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自上世紀(jì)70年代以來(lái)公司通過(guò)自身的不斷發(fā)展,海外出口業(yè)務(wù)不斷擴(kuò)張,產(chǎn)品現(xiàn)已出口30多個(gè)國(guó)家和地區(qū)。出口產(chǎn)品幾乎所有軌道車輛產(chǎn)品。作為對(duì)項(xiàng)目支持的重要部分,公司對(duì)每個(gè)項(xiàng)目都配備了相應(yīng)的合同管理團(tuán)隊(duì)。這些團(tuán)隊(duì)的建立,為做好現(xiàn)有項(xiàng)目和市場(chǎng)、以及不斷拓展海外的業(yè)務(wù)都發(fā)揮著重要的作用。作為公司海外業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)中的一員,我已經(jīng)從事海外業(yè)務(wù)工作6年并先后參與過(guò)多個(gè)項(xiàng)目投標(biāo)、項(xiàng)目執(zhí)行等工作。本文擬就如何做好海外項(xiàng)目合同管理的工作,發(fā)揮海外項(xiàng)目合同管理的職能與作用,目前海外項(xiàng)目合同管理上存在的問(wèn)題以及改進(jìn)的建議,談?wù)剛€(gè)人的看法。
一、如何做好海外項(xiàng)目合同管理工作
海外項(xiàng)目合同管理團(tuán)隊(duì)是公司直接面對(duì)業(yè)主的第一陣營(yíng),其職能和作用發(fā)揮的好壞,直接影響著公司的信譽(yù)和市場(chǎng)。做好合同的管理工作,也為公司項(xiàng)目的順利執(zhí)行提供有力的支持和保障。如何做好海外項(xiàng)目的合同管理工作,發(fā)揮其職能與作用,本人認(rèn)為重點(diǎn)要做好以下幾個(gè)方面的工作。
1.做好合同分解、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別工作。
合同分解、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別是合同管理主要的工作之一。合同管理要站在一定的高度上從項(xiàng)目的整體計(jì)劃等方面進(jìn)行理解。只有這樣才不會(huì)忽視項(xiàng)目的整體進(jìn)展和最終目標(biāo)。然后要根據(jù)所生產(chǎn)的合同分解文件逐一識(shí)別每項(xiàng)工作的潛在風(fēng)險(xiǎn)。每項(xiàng)工作的風(fēng)險(xiǎn)都包括技術(shù)上的風(fēng)險(xiǎn)以及商務(wù)上的風(fēng)險(xiǎn)。技術(shù)和商務(wù)不是獨(dú)立的而是相互影響相互依賴的。因此,合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的工作應(yīng)該由合同管理團(tuán)隊(duì)的組織下各相關(guān)團(tuán)隊(duì)共同協(xié)作完成。
2.做好日常監(jiān)控、關(guān)鍵里程碑控制的工作。
項(xiàng)目執(zhí)行是整個(gè)項(xiàng)目的核心部分。對(duì)于項(xiàng)目監(jiān)控。第一個(gè)是日常監(jiān)控工作要求在發(fā)現(xiàn)某一項(xiàng)工作發(fā)生偏離時(shí),應(yīng)及時(shí)主動(dòng)的和相應(yīng)專業(yè)團(tuán)隊(duì)溝通對(duì)偏離工作進(jìn)行糾正。第二個(gè)是關(guān)鍵里程碑控制,關(guān)鍵里程碑的運(yùn)用已經(jīng)成為了一種趨勢(shì)。越來(lái)越多的用戶在要求投標(biāo)者必須根據(jù)里程碑的節(jié)點(diǎn)來(lái)安排執(zhí)行項(xiàng)目計(jì)劃。所以必須要做好對(duì)關(guān)鍵里程碑的管控,如果發(fā)現(xiàn)工作無(wú)法按照里程碑時(shí)間要求按時(shí)完成,那么將立即作為緊急情況匯報(bào)給項(xiàng)目管理層面,作為緊急任務(wù)立即解決。
3.做好聯(lián)系業(yè)主、服務(wù)業(yè)主的工作。
在項(xiàng)目合同管理過(guò)程中也肩負(fù)著聯(lián)系業(yè)主、服務(wù)業(yè)主的工作。要做好這項(xiàng)工作,要求合同經(jīng)理不僅具有良好的溝通協(xié)調(diào)能力,對(duì)項(xiàng)目合同掌握和熟悉,還要掌握業(yè)主對(duì)合同的理解和要求??偟膩?lái)說(shuō),做好聯(lián)系業(yè)主、服務(wù)業(yè)主的工作,需要把握以下原則,既要滿足業(yè)主的要求,也要維護(hù)公司的利益;既要維護(hù)合同的嚴(yán)肅性,也要靈活處理好合同及合同以外業(yè)主提出的要求。
二、目前海外項(xiàng)目合同管理中存在的問(wèn)題
雖然現(xiàn)在各海外項(xiàng)目合同管理人員基本能夠完成各自的職能工作,但也存在薄弱環(huán)節(jié)和問(wèn)題,制約和影響著海外合同管理團(tuán)隊(duì)更好地履行職能、發(fā)揮作用。
1.海外項(xiàng)目合同管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)還不能滿足做好海外業(yè)務(wù)工作的需要。
近些年來(lái),公司在國(guó)際市場(chǎng)上不斷取得突破獲得了大量的海外訂單。這造成了對(duì)海外項(xiàng)目合同管理人才需求的急劇增加,加強(qiáng)合同管理隊(duì)伍建設(shè),提高合同管理隊(duì)伍的素質(zhì)和能力就顯得尤為重要。目前公司海外項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)還不能滿足做好相關(guān)工作的需要,主要表現(xiàn)為,一是團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)和能力還不能滿足需要;二是隊(duì)伍相對(duì)較為年輕,在海外項(xiàng)目上的工作經(jīng)驗(yàn)較少。
2.合同管理團(tuán)隊(duì)的作用的發(fā)揮還有待加強(qiáng)。
一是與合同管理相關(guān)的各項(xiàng)管理制度和工作流程還需要進(jìn)一步完善和理順;二是對(duì)于合同管理團(tuán)隊(duì)的工作職責(zé)不夠明確,授權(quán)不夠充分,很多時(shí)候?yàn)橐恍┈嵥榈氖虑橛绊懝ぷ餍屎推渌ぷ鳌?/p>
3.對(duì)合同管理團(tuán)隊(duì)的激勵(lì)和約束機(jī)制還不夠健全和有效。
團(tuán)隊(duì)成員經(jīng)常因?yàn)楣ぷ餍枰坏貌辉谟脩衄F(xiàn)場(chǎng)長(zhǎng)期工作。由于公司現(xiàn)在的待遇和制度還不能有效激勵(lì),讓在現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)合同管理的人員安心的長(zhǎng)期在海外做好工作,故此,就需要定期對(duì)現(xiàn)場(chǎng)人員進(jìn)行輪換,導(dǎo)致新的現(xiàn)場(chǎng)人員要重新了解和熟悉該區(qū)域所有的一切。
三、海外項(xiàng)目管理的工作改進(jìn)建議
針對(duì)上述問(wèn)題,我個(gè)人通過(guò)在負(fù)責(zé)海外項(xiàng)目合同的管理和與其他海外項(xiàng)目合同管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行溝通,有如下建議。
1.加強(qiáng)海外項(xiàng)目合同管理隊(duì)伍建設(shè)。
一是要加強(qiáng)合同管理人員的素質(zhì)和能力的培訓(xùn),針對(duì)每一位合同管理人員的素質(zhì)和能力,制定培訓(xùn)計(jì)劃,盡快提高其自身的素質(zhì)和能力,適應(yīng)海外項(xiàng)目工作的需要。二是要增加海外項(xiàng)目合同管理人員的數(shù)量,這樣不會(huì)因?yàn)槟硞€(gè)人的臨時(shí)原因需要其他人接管時(shí),接替的人再短時(shí)間內(nèi)無(wú)法上手。所以,保持團(tuán)隊(duì)一定的人數(shù)是十分必要的。
2.健全完善海外項(xiàng)目合同管理制度。
合同管理團(tuán)隊(duì)在海外項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中的角色和定位應(yīng)該更加明確。明確和細(xì)化合同管理團(tuán)隊(duì)的工作職責(zé)和范圍,有利于合同管理團(tuán)隊(duì)更加高效的運(yùn)作。同時(shí)應(yīng)該不斷完善在海外項(xiàng)目合同執(zhí)行中的各種流程,包括合同變更的審批流程,補(bǔ)充協(xié)議的審批流程。這些事項(xiàng)對(duì)合同是否能順利執(zhí)行都是至關(guān)重要的。
3.建立健全有效的激勵(lì)和約束機(jī)制。
如何激發(fā)合同管理團(tuán)隊(duì)工作的積極性,那么就需要公司在待遇上,給以制度的支持。在這方面可以參照的做法很多,如其它中資企業(yè)的做法。綜上所述,隨著公司打造世界一流企業(yè)的目標(biāo)一步步實(shí)現(xiàn),公司在海外的市場(chǎng)必定會(huì)不斷擴(kuò)展。那么就需要公司所有合同管理人員發(fā)揮各自的職能,更好的完成各項(xiàng)工作。為公司開(kāi)拓海外市場(chǎng),順利完成海外項(xiàng)目發(fā)揮好它的職能和作用。
作者:曹維佳 單位:北車(香港)有限公司
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