物資驗收中驗收記錄儀的應用

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摘要：文章針對重要物資實行驗收記錄儀驗收，實現(xiàn)了落實閉環(huán)的采購質(zhì)量管控機制的需要。通過驗收記錄儀可掌握、查詢驗收過程及驗收質(zhì)量，真正落實采購質(zhì)量責任。同時能夠督促驗收人員規(guī)范驗收。通過驗收影像資料，進一步規(guī)范驗收人員行為，督促驗收人員各項驗收制度落實到位。

關鍵詞：記錄儀；物資；驗收；應用

引言

一直以來，物資采供中心高度重視采購物資質(zhì)量管理工作[1]，雖然各項質(zhì)量管理制度已很健全，但驗收員采用現(xiàn)場抄錄，手工錄入系統(tǒng)的驗收模式。驗收工作存在以下問題：一是驗收工作效率低，工作易出錯。二是未真正落實采購質(zhì)量的閉環(huán)管控機制，尤其是業(yè)務科室無法全面掌握物資的實際入庫質(zhì)量，職能科室對物資接貨及驗收過程缺少管控手段。三是由于個別驗收人員責任心不強，存在制度落實執(zhí)行不到位，驗收把關不到位的問題，存在質(zhì)量風險、廉潔風險[2]。

1本申報成果要解決的技術問題

（1）需購置相應的設備，如：手機、路由器、磁盤陣列。（2）開發(fā)相應功能，實現(xiàn)驗收數(shù)據(jù)現(xiàn)場記錄、拍照、攝像、上傳等功能，相關部門和供應商可以通過物資管理系統(tǒng)或淮礦物供網(wǎng)，查看拍攝的圖片、視頻等驗收資料。

2具體實施方式

驗收記錄儀系統(tǒng)由安卓手機、手機客戶端、物資管理系統(tǒng)驗收記錄組成。驗收員使用手機對驗收物資、驗收過程進行拍照或錄像。拍攝時，首先選擇到貨單據(jù)，按驗收物資、驗收項目逐一拍照或錄像，驗收發(fā)現(xiàn)問題時，在手機上錄入相關信息。驗收完成后，回到具備無線網(wǎng)絡的辦公室，點擊手機APP的上傳資料按鈕，將數(shù)據(jù)傳到中央機房存儲平臺。各級管理人員可通過物資管理系統(tǒng)驗收記錄功能查詢相關驗收圖片和視頻。操作過程如下：

2.1安裝手機客戶端

登錄http：//137.12.5.3，進入物資供銷分公司網(wǎng)站，在最下方找到“安卓手機客戶端下載”，點擊鏈接，進入到下載頁面，使用手機QQ或其他軟件掃描二維碼下載并安裝。安裝成功之后系統(tǒng)會顯示物資管理平臺圖標。

2.2登錄

輸入物資管理系統(tǒng)的“賬號”、“密碼”和“手機驗證碼”，即可點擊登錄。如果選擇了“下次自動登錄”，則系統(tǒng)會記錄本次登錄的用戶名和密碼，下次再次登錄的時候系統(tǒng)會自動將本次登錄的用戶名密碼和手機驗證碼自動輸入，直接點擊登錄即可。

2.3下載送貨單據(jù)

下載單據(jù)是將待驗收的單據(jù)下載到手機上，包括送貨單和配撥單，僅下載狀態(tài)為“待驗收”的單據(jù)，必須在有網(wǎng)絡的環(huán)境下才能下載。登錄后，點擊主頁中的“驗收管理”進入到驗收管理界面，點擊“下載單據(jù)”按鈕，系統(tǒng)會彈出下載條件設置窗口，根據(jù)實際情況設置條件，其中供貨單位指供應商或發(fā)出倉庫，可只輸入關鍵字，單據(jù)編號也可只輸入部分內(nèi)容，點擊確定按鈕。

2.4現(xiàn)場驗收操作

2.4.1查找單據(jù)若下載到手機上的單據(jù)較多，可以通過查詢功能找到對應的單據(jù)，查詢條件包括供貨單位、單據(jù)編號、物資編號。選擇需要驗收的送貨單（配撥單），點擊進入單據(jù)信息界面，填寫相關信息后，點擊保存按鈕。

2.4.2物資驗收操作辦理驗收時，需要逐條物資進行驗收，選中要驗收的物資，點擊即可進入“送貨單明細驗收”界面。明細驗收界面包括：物資信息、一級驗收信息（僅二級驗收物資顯示）、數(shù)量信息、資證信息、質(zhì)量情況、驗收結(jié)論等。按照提示填寫驗收信息、拍照、填寫驗收結(jié)論（圖1）。

2.4.3上傳驗收數(shù)據(jù)上傳驗收數(shù)據(jù)是指將手機上填寫的驗收信息上傳到物資管理系統(tǒng)，系統(tǒng)自動生成未提交狀態(tài)的驗收記錄，驗收員需要在物資管理系統(tǒng)中查找驗收單據(jù)，補充完善相關信息，然后提交驗收記錄，完成驗收工作。

2.4.4提交驗收記錄數(shù)據(jù)上傳之后，登錄物資管理系統(tǒng)選擇“驗收記錄”功能，找到上傳后生成的驗收記錄，補充填寫其他信息，然后提交驗收記錄，完成驗收。

2.5查詢驗收圖片或視頻

2.5.1打開驗收記錄，點擊查看相應驗收圖片或視頻（圖2）。

2.5.2打開送貨單，點擊查詢檢驗報告，查看相應驗收圖片或視頻（圖3）。

3結(jié)束語

通過使用驗收記錄儀，提高物資質(zhì)量驗收管控能力，實現(xiàn)采購與驗收的閉環(huán)式管理，規(guī)范了接貨、驗收行為，同時也規(guī)范了供應商行為，有效防止違規(guī)違紀、損害企業(yè)利益現(xiàn)象發(fā)生。驗收模式創(chuàng)新。落實閉環(huán)的采購質(zhì)量管控機制的需要。通過驗收記錄儀可掌握、查詢驗收過程及驗收質(zhì)量，真正落實采購質(zhì)量責任。督促驗收人員規(guī)范驗收。

參考文獻：

[1]肖娟莉.如何在物資供應中做好物資采購和驗收工作[J].內(nèi)江科技，2011（1）：160.

[2]賈英杰.對物資管理中如何有效控制成本措施的綜合論述[J].價值工程，2010（27）：5.

作者：李小東 單位：淮南礦業(yè)集團物資供銷分公司