事業(yè)單位檔案管理工作知識管理實踐

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摘要：文章深入研究了檔案管理與知識管理的概念以及兩者之間的關(guān)系，并結(jié)合事業(yè)單位管理要點，從知識管理來源及需求、知識管理組織架構(gòu)、知識共享與應(yīng)用、知識管理評價等方面闡述知識管理的要點，以期構(gòu)建事業(yè)單位知識管理體系，為事業(yè)單位管理決策和發(fā)展提供有益思考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；知識管理

檔案是企事業(yè)單位重要的知識資源，是各項業(yè)務(wù)、管理工作實施的證明文件，同時也是知識共享不可或缺的重要組成部分。開發(fā)檔案中的知識，不僅能夠發(fā)現(xiàn)企事業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營中存在的問題，還能夠總結(jié)、挖掘、積累單位業(yè)務(wù)開展、經(jīng)營經(jīng)驗，實現(xiàn)知識共享和傳承。因此，作為事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)對檔案管理工作形成清醒的認識，將檔案管理與知識管理有機結(jié)合起來，并融入檔案管理工作中，不斷提升檔案管理工作價值，為單位發(fā)展夯實知識基礎(chǔ)[1]。

一、知識管理與檔案管理概述

（一）知識管理在檔案管理工作中，知識管理是以發(fā)展創(chuàng)新能力和提高核心競爭力為目的，對知識資源的有效開放和利用。根據(jù)知識管理理論，知識可分為顯性知識與隱性知識，顯性知識是一種形式化的知識，經(jīng)編碼后可通過文字、語言、圖像等形式展示和表達，且能夠適應(yīng)計算機技術(shù)進行整理和存儲；隱性知識是非結(jié)構(gòu)化的知識，突出表現(xiàn)為零散、無法直接適應(yīng)文字、語言、圖像展示，且難以交流和掌握。在檔案管理工作中實施知識管理，其主要目的是挖掘隱性知識，使隱性知識成為顯性知識，促進兩者相互轉(zhuǎn)換，為知識共享、培訓(xùn)、創(chuàng)新奠定堅實的基礎(chǔ)[2]。當前，隨著檔案管理信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，越來越多的事業(yè)單位檔案管理工作者逐漸從傳統(tǒng)的檔案管理工作中脫離出來，并逐漸走向知識管理法制，管理的對象不僅僅是檔案實體，而是由靜態(tài)的檔案歸檔保存向檔案信息的開發(fā)利用，主要工作是挖掘檔案中的隱性知識，加速隱性知識的“顯化”，為單位經(jīng)營管理各項活動提供知識服務(wù)。

（二）檔案管理檔案管理是對事業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營、管理等活動走直接形成的原始記錄進行整理、保存、歸檔等工作，其內(nèi)部包括招投標資源、行政管理、財務(wù)數(shù)據(jù)、黨群資料等。檔案管理不僅包括單位發(fā)展歷史，還記載了單位各項業(yè)務(wù)活動中形成和積累的知識。文件的價值體現(xiàn)在單位的各項活動中直接或間接體現(xiàn)的信息支持、管理控制和證據(jù)力等作用。檔案作為經(jīng)營管理實踐活動的最為完整的信息記錄，具有重要的信息價值。同時，檔案管理作為生產(chǎn)經(jīng)營過程中各項業(yè)務(wù)活動的結(jié)果，是信息記錄、存儲、傳遞的過程，其重要價值體現(xiàn)為單位知識資源的載體。因此，知識管理的最終目的是將隱性的知識“顯化”，通過隱性知識的挖掘、開發(fā)、整理和傳遞，達到提高單位生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)能力的目的。

二、知識管理與檔案管理的關(guān)系研究

檔案管理與知識管理是相輔相成的關(guān)系，兩者缺一不可，其內(nèi)在關(guān)系主要體現(xiàn)在以下兩個方面。

（一）檔案管理是知識管理的基礎(chǔ)基于檔案管理信息的知識庫包括知識產(chǎn)權(quán)、技術(shù)資源、規(guī)程規(guī)范等內(nèi)容，其中，大部分內(nèi)容經(jīng)檔案管理部門接收、梳理、歸檔和保管，屬于檔案管理部門的管理內(nèi)容。由于檔案管理屬于不可逆的管理過程，如管理不當將造成管理檔案的丟失，即造成知識的流失，進而影響檔案知識挖掘、開發(fā)和利用，因此，加強檔案收集管理工作，尤其是項目實施過程中的檔案收集與整理，包括合同、投標文件、施工技術(shù)資源、工程設(shè)計變更資料等，將全過程檔案資料納入檔案管理范疇，強調(diào)基礎(chǔ)資料的統(tǒng)一管理，防止出現(xiàn)隱性知識丟失的情況，客觀記錄各項活動過程和結(jié)果，才能夯實知識管理的基礎(chǔ)。

（二）知識管理提升檔案管理價值在檔案管理工作中實施知識管理，通過挖掘業(yè)務(wù)、行政管理工作形成檔案中的價值，發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)勢，能夠形成單位的知識寶庫，挖掘、吸收、借鑒先進管理經(jīng)驗，實現(xiàn)知識的創(chuàng)造、知識共享和知識應(yīng)用，促進發(fā)展中形成的知識直接應(yīng)用于價值創(chuàng)造活動中。因此，基于知識管理的檔案管理活動更體現(xiàn)其價值，而不是局限于檔案實體的保存、保管活動。為實現(xiàn)檔案管理知識化，檔案管理部門應(yīng)進一步加大檔案編研力度，通過知識挖掘，整合、提取、分析、歸納知識要素，將隱性知識以直觀化、形象化、具體化的形式展示，以高效、優(yōu)質(zhì)的知識獲得單位的認可和支持。

三、檔案管理工作中知識管理與實踐

（一）檔案知識來源及需求在單位行政管理和業(yè)務(wù)活動開展過程中，知識多以隱性知識存在，檔案管理部門應(yīng)結(jié)合不同部門不同知識管理需求來挖掘檔案中的隱性知識。例如，在漳州市龍文區(qū)風(fēng)景名勝區(qū)等檔案管理過程中，園林植物栽植、養(yǎng)護管理經(jīng)驗，深入研究植物病蟲害防治經(jīng)驗，結(jié)合區(qū)域性病蟲害發(fā)生規(guī)律，采用人工防治、藥物防治等措施的檔案記錄和保存，都為該單位開展園林植物養(yǎng)護管理提供有益借鑒。在風(fēng)景名勝區(qū)景觀提質(zhì)改造工程項目中，又可根據(jù)承包單位、分包單位近年來承建項目類型、合同金額、承建工程獲獎情況、糾紛索賠等，建立優(yōu)質(zhì)承包單位名錄，為承包單位的選擇提供有效依據(jù)。在項目成本控制方面，通過分析已完工項目、在建項目費用支出情況，分析苗木價格波動、技術(shù)方案選擇、新材料應(yīng)用等對項目成本的影響，分析項目成本超支情況和原因，為項目管理、財務(wù)管理工作提供有效的指導(dǎo)和參考。由此可見，檔案知識管理是一項專業(yè)化工作，不僅要求檔案管理人員具備檔案管理知識，還需要了解人力資源、財務(wù)、專業(yè)技術(shù)、質(zhì)量管理、安全管理、采購等專業(yè)知識，因此，檔案管理部門應(yīng)加強與業(yè)務(wù)部門、職能部門、項目組合作，調(diào)研各部門知識管理需求[3]。

（二）知識管理組織架構(gòu)由于檔案管理中的知識具有專業(yè)性、復(fù)雜性，且檔案資料一般以各部門資料報送形式歸檔，不利于知識挖掘。針對該問題，相關(guān)單位應(yīng)加強知識管理架構(gòu)調(diào)整，以檔案管理部門為主導(dǎo)，形成以專項項目為核心的三維矩陣式知識管理中心，為項目決策管理提供支持。例如，在日常管理中，各部門、檔案管理部門保持原職能、組織結(jié)構(gòu)運作，但在風(fēng)景名勝區(qū)實施提質(zhì)改造工程過程中，則可獨立成立項目組，并建立專職崗位負責各類數(shù)據(jù)、信息的分類報送、歸檔、移交等工作，將項目中相關(guān)知識以電子文檔、視頻、圖片、紙質(zhì)文檔等形式報送信息管理和檔案管理部門，實現(xiàn)各類信息的收集和分類存儲，減少檔案資料報送層級，提高信息傳遞速度，降低檔案管理部門工作量，提高檔案管理人員知識挖掘的效率[4]。

（三）檔案知識共享與應(yīng)用通過收集、整理、總結(jié)單位顯性、隱性知識，研究在建景觀工程項目與已完成項目之間的聯(lián)系，并整理形成圖表、文本，基于單位信息化平臺（如OA平臺、知識管理系統(tǒng)等），建立健全單位檔案知識庫，并結(jié)合各類知識關(guān)鍵要點提煉知識描述，單位各部門可通過檢索知識類別、知識描述等方式，了解關(guān)鍵技術(shù)應(yīng)用情況、財務(wù)風(fēng)險超預(yù)算原因分析及控制要點等內(nèi)容。在風(fēng)景名勝區(qū)各業(yè)務(wù)管理活動中，檔案管理部門應(yīng)積極參與到單位重點工作中，根據(jù)各類工程項目管理情況，結(jié)合已完成項目實施經(jīng)驗，分別從進度、質(zhì)量、成本控制和安全管理等方面形成分析報告，并通過與項目組、管理人員、技術(shù)人員溝通，了解項目管理偏差原因，為項目管理工作和決策提供直觀化、可量化的參考依據(jù)。此外，除挖掘隱性知識外，結(jié)合單位特點，檔案管理部門還應(yīng)當積極梳理各類技術(shù)、管理標準等應(yīng)用情況，形成單位施工技術(shù)體系，闡明各類技術(shù)適用條件、應(yīng)用優(yōu)勢、不足和控制要點，可用于項目技術(shù)管理和員工培訓(xùn)，實現(xiàn)知識共享和傳承。

（四）以項目為核心的知識管理評價檔案管理工作中知識挖掘是一項系統(tǒng)性工程，是各部門協(xié)作的結(jié)果，涉及信息技術(shù)、施工技術(shù)、財務(wù)管理、項目管理等專業(yè)知識。為保障單位知識管理工作有序開展，強化檔案管理部門開展知識管理的積極性，督促各部門密切配合協(xié)調(diào)檔案管理部門知識挖掘工作，應(yīng)以項目管理成效為導(dǎo)向，通過項目組管理者評價、效果評估等方式，建立可量化的知識管理評價指標，對檔案知識管理情況進行測度，推動檔案管理工作專業(yè)化、體系化發(fā)展。綜上所述，檔案管理部門應(yīng)以服務(wù)單位發(fā)展為導(dǎo)向，加強與各部門溝通協(xié)調(diào)，深入挖掘單位內(nèi)部行政管理、業(yè)務(wù)活動、項目管理和實施過程中的顯性、隱性知識，并形成知識管理成果，服務(wù)于單位決策、行政管理、教育培訓(xùn)等方面，建立系統(tǒng)性的知識體系，為單位發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻：

[1]楊杰.事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化措施探討[J].中外企業(yè)家,2020(02):139.

[2]張麗.知識管理對事業(yè)單位檔案管理的啟示[J].農(nóng)家參謀,2017(24):243.

[3]門勝偉.知識管理在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用[J].人才資源開發(fā),2017(12):77-78.

[4]劉素云.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(07):31+66.

作者：唐瑋 單位：福建省漳州市龍文區(qū)風(fēng)景名勝區(qū)服務(wù)中心