，在促進(jìn)信息共享、提升人員專業(yè)素養(yǎng)、完善基礎(chǔ)設(shè)施和規(guī)章制度等方面持續(xù)深化改革，通過信息化手段變革和優(yōu)化行政管理方式，逐步形成適應(yīng)新時(shí)展的高校行政管理新模式，全面提升高校治理現(xiàn)代化水平。

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作者：楊涵 單位：成都體育學(xué)院