公務(wù)員期刊網(wǎng) 論文中心 正文

基礎(chǔ)工作下檔案管理論文

前言:想要寫出一篇引人入勝的文章?我們特意為您整理了基礎(chǔ)工作下檔案管理論文范文,希望能給你帶來靈感和參考,敬請閱讀。

基礎(chǔ)工作下檔案管理論文

一、檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性

(一)有利于保證檢索的查全率和查準率

通常對檔案信息進行檢索時,都是在計算機技術(shù)支持的基礎(chǔ)上進行的。而為了保證檢索的查全率與查準率就需要做好檔案管理基礎(chǔ)工作。也就是說,檔案基礎(chǔ)工作的高質(zhì)量開展,是可以保證檢索的查全率和查準率的。在計算機進行檢索的過程中,為保證檢索的完整性、避免在檢索過程中出現(xiàn)錯誤,就需要對檔案進行分類,并提升校審力度。另外,在按照規(guī)定進行分類時,還能夠在明晰的分類號下,通過有效的關(guān)鍵詞,實現(xiàn)檔案檢索速度,能有利于檔案檢索的查全率與查準率的提升。

(二)有利于促進檔案管理的現(xiàn)代化進程

檔案管理的現(xiàn)代化主要表現(xiàn)在檔案管理工作融入了先進了的信息技術(shù)、計算機技術(shù),在檔案信息處理上提升了信息利用的價值、增強了信息檢索的準確性。另外,在做好檔案管理基礎(chǔ)工作時,就需要在整理檔案的過程中分清輕重緩急,加工整理檔案信息。當檔案內(nèi)容中利用價值較高的、價值較大的時,還需要在充分利用原檔案信息的基礎(chǔ)上,提升檔案管理的效率,實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展,并在信息技術(shù)的支持下,在科學(xué)的現(xiàn)代化檔案管理模式下,促進檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化。

二、當前檔案管理基礎(chǔ)工作存在問題

檔案管理基礎(chǔ)工作是現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)工作,也是檔案管理的重要內(nèi)容之一。所以,檔案管理基礎(chǔ)工作的有序進行直接關(guān)系著檔案管理工作的正常開展。然而,雖然檔案管理基礎(chǔ)工作對檔案管理工作十分重要,但在其具體的工作之中,當前的檔案管理基礎(chǔ)工作依舊存在著不少問題。

(一)檔案案卷厚薄不一

檔案案卷的厚薄不一是十分常見的問題,且該問題表現(xiàn)的也十分明顯。其主要表現(xiàn)在在檔案管理的工作之中,在對檔案進行整理時,由于不同時期的檔案管理收藏量的不一,就會使得檔案信息的厚薄度不一樣。然而,這種信息的程度不同,就會使得檔案案卷整理不規(guī)范,案卷厚薄不一的情況發(fā)生。

(二)諸多案卷未標頁碼

檔案案卷不標頁碼主要表現(xiàn)在諸多的案卷沒有標上頁碼,而一旦方案案卷上不標上頁碼,就會使得檔案案卷出現(xiàn)漏損、掉頁之后,難以發(fā)現(xiàn)案卷上的相關(guān)內(nèi)容,破壞案卷的連貫性,并使得檔案案卷的價值降低,檔案信息的利用價值也會受到影響。

(三)檔案組卷存有混亂現(xiàn)象

一般來講,檔案的編制、組卷都是在特定時間、特定部門所管轄的權(quán)限以及部門的職能,按照相關(guān)的文種進行組卷編制的。然而,檔案的組件一旦出現(xiàn)了檔案組卷混亂的現(xiàn)象之后,就會使得檔案案卷查閱較為困難,也影響著檔案編制的質(zhì)量。

(四)案卷不規(guī)范問題常見

常見的檔案案卷不規(guī)范問題主要表現(xiàn)在案卷標題的不規(guī)范與案卷目錄的缺少。案卷標題的不規(guī)范主要表現(xiàn)在在進行案卷標題擬定時,沒有按照規(guī)定進行或者標題的擬定缺少一些必要的因素。另外,除了這兩個常見問題以外,還會出現(xiàn)檔案案卷目錄的缺少,而這種情況也必定會降低檔案的檢索效率,降低檔案的準確性,進而檔案的信息利用率也就降低了。

(五)檔案編號編制不規(guī)范

一般來講,檔案編號編制的不規(guī)范問題也容易在檔案管理基礎(chǔ)工作中容易出錯。而這種問題則主要表現(xiàn)在一些歷史宗卷或者保存時間較長的檔案卷冊中。所以在這些檔案卷冊中就容易出現(xiàn)沒有目錄,檔案編號既不科學(xué),也不規(guī)范的現(xiàn)象。

三、加強檔案管理基礎(chǔ)工作重要性的措施研究

檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性是不言而喻的,其直接決定著檔案管理工作的工作水平與工作質(zhì)量,也直接關(guān)系著檔案管理的規(guī)范化、標準化。所以,為了能實現(xiàn)檔案管理工作高質(zhì)量、現(xiàn)代化開展的目的,就需要在具體的檔案管理工作中,切實落實好檔案管理基礎(chǔ)工作。

(一)加強觀念教育,注重檔案管理基礎(chǔ)工作

為了實現(xiàn)檔案管理基礎(chǔ)工作有序開展,首先就需要在觀念上能意識到檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性,以能夠在具體的檔案管理工作中注重檔案管理基礎(chǔ)工作的落實。加強觀念教育,就需要對檔案管理工作有關(guān)的工作人員進行檔案管理基礎(chǔ)工作的認識,明白檔案管理基礎(chǔ)工作的關(guān)鍵性與基礎(chǔ)性意義。另外,在工作人員明確檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性之后,還需要將這種意識落實到具體的工作中,使檔案編制、檔案信息的組合、分類科學(xué)化、合理化,從而在實現(xiàn)檔案管理工作效率提升的基礎(chǔ)上,保證檔案管理基礎(chǔ)工作高質(zhì)量開展。

(二)提升管理標準,促進基礎(chǔ)工作規(guī)范開展

提升管理標準,促進檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范開展是為了保證檔案管理基礎(chǔ)工作規(guī)范、高效進行的重要手段。而隨著時展,檔案管理工作也越來越需要朝著現(xiàn)代化、標準化發(fā)展。所以,提升檔案管理基礎(chǔ)工作標準,為保證檔案管理基礎(chǔ)工作規(guī)范開展,首先就需要融入現(xiàn)代化的管理手段,建立一套行之有效的檔案管理規(guī)范標準,從而實現(xiàn)檔案管理基礎(chǔ)工作的規(guī)范。另外,在良好的規(guī)范標準之下,還需要保證檔案信息檢索的查全率與查準率,從而實現(xiàn)檔案管理信息檢索準確、便捷的目的。

(三)強化數(shù)據(jù)信息管理,推進檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)代化

強化數(shù)據(jù)信息管理關(guān)鍵要提升檔案信息的利用率,保證檔案信息處理的高效、高質(zhì)。所以在對檔案信息進行加工時,就需要在對價值較高的信息處理的基礎(chǔ)上,提升信息利用率,以實現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化。另外,為推進檔案管理基礎(chǔ)工作的現(xiàn)代化,還應(yīng)該不斷融入現(xiàn)代化管理信息技術(shù),不斷優(yōu)化信息技術(shù)的改進措施,從而在現(xiàn)代技術(shù)支持下,推進檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)代化。檔案管理工作是如今知識經(jīng)濟時代中不可缺少的信息處理工作,更是提供決策、經(jīng)營的重要依據(jù)。所以,為保證檔案管理工作高效、高質(zhì)開展,就需要在檔案管理的具體工作中重視檔案管理基礎(chǔ)工作,不斷優(yōu)化基礎(chǔ)工作的開展方式,推進檔案管理基礎(chǔ)工作向科學(xué)化、現(xiàn)代化發(fā)展。

作者:劉淑苗 單位:吉林省延吉市糧食局