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摘要:剖析當前醫(yī)院醫(yī)學裝備檔案管理中存在的問題,依據(jù)醫(yī)院等級評審醫(yī)學裝備相關(guān)條款要求,在醫(yī)院等級評審迎評工作中探索醫(yī)學裝備檔案規(guī)范化管理策略,提高醫(yī)學裝備檔案規(guī)范化管理水平。
關(guān)鍵詞:醫(yī)學裝備;醫(yī)院等級評審;檔案管理;規(guī)范化
醫(yī)學裝備管理是醫(yī)院等級評審的重要內(nèi)容,其文檔資料檢查占醫(yī)學裝備管理的80%以上。[1]醫(yī)學裝備管理檔案的抽查歸根結(jié)底就是對醫(yī)院檔案管理規(guī)范化、標準化工作的一次全面檢驗,在醫(yī)院等級評審中有著重要作用和意義,是醫(yī)院等級評審的內(nèi)在要求。[2]
1醫(yī)學裝備檔案管理工作中存在的問題
1.1重視程度不夠,缺乏統(tǒng)一管理。
多數(shù)醫(yī)院中存在“重購置、輕管理”現(xiàn)象,對購置設(shè)備的日常運行監(jiān)管、維修保養(yǎng)、周期性檢測、預防性維護、報廢等內(nèi)容缺乏應有的重視。醫(yī)學裝備檔案管理保存不系統(tǒng),不完整,間接增加了檔案管理難度,也易造成檔案資料缺失。
1.2制度流程不完善,部門職責分工不明確。
受醫(yī)院規(guī)模、設(shè)備數(shù)目等因素影響,很多醫(yī)院的醫(yī)學裝備檔案管理沒有明確的制度要求,缺乏清晰的操作流程。醫(yī)學裝備檔案管理的相關(guān)部門職責不明、分工不清,使醫(yī)學裝備管理部門在收集歸檔材料時協(xié)作配合不夠,導致資料收集出現(xiàn)遺漏情況。
1.3歸檔內(nèi)容繁雜、歸檔范圍不精細。
隨著醫(yī)學裝備檔案內(nèi)容快速增長,醫(yī)學裝備檔案容易出現(xiàn)缺失不全、整理歸檔類別不清、分析運用效率低下的情況。結(jié)合醫(yī)院實際情況,實施歸檔設(shè)備目錄和檔案內(nèi)容的規(guī)范管理至關(guān)重要。
1.4管理信息化程度不高。
傳統(tǒng)的醫(yī)學裝備檔案收集、存儲、整理等工作費時費力,難以查詢和利用。通過引用合適醫(yī)學裝備管理系統(tǒng),可以更加快捷、有效地實現(xiàn)醫(yī)學裝備檔案資源的共享,更利于提高醫(yī)院的社會效益和經(jīng)濟效益。
1.5管理人才缺乏、管理人員能力參差不齊。
目前很多醫(yī)院從事醫(yī)學裝備檔案管理的人員多為非專業(yè)人員或兼職人員,檔案室管理員知識欠缺,能力參差不齊,溝通、交流困難,工作效率低下,在記載設(shè)備醫(yī)療詳細信息時容易出現(xiàn)遺漏、錯記等問題。[3]
2推動醫(yī)學裝備檔案管理規(guī)范化的措施
2.1加強宣傳,提高全體檔案管理人員檔案管理意識,加強統(tǒng)一管理。
以醫(yī)院等級評審為契機,真正做到“以評促改,以評促建”,反復宣傳檔案管理在醫(yī)院等級評審中的重要性,提高全員特別是領(lǐng)導層的檔案管理意識,取得領(lǐng)導和職工對檔案工作的支持,為檔案的規(guī)范化管理打下良好基礎(chǔ)。對此,需采用“統(tǒng)一管理、集中建檔、分級負責”的醫(yī)學裝備檔案管理原則,實行醫(yī)院、醫(yī)學裝備科及使用科室三級管理。
2.2完善醫(yī)學裝備檔案管理制度流程,健全組織、明確分工。
明確的制度和流程是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。[4]在完善醫(yī)學裝備檔案管理制度時,遵循集中統(tǒng)一管理的原則,根據(jù)實際制訂了醫(yī)學裝備從論證、招標、采購、驗收、培訓、使用評價、日常維護保養(yǎng),到后期報廢處理及轉(zhuǎn)讓與捐贈等一系列覆蓋醫(yī)學裝備管理全過程的管理制度與流程,并建立醫(yī)學裝備檔案管理制度,督促各科室開展制度流程培訓學習,使醫(yī)學裝備檔案管理工作有規(guī)可依、有章可循。在完善醫(yī)院三級管理體系基礎(chǔ)上,加強對各部門各科室醫(yī)學裝備檔案管理工作的監(jiān)管,并將醫(yī)學裝備檔案管理作為科室日常管理工作的重要指標,納入績效考核。明確使用科室在負責設(shè)備的日常維護保養(yǎng)的同時,必須做好設(shè)備日常運行監(jiān)測、維護記錄;醫(yī)學裝備科負責對裝備購置、驗收、維修維護等檔案進行整合收集,通過明確的分工,促進檔案管理收集過程規(guī)范化。
2.3細化醫(yī)學裝備檔案的歸檔內(nèi)容、范圍,引入信息化管理系統(tǒng),推動醫(yī)學裝備檔案管理信息化。
(1)為了建檔規(guī)范方便,我院嚴格按照國家固定資產(chǎn)的類別并參照國家最新的“醫(yī)療器械分類規(guī)則”及“醫(yī)療器械分類目錄”中68碼的類別進行分類,對整機價格在1500元以上的儀器設(shè)備建立電子固定資產(chǎn)臺賬,整機價格在10000元以上的儀器設(shè)備均實行逐臺建檔,實現(xiàn)了建檔分類的規(guī)范化。固定資產(chǎn)臺賬包括:設(shè)備編號、名稱、規(guī)格型號、生產(chǎn)廠家、設(shè)備分類、使用年限、安裝日期、開箱驗收日期、生產(chǎn)日期、啟用日期、維修負責人、報廢進度、計量標志、強檢標志、檔案編號等,每臺設(shè)備對應唯一一張固定資產(chǎn)卡,打印并粘貼。(2)在固定資產(chǎn)管理基礎(chǔ)上,我院引入醫(yī)學裝備信息化管理系統(tǒng),包含驗收管理、庫房管理、臺賬管理、維修管理、統(tǒng)計分析等,從論證申購開始就建立電子檔案,實現(xiàn)從驗收審核、臺賬管理、日常維修保養(yǎng)、預防性維護保養(yǎng)到后期統(tǒng)計分析完備的電子檔案管理系統(tǒng),管理者和工程師可以隨時查詢在賬設(shè)備所有的運行及維修保養(yǎng)情況,定期對全院設(shè)備故障率、維修保養(yǎng)、計量檢測等進行統(tǒng)計分析;操作者可進行網(wǎng)上報修、臺賬查詢等,實現(xiàn)了科室數(shù)據(jù)共享,為醫(yī)學裝備管理提供有力支撐,為醫(yī)院經(jīng)濟效益和社會效益分析提供準確的數(shù)據(jù)支撐,實現(xiàn)醫(yī)院電子檔案管理的規(guī)范化。(3)醫(yī)院根據(jù)檔案管理流程,當設(shè)備開箱驗收、調(diào)試安裝、培訓考核完成后,逐臺建立紙質(zhì)檔案,并進行分類和編號,醫(yī)學裝備檔案編號與固資管理系統(tǒng)內(nèi)檔案編號一致。我院主要采取檔案集中管理模式,單個設(shè)備為主體逐臺建檔,從科室提交設(shè)備購置申請開始,以建檔時間及類別為位置索引進行建檔,醫(yī)學裝備檔案中包含設(shè)備購置申請、論證報告、購置合同、設(shè)備開箱驗收、現(xiàn)場調(diào)試、培訓考核、售后服務記錄等檔案信息,隨著設(shè)備使用過程不斷更新設(shè)備檔案信息,直到該設(shè)備報廢時停止更新。
2.4加強醫(yī)學裝備檔案管理隊伍,提高醫(yī)學裝備檔案管理人員能力。
我院組建了一支穩(wěn)定的專兼職檔案員管理隊伍,醫(yī)院設(shè)立專門檔案管理機構(gòu),醫(yī)學裝備科設(shè)立獨立檔案室及專職檔案管理員,每個臨床科室以科室主任為第一責任人,設(shè)立一名兼職醫(yī)學裝備檔案員,專門負責本科室醫(yī)學檔案材料的收集;由醫(yī)學裝備科定期組織兼職檔案員進行檔案知識及醫(yī)學裝備管理知識培訓;加強對科室醫(yī)學裝備檔案管理工作的督導檢查,并指導他們對醫(yī)學裝備第一手的原始資料進行有效及時的收集和整理,不斷提高醫(yī)學裝備檔案管理人員科學管理意識和整體素質(zhì),提高效率和執(zhí)行力,有效地降低了醫(yī)學裝備檔案規(guī)范化管理的難度。
3結(jié)語
醫(yī)院等級評審是推動醫(yī)院醫(yī)學裝備檔案管理工作的規(guī)范化良好契機。醫(yī)院等級評審“持續(xù)改進”的理念要始終貫徹到醫(yī)學裝備檔案管理中,借助信息化手段,不斷推動醫(yī)學裝備檔案管理工作水平的穩(wěn)步提高,進而推進醫(yī)院更加科學、規(guī)范和有序的發(fā)展。
參考文獻:
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[4]孫少環(huán),鄭理華,陳宇珂,李敏.醫(yī)院三甲等級評審中規(guī)范醫(yī)療設(shè)備檔案管理的體會[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2014,35(06):145-147.
作者:賈棟 單位:南陽醫(yī)學高等??茖W校第一附屬醫(yī)院