公立醫(yī)院人事檔案管理問題探究

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一、當前公立醫(yī)院人事檔案管理存在的主要問題

（一）檔案材料內(nèi)容陳舊缺失，無法反映現(xiàn)代社會對人才素質的整體要求

隨著我國改革開放和人才社會化的不斷發(fā)展，計劃經(jīng)濟時代的“單位人”逐漸被市場經(jīng)濟時代的“社會人”所取代，以控制人員自由流動為主的嚴格僵化的人事檔案管理制度開始出現(xiàn)了松動。公立醫(yī)院編內(nèi)人員的人事檔案管理雖然納入了傳統(tǒng)檔案管理體制，但由于管理不到位，在一定程度上造成了檔案材料嚴重缺失和不完整。同時，隨著公立醫(yī)院員流動人員的不斷增加，錄用醫(yī)務人員的手續(xù)也開始簡化，檔案審點僅局限于錄用人員的學歷、職稱等材料，其它材料常常不做嚴格要求。另外一些流入各地人才交流中心的流動人員的托管檔案材料也基本得不到及時補充和更新。因此，公立醫(yī)院部分人員的檔案材料無法完整地反映建檔人的真實情況，根據(jù)檔案材料內(nèi)容難以對建檔人作出客觀的整體評價。在公立醫(yī)院人事檔案主要由相應級別的組織或人事部門管理，專業(yè)技術檔案由上級業(yè)務主管部門管理，傳統(tǒng)的人事檔案側重收集建檔人的個人經(jīng)歷、政治狀況、工資職級、獎懲等情況，而許多記載醫(yī)務工作人員的工作業(yè)績、專業(yè)技術水平和學術研究等有關專業(yè)技術檔案材料，沒有完整地集合在建檔人的人事檔案案卷里。現(xiàn)代社會對人才的評價不能僅僅依據(jù)他的社會出生、家庭背景、工作經(jīng)歷等客觀的歷史資料和簡單地現(xiàn)實表現(xiàn)記錄，更重視人才的品性、個性、技術特長、突出的業(yè)績等鮮活的真實的個體表現(xiàn)。由于傳統(tǒng)的人事檔案材料材料收集過于狹隘，憑借傳統(tǒng)人事檔案材料，同樣不能全面反映管理相對人的真實情況。

（二）“以檔管人”僵化管理模式，無法適應現(xiàn)代社會對人才社會化管理需要

由于受傳統(tǒng)管理思想的影響，我國公立醫(yī)院人事檔案管理至今仍沒有徹底走出“以檔管人”的傳統(tǒng)理念?！耙詸n管人”的人事檔案管理模式，使檔案管理相對人與醫(yī)院之間形成一定的人身依附關系，是醫(yī)院通過對檔案的管理權的控制來實現(xiàn)對內(nèi)部人員自由流動控制的一種手段。計劃經(jīng)濟時代公立醫(yī)院進人的主要方式是通過行政計劃性招工、招干、調動等途徑來實現(xiàn)，任何人員的進出都有嚴格的政策規(guī)定和相應的檔案記錄，并按照“檔隨人走”原則，對人事檔案管理相對人進行全程建檔和跟蹤管理。這種單一的檔案管理體制對人才的流動具有較大的制約作用，有利于醫(yī)院對內(nèi)部人員的“終身制”管理。但隨著我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展和國家人事政策調整，“終身制”人事管理模式已越來越不能適應社會發(fā)展需要，在公立醫(yī)院人才的自由流動普遍化后，“以檔管人”的人事檔案管理模式已退化成醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)健康發(fā)展的阻力。因此，公立醫(yī)院不能以職工隊伍的穩(wěn)定為由，扣留職工人事檔案，限制個人對工作單位的自由選擇。這種“以檔管人”人事管理模式，嚴重背離了國家人才自由流動的政策，不利于全社會人力資源的合理配置和整體開發(fā)利用，并在一定程度上影響到了各類醫(yī)療衛(wèi)生人才工作的積極性和創(chuàng)造性，影響到醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)正常發(fā)展，無法實現(xiàn)現(xiàn)代社會對人才社會化管理的需要，最終影響到公立醫(yī)院對各類人才的合理需求和醫(yī)院的正常發(fā)展。

（三）“分散多頭”的無序管理狀態(tài)，制約了人事檔案管理機制的創(chuàng)新和發(fā)展

建立在“終身制”人事管理體制基礎上的嚴格的檔案管理模式，是我國計劃經(jīng)濟時代最具有時代特色的人事管理制度之一，是公立醫(yī)院人員穩(wěn)固的制度基礎，有利于保持人事檔案的完整性，并便于通過人事檔案的查閱歷史地、全面地了解建檔人有關情況。但隨著超常穩(wěn)定的人事管理體制被打破后，公立醫(yī)院出現(xiàn)了大量醫(yī)院自行招聘和引進的編外人員，人事檔案管理的難度增大了，單一的人事檔案管理方式不能適應對不同性質人群管理的需要，多樣的人事檔案管理方式也應運出現(xiàn)。根據(jù)目前的人事檔案管理政策，公立醫(yī)院正式編制人員仍列入傳統(tǒng)人事檔案管理體系，管理相對規(guī)范，但編外人員（非正式編制人員）人事檔案的管理由于缺少應有的政策指導，存放方式各種各樣，管理很不規(guī)范。檔案材料得不到及時地補充、整理和確認。人事檔案管理權沒有得到應有地維護，管理權被非法分散，人事檔案出現(xiàn)了“分散多頭”狀態(tài)。人事檔案陷入無序管理狀態(tài)后，不但產(chǎn)生了一定數(shù)量的“棄檔”或“死檔”，而且由于人事檔案的對象僅局限于大中專畢業(yè)生和行政事業(yè)單位辭職人員，大量的未納入傳統(tǒng)人事檔案管理體系的其他人員，卻不能進入政府主辦的人事檔案體系，許多人的人事檔案管理無變成了無著落。因此，制定各類人員人事檔案管理規(guī)范，建立全社會統(tǒng)一的人事檔案管理體系，是創(chuàng)新和發(fā)展人事檔案管理機制基礎性工程。

（四）檔案管理專業(yè)化建設落后，無法適應信息化和數(shù)據(jù)化管理時代的需要

人事檔案管理人員是開展檔案管理工作的實施者和策劃者，其個人專業(yè)素質和綜合素質的高低將直接影響到管理質量。然而，目前許多公立醫(yī)院沒有專門的管理部門和專職管理人員，人事檔案管理大部分掛靠人事部門。檔案管理工作人員常常由人事部門工作人員兼職管理，有的雖設立了專職管理人員，但多為半路出家，未曾接受系統(tǒng)專業(yè)知識教育和培訓，其專業(yè)素質嚴重先天不足。同時，部分綜合素質強的管理人才,常常選擇離開人事檔案管理崗位，從事其他管理工作，人員變動不居，相應管理人員在有限的工作時間內(nèi)，難以積累必要的工作經(jīng)驗。因此，部分公立醫(yī)院的人事檔案管理僅屬于一種簡單經(jīng)驗性管理，使得我國部分公立醫(yī)院人事檔案管理工作，難以同其它各項工作協(xié)同發(fā)展，專業(yè)隊伍建設嚴重滯后于公立醫(yī)院現(xiàn)代化建設的需要。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，社會對醫(yī)療衛(wèi)生人才的要求越來越高，同時醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的人才的成長過程，相對于許多行業(yè)而言，培養(yǎng)周期長，其知識更新快和經(jīng)驗的積累緩慢，因此，對醫(yī)療衛(wèi)生人才的評價難以憑借簡單地人事檔案材料做出科學的結論，醫(yī)療衛(wèi)生人才的人事檔案材料，必須按照建檔要求不斷予以充實和豐富，增加應有的信息含量，從而發(fā)揮醫(yī)療衛(wèi)生人才人事檔案在人才評價和推介方面應有的作用。人事檔案材料信息的不斷增加，傳統(tǒng)的手工處理方法難以信任繁雜的資料處理工作，人事檔案管理必須借助于現(xiàn)代信息技術和數(shù)據(jù)化管理平臺，提高人事檔案資料收集、整理和處理能力，提高工作效率。但我國大部分公立醫(yī)院信息化建設和數(shù)據(jù)化管理近幾年才剛剛起步，人事檔案資料的管理仍主要依靠手工操作方式來完成，傳統(tǒng)的操作和處理方式難以滿足大數(shù)據(jù)時代需要。

二、推進和完善公立醫(yī)院人事管理改革的主要對策

要想全面落實人事檔案管理工作，提高管理質量，醫(yī)院必須要重視該項工作的重要性，走出傳統(tǒng)管理模式和認識的誤區(qū)，實現(xiàn)管理模式的轉型發(fā)展，以現(xiàn)代管理理念為指導思想，逐步建立起完整的人事檔案管理程序，進而提高醫(yī)院檔案管理質量，推動醫(yī)院健康、可持續(xù)發(fā)展發(fā)展。以下從當前醫(yī)院人事檔案管理實際出發(fā)，立足問題，分析改進管理工作的可行性策略：

（一）規(guī)范建檔內(nèi)容，將主要技術檔案材料納入人事檔案內(nèi)容，不斷完善檔案內(nèi)容

加強公立醫(yī)院人事檔案建檔規(guī)范，應按照公立醫(yī)院不同人員類別，進行分類規(guī)范。正式編制人員，就目前而言，是公立醫(yī)院人員最主要組成部分和醫(yī)院發(fā)展的核心力量，人員異動較少，相對較為穩(wěn)定。這類人員的人事檔案管理，應參照國家干部人事檔案管理的要求，規(guī)范建檔，同時，維護原始檔案材料的統(tǒng)一性、連續(xù)性和完整性。在檔案材料的整理過程中，應及時發(fā)現(xiàn)和補充缺失的檔案材料，適時擴大檔案材料收集范圍，將能反映建檔人品性、個性、技術特長和突出業(yè)績的原始性材料，特別是，能反映建檔人業(yè)務能力的技術性檔案材料納入收集和整理范圍。同時，公立醫(yī)院應重視編內(nèi)外進出人員的人事檔案管理，不能因這部分人退出了或暫時無法納入傳統(tǒng)人事檔案管理體系，而不予以重視。在人才自由流動的社會大環(huán)境下，公立醫(yī)院應擺正心態(tài)，按照國家人才政策要求，做好辭職人員的人事檔案材料的歸檔、整理和交接工作。公立醫(yī)院在招聘人員和引進各類人才時，首先應通過正常途徑調閱相關人員人事檔案，依靠現(xiàn)有的檔案材料內(nèi)容，對其作出相對客觀的總體評價，為醫(yī)院人事決策提供科學依據(jù)，進院后，再按照政策要求和建檔規(guī)范，對相應人員人事檔案材料進行查漏補缺，完善檔案材料內(nèi)容。有檔案管理權的，還要做好相應人員的人事檔案后續(xù)管理，沒有檔案管理權的，可委托中介機構進行檔案托管。在檔案托管期間，應加強同托管機構的聯(lián)系和溝通，及時將檔案管理相對人的新成檔案材料移交托管機構入檔。規(guī)范人事檔案建檔內(nèi)容，是不斷完善公立醫(yī)院人事檔案管理的基礎和前提，人事檔案管理人員應采取科學細致的工作態(tài)度，按照人事檔案管理規(guī)范要求，做好人事檔案材料的收集、補充、甑別和整理工作，并適時創(chuàng)造性的將能反映建檔人技術能力等鮮活的真實的個性化檔案材料，納入人事檔案材料的收集和整理范圍，不斷完善建檔內(nèi)容。

（二）按照內(nèi)外有別的要求，人檔適度分離的原則，建立并行統(tǒng)一的社會化管理體系

目前公立醫(yī)院人事檔案管理是一種內(nèi)外有別的管理體制，編內(nèi)人員的人事檔案由具有人事檔案管理權的相應行政級別的組織或人事部門，參照干部人事檔案管理要求，實行集中統(tǒng)一、分級管理?？h（區(qū)）及以上（含縣）單位按照人事檔案管理權限，設置檔案處、科、室等機構集中統(tǒng)一管理干部人事檔案；縣（區(qū)）以下單位的人事檔案實行由縣（區(qū)）組織部集中管理，或由縣（區(qū)）組織部、縣（區(qū)）人事局等單位相對集中管理，不具備保管條件或檔案很少的單位，其人事檔案由上一級單位管理。公立醫(yī)院編外人員的檔案管理主要由具有人事檔案管理權的所在單位或由所在單位委托政府主辦的人才交流中心進行管理。但本人認為，公立醫(yī)院編外人員的人事檔案管理應統(tǒng)一歸口到政府主辦的人才交流集中管理，這樣既可以發(fā)揮集中管理的優(yōu)勢，又可以防止個別公立醫(yī)院以各種理由非法扣留人事檔案，保證醫(yī)療衛(wèi)生人才的合理正常的自由流動。從而有利于培育同傳統(tǒng)認識檔案管理體系并行不勃、相互補充的社會化管理體系。當公立醫(yī)院編內(nèi)人員因某種原因，需要改變工作環(huán)境，放棄在體制內(nèi)工作時，其人事檔案管理可以通過一定程序及時由傳統(tǒng)管理體系轉入政府主辦的人才交流中心人事檔案管理體系；反之亦然。除了公立醫(yī)院編外人員的人事檔案交由人才交流中心管理外，其它性質的非公立醫(yī)院編制人員，特別是，暫時沒有工作單位的流動人員，其人事檔案更應納入人才交流中心管理。由于大部分人才交流中心至今并沒有足夠重視委托人員的人事檔案管理，制度很不健全，沒有按照人事檔案管理的要求，進行檔案材料的收集、整理、建檔和審核，將工作簡化為工齡認定和工資審核，甚至個別人才交流中心僅把檔案托管作為創(chuàng)收的門路，行為地異化了檔案托管的社會職責。因此，政府主管部門應重拳出擊，嚴肅處理各種不作為行為，規(guī)范人事檔案的托管。同時，傳統(tǒng)人事檔案管理體系和人事檔案托管體系應并行不勃，加強業(yè)務溝通管理，按照相關要求，及時做好檔案進出人員檔案的移交和后續(xù)管理工作。

（三）提高管理人員素質，運用現(xiàn)代科技手段，創(chuàng)建人事檔案信息化數(shù)據(jù)化管理平臺

人事檔案管理工作的主要任務是信息資源的管理，隨著我國經(jīng)濟不斷進步和信息技術的快速發(fā)展，人事檔案管理的內(nèi)涵也有了新的延伸，檔案材料采集的范圍和信息均急劇增加。然而傳統(tǒng)的手工操作的人事檔案管理工作方式，難以完成大量的檔案材料的采集和整理，因此，運用現(xiàn)代信息技術，建立科學化、規(guī)范化的人事檔案資料管理系統(tǒng)，創(chuàng)建人事檔案信息化數(shù)據(jù)平臺，是改善檔案管理工作，提高工作效率的正確選擇。人事檔案管理部門應以信息化管理為核心和切入點，建立科學化、規(guī)范化的人事檔案資料管理系統(tǒng)，增強檔案整理、檢索、查詢、以及保管的便利性，并利用信息化管理技術，加強人事檔案管理制度約束力，防止檔案資料丟失、失真、泄露等現(xiàn)象的發(fā)生。檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立可以依據(jù)醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)模，應用一些如辦公自動化OA、醫(yī)院信息系統(tǒng)HIS等軟件，不同的檔案信息數(shù)據(jù)庫具有各自的特點，在實際應用時應根據(jù)醫(yī)院情況進行選擇。人事檔案數(shù)據(jù)庫建立后，還需聘請專業(yè)人員設計查詢系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的動態(tài)管理，能夠全面、完整的管理檔案的基本信息和變動信息。人事檔案管理查詢系統(tǒng)設計時應提供多種查詢機制，用以滿足不同人群的查詢需求。同時，檔案信息系統(tǒng)還需建立統(tǒng)計模式，對檔案的檢閱，資料錄入，信息變更等進行統(tǒng)計，以便能實時跟蹤檔案的變化。隨著電子檔案的信息化更替越來越頻繁，醫(yī)院的人事檔案管理人員需要對電子檔案的更新進行及時檢查，提高檔案管理更新的效率，及時掌握現(xiàn)代科技的變化。同時，由于公立醫(yī)院專職檔案管理人員少，以兼職檔案管理人員為主，大部分缺少專業(yè)知識背景，人員綜合素質普遍偏低，難以勝任檔案信息化管理需要，因此，加快檔案信息化管理人才培養(yǎng)和隊伍的建設養(yǎng)是公立醫(yī)院推進該項工程建設需優(yōu)先解決的難題。一方面加快網(wǎng)絡信息人才引進的力度，在較短時間內(nèi)實現(xiàn)檔案信息管理人才的升級換代，另一方面不斷加強在崗人員的專業(yè)知識培訓，針對不同人員的特點，量身定制相應的方案，使之能熟練的掌握和運用人事檔案信息化的相關工作內(nèi)容和網(wǎng)絡操作技術，為公立醫(yī)院人事檔案信息化建設提供亟需人才。同時還需加強管理人員的思想道德教育，促使他們樹立崇高的責任感、奉獻感以及服務意識、保密意識等，使其能夠恪盡職守，做好本職工作。當前公立醫(yī)院人事檔案管理工作面臨著新的機遇與挑戰(zhàn)，為之必擺脫傳統(tǒng)管理模式的禁錮，根據(jù)經(jīng)濟社會發(fā)展需要和公立醫(yī)院人事檔案管理工作自身發(fā)展規(guī)律，不斷革新創(chuàng)新管理理念，全面提升人事檔案管理水平和質量，促進公立醫(yī)院人事檔案管理工作和其它各項工作的可持續(xù)性協(xié)調發(fā)展。

作者：金志永 單位：永州職業(yè)技術學院附屬醫(yī)院（永州市第一人民醫(yī)院