文檔系統(tǒng)管理全文(5篇)

本文作者：陳宗陵 單位：中石化南京工程公司

根據(jù)檔案管理流程，可以按照管理過程將檔案管理系統(tǒng)劃分為文件整理過程，歸檔驗(yàn)收過程，檔案管理過程，檔案利用過程，系統(tǒng)管理工程等幾個(gè)部分。

（一）文件整理過程。項(xiàng)目文檔管理人員在獲得的分配的項(xiàng)目后，即可進(jìn)行項(xiàng)目文件的收集整理理工作，在本人負(fù)責(zé)的文件完成后即可交付檔案部門歸檔驗(yàn)收。項(xiàng)目文件整理過程包括a、項(xiàng)目立項(xiàng)（包括項(xiàng)目申請(qǐng)、項(xiàng)目登記、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目組成員等）；b、項(xiàng)目文件的編輯、輸入、整理、歸檔；c、對(duì)項(xiàng)目文件的生成、收集、積累、歸檔過程，系統(tǒng)監(jiān)控。d、非項(xiàng)目文件的存檔準(zhǔn)備。

（二）歸檔文件驗(yàn)收過程。檔案人員和文檔人員歸檔文件驗(yàn)收過程是靠“歸檔申請(qǐng)單”和“驗(yàn)收通知單”進(jìn)行聯(lián)系的。文檔人員在進(jìn)行文件歸檔時(shí)應(yīng)向系統(tǒng)發(fā)出“歸檔申請(qǐng)單”，檔案管理員接到“歸檔申請(qǐng)單”后，便可根據(jù)其中所列目錄調(diào)閱對(duì)應(yīng)的文件進(jìn)行檢查驗(yàn)收，驗(yàn)收完成后，將符合歸檔要求的文件登記入庫(kù)，同時(shí)向文檔人員發(fā)出“驗(yàn)收通過通知”，否則，向系統(tǒng)發(fā)出“返回修改通知”。

（三）檔案管理過程。檔案管理過程包括以下幾項(xiàng)工作：a、對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行整理編排組卷；b、檔案目錄及檢索工具的維護(hù)管理；c、定制報(bào)表，生成報(bào)表數(shù)據(jù)；d、檔案日常管理數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)（包括庫(kù)房溫濕度記錄，庫(kù)房狀況記錄等）；e、檔案鑒定，檔案移交；f、檔案信息的。

（四）檔案利用過程。系統(tǒng)應(yīng)向用戶提供電子檔案的查詢、閱覽、在線檔案的分級(jí)下載、實(shí)物檔案的借閱、催還、歸還管理，利用檔案的分類統(tǒng)計(jì)，檔案的修改與復(fù)制，對(duì)外發(fā)圖管理。

（五）系統(tǒng)管理過程。系統(tǒng)管理過程主要包括以下工作：a、用戶管理；b、數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出管理；c、制作檔案數(shù)據(jù)光盤；d、定義檔案數(shù)據(jù)類型及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)；e、審批過程的管理。

1系統(tǒng)總體方案設(shè)計(jì)

本系統(tǒng)方案設(shè)計(jì)采用B／S模式的三層體系結(jié)構(gòu)，在SQLServer2000平臺(tái)上設(shè)計(jì)開發(fā)，綜合運(yùn)用基于Web的中間件技術(shù)、應(yīng)用集成技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)及數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)、JSP技術(shù)、XML技術(shù)等實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能。

2系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

本設(shè)計(jì)方案系統(tǒng)功能按用戶權(quán)限，在Web瀏覽器可分成3種功能：一是普通用戶（可以不登陸）可以實(shí)現(xiàn)氣象技術(shù)裝備許可證查詢功能，查詢生產(chǎn)廠家信息，氣象裝備目錄信息，氣象裝備用戶信息，氣象裝備許可證頒發(fā)記錄檔案；二是注冊(cè)用戶可實(shí)現(xiàn)基本氣象技術(shù)裝備許信息查詢功能外，還可以進(jìn)行可證申請(qǐng)和辦理進(jìn)度查詢；三是系統(tǒng)管理用戶進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、修改和變更，確保系統(tǒng)信息準(zhǔn)確可靠，實(shí)現(xiàn)對(duì)各種氣象技術(shù)裝備許可證信息錄入、修改、變更知識(shí)庫(kù)的管理。系統(tǒng)功能按知識(shí)庫(kù)和系統(tǒng)管理設(shè)計(jì)，可分為知識(shí)庫(kù)管理管理、知識(shí)庫(kù)查詢和許可系統(tǒng)管理3個(gè)功能模塊。系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)包括：創(chuàng)建信息錄入模塊、信息統(tǒng)計(jì)模塊、評(píng)估分析模塊、到期自動(dòng)提示模塊和信息存儲(chǔ)管理模塊；設(shè)計(jì)許可證管理信息表；設(shè)計(jì)特定名稱自動(dòng)索引功能，特定名稱索引不少于10種以上；設(shè)計(jì)許可證信息的快速查詢和統(tǒng)計(jì)分析功能模塊；設(shè)計(jì)裝備許可證相關(guān)材料的打印功能模塊。依據(jù)上述系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)方案，系統(tǒng)功能模塊主要分為以下3個(gè)專題。

（1）創(chuàng)建氣象技術(shù)裝備使用許可證評(píng)估的知識(shí)庫(kù)。主要從氣象裝備性能、業(yè)務(wù)運(yùn)行率、觀測(cè)數(shù)據(jù)質(zhì)量、廠家的生產(chǎn)能力、市場(chǎng)占有率、售后服務(wù)、維修能力、技術(shù)升級(jí)情況等多方面對(duì)以往許可證評(píng)估管理的技術(shù)文檔統(tǒng)一收集，集中管理，長(zhǎng)期保存，歸檔整理，形成一套適用于現(xiàn)階段使用許可證評(píng)估業(yè)務(wù)的信息管理系統(tǒng)。通過對(duì)現(xiàn)有使用許可證評(píng)估管理的業(yè)務(wù)需求進(jìn)行分類深入研究，實(shí)現(xiàn)各類技術(shù)文檔的無紙化歸類管理，電子信息化管理。

（2）創(chuàng)建氣象技術(shù)裝備使用許可證信息檢索系統(tǒng)。支持強(qiáng)大、靈活的信息檢索功能，可以自定義信息檢索、組合條件信息檢索、快速定位查詢檢索及模糊查詢檢索，以圖表產(chǎn)品的形式顯示查詢統(tǒng)計(jì)、分析評(píng)估的結(jié)果。

（3）創(chuàng)建自動(dòng)判定許可證有效期的關(guān)鍵算法，設(shè)置首頁(yè)自動(dòng)提醒功能。形成各類氣象裝備使用許可證評(píng)估的知識(shí)庫(kù)，集中展現(xiàn)和反映各設(shè)備廠家的整體研究實(shí)力和水平，供技術(shù)人員共享，提高自身水平；創(chuàng)建自動(dòng)錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)和分析評(píng)估信息管理系統(tǒng)，提高監(jiān)督透明度；實(shí)現(xiàn)許可證有效期自動(dòng)判定算法和提醒，提高裝備管理的時(shí)效性和針對(duì)性。

摘要：文章針對(duì)電力企業(yè)文檔編制存在效率較低、準(zhǔn)確性不足等問題，深入分析了文檔自動(dòng)編制系統(tǒng)設(shè)計(jì)與應(yīng)用的必要性和重要性，結(jié)合電力系統(tǒng)的特點(diǎn)和公司經(jīng)營(yíng)需求，應(yīng)用人工智能技術(shù)，設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)電力文檔的自動(dòng)編制系統(tǒng)，以及試點(diǎn)應(yīng)用及場(chǎng)景驗(yàn)證方案，不僅能減少重復(fù)性工作，提升公司的經(jīng)營(yíng)管理效率，也能面向社會(huì)推廣，具有一定的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)意義。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；人工智能；文檔編制；系統(tǒng)設(shè)計(jì)

1背景

國(guó)家電網(wǎng)公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）作為全球最大的公用事業(yè)企業(yè)，隨著體量的不斷增大，公司每年要處理海量的文檔（如發(fā)文、收文、通知、會(huì)議管理等），但目前電力文檔，例如OA系統(tǒng)中的公告、通知和請(qǐng)示，調(diào)度和運(yùn)檢業(yè)務(wù)中的工單票據(jù)，巡檢業(yè)務(wù)中的巡檢報(bào)告等，仍主要依賴個(gè)人經(jīng)驗(yàn)撰寫，大量重復(fù)性和主觀性工作導(dǎo)致文檔編制存在效率較低、準(zhǔn)確性不足等問題[1]。針對(duì)電力文檔編制的上述問題，本文研究并分析公文、工單票據(jù)和巡檢報(bào)告等電力文檔編制的典型業(yè)務(wù)場(chǎng)景，提出智能文檔自動(dòng)編制系統(tǒng)技術(shù)路線和技術(shù)架構(gòu)，研發(fā)智能文檔自動(dòng)編制系統(tǒng)，并選擇典型業(yè)務(wù)場(chǎng)景進(jìn)行智能文檔自動(dòng)編制系統(tǒng)的示范應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)公告、請(qǐng)示、工單票據(jù)及巡檢報(bào)告等類型的電力文檔自動(dòng)組稿和撰稿，不僅能減少重復(fù)性工作，提升公司的經(jīng)營(yíng)管理效率，也能面向社會(huì)各行業(yè)進(jìn)行推廣[2]。

2需求分析

研究并分析公文、工單票據(jù)和巡檢報(bào)告等電力文檔編制的典型業(yè)務(wù)場(chǎng)景，提出智能文檔自動(dòng)編制系統(tǒng)技術(shù)路線和技術(shù)架構(gòu)，研發(fā)智能文檔自動(dòng)編制系統(tǒng)。選擇典型業(yè)務(wù)場(chǎng)景進(jìn)行智能文檔自動(dòng)編制系統(tǒng)的示范應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)公告、請(qǐng)示、工單票據(jù)及巡檢報(bào)告等類型的電力文檔自動(dòng)組稿和撰稿。

2.1電力文檔自動(dòng)編制系統(tǒng)技術(shù)路線和應(yīng)用模式

摘要：傳統(tǒng)畢業(yè)設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)停留在題目雙向選擇上，并未很好地解決畢業(yè)設(shè)計(jì)全流程信息化管理，如任務(wù)書發(fā)放、開題報(bào)告生成、中期檢查表在線提交、論文提交、成績(jī)?cè)u(píng)定、數(shù)據(jù)導(dǎo)出等。通過多所高校實(shí)地調(diào)研分析，文章針對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行整合優(yōu)化，開發(fā)了一套畢業(yè)設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)。經(jīng)過1年的試運(yùn)行，本系統(tǒng)提高了畢業(yè)設(shè)計(jì)管理工作效率和數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確率。

關(guān)鍵詞：畢業(yè)設(shè)計(jì)管理；題目管理；流程管理

引言

畢業(yè)設(shè)計(jì)是本科階段最為重要的綜合實(shí)踐環(huán)節(jié)，是對(duì)大學(xué)期間所學(xué)知識(shí)的一個(gè)綜合性考核。畢業(yè)設(shè)計(jì)一般在大四第二個(gè)學(xué)期進(jìn)行，涉及周期長(zhǎng)、文件多、范圍廣，且絕大部分學(xué)生是邊實(shí)習(xí)邊完成畢業(yè)設(shè)計(jì)任務(wù)[1]。傳統(tǒng)畢業(yè)設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)僅停留在題目選擇上，缺少過程管理。為此設(shè)計(jì)一個(gè)高校畢業(yè)設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)能包含畢業(yè)設(shè)計(jì)管理的全部流程就尤為重要。

1本系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)

實(shí)現(xiàn)一鍵登錄功能。接入高?，F(xiàn)有用戶認(rèn)證系統(tǒng)，只要是學(xué)校許可用戶均可使用本系統(tǒng)，無須重復(fù)注冊(cè)，增加用戶體驗(yàn)度。優(yōu)化畢業(yè)設(shè)計(jì)選題功能。將以題目為中心的雙向選擇，改為以導(dǎo)師和學(xué)生為中心的雙向選擇。允許導(dǎo)師選學(xué)生，并分配題目給學(xué)生，更貼近現(xiàn)實(shí)。優(yōu)化題目管理功能。實(shí)現(xiàn)了防止題目同質(zhì)化處理功能。文檔資料管理。增加畢業(yè)設(shè)計(jì)涉及所有文檔資料的在線匯總功能。

2功能需求分析

摘要：汽車制造業(yè)是我國(guó)重要產(chǎn)業(yè)，內(nèi)燃機(jī)在其中占據(jù)重要地位，為提高內(nèi)燃機(jī)制造水平，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化生產(chǎn)，應(yīng)當(dāng)高度重視制造工藝管理。基于此，本文先分析了內(nèi)燃機(jī)制造工藝管理系統(tǒng)的重要性，然后詳細(xì)分析了設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)。通過制造工藝管理系統(tǒng)輔助管理，更有利于收集生產(chǎn)數(shù)據(jù)用于工藝研發(fā)，提高工藝的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化，為制造工藝創(chuàng)新發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：內(nèi)燃機(jī)；制造工藝；管理系統(tǒng)

0引言

內(nèi)燃機(jī)是汽車生產(chǎn)制造的重要零部件，其制造水平關(guān)系到汽車產(chǎn)業(yè)的發(fā)展和未來。隨著信息技術(shù)和汽車產(chǎn)業(yè)的融合，針對(duì)內(nèi)燃機(jī)制造的管理系統(tǒng)逐漸受到關(guān)注和重視，通過研發(fā)管理系統(tǒng)利用信息技術(shù)進(jìn)行內(nèi)燃機(jī)生產(chǎn)管理，能夠提高管理效率，合理利用制造相關(guān)數(shù)據(jù)，提高內(nèi)燃機(jī)生產(chǎn)效率。

1內(nèi)燃機(jī)制造工藝管理系統(tǒng)開發(fā)的重要性

我國(guó)汽車保有量逐年提高，汽車工業(yè)成為我國(guó)重要產(chǎn)業(yè)，對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供巨大幫助。經(jīng)過多年積累，我國(guó)已經(jīng)從制造大國(guó)發(fā)展為制造強(qiáng)國(guó)，在零部件生產(chǎn)上已經(jīng)達(dá)到了國(guó)際領(lǐng)先的水準(zhǔn)，在國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)優(yōu)勢(shì)地位。內(nèi)燃機(jī)是汽車部件重要構(gòu)成，內(nèi)燃機(jī)制造工藝是汽車開發(fā)的關(guān)鍵，在汽車工業(yè)中有著較高的地位。針對(duì)內(nèi)燃機(jī)制造工藝設(shè)計(jì)管理平臺(tái)，能夠利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)整合制造、采購(gòu)和加工等信息，提高資源利用率，降低生產(chǎn)成本，將成本應(yīng)用于技術(shù)研發(fā)上。研發(fā)制造工藝管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)內(nèi)燃機(jī)制造的集成化管理，更有利于企業(yè)掌握和調(diào)控生產(chǎn)，有利于在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)突出優(yōu)勢(shì)，適應(yīng)市場(chǎng)的變化，能夠給平衡產(chǎn)品開發(fā)和制造，在市場(chǎng)中建立優(yōu)勢(shì)局面。

2內(nèi)燃機(jī)制造工藝管理系統(tǒng)的需求分析