文檔知識管理全文(5篇)

摘要：知識經(jīng)濟(jì)時代，知識競爭已逐漸成為企業(yè)之間的主要競爭，知識管理的理念與實(shí)踐已逐漸應(yīng)用到各行各業(yè)。文件、檔案是企業(yè)重要的知識資源。企業(yè)文檔一體化是企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然趨勢，企業(yè)文檔一體化，即從系統(tǒng)、整體的角度，將企業(yè)文件與檔案統(tǒng)籌管理，整合企業(yè)文件與檔案資源，促進(jìn)企業(yè)信息資源建設(shè)與開發(fā)，促進(jìn)企業(yè)知識管理的實(shí)現(xiàn)。在知識管理環(huán)境下，企業(yè)可以通過一體化的文檔管理制度、共享、合作的文化理念、人才建設(shè)等有效措施實(shí)現(xiàn)文檔一體化。

關(guān)鍵詞：知識管理；文件管理；檔案管理；企業(yè)文檔一體化

1企業(yè)文檔一體化的內(nèi)涵

企業(yè)文件是企業(yè)在經(jīng)營管理活動過程中直接產(chǎn)生和使用的一切信息記錄。企業(yè)檔案是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件。在企業(yè)經(jīng)營管理活動中，企業(yè)檔案可以分為黨群管理類、行政管理類、經(jīng)營管理類、科研開發(fā)類、特殊載體類等。文檔一體化是把文件的形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、處理、管理與檔案的收集、整理、鑒定、檢索、編目、利用有機(jī)地聯(lián)系在一起，按照統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，組織成為一個科學(xué)的大系統(tǒng)，從整體相互聯(lián)系的角度對若干子系統(tǒng)進(jìn)行處理、統(tǒng)籌安排，從而達(dá)到減少或消除重復(fù)勞動，提高工作效率和工作質(zhì)量的目的。企業(yè)文檔一體化就是將企業(yè)文件管理與檔案管理有機(jī)聯(lián)系起來，從系統(tǒng)、集成的角度對企業(yè)文件、檔案進(jìn)行管理，從而發(fā)揮文件、檔案的重要作用以及兩者整體的最大價(jià)值，最終實(shí)現(xiàn)從企業(yè)現(xiàn)行文件到企業(yè)檔案的整體優(yōu)化和高效管理。企業(yè)文檔一體化的具體內(nèi)容包括：文件、檔案生成控制的一體化，流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化是指在文件最初生成階段，應(yīng)當(dāng)樹立檔案管理意識，確保生成文件符合檔案管理功能要求；流程管理的一體化指對檔案運(yùn)動流程實(shí)施統(tǒng)籌規(guī)劃、全面控制和綜合管理；信息利用的一體化指對文件、檔案信息進(jìn)行合理協(xié)調(diào)，使文件、檔案都能發(fā)揮最大的效用。

2知識管理環(huán)境下企業(yè)文檔一體化的緊迫性

在知識管理環(huán)境下，企業(yè)員工同樣意識到知識的重要價(jià)值，員工急需在企業(yè)中營造知識共享的良好環(huán)境。文件、檔案是企業(yè)重要的知識資產(chǎn)，員工的日常工作離不開文件、檔案的支持，員工越來越重視文件、檔案的服務(wù)利用工作。因此，在知識管理環(huán)境下，員工要求檔案部門提供高效的檔案信息服務(wù)，要求文件管理、檔案管理的整合，要求文檔一體化管理，促進(jìn)知識的挖掘、共享和創(chuàng)新。在知識經(jīng)濟(jì)時代，企業(yè)之間的競爭逐漸由實(shí)體競爭上升為知識競爭，知識在企業(yè)發(fā)展中的價(jià)值越來越重要，知識管理的理念與實(shí)踐廣泛應(yīng)用到各行業(yè)各領(lǐng)域。在大量信息存在的“信息爆炸”時代，人類面對著各種各樣的信息，信息用戶需要準(zhǔn)確、高效地查找到自己所需要的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、可靠的信息。而文件、檔案記載著企業(yè)經(jīng)營管理活動中的重要信息，企業(yè)檔案具有真實(shí)性、完整性、可靠性，企業(yè)文檔價(jià)值日益突顯，為信息用戶提供了真實(shí)的信息保障。因此，企業(yè)文檔一體化管理，開發(fā)文檔信息資源是知識管理環(huán)境的客觀要求。知識管理環(huán)境要求企業(yè)重視知識，充分挖掘知識價(jià)值。企業(yè)在進(jìn)行知識管理的過程中，通過知識收集、整理、應(yīng)用、共享、創(chuàng)新等環(huán)節(jié)，將企業(yè)隱性知識顯性化，并科學(xué)高效地管理顯性知識，使企業(yè)員工隨時隨地地可以找到自己需要的知識，通過企業(yè)整體的智慧不斷提高企業(yè)創(chuàng)新能力和競爭力，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。因此，企業(yè)需要進(jìn)行文檔一體化管理，通過文檔一體化管理促進(jìn)企業(yè)知識管理，

3知識管理環(huán)境下企業(yè)文檔一體化實(shí)現(xiàn)的有利因素

一、知識管理背景

（一）知識管理定義

知識既可以指隱藏在人的大腦中的經(jīng)驗(yàn)，也包括企業(yè)內(nèi)外部研究報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、制度文檔等，是企業(yè)組織的重要資產(chǎn)[2]。在銀行業(yè)，知識資產(chǎn)是指銀行在長期經(jīng)營過程中不斷積累起來的經(jīng)驗(yàn)和信息，包括各類業(yè)務(wù)專家經(jīng)驗(yàn)，各類業(yè)務(wù)、交易、客戶信息等結(jié)構(gòu)化信息，以及各種電子文檔、郵件、音視頻等非結(jié)構(gòu)化信息。知識資產(chǎn)既是銀行創(chuàng)造價(jià)值不可缺少的特有資源，也是銀行獲取競爭優(yōu)勢的核心競爭力之一。知識管理是對知識及其產(chǎn)生、處理和應(yīng)用進(jìn)行管理的活動，主要目的是通過建立用于收集、處理和共享知識的軟件系統(tǒng)，推動企業(yè)知識的積累與分享，提高知識資產(chǎn)利用水平。與傳統(tǒng)意義上對電子文檔進(jìn)行存儲管理不同的是，知識管理需要與業(yè)務(wù)相結(jié)合,強(qiáng)調(diào)知識的學(xué)習(xí)應(yīng)用與創(chuàng)新，包括整體化的知識學(xué)習(xí)與碎片化的知識精準(zhǔn)運(yùn)用。在銀行開展知識管理，通常包含三方面的內(nèi)容：對顯性知識資產(chǎn)的組織管理，比如對各類專題研究報(bào)告、制度、手冊開展統(tǒng)一存儲、搜索查詢等；對隱性知識資產(chǎn)的提煉管理，體現(xiàn)為對各種評審專家、理財(cái)專家、投資專家的個人經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)凝練，利于上述知識的快速利用和大范圍分享；對顯性知識資產(chǎn)和隱性知識資產(chǎn)之間相互作用的管理，即對知識變換的管理，體現(xiàn)為知識的應(yīng)用或創(chuàng)新的過程。

（二）國內(nèi)外銀行同業(yè)知識管理實(shí)踐

銀行業(yè)作為知識密集型行業(yè)，高度體現(xiàn)出以知識為基礎(chǔ)的基本特征。越來越多的國內(nèi)外銀行同業(yè)意識到知識的積累與利用對提升核心競爭力的關(guān)鍵作用。

1.世界銀行知識管理案例介紹。

世界銀行作為知名的開發(fā)性金融機(jī)構(gòu)，提出了“知識銀行”的設(shè)想：首先滿足員工便捷獲取知識的需求，再將知識傳播到外部客戶和合作伙伴，最終將這些外部知識納入到其自身系統(tǒng)中，構(gòu)成一個可持續(xù)發(fā)展的知識交流中心。為收集和共享知識，世界銀行定義了80個專家領(lǐng)域，并建立了全球化的非正式的“實(shí)踐社區(qū)”，每個社區(qū)通過一個幫助臺進(jìn)行控制，創(chuàng)建專家名錄，并且在全職知識經(jīng)理以及業(yè)務(wù)人員的幫助下設(shè)立電子公告板，收集相關(guān)項(xiàng)目最佳實(shí)踐以及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。為營造知識分享的內(nèi)部文化，世界銀行在人才評價(jià)體系中通過設(shè)立知識分享獎等機(jī)制，提升全體員工提高知識分享主動性。因在知識管理領(lǐng)域的卓越實(shí)踐，世界銀行成為全球最受贊賞的知識型企業(yè)（MAKE）之一。

對信息資源的爭奪是信息社會的一個顯著特點(diǎn)。事實(shí)上，自古至今，擁有資源便占領(lǐng)制高點(diǎn)，這一點(diǎn)從未發(fā)生變化。近代前期，勞動力、勞動工具曾是最重要的資源；近代以后，信息、知識已逐漸成為支配性資源。大數(shù)據(jù)、云計(jì)算的興起，更加彰顯了從海量信息中提取有價(jià)值知識的重要性。在這樣的總體背景下，任何學(xué)科和行業(yè)都應(yīng)該對此有適度的關(guān)注，否則就會有脫離社會運(yùn)轉(zhuǎn)軌跡的危險(xiǎn)。對于檔案管理工作而言，要想擺脫現(xiàn)實(shí)困境，重新發(fā)現(xiàn)自身價(jià)值，也須得在信息資源挖掘和知識服務(wù)問題上做適當(dāng)?shù)奶剿?。一般而言，知識分為顯性知識和隱性知識兩類。顯性知識是記錄于一定物質(zhì)載體上的知識，隱性知識是存在于人們頭腦中的經(jīng)驗(yàn)、經(jīng)歷、技巧、訣竅、靈感等難于表達(dá)的知識。因此，知識服務(wù)可以有顯性知識服務(wù)與隱性知識服務(wù)之分。知識服務(wù)是檔案管理應(yīng)對知識時代浪潮的內(nèi)在要求，也是實(shí)現(xiàn)向知識管理轉(zhuǎn)型的重要過渡。檔案是顯性知識的典型代表，業(yè)界具有諸多顯性知識處理的經(jīng)驗(yàn)積累與現(xiàn)實(shí)實(shí)踐，而缺乏隱性知識處理的任何技術(shù)或經(jīng)驗(yàn)優(yōu)勢。鑒此，筆者認(rèn)為，就目前階段而言，檔案界可著力于提供顯性知識服務(wù)，努力在這方面做精做細(xì)，至于隱性知識的挖掘則不是當(dāng)前的主要任務(wù)。

1可行性：檔案管理具有先天的顯性知識資源服務(wù)屬性

檔案是顯性知識的典型代表檔案是社會組織或個人在其社會活動過程中形成的有保存價(jià)值的歷史記錄，是固化的歷史經(jīng)驗(yàn)和歷史記憶。因此，幾乎沒有人會否認(rèn)，存儲著知識資源的檔案無疑是最重要的顯性知識。筆者認(rèn)為，“檔案”意味著它是最具有長遠(yuǎn)歷史價(jià)值的顯性知識。關(guān)系如下圖1。事實(shí)上，人們尋找歷史經(jīng)驗(yàn)最重要的途徑就是從檔案中獲取知識。自人類發(fā)明文字以來，固化的記錄就代替了口耳相傳，成為人類文明延續(xù)的主要方式。雖然知識管理學(xué)者普遍認(rèn)為，隱性知識是知識管理的核心，但是值得指出的是，隱性知識最終還是要依靠顯性化技術(shù)成為文檔，才能得到最大限度的傳播和延續(xù)。單純的隱性知識傳播和延續(xù)非常有限，因此我們常常采取紙質(zhì)的或數(shù)字的方式將那些瀕危的非物質(zhì)文化遺產(chǎn)以記錄的形式保存下來。因此，從這個意義上說，文檔在知識管理體系中占有舉足輕重的地位，具有不可替代性。我們也不難發(fā)現(xiàn)，許多單位，如中國聯(lián)想集團(tuán)、海爾集團(tuán)等，都會通過公司規(guī)章要求員工外出考察、培訓(xùn)、參會、研討活動之后以及離退職之前，把相應(yīng)的文檔材料上交或做出總結(jié)報(bào)告。更為嚴(yán)格的某些公司（如IBM公司），會為每個人專門發(fā)放文檔資料整理袋，用于放置所有相關(guān)工作資料，并由專人定期回收。這些方式都體現(xiàn)了通過文檔控制企業(yè)知識財(cái)富的理念，以及文檔資源的極端重要性。正如全球著名的IBMLotus公司在其企業(yè)知識管理軟件產(chǎn)品白皮書中也說道：“文檔是知識容器，是已經(jīng)物化的顯性知識，其中蘊(yùn)涵了大量本企業(yè)的知識財(cái)產(chǎn)。適時地、不受地域和組織形式的限制獲得基于文檔內(nèi)容的知識，正是知識管理的一個主要目標(biāo)?！盵1]除了在實(shí)踐領(lǐng)域常常以文檔記錄方式傳播延續(xù)人類知識財(cái)富以外，在知識管理界、檔案界和企業(yè)界，檔案管理與知識管理的密切關(guān)系常常引起諸位學(xué)者的研究和關(guān)注。如彭明彧認(rèn)為，“文檔管理系統(tǒng)是知識管理系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)”，“檔案管理與知識管理終極目標(biāo)具有平行性”，“知識管理與檔案管理的運(yùn)行方式具有并行性”，“知識管理和檔案管理原則具有部分兼容性[2]。張斌認(rèn)為，“企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識資源，企業(yè)檔案管理是企業(yè)知識管理的重要內(nèi)容[3]。徐擁軍認(rèn)為，檔案管理與知識管理在管理對象、管理目的、管理流程、管理技術(shù)等方面相近相通，二者可以相輔相成[4]。

2必然性：檔案管理的終極追求與知識服務(wù)理念相契合

作為一種歷史較為悠久的管理活動，檔案管理的追求經(jīng)歷了一個與時俱進(jìn)的變遷過程。通過開展檔案編纂或研究，封建時期，以服務(wù)王權(quán)為取向，近代時期，以服務(wù)社會為目標(biāo)。但無論如何，基于檔案內(nèi)容而“提供服務(wù)”這一本質(zhì)似乎從未改變。在20世紀(jì)90年代，順應(yīng)新的時代需求，檔案學(xué)提出了“后保管范式”，主張檔案管理由載體保管向信息管理轉(zhuǎn)變，“檔案工作者由實(shí)體保管者向信息和知識的提供者轉(zhuǎn)變”[5]。檔案后保管范式本質(zhì)上是“一種以來源為中心,以知識為中心的管理”[6]，其目的和核心就是實(shí)現(xiàn)“知識服務(wù)”。這種追求體現(xiàn)了檔案管理更加關(guān)注其信息資源價(jià)值，重視并強(qiáng)調(diào)應(yīng)用檔案顯性知識提供知識服務(wù)的理念。這不也正是知識管理的核心價(jià)值觀嗎？值得注意的是，在實(shí)踐層面，檔案管理的知識服務(wù)理念也正在悄然興起。如數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)、電子文件中心建設(shè)。數(shù)字檔案館（室）的本質(zhì)就是利用信息技術(shù)搭建起來的一站式檔案知識服務(wù)平臺，其以擴(kuò)大開放、便于利用、最大限度挖掘檔案價(jià)值、以多元手段服務(wù)用戶為重要特征，經(jīng)常采用的專題紀(jì)錄片、專題展覽、專題推送、在線參觀、在線利用等服務(wù)形式，實(shí)質(zhì)體現(xiàn)了知識服務(wù)的價(jià)值追求。又如，田灣核電檔案的知識服務(wù)思路。田灣核電站是中國著名的三大核電基地之一，其將核電檔案與設(shè)備、人員一起并列為公司工程建設(shè)和安全運(yùn)營的三大支柱。田灣核電檔案注重圍繞檔案承載核心資源、展現(xiàn)技術(shù)特色、控制工程質(zhì)量、實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理進(jìn)行全方位管理、開發(fā)、利用，注重應(yīng)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高文檔知識資源開發(fā)和深度利用，如建立了合理化建議庫、技術(shù)專利庫、科技論文庫、項(xiàng)目案例庫、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)庫等各類型的直接服務(wù)于企業(yè)的知識庫。通過實(shí)施ECM，成功建設(shè)了企業(yè)級內(nèi)容中心和知識服務(wù)中心，致力于為公司管理創(chuàng)新、經(jīng)營效益和可持續(xù)發(fā)展提供全方位的知識服務(wù)?？梢哉f，田灣核電檔案管理理念是一種實(shí)實(shí)在在的、緊密結(jié)合實(shí)際的、為企業(yè)帶來巨大收益的知識服務(wù)典型。美國馬里蘭大學(xué)教授布魯斯•W•德爾斯泰恩（BruceW.Dearstyne）可謂一針見血：“文件管理的目標(biāo)在許多方面都與知識管理非常相似———都是在需要的時候讓人們能夠得到所需的有關(guān)信息。這一共性意味著兩者具有合作的基礎(chǔ)。”[7]

3優(yōu)越性：檔案管理具有成熟的顯性知識服務(wù)處理技術(shù)與流程

根據(jù)知識管理理論研究及其相關(guān)的主要實(shí)踐活動，有學(xué)者將知識管理分為行為學(xué)派、技術(shù)學(xué)派，經(jīng)濟(jì)學(xué)派和戰(zhàn)略學(xué)派四個主要流派，并進(jìn)一步指出，行為學(xué)派主要側(cè)重對隱含知識的學(xué)習(xí)、創(chuàng)造和靈活應(yīng)用。技術(shù)學(xué)派主要側(cè)重對顯性知識的積累、傳遞和方便提供。經(jīng)濟(jì)學(xué)派主要側(cè)重對顯性和隱含兩種知識的積累、學(xué)習(xí)并最終完成價(jià)值發(fā)現(xiàn)。戰(zhàn)略學(xué)派主要側(cè)重對顯性和隱含兩種知識的積累、轉(zhuǎn)化并最終完成包括價(jià)值發(fā)現(xiàn)在內(nèi)的各種戰(zhàn)略目標(biāo)。[8]顯然，檔案管理與上述技術(shù)學(xué)派非常相似。從具體處理技術(shù)來看，檔案管理作為一種信息資源管理活動，在其悠久的歷史發(fā)展中積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，對知識管理中的顯性知識處理技術(shù)有重要的參考和借鑒意義，如重視基于歷史主義的來源原則、全宗思想、成熟的檔案實(shí)體分類和檔案內(nèi)容分類技術(shù)、編碼技術(shù)、檢索技術(shù)等等。另外，檔案管理注重“保存”的意識，也有利于知識的沉淀、積累以及后期的二次開發(fā)和利用。從具體處理流程來看，對比發(fā)現(xiàn)，知識管理（顯性知識）的一般流程與檔案管理的一般流程有較大的吻合度,階段相似度非常明顯。二者極其相似的環(huán)路閉合處理流程，并非巧合，而是基于共同的信息資源管理本質(zhì)，基于共同的對知識（信息）的整合、創(chuàng)新和利用的管理目標(biāo)。如上所述，知識管理的實(shí)施，必然涉及知識的產(chǎn)生/收集、加工、整理、存儲、評價(jià)和利用等環(huán)節(jié)，這些具體的處理環(huán)節(jié)在檔案管理領(lǐng)域已經(jīng)發(fā)展了上千年之久。如何更好地收集信息源，如何更快速地處理信息，如何更準(zhǔn)確地檢索與利用信息，以及如何更長久地積累信息，檔案管理的經(jīng)驗(yàn)不可謂不多。正如塞里•休斯指出的：“文件管理者能清楚地理解組織的知識基礎(chǔ)，而且長期涉及組織知識，他們可能比任何人更接近組織的智力資本。他們了解正在構(gòu)建的信息、正在使用的信息、靜止或休止的信息。他們明白組織中哪些信息是當(dāng)前的，哪些信息是至關(guān)重要的、重要的或不重要的?！盵9]如非物質(zhì)文化遺產(chǎn)保護(hù)工作、城市記憶工程、口述歷史等，這些工作中最重要的一部分就是需要對歷史中珍貴的隱性知識進(jìn)行顯性化，以實(shí)現(xiàn)永久流傳。在此，檔案表現(xiàn)出來的優(yōu)勢已經(jīng)相當(dāng)明顯。而且，檔案管理在知識（信息）流程化處理過程中表現(xiàn)出來的先天優(yōu)勢，可以讓檔案工作者在面對知識的任何時候想到的都是整個生命周期內(nèi)的知識處理與創(chuàng)新，而不是局部的單個的知識單元。在大數(shù)據(jù)時代，面對海量的信息，這種整體相關(guān)思想對知識創(chuàng)新和利用更是至關(guān)重要的。

1圖書館知識管理及其內(nèi)容

1.1圖書館知識管理的含義

知識管理最初是在西方發(fā)達(dá)國家企業(yè)管理中應(yīng)用，是為了能夠使顯性知識得到充分的發(fā)揮和挖掘隱性知識。知識管理有廣義和狹義的概念，狹義的是信息管理的高級階段，是運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和工具來進(jìn)行管理。廣義的則包括以知識庫和知識流為對象的圖書館業(yè)務(wù)管理、人力資源管理、知識資源管理、個性化知識服務(wù)、學(xué)習(xí)型圖書館環(huán)境等。

1.2圖書館服務(wù)知識管理的內(nèi)容

（1）知識資產(chǎn)管理是指其所擁有的顯性知識和隱性知識的總和。其最重要的一個方面是采用有效的措施將隱性知識轉(zhuǎn)化為可管理的顯性知識，并使之為圖書館工作服務(wù)。

（2）人力資源管理是知識管理的核心，通過知識管理，創(chuàng)造一種奮進(jìn)的學(xué)習(xí)氛圍，建立有效的激勵機(jī)制，充分發(fā)揮圖書館每一個部門和員工的能動性與創(chuàng)造性。

（3）知識組織管理是把知識客體中的知識因子和知識關(guān)聯(lián)表示出來，以便人們識別和理解知識。其主要任務(wù)是在信息獲取和信息預(yù)處理的基礎(chǔ)上，通過知識挖掘，對信息進(jìn)行精簡、提取，發(fā)現(xiàn)隱含在信息中的有用信息知識單元并對其進(jìn)行組織。

摘要：在現(xiàn)代化辦公趨勢下，中小知識型企業(yè)面臨知識管理散亂、現(xiàn)有管理系統(tǒng)不適用、協(xié)同辦公與知識管理過程分離等問題。本文對當(dāng)前市場上的兩大類知識管理產(chǎn)品進(jìn)行研究，總結(jié)了中小知識型企業(yè)在知識管理方面現(xiàn)存的主客觀問題及需求，并從知識管理流程的角度，提出了六項(xiàng)針對中小知識型企業(yè)協(xié)同知識管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)策略。

關(guān)鍵詞：中小型企業(yè)；知識型企業(yè)；協(xié)同辦公；知識管理

知識管理是對知識獲取、整合、共享、應(yīng)用、創(chuàng)新與保護(hù)的全過程的管理?，F(xiàn)代管理學(xué)學(xué)者彼得•德魯克認(rèn)為：管理從本質(zhì)上是用智慧代替魯莽、用知識代替習(xí)慣、用合作代替強(qiáng)制，并預(yù)測大約在2030年左右，人們將逐漸進(jìn)入“知識社會”。他認(rèn)為知識管理中的復(fù)雜問題需要用協(xié)同的思想來解決，即通過協(xié)同知識管理（CollaborativeKnowledgeManagement，CKM），幫助企業(yè)傳遞工作經(jīng)驗(yàn)，降低人才流失成本，防止出現(xiàn)人才斷檔，最終實(shí)現(xiàn)對企業(yè)運(yùn)作成本的控制。知識管理軟件系統(tǒng)是企業(yè)實(shí)現(xiàn)有效知識管理的重要技術(shù)手段與強(qiáng)有力的支撐，使用知識管理軟件系統(tǒng)管理知識，會要求人們按照規(guī)定的管理方法和管理流程管理知識和獲取知識，促進(jìn)企業(yè)更加科學(xué)化、流程化地對知識進(jìn)行管理1，從而降低企業(yè)內(nèi)部項(xiàng)目工作成本，加快企業(yè)對外界需求變化的反應(yīng)速度，并提升企業(yè)創(chuàng)新能力與競爭力。

一、協(xié)同知識管理產(chǎn)品現(xiàn)狀分析

現(xiàn)有協(xié)同知識管理軟件主要分為：針對大型企業(yè)的IaaS產(chǎn)品與針對小型組織的SaaS產(chǎn)品，兩類產(chǎn)品在知識管理方式、產(chǎn)品功能架構(gòu)以及適用場景方面具有顯著區(qū)別。（一）IaaS企業(yè)協(xié)同產(chǎn)品的特點(diǎn)及優(yōu)劣勢。目前主流的IaaS（InfrastructureasaService，基礎(chǔ)設(shè)施即服務(wù)）企業(yè)協(xié)同產(chǎn)品有藍(lán)凌、泛微、金和、點(diǎn)擊科技等，此類產(chǎn)品的功能包括知識管理、項(xiàng)目管理、工作流程管理、協(xié)同工作、信息管理等十余種，一般適用于中型或大型企業(yè)，其優(yōu)點(diǎn)包括可根據(jù)不同企業(yè)具體需求開發(fā)，軟硬件私有部署，安全性高，功能豐富，能滿足企業(yè)各類工作場景需求。但目前市場上的協(xié)同產(chǎn)品更注重協(xié)同與辦公自動化，對于知識管理的重視程度不足，只作為產(chǎn)品中的一個子功能模塊進(jìn)行開發(fā)。此類產(chǎn)品的知識管理方式有建立知識庫、進(jìn)行檔案管理、數(shù)據(jù)中心、考試管理、知識排名等。雖然此類產(chǎn)品設(shè)置了知識管理功能模塊，但在實(shí)際操作中該模塊利用率較低，主要問題表現(xiàn)在：1.功能龐雜、用戶體驗(yàn)差。系統(tǒng)功能復(fù)雜冗余，在界面和交互上缺乏吸引力，導(dǎo)致除了必要的工作流程外，用戶并不愿意主動嘗試其余模塊；2.激勵性不高、使用被動。系統(tǒng)沒有設(shè)置相應(yīng)的獎勵機(jī)制或其他促進(jìn)員工進(jìn)行知識管理與共享的措施，導(dǎo)致用戶之間互動性差；3.智能化管理程度低。企業(yè)信息與知識的管理局限于單純存儲與簡單分類排序，知識內(nèi)容難以被再次利用，用戶需要搜索大量文件，并且逐一挑選，管理系統(tǒng)智能化不足，知識再利用效率低下；4.投資大、見效慢且定制化成本高。企業(yè)建設(shè)此類知識管理系統(tǒng)，需要從采集、整理知識開始，建立完備的知識管理平臺周期長，成本高。（二）SaaS企業(yè)協(xié)同產(chǎn)品特點(diǎn)及優(yōu)劣勢。主流的SaaS（SoftwareasaService，軟件即服務(wù)）產(chǎn)品有印象筆記企業(yè)版、Thoughs、語雀、石墨文檔、有道云筆記等，其產(chǎn)品的主要特點(diǎn)是以數(shù)據(jù)資料的記錄為主，只提供軟件服務(wù)。且產(chǎn)品量級較輕、購買成本低、操作簡單，但同樣存在以下缺陷：1.知識管理與協(xié)同工作分裂。上述產(chǎn)品需要與多家三方軟件進(jìn)行聯(lián)動，以達(dá)到協(xié)同工作與知識管理的銜接；2.功能較為局限。產(chǎn)品功能以文檔的編輯與管理、共享為主，知識管理的功能模塊不深入，使用范圍受限；3.此類產(chǎn)品比較適合小型組織使用，隨著企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大，知識管理和任務(wù)流程的日漸復(fù)雜，其管理的效率與有效性也將降低。同時，公有云端存儲的方式也存在安全隱患。綜合兩類產(chǎn)品，發(fā)現(xiàn)IaaS產(chǎn)品主打軟硬件一體，多為大型企業(yè)定制化開發(fā)，其較高的經(jīng)濟(jì)成本投入與較長的開發(fā)周期，都不適用于中小知識型企業(yè)靈活多變、資本有限的特點(diǎn)。而SaaS產(chǎn)品，雖然體量輕，功能精簡，但對于知識管理的專業(yè)性不足，管理流程不完善，不足以支撐中小知識型企業(yè)的管理需求。

二、中小知識型企業(yè)的知識管理問題與需求

知識型企業(yè)是指以知識或知識型員工的智力資本為輸入，以知識加工、知識創(chuàng)新和知識傳播為主要活動，通過提供知識產(chǎn)品或知識服務(wù)來滿足顧客的需求，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)知識價(jià)值最大化和追求可持續(xù)發(fā)展的有機(jī)體2。獲取知識、降低知識管理成本、實(shí)現(xiàn)知識整合的標(biāo)準(zhǔn)化是影響此類企業(yè)發(fā)展的重要因素。（一）中小知識型企業(yè)知識管理問題。從客觀角度來講，中小知識型企業(yè)自身規(guī)模較小、人員較少、資源有限。而知識管理工作需要投入大量時間、人力與物力成本，且短時內(nèi)收益不顯著，企業(yè)難以認(rèn)識到知識管理工作對于企業(yè)發(fā)展的重要性，或者即便認(rèn)識到了，市面上現(xiàn)有產(chǎn)品也很難滿足此類企業(yè)的特殊需求，從而導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部知識財(cái)產(chǎn)分布散亂、管理工作無系統(tǒng)性以及知識再利用效率低等問題。從主觀角度講，由于企業(yè)在知識管理方面的認(rèn)知局限，企業(yè)內(nèi)的知識管理工作與項(xiàng)目工作分離。常表現(xiàn)為企業(yè)在某特定時間段內(nèi)，對前期項(xiàng)目工作進(jìn)行集中整理，容易因?yàn)榻Y(jié)果導(dǎo)向的思維，出現(xiàn)項(xiàng)目工作細(xì)節(jié)的丟失的問題。因此在后續(xù)知識再利用環(huán)節(jié)，回溯過程困難，經(jīng)驗(yàn)性的知識難以被標(biāo)準(zhǔn)化地利用。另一方面，企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)競爭與利己主義，也是知識共享難以實(shí)行的一大重要原因。在知識經(jīng)濟(jì)時代，企業(yè)的興衰已不再單純?nèi)Q于其擁有的物質(zhì)資本，還在于對知識和有效信息的積累和運(yùn)用3。因此，開發(fā)一款面向中小知識型企業(yè)，且能為此提供輕量、專業(yè)、系統(tǒng)、平價(jià)、有針對性的協(xié)同知識管理產(chǎn)品成為迫切需求。（二）中小知識型企業(yè)知識管理需求分析。根據(jù)中小知識型企業(yè)相關(guān)的文獻(xiàn)研究，選取中小知識型企業(yè)中具有代表性的三類進(jìn)行研究，分別是設(shè)計(jì)創(chuàng)意類企業(yè)、教育培訓(xùn)企業(yè)、咨詢服務(wù)企業(yè)。筆者對三類企業(yè)高層、中層、基層人員進(jìn)行實(shí)地觀察、問卷與訪談，總結(jié)得到以下共性需求：1.組織架構(gòu)權(quán)限需求。根據(jù)企業(yè)內(nèi)部組織架構(gòu)特點(diǎn)，對不同層級成員進(jìn)行相應(yīng)的權(quán)限設(shè)置，以便于不同成員獲取相應(yīng)的知識內(nèi)容；2.人力資源管理需求。包括成員能力水平評估，成員工作時間統(tǒng)計(jì)等，便于管理者快速調(diào)動人力，提升管理效率；3.工作進(jìn)程與內(nèi)容協(xié)同管理的需求。成員之間通過協(xié)同系統(tǒng)進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，并在規(guī)范化工作流程中實(shí)時對項(xiàng)目知識進(jìn)行管理；4.精細(xì)化知識管理的需求。知識管理應(yīng)從不同維度進(jìn)行分類，達(dá)到精細(xì)化管理。一是對“人”，知識輸入者、管理者、分享者等多種角色的精細(xì)化分；二是對“內(nèi)容”，包含專業(yè)知識、經(jīng)驗(yàn)、案例、外部資料等具體內(nèi)容進(jìn)行分類整理，從而形成一個多方參與、實(shí)時互動、結(jié)構(gòu)清晰、形式靈活的知識管理體系；5.知識存儲與智能化管理的需求。搭建企業(yè)專有知識庫，知識庫根據(jù)企業(yè)規(guī)模、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行組建，一般由高層管理者進(jìn)行構(gòu)想與審核，由中層管理者進(jìn)行落實(shí)，由員工層進(jìn)行完善。最后形成專屬于企業(yè)自身的知識庫。