醫(yī)院管理中的檔案管理發(fā)揮新作用分析

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[摘要]伴隨我國醫(yī)療體制改革的不斷深入，醫(yī)院檔案管理模式也面臨全新發(fā)展契機(jī)。在傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理方式當(dāng)中，其所存有的諸多不足已逐漸顯現(xiàn)，并對(duì)醫(yī)院高效率運(yùn)作造成一定影響?；诖?，本文將主要針對(duì)在新時(shí)代背景之下，如何在醫(yī)院管理當(dāng)中促使檔案管理自身作用充分發(fā)揮與創(chuàng)新展開探討。

[關(guān)鍵詞]新時(shí)代；醫(yī)院管理；檔案管理

在醫(yī)院整體管理工作當(dāng)中，檔案管理工作有著不可或缺的重要性，其是醫(yī)院信息基礎(chǔ)資源。在醫(yī)院發(fā)展過程中，應(yīng)對(duì)不同類型文化內(nèi)容加以詳細(xì)記錄，從而促使醫(yī)院文化軟文化實(shí)力作用得到充分發(fā)揮，同時(shí)，加大檔案管理工作改進(jìn)力度，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量得到全方位提升。因此，在現(xiàn)階段新時(shí)代背景之下，醫(yī)院需對(duì)自身檔案管理工作展開更深層次研究，這對(duì)于醫(yī)院可持續(xù)健康發(fā)展而言有著極為重要的實(shí)現(xiàn)意義。

1.新時(shí)代背景下醫(yī)院檔案管理工作重要性

黨的告指出，中國特色社會(huì)主義正式步入一個(gè)全新時(shí)代。在這一背景之下，黨和國家對(duì)各行業(yè)領(lǐng)域相關(guān)工作也提出全新要求。為能夠促使醫(yī)院檔案管理工作得到進(jìn)一步創(chuàng)新，促使檔案管理關(guān)注能夠令新時(shí)展需要得到充分滿足，便需令醫(yī)院檔案管理工作實(shí)效性得到更加充分發(fā)揮。在通常情況下，檔案管理工作是一項(xiàng)具有較強(qiáng)政策性與專業(yè)性的工作，只有保證醫(yī)院各部門之間協(xié)調(diào)發(fā)揮，才能夠?yàn)獒t(yī)院檔案管理工作順利開展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。故而在現(xiàn)階段，需加大醫(yī)院檔案管理工作注重力度，在社會(huì)科學(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)型的同時(shí)克服檔案管理問題，與時(shí)俱進(jìn)，更深層次應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，從而促使醫(yī)院檔案管理工作有機(jī)轉(zhuǎn)變。另外，在新時(shí)代背景之下，應(yīng)加大醫(yī)院檔案管理力度，促使時(shí)展需要得到充分滿足，由于醫(yī)院檔案主要負(fù)責(zé)記錄醫(yī)院整體發(fā)展建設(shè)的關(guān)鍵構(gòu)成部分，同時(shí)也是各部門有序展開日常工作重要保障，因此，在新時(shí)代背景下，醫(yī)院檔案管理形式不應(yīng)局限于傳統(tǒng)文字與音視頻上，同時(shí)也應(yīng)囊括電子數(shù)據(jù)。除此之外，縣級(jí)階段醫(yī)院檔案管理形式應(yīng)朝向多元化方向發(fā)展，從而為醫(yī)院日后可持續(xù)發(fā)展奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。當(dāng)前，在全新醫(yī)改的背景之下，特別是在科學(xué)技術(shù)的推動(dòng)之下，需增大醫(yī)院檔案管理力度，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的快速建設(shè)和發(fā)展，為醫(yī)院平穩(wěn)行駛獲取關(guān)鍵基石，也是醫(yī)院穩(wěn)定運(yùn)行的前提。

2.新時(shí)代背景下醫(yī)院檔案管理工作征

醫(yī)院檔案種類多樣，主要在諸如文件信息、科研信息、醫(yī)療工作信息、病案信息、人事信息、會(huì)計(jì)信息、醫(yī)療器械信息、黨務(wù)信息等醫(yī)院日常經(jīng)營方面所產(chǎn)生信息當(dāng)中得以體現(xiàn)，此類檔案信息具有較強(qiáng)專業(yè)性、真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性、保密性等特點(diǎn)，在醫(yī)院日常運(yùn)行之中，檔案有效性和實(shí)用性與收集有效性與完備性有著最為直接的關(guān)聯(lián)。另外，醫(yī)院檔案也具有較強(qiáng)專業(yè)性，大部分檔案對(duì)于醫(yī)院工作內(nèi)容有著直接反映作用，而且，醫(yī)院檔案也具有極強(qiáng)保密性，在通常情況下，非內(nèi)部人員不能間接查看有關(guān)檔案[1]。

3.新時(shí)代背景下醫(yī)院檔案管理工作所存有問題

3.1管理體制不完善

在新時(shí)代背景下，由于傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理制度已無法令時(shí)展需求得到充分滿足，導(dǎo)致其管理體制不具備較強(qiáng)完善性，并且，部分醫(yī)院檔案管理方法相對(duì)而言較為滯后，同時(shí)，也有部分醫(yī)院不具備以時(shí)代、自身發(fā)展相匹配的檔案管理技術(shù)與設(shè)備這一情況，仍然需要沿用傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理相關(guān)規(guī)定展開檔案管理工作。因此，現(xiàn)階段，醫(yī)院需強(qiáng)化自身監(jiān)管工作力度，有針對(duì)性地采取措施，建立健全完善檔案管理制度，促使檔案管理工作在方式、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)等諸多方面切實(shí)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一發(fā)展。尤其是在現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代中，計(jì)算機(jī)與大數(shù)據(jù)技術(shù)逐漸普及化，將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與醫(yī)院檔案管理工作相結(jié)合，能夠大幅度節(jié)約醫(yī)院在檔案管理方面所之處成本。但是，在實(shí)際當(dāng)中，大部分醫(yī)院仍在沿用傳統(tǒng)人工檔案工作實(shí)施，這使在無形的過程之中很增加錯(cuò)誤信息收集率，并且導(dǎo)致檔案信息真實(shí)性受到加大制約，而這一情況不僅與新時(shí)展趨勢(shì)不匹配，同時(shí)對(duì)于醫(yī)院自身可持續(xù)健康發(fā)展也有著極大負(fù)面影響。

3.2相關(guān)工作人員缺乏管理意識(shí)

通常，站在大部分醫(yī)院檔案管理工作角度上來看，由于相關(guān)工作人員尚未對(duì)檔案管理工作重要性形成明確認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致檔案管理工作受到嚴(yán)重削弱。在一些醫(yī)院，淺層次上很多人對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠準(zhǔn)確。他們認(rèn)為檔案管理工作只是專職檔案工作者的工作，相關(guān)的檔案意識(shí)只是人們認(rèn)識(shí)和理解的一個(gè)淺薄的概念，因此一些醫(yī)院的檔案管理意識(shí)相對(duì)薄弱。并且，由于部分相關(guān)工作人員不具備較強(qiáng)檔案管理意識(shí)，管理方式過于落后，檔案信息潛在價(jià)值無法得到更深層次的發(fā)揮。除此之外，也有部分相關(guān)工作人員對(duì)于相關(guān)規(guī)章內(nèi)容過于死板遵循，許多科室認(rèn)為檔案的作用不明顯，忽視了檔案管理的重要性和必要性，導(dǎo)致醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展受到極大影響。另外，大部分檔案管理人員綜合素質(zhì)較為低下，而人員素質(zhì)是醫(yī)院檔案管理工作的重要部分。在這樣的行為意識(shí)下，很多醫(yī)院為了方便起見，都隨意存放在自己的科室柜子里，造成檔案材料的丟失和損壞。這些問題的出現(xiàn)說明檔案管理人員在相關(guān)的人員意識(shí)上還沒有形成固定的認(rèn)識(shí)，使醫(yī)院工作人員在檔案管理和資源保護(hù)方面沒有承擔(dān)起應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)。因此，在醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中，醫(yī)院需增大檔案管理工作力度，為檔案管理相關(guān)工作人員提供適宜培訓(xùn)。然而，在實(shí)際之中，很難有醫(yī)院著重對(duì)檔案管理工作人員加以培養(yǎng)，將主要精力放置于醫(yī)療技術(shù)水平的提高和醫(yī)務(wù)人員技能培訓(xùn)之上，對(duì)檔案管理相關(guān)人員的培訓(xùn)有所忽略，其在開展自身工作過程中欠缺積極性，導(dǎo)致檔案管理水平受到嚴(yán)重削弱[2]。

3.3信息化管理水平滯后

在新時(shí)代背景之下，不同類型科學(xué)和信息技術(shù)如雨后春筍般層出不窮。在知識(shí)信息社會(huì)中，醫(yī)院應(yīng)強(qiáng)化檔案管理信息化力度。在實(shí)行檔案管理工作過程之中，醫(yī)院需整合現(xiàn)代化信息技術(shù)，促進(jìn)檔案信息管理和檔案管理服務(wù)質(zhì)量，從而令檔案管理工作能夠可持續(xù)健康發(fā)展。但是，站在醫(yī)院檔案管理工作角度上來看，其在信息化建設(shè)過程之中面對(duì)著各種問題，由于醫(yī)院交付資金不足、設(shè)備龐大、不具備強(qiáng)力科學(xué)技術(shù)作為支撐，在這一條件下之下，導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的難度逐漸增大，并且，由于部分管理人員欠缺信息化技術(shù)專業(yè)性，對(duì)于數(shù)字化信息技術(shù)也不具備更深層次掌握，在這種情況之下，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作信息化受到嚴(yán)重制約[3]。

4.新時(shí)代背景下醫(yī)院檔案管理工作有效應(yīng)用與創(chuàng)新措施

4.1建設(shè)完善檔案管理工作體系

為能夠促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作在新時(shí)代背景下高效、有序地開展，首先便需促進(jìn)檔案管理工作體系完善度。醫(yī)院檔案管理不僅是醫(yī)院的內(nèi)部工作，還涉及法律層面。由于患者病歷覆蓋了患者的個(gè)人信息，為了防止個(gè)人信息泄露的嚴(yán)重后果，有必要建立保障機(jī)制，為今后醫(yī)患糾紛提供直接的證據(jù)支持?；颊叩牟v包括患者的個(gè)人信息，甚至隱私，必須建立相關(guān)的保障機(jī)制，通過建立保障機(jī)制，確保醫(yī)院病案管理的合法性[4-6]。在開展檔案管理工作時(shí)，由于其所牽涉內(nèi)容非常諸多，因此需轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作方式。而若想建設(shè)完善制度，便需促進(jìn)檔案管理工作向規(guī)劃規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向轉(zhuǎn)型，增大檔案管理工作力度，讓全體員工具備集體意識(shí)，構(gòu)建濃厚檔案管理氛圍。同時(shí)，在開展在醫(yī)院管理過程之中，需將檔案管理工作納入到日常事務(wù)當(dāng)中，定期展開檔案管理工作報(bào)告，實(shí)時(shí)掌控檔案管理情況，在發(fā)現(xiàn)管理問題時(shí)進(jìn)行集中探討。通過建設(shè)完善醫(yī)院檔案管理制度，能夠促使檔案管理更加便捷，更有效地開展日常領(lǐng)導(dǎo)工作，同時(shí)也具備一定的約束力，確保相關(guān)管理工作人員在日常管理與控制過程之中規(guī)范自身行為，保證檔案管理工作準(zhǔn)確性。

4.2有效開展培訓(xùn)工作

在全新的時(shí)代背景之下，醫(yī)院需增大對(duì)檔案管理相關(guān)工作人員素質(zhì)教育與培訓(xùn)力度。由于檔案管理工作涉及內(nèi)容較為廣泛，并且具有較大工作量，其不僅要求檔案管理人員具有堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)，而且還需具有一定的業(yè)務(wù)技能。若想全方位提高檔案管理質(zhì)量，便需與檔案管理人員實(shí)際情況相結(jié)合，定期展開各種教育培訓(xùn)活動(dòng)。在知識(shí)和技能提升后，檔案管理人員才能更高效地應(yīng)對(duì)新時(shí)展形勢(shì)，同時(shí)也需參考渠道、相關(guān)工作要求，對(duì)檔案管理人員展開全方位教育培訓(xùn)。令其能夠人明確檔案管理工作的重要性，并運(yùn)用所學(xué)知識(shí)，掌控檔案管理工作，保證檔案管理不斷向規(guī)范化方向轉(zhuǎn)型。同時(shí)，要對(duì)相關(guān)人員展開信息化教育。在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，無論是檔案管理人員還是社會(huì)各界人士，都應(yīng)當(dāng)掌控基本的信息技術(shù)，從而促使自身綜合素質(zhì)得到進(jìn)一步提升，通過計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用，可為檔案管理現(xiàn)代化注入全新活力。

4.3實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)

醫(yī)院管理部門要加大資金投入，購置一批先進(jìn)的檔案管理硬件設(shè)備，建立專門的現(xiàn)代化檔案室，配置專用計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、電子文件和紙質(zhì)文件，使檔案易于存儲(chǔ)和分發(fā)。作為醫(yī)院病案管理最基本的網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施之一，醫(yī)院必須考慮醫(yī)院病案管理的特點(diǎn)，加強(qiáng)防火墻的安全建設(shè)，選擇適合醫(yī)院病案管理的防火墻軟件。該系統(tǒng)的建立需要專門的硬件設(shè)施來保證病人信息的安全，增強(qiáng)檢驗(yàn)檢測(cè)系統(tǒng)的內(nèi)部數(shù)據(jù)，有效地保證數(shù)據(jù)的安全性和保密性?，F(xiàn)階段，若想全方位深層次落實(shí)檔案管理工作，便需通過現(xiàn)代化信息技術(shù)為檔案管理工作提供支撐。在信息化技術(shù)的推動(dòng)之下，醫(yī)院應(yīng)通過大數(shù)據(jù)、計(jì)算機(jī)等技術(shù)，促使紙質(zhì)檔案朝著電子檔案過渡，同時(shí)加大信息化檔案建設(shè)力度，才能為服務(wù)國民、醫(yī)院提供更高質(zhì)量服務(wù)。因此可以使用計(jì)算機(jī)、掃描儀等技術(shù)建立數(shù)字檔案室，為后續(xù)工作活動(dòng)開展提供強(qiáng)有力的基礎(chǔ)，做好檔案文件修改、擬定，以及在網(wǎng)上及時(shí)管理動(dòng)態(tài)，為更多的人員提供一站式服務(wù)，全面提升管理服務(wù)質(zhì)量[7]。

5.結(jié)語

醫(yī)院檔案管理不僅代表了醫(yī)院本身的形象，更體現(xiàn)了現(xiàn)階段最基本的制度管理體系。通過對(duì)醫(yī)院檔案管理中存在的問題的認(rèn)識(shí)，提出了一些改進(jìn)措施。比如在人的因素方面，要特別注意對(duì)相關(guān)人員的選拔和考核，提高素質(zhì)是最重要、最關(guān)鍵的[8]?，F(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展，特別是在檔案管理方面格外明顯，因此從這個(gè)角度來更好地闡明其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要發(fā)展方向。綜合上文所述，在醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中，需通過有效方式完善管理體系、加大工作人員培訓(xùn)工作注重力度，全方位建設(shè)信息化檔案管理，促使醫(yī)院在實(shí)際檔案管理工作當(dāng)中存有問題得到有效解決，全方位提升檔案管理工作質(zhì)量。

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[8]焦鵬;;基于醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀談改善措施[J];中國集體經(jīng)濟(jì);2015年36期

作者：吳正榮 單位：云南省臨滄市中醫(yī)醫(yī)院