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服務(wù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展開(kāi)發(fā)區(qū)檔案管理策略探討

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服務(wù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展開(kāi)發(fā)區(qū)檔案管理策略探討

【摘要】經(jīng)濟(jì)開(kāi)發(fā)區(qū)的發(fā)展歷程需要進(jìn)行記錄,重大事跡需要形成檔案保存,同時(shí)檔案也需要高效運(yùn)用,既起到紀(jì)實(shí)的作用,又要起到服務(wù)開(kāi)發(fā)區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用。因此,本文結(jié)合經(jīng)濟(jì)開(kāi)發(fā)區(qū)的特征,探討以服務(wù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展為中心的開(kāi)發(fā)區(qū)檔案管理策略。

【關(guān)鍵詞】經(jīng)濟(jì)發(fā)展;開(kāi)發(fā)區(qū);檔案管理;策略

近年來(lái),我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速,國(guó)家級(jí)、省級(jí)以及地方級(jí)經(jīng)濟(jì)開(kāi)發(fā)區(qū)快速興起,成為推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主力軍,其核心任務(wù)是發(fā)展經(jīng)濟(jì),這就要求其他工作必須服務(wù)于這一核心。檔案能夠還原歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí)、預(yù)測(cè)未來(lái),是制定工作計(jì)劃、方案和形成決策的重要參考依據(jù),不僅能夠記錄開(kāi)發(fā)區(qū)發(fā)展足跡,而且能夠作為服務(wù)決策、推動(dòng)發(fā)展的隱性支撐。所以,在當(dāng)前的時(shí)代背景下,運(yùn)用有效的方式方法進(jìn)行檔案記錄、管理和合理運(yùn)用非常必要。

一、檔案管理概述

檔案管理,即檔案工作,是檔案館(室)直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱,也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。其內(nèi)容主要包括了8個(gè)方面,分別為檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見(jiàn)檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。檔案管理是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性、政治性的工作,要遵循集中統(tǒng)一管理國(guó)家檔案、維護(hù)檔案的完整與安全、便于利用的原則。檔案管理系統(tǒng)是整個(gè)國(guó)家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的組成部分之一,在構(gòu)成整個(gè)社會(huì)的科學(xué)能力中占有重要地位,成為社會(huì)信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對(duì)局部單位的工作和生產(chǎn)有意義,對(duì)整個(gè)社會(huì)也有意義,不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實(shí)的意義,也具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的、歷史的意義。

二、開(kāi)發(fā)區(qū)檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前,檔案管理越來(lái)越受到重視,從國(guó)家到地方設(shè)立了專門進(jìn)行檔案管理的機(jī)構(gòu),很多機(jī)關(guān)單位、企業(yè)設(shè)立了專門的檔案管理部門,并安排專業(yè)人員負(fù)責(zé),但就開(kāi)發(fā)區(qū)而言,在檔案管理方面依然存在著一定的不足。

(一)缺乏足夠的重視。經(jīng)濟(jì)開(kāi)發(fā)區(qū)的重點(diǎn)是抓經(jīng)濟(jì)發(fā)展,其重心和精力都放在看得到、見(jiàn)效快的產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目建設(shè)上,重視的是經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)速度、稅收的總量、規(guī)模工業(yè)產(chǎn)值等內(nèi)容,而對(duì)于檔案管理等隱性的工作缺乏足夠的重視。

(二)缺乏完善的系統(tǒng)。很多開(kāi)發(fā)區(qū)的檔案管理比較分散,缺乏系統(tǒng)性,比如整個(gè)園區(qū)的檔案缺乏統(tǒng)籌性,很多檔案分散在各個(gè)部門,容易造成檔案遺失,而且難以形成系統(tǒng)的檔案資料,無(wú)法有效地為決策和發(fā)展服務(wù)。

(三)缺乏高效的管理。不少開(kāi)發(fā)區(qū)在檔案管理方式上依然比較傳統(tǒng)、粗放,沒(méi)有運(yùn)用最新的科學(xué)技術(shù),缺乏創(chuàng)新意識(shí),比如有的開(kāi)發(fā)區(qū)還是以紙質(zhì)檔案為主,并且沒(méi)有配備專門的檔案管理室,這容易造成檔案損壞、遺失。同時(shí),檔案借閱、回收等工作不細(xì)致,沒(méi)有形成流程化的完整臺(tái)賬,容易導(dǎo)致檔案失落。

(四)缺乏有效的運(yùn)用。檔案應(yīng)當(dāng)是服務(wù)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的,但目前很多開(kāi)發(fā)區(qū)將檔案管理與服務(wù)經(jīng)濟(jì)剝離開(kāi)來(lái),檔案全部放在保存室中,未能有效地運(yùn)用于經(jīng)濟(jì)發(fā)展之中,其價(jià)值和作用沒(méi)有得到體現(xiàn)。

三、開(kāi)發(fā)區(qū)檔案管理策略

檔案管理具有其自身的特點(diǎn),也有重要的價(jià)值和作用,合理、科學(xué)的檔案管理,以及高效的檔案運(yùn)用,能夠?yàn)榻?jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展提供重要的支撐,帶來(lái)重要的價(jià)值。

(一)要增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。檔案管理自古以來(lái)便存在,在歷史進(jìn)程中發(fā)揮著非常重要的作用。經(jīng)濟(jì)開(kāi)發(fā)區(qū)的發(fā)展同樣也是歷史中的片段,無(wú)論從記錄歷史角度,還是從服務(wù)決策角度,都應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理。一方面,開(kāi)發(fā)區(qū)從領(lǐng)導(dǎo)到一般職工,都需要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理在促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要作用,將檔案管理放到整個(gè)開(kāi)發(fā)區(qū)發(fā)展的大局中,放到發(fā)展的整個(gè)歷程中去考慮,明確檔案管理工作的定位;另一方面,要有檔案管理意識(shí),平時(shí)的招商引資、重大簽約活動(dòng)、重大項(xiàng)目開(kāi)工、領(lǐng)導(dǎo)視察、客商考察、重大會(huì)議等內(nèi)容,都應(yīng)當(dāng)留存檔案,并有意識(shí)地將紙質(zhì)與照片、視頻等資料進(jìn)行結(jié)合保存。

(二)要構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)。檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作,需要用系統(tǒng)的思維來(lái)考慮,用系統(tǒng)的方法來(lái)開(kāi)展,也需要構(gòu)建完善的管理體系。第一,構(gòu)建系統(tǒng)機(jī)制。檔案管理需要從簡(jiǎn)單的人員管理變?yōu)橹贫裙芾?,從而更加?guī)范、科學(xué)、有序。比如以制度的形式規(guī)定,主辦部門需要做好會(huì)議、活動(dòng)等工作的資料留存,內(nèi)容上包含紙質(zhì)材料、照片、錄音、視頻等,并將整理好的資料統(tǒng)一由開(kāi)發(fā)區(qū)檔案管理部門和人員集中管理,并建立檔案入庫(kù)登記制,做到任何一份檔案入庫(kù)都明確記錄。第二,構(gòu)建“1+3+N”管理體系。開(kāi)發(fā)區(qū)體量較大,部門較多,隊(duì)伍龐大,檔案管理必須要形成體系。其中“1”為檔案管理專業(yè)部門,“3”為開(kāi)發(fā)區(qū)、局室、部門三個(gè)層級(jí),“N”為專業(yè)檔案管理人員,包括開(kāi)發(fā)區(qū)、各局室、各部門的檔案管理員。通過(guò)體系的構(gòu)建,能夠確保檔案管理工作責(zé)任到人。

(三)要提升檔案管理質(zhì)效。檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn),不斷創(chuàng)新方式方法和工具手段,創(chuàng)新管理形式,提升管理質(zhì)效。第一,實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。傳統(tǒng)的檔案主要是紙質(zhì)檔案為主,對(duì)檔案室的面積、氣溫、防火性等要求非常高,而且容易出現(xiàn)檔案受潮、損毀、遺失等問(wèn)題。信息技術(shù)的快速發(fā)展,使檔案數(shù)字化成為了可能,開(kāi)發(fā)區(qū)需要把握技術(shù)機(jī)遇,加快建立數(shù)字檔案庫(kù),一方面,加強(qiáng)推進(jìn)庫(kù)存檔案數(shù)字化,比如通過(guò)掃描、拍照、錄像等方式,進(jìn)行數(shù)字化保存;另一方面,明確檔案數(shù)字化入庫(kù),盡量減少紙質(zhì)檔案。同時(shí)將整個(gè)開(kāi)發(fā)區(qū)的各層級(jí)檔案資源都納入數(shù)字化檔案庫(kù),實(shí)現(xiàn)信息互通互享,打破信息壁壘。第二,進(jìn)行專業(yè)化管理。要充分體現(xiàn)檔案管理的專業(yè)性,無(wú)論紙質(zhì)檔案還是數(shù)字化檔案,都要進(jìn)行科學(xué)分類,按照實(shí)際情況編好條碼,便于管理和查閱。同時(shí)可在園區(qū)官網(wǎng)專門開(kāi)通檔案數(shù)據(jù)窗口,并加強(qiáng)會(huì)員認(rèn)證管理,使檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。第三,完善檔案跟蹤機(jī)制。一方面,要建立臺(tái)賬機(jī)制,對(duì)檔案入庫(kù)、借閱、歸還等每一個(gè)環(huán)節(jié)都做好登記,確保無(wú)遺漏;另一方面,要充分利用數(shù)字化平臺(tái),加強(qiáng)對(duì)檔案的痕跡跟蹤,并對(duì)每一份檔案明確時(shí)間期限,以確保檔案安全,并及時(shí)歸庫(kù)。

(四)要加強(qiáng)檔案資源利用。存放的檔案是“死”的,只有運(yùn)用起來(lái)的檔案才是“活”的,才有實(shí)際的價(jià)值,所以檔案管理的重要目的在于有效運(yùn)用,使其服務(wù)于現(xiàn)實(shí)。第一,提供借閱,幫助了解歷史。檔案資料記錄著開(kāi)發(fā)區(qū)的發(fā)展歷程,比如建園、奠基、重大歷史事件等,通過(guò)提供借閱服務(wù),能夠打開(kāi)了解開(kāi)發(fā)區(qū)歷史的“大門”。第二,加強(qiáng)分析,為決策提供支撐。檔案保存的內(nèi)容多種多樣,其中包含了開(kāi)發(fā)區(qū)發(fā)展過(guò)程中的大量數(shù)據(jù),通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的分析,可以了解開(kāi)發(fā)區(qū)的發(fā)展速度、質(zhì)量等情況,能夠分析問(wèn)題和趨勢(shì)。比如對(duì)每年的經(jīng)濟(jì)總量、增速、稅收情況、市場(chǎng)主體情況等進(jìn)行分析,能夠了解開(kāi)發(fā)區(qū)的整體水平,這能夠?yàn)橹贫ń窈蟮陌l(fā)展計(jì)劃、發(fā)展目標(biāo)等提供參考。

四、結(jié)語(yǔ)

總之,對(duì)于以經(jīng)濟(jì)發(fā)展為核心任務(wù)的開(kāi)發(fā)區(qū)而言,檔案既是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物,同時(shí)也能夠發(fā)揮其推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要作用。開(kāi)發(fā)區(qū)的檔案管理工作需要緊緊圍繞經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展,構(gòu)建完善的系統(tǒng),提升管理質(zhì)效,并加強(qiáng)資源的有效利用,從而真正服務(wù)并推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

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作者:胡雙玲 單位:湖南省長(zhǎng)沙金霞經(jīng)濟(jì)開(kāi)發(fā)區(qū)管理委員會(huì)