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辦公室檔案管理工作效率提高思考

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辦公室檔案管理工作效率提高思考

【摘要】辦公室檔案管理水平影響單位發(fā)展壯大與效率提升,要高度重視辦公室檔案管理工作質(zhì)效的提升。筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐,簡(jiǎn)要論述當(dāng)前辦公室檔案管理工作中存在的問(wèn)題,并提出提高辦公室檔案管理工作效率的具體措施,以供參考。

【關(guān)鍵詞】單位;辦公室檔案管理;人員

檔案管理工作是辦公室管理中非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容。高效的檔案管理可使檔案的完整性得到充分保證,促進(jìn)檔案資料查詢和利用效率的提升,將檔案在辦公室管理工作中的價(jià)值最大化發(fā)揮出來(lái)。現(xiàn)階段,快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)與不斷提升的技術(shù)水平,促進(jìn)信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域得到深入應(yīng)用。新時(shí)期,辦公室管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容,即在辦公室檔案管理工作中,加強(qiáng)應(yīng)用當(dāng)前先進(jìn)的技術(shù),對(duì)辦公室檔案管理工作方法不斷創(chuàng)新,從而促進(jìn)辦公室檔案管理工作效率的提升。

一、當(dāng)前辦公室檔案管理工作存在的問(wèn)題

(一)辦公室檔案管理缺乏健全的管理制度。如今,諸多單位在辦公室檔案管理工作中,因?yàn)闄n案管理制度不完善,而大大影響了檔案管理效率。在辦公室檔案管理工作中,大部分工作單位所制定的管理制度均未對(duì)相關(guān)管理人員的崗位職責(zé)做出明確要求,未有效約束管理人員,進(jìn)而導(dǎo)致管理混亂的問(wèn)題發(fā)生。當(dāng)有問(wèn)題發(fā)生時(shí),不能第一時(shí)間將責(zé)任人確定。與此同時(shí),不健全的管理制度,也導(dǎo)致沒(méi)有規(guī)范化、制度化地要求管理人員,使之在工作中未充分意識(shí)到檔案管理工作的重要性,對(duì)待工作隨意,導(dǎo)致較多的疏漏出現(xiàn),最終讓單位整體的工作效率受到影響。

(二)相關(guān)管理人員的管理意識(shí)淡薄。辦公室檔案管理工作的核心即管理人員,但通過(guò)分析我國(guó)現(xiàn)階段諸多事業(yè)單位的辦公室檔案管理情況不難看出,相關(guān)管理人員未樹立起較強(qiáng)的管理意識(shí),很多管理人員均是經(jīng)過(guò)教學(xué)機(jī)構(gòu)專業(yè)培訓(xùn)上崗的,而我國(guó)的教學(xué)機(jī)構(gòu)往往以“重理論,輕實(shí)踐”的教學(xué)模式為主,如此一來(lái),導(dǎo)致培養(yǎng)出來(lái)的檔案管理人員同社會(huì)實(shí)際情況“脫節(jié)”,理論基礎(chǔ)扎實(shí),但在實(shí)際操作上卻束手無(wú)策,大大降低了辦公室檔案管理工作效率。

(三)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提升。很多單位,由于領(lǐng)導(dǎo)者未全面認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性,所以導(dǎo)致工作人員也未充分重視辦公室檔案管理工作。在部分單位,檔案管理工作人員均非專業(yè)出身,以至于諸多辦公室檔案資料未得到妥善保存,長(zhǎng)期隨意堆放,由于管理人員沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行合理規(guī)劃和管理,所以具體工作不能體現(xiàn)出很多檔案所具備的價(jià)值。另外,工作人員缺少較高的專業(yè)素養(yǎng),而以技能不精,難以負(fù)責(zé)任的態(tài)度參與到檔案管理相關(guān)工作中。辦公室的內(nèi)容繁雜,所以辦公室檔案管理工作對(duì)相關(guān)工作人員的要求非常高,如果他們?nèi)狈^強(qiáng)的專業(yè)能力,則會(huì)讓檔案管理工作問(wèn)題頻發(fā),進(jìn)而嚴(yán)重影響辦公室檔案管理工作的效率。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的具體措施

(一)建立完備的檔案管理制度。剛開始建立完備的辦公室檔案管理制度時(shí),主要領(lǐng)導(dǎo)需充分發(fā)揮帶頭作用,簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō),就是對(duì)檔案管理的一系列工作引起重視,且引領(lǐng)相關(guān)人員把辦公室檔案管理工作做好,如設(shè)置單獨(dú)的資料室用以對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行存放,按照檔案內(nèi)容、性質(zhì)與重要程度的不同,在資料室中對(duì)其進(jìn)行有序存放,把相應(yīng)的標(biāo)簽貼上。完成檔案整理后,有序儲(chǔ)存檔案,儲(chǔ)存地應(yīng)選擇在高層樓或是較為封閉的區(qū)域,且做好警示牌標(biāo)識(shí),提醒非相關(guān)人等不準(zhǔn)入內(nèi),避免不相干人隨便進(jìn)入資料存放室,造成重要檔案資料損壞或被竊取。不僅如此,針對(duì)機(jī)密性高的文件,管理人員應(yīng)單獨(dú)放置,且一段時(shí)間后對(duì)檔案的保密期限進(jìn)行跟進(jìn)記錄,同時(shí)相關(guān)人員應(yīng)隨時(shí)間變化與機(jī)密程度變化,第一時(shí)間解密、升密、降密一些文檔,對(duì)部分無(wú)須保密的文件做適時(shí)處理,在做好標(biāo)記后將其放在資料室其他地方。要完成此項(xiàng)工作,必須3人或3人以上管理人員同時(shí)在場(chǎng),且相關(guān)地點(diǎn)必須安裝監(jiān)控,以起到相互監(jiān)督的作用,一旦以后檔案出現(xiàn)問(wèn)題,也有據(jù)可查。

(二)加強(qiáng)檔案管理工作意識(shí)。長(zhǎng)時(shí)間以來(lái),因?yàn)閭鹘y(tǒng)觀念的影響,大部分單位均未對(duì)辦公室檔案管理工作進(jìn)行較多的投入與研究,所以導(dǎo)致管理者沒(méi)有重視檔案管理工作中所具備的時(shí)代信息。對(duì)此,在今后的工作中,辦公室檔案管理工作人員一定要立足于檔案管理理論,將自身對(duì)管理工作的認(rèn)識(shí)提高,積極主動(dòng)去了解單位現(xiàn)階段的發(fā)展情況,并在平時(shí)的工作中把檔案的收集與整理做好,完成相關(guān)工作后,向辦公室領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)管理的成果。之所以這樣做,主要是為了改變檔案管理工作者獨(dú)立的局面,實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ),防止檔案管理工作者盲目隨意開展工作,讓辦公室管理的信息結(jié)果在單位發(fā)展中得到應(yīng)用,促進(jìn)檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升,以自己的微薄之力助推單位的可持續(xù)發(fā)展。

(三)提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。檔案管理人員的能力和素質(zhì)提高,可以不斷促進(jìn)辦公室檔案管理工作效率的提升。所以,要在固定的時(shí)間組織檔案管理人員參與培訓(xùn),使其在最短的時(shí)間內(nèi)掌握豐富的檔案管理知識(shí),善于運(yùn)用信息技術(shù)開展工作,可以使新時(shí)期辦公室檔案管理工作的要求得到滿足。檔案管理人員要積極學(xué)習(xí),對(duì)數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行認(rèn)真學(xué)習(xí),充分了解辦公室檔案管理工作的各個(gè)流程,貫徹落實(shí)單位制定的各項(xiàng)規(guī)章制度,確保自身行為規(guī)范。唯有如此,才可以有效提高辦公室檔案管理工作效率,將檔案資料應(yīng)有的作用充分發(fā)揮出來(lái)。

(四)加強(qiáng)信息化建設(shè),提高管理水平。當(dāng)前,在辦公室檔案管理中,要想促進(jìn)檔案管理工作效率和質(zhì)量有效提高,應(yīng)促進(jìn)信息化建設(shè)。計(jì)算機(jī)管理軟件為實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理信息化發(fā)展提供有利條件。將電子檔案的建設(shè)有效增強(qiáng)是進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)的有效途徑,電子檔案就算不能帶來(lái)實(shí)際效益,也可以在服務(wù)社會(huì)的過(guò)程中,將經(jīng)濟(jì)效益充分展現(xiàn)出來(lái)。在辦公室電子檔案數(shù)量不斷增多的前提下,通過(guò)科學(xué)合理選擇計(jì)算機(jī)檔案管理軟件,可以促進(jìn)辦公室檔案管理工作效率和質(zhì)量提高。同時(shí)在辦公室檔案信息化建設(shè)中,需要結(jié)合社會(huì)需求,構(gòu)建檔案管理互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái),為順利開展檔案管理信息化奠定基礎(chǔ),實(shí)現(xiàn)檔案使用效率有效提高。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述,單位發(fā)展過(guò)程中,需重點(diǎn)關(guān)注辦公室檔案管理工作,其直接關(guān)系到單位的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。若辦公室檔案管理水平較低,則會(huì)直接影響到事業(yè)單位發(fā)展的其他環(huán)節(jié),所以需將現(xiàn)階段部分事業(yè)單位辦公室檔案管理中存在的問(wèn)題有效解決,促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升,讓單位辦公室檔案管理的工作效率不斷提高。

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作者:李婧 單位:云南省紅河州蒙自市人民政府發(fā)展研究中心

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