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一、企業(yè)檔案管理的重要性
企業(yè)檔案記錄了企業(yè)的各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動,包括各種不同形式,如文字、圖表、聲像等,這些材料對國家、社會和本企業(yè)很有價值,所以將其保存起來。各企業(yè)應在日常工作中,注意各種文件材料的形成、積累,并按一定的要求進行科學分類整理,統(tǒng)一管理本企業(yè)各門類、各種載體的檔案,實現(xiàn)檔案的有效利用。
企業(yè)檔案的重要性主要表現(xiàn):(1)企業(yè)的檔案能推動企業(yè)科技發(fā)展;(2)企業(yè)的科技檔案能反映生產(chǎn)力的高低;(3)企業(yè)檔案能反映企業(yè)經(jīng)濟效益和社會效益;(4)企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要部分,有助于企業(yè)成功。
二、加強企業(yè)檔案管理的建議
1.提高企業(yè)檔案管理人員的素質
(1)具有較高的政治素質。
提高檔案專業(yè)人員的政治素質,首先要結合我國的檔案工作實際,認真學習馬克思列寧主義、思想、鄧小平理論,樹立正確的世界觀、人生觀,奠定檔案事業(yè)發(fā)展的思想理論基礎。
(2)具有較高的職業(yè)道德素質。
檔案專業(yè)人員必須提高服務質量,具有較好的職業(yè)道德,滿足利用者的不同要求。檔案專業(yè)人員應根據(jù)事實建立檔案,根據(jù)事實利用檔案,體現(xiàn)出對檔案和歷史的尊重;必須愛崗敬業(yè),在政治上嚴格保密,以確保檔案的安全。
(3)應具有較高的專業(yè)素質。
必須具有扎實的專業(yè)理論基礎,掌握檔案工作的方法和規(guī)律,精通檔案業(yè)務,在熟悉檔案工作的基礎上,豐富計算機知識,實現(xiàn)檔案工作由傳統(tǒng)的手工操作向現(xiàn)代化管理的轉變。
(4)樹立創(chuàng)新意識。
知識經(jīng)濟時代,只有不斷創(chuàng)新才能推動各項工作向前發(fā)展。加強學習,善于發(fā)現(xiàn)新事物,研究新問題、新辦法。把握機遇,擺脫思想束縛,以新思維對待新問題,以新思路和新對策解決出現(xiàn)的問題,努力提高檔案管理工作水平,開創(chuàng)工作的新局面。
2.不斷創(chuàng)新,提高服務水平
與傳統(tǒng)檔案利用服務相比,文件與檔案工作的服務方式、內容在信息化時生了巨大的變化,擴大了發(fā)展空間,更加容易創(chuàng)新。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應用,形成了質優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多,對信息服務的要求就越多、越廣。因此,檔案工作人員首先要樹立信息服務的理念。在信息服務方式上,一要充分考慮用戶對信息利用的需求,建立平臺為用戶提供信息服務,方便他們利用。通用的信息應用系統(tǒng),在功能模塊設計時,考慮較多的是文件與檔案管理的業(yè)務工作,使其功能更加全面,但用戶在利用信息時,往往只是希望查找文件本身,他們最大的期望是快速地獲取十分準確信息。因此,建立專門的用戶信息利用平臺是很有必要的,通過濾掉一些檔案管理屬性,幫助用戶簡約、快速地獲取所需信息。二要調查企業(yè)領導和業(yè)務部門的信息需求,根據(jù)某一專題收集、篩選、深層加工相關信息,運用先進技術,制作包含這一專題的信息光盤,使信息變成一個產(chǎn)品,為他們提供信息服務;三要提供遠程信息服務,方便有的用戶跨越空間、時間利用信息。
3.正確處理好檔案保密與利用的關系
每個公民都應該保守國家機密,檔案管理工作人員更應該如此。檔案管理人員在日常工作中要盡心盡職,努力做好檔案保密工作。但由于檔案工作在傳統(tǒng)的保密觀念影響下,普遍存在著重保輕用的現(xiàn)象,導致檔案利用不足。如有的大批檔案甚至有些很有價值的檔案長期被放在檔案室里,得不到充分利用,無法發(fā)揮其價值,使檔案變成一大堆廢紙。有些領導了解情況不夠及時不全面,導致檔案不能有效地利用。不能利用檔案就不能取得實際效果,就不能體現(xiàn)檔案管理人員的管理價值。因此,檔案部門應樹立新的觀念,一方面要嚴格做好保密工作,另一方面要充分利用檔案,發(fā)揮其價值,幫助領導做出正確的決策。所以,檔案保密與檔案利用兩者都十分重要,不能偏向某一方面。
4.加強企業(yè)檔案管理標準化建設
(1)明確歸檔制度。
企業(yè)工作人員要認識到企業(yè)的檔案屬于企業(yè)所有,因此不得截留檔案,要積極建立檔案、保護檔案。檔案員要跟蹤督辦制度的執(zhí)行情況,相關部門和人員要積極配合檔案員的工作。
(2)嚴格遵守企業(yè)檔案管理流程。
(3)完善企業(yè)檔案管理制度。
三、結語
總之,檔案工作是開放的、全面的,而不是孤立的、封閉的,它與社會環(huán)境有著密切的聯(lián)系。檔案管理工作要緊跟時代步伐,服務于社會發(fā)展,服務于經(jīng)濟建設。