海外工程項目物資管理問題分析

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一、引言

物資管理本身難度大，種類繁多、規(guī)格復(fù)雜，尤其海外工程項目遠(yuǎn)離中國本土，因此出現(xiàn)了不同于國內(nèi)物資管理的新特點和很多新的問題。

二、存在的問題

海外工程項目物資管理主要存在的問題歸納有五個方面。

1.物資計劃的準(zhǔn)確性存在問題。

海外項目多、圖紙不及時、以至材料計劃不能提前提出或提出的數(shù)量不準(zhǔn)確，直接影響物資供應(yīng)的效率。

2.物資供應(yīng)存在的問題。

由于我國建筑承包商的合同多集中在亞非拉這些欠發(fā)達(dá)地區(qū)。當(dāng)?shù)匚镔Y材料供應(yīng)匱乏，可選擇回旋余地較小，價格也相對較高，增加了項目的竣工和贏利的難度。

3.物資供應(yīng)鏈存在問題。

價錢供應(yīng)鏈管理不僅可以建立穩(wěn)定的合作關(guān)系、發(fā)展戰(zhàn)略聯(lián)盟，還可以通過供需雙方信息透明，實現(xiàn)采購規(guī)模效益，降低采購成本，便于價格和交貨期管理，提高響應(yīng)用戶需求能力。另外，物資采購?fù)瓿芍?，還需要運(yùn)輸?shù)巾椖?。由于所在國?jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)，人們素質(zhì)普遍不高。在運(yùn)輸過程中經(jīng)常發(fā)生偷盜事件，給項目材料供應(yīng)造成重大影響。同時，從國際市場進(jìn)口的物資材料需要在所在國港口清關(guān)，受所在國制約因素，耗時較長。并且在運(yùn)輸至項目的過程中，遠(yuǎn)距離運(yùn)輸增加了物資材料損壞的風(fēng)險。

4.現(xiàn)場物資管理不完善。

現(xiàn)場物資管理的問題有現(xiàn)場材料沒有做到“限額領(lǐng)料制度”隨用隨取，只有入庫記錄，沒有出庫記錄。對于每天的消耗量沒有一個具體的統(tǒng)計。導(dǎo)致現(xiàn)場材料使用量大于實際工程量。現(xiàn)場的材料管理工作處于失控狀態(tài)。沒有嚴(yán)格執(zhí)行“限額領(lǐng)料制度”，沒有根據(jù)每天的工程量領(lǐng)取相應(yīng)的材料，浪費嚴(yán)重。電動工具及施工工具沒有做到以舊換新，沒有登記工具卡片等等。

5.物資管理人員配置有待加強(qiáng)，及時高效的物資供應(yīng)機(jī)制盡快建立。

三、海外項目物資管理改進(jìn)措施

結(jié)合實際海外工作經(jīng)驗，針對以上五大問題，提出了切實有效的改進(jìn)措施。

1.提高材料計劃準(zhǔn)確性，合理安排采購，避免計劃不準(zhǔn)帶來的風(fēng)險。

1.1項目施工部門應(yīng)根據(jù)施工圖紙、工期、材料類型、來源、項目資金狀況并結(jié)合其他可變因素，盡可能給采購部提前下達(dá)準(zhǔn)確的材料計劃，包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，盡可能給采購部門留出足夠的時間安排詢價采購，只有這樣，才有可能在正確的時間以正確的價格買來正確、適量的材料，避免倉促采購，或致工期延誤。施工過程中一定要認(rèn)真研究標(biāo)書及合同，海外項目物資的采購申請計劃必須慎之又慎，包括材料的規(guī)格問題、數(shù)量、質(zhì)量問題、使用和成本問題等等，一定要考慮周全，要準(zhǔn)確。在項目籌備之初，便要求從“經(jīng)濟(jì)適用、滿足需要”出發(fā)，對物資計劃進(jìn)行認(rèn)真反復(fù)篩選，配備現(xiàn)場急需的材料，節(jié)約海外現(xiàn)場采購成本。

1.2物資計劃管理是運(yùn)用計劃來組織，指導(dǎo)，監(jiān)督，調(diào)節(jié)材料的采購，供應(yīng)，儲備，使用經(jīng)濟(jì)活動的一種管理制度，主要包括一次性備料計劃（地區(qū)管理部→物資部），主要材料（進(jìn)口）訂貨計劃（地區(qū)管理部→物資部），月度材料申請計劃（項目管理部→地區(qū)管理物資），臨時（零星）用料計劃（項目管理部→地區(qū)管理物資）。

1.2.1一次性備料計劃（地區(qū)管理部→物資部）。

工程中標(biāo)后，在工程的開工準(zhǔn)備期內(nèi)，有項目經(jīng)理及項目技術(shù)負(fù)責(zé)人根據(jù)工程進(jìn)度，工程量及建筑師確認(rèn)的做法明細(xì)表編制的整個工程的一次性備料計劃.也就是說單位工程從開工到竣工所需的全部材料計劃，按照土建，裝修，水電及設(shè)備安裝，要求于工程開工后15日內(nèi)由地區(qū)管理部經(jīng)理審批后提交物資部門。

1.2.2主要材料(進(jìn)口)計劃（地區(qū)管理部→物資部）。

鑒于坦桑材料匱乏，除砂石料，水泥等材料能從當(dāng)?shù)夭少復(fù)猓渌b修材料，水電料，五金，鋼筋等需要進(jìn)口，尋找廠家，提供樣品，確定樣品，進(jìn)行生產(chǎn)，海上運(yùn)輸，清關(guān)等，一般需要周期為三個月至半年時間.因此，各工程的主要材料計劃一定要提前做好材料計劃，以便辦理材料訂貨手續(xù)，及早進(jìn)口，保證材料及時供應(yīng)。地區(qū)管理部需與業(yè)主協(xié)商確定廠家，規(guī)格型號，能確定樣品的最好確定樣品，需物資部協(xié)助的，地區(qū)管理部，物資部，甲方三方協(xié)商確定樣品.主要物資需求計劃數(shù)量包括損耗數(shù)量，計劃一式兩份，需有編號，在教物資部時要有交接記錄.由于進(jìn)口物資需要生產(chǎn)，海運(yùn)，清關(guān)（坦桑尼亞港口的實際情況是港口小，貨物多等），基本上三個月使貨物到達(dá)工地（特殊情況除外）。

1.2.3月度申請計劃和臨時用料計劃（項目管理部→地區(qū)管理部物資）。

月度物資申請計劃是指由項目管理部的施工技術(shù)員依據(jù)施工生生產(chǎn)進(jìn)度提出的月度物資計劃，應(yīng)于每月25日前向本地區(qū)管理部報下月的月度申請計劃（如有任務(wù)變更調(diào)整可在月5日追加計劃一次）。

1.2.4臨時用料計劃是因為計劃不周，設(shè)計變更而引起的小額物資采購，要求物資需用日期前一周提出。

2.解決物資供應(yīng)問題，以集中采購和比價采購為主。

2.1所謂集中采購是指項目對材料、零部件、辦公用品、勞防用品等所有物品，都必須集中到物資部門對外采購，同時對多個項目的采購進(jìn)行集中處理的管理模式。

實行集中采購可以精簡采購人員、降低庫存、降低采購成本。對一些生產(chǎn)急料和常規(guī)材料，采取現(xiàn)場采辦或材料員提單申報，經(jīng)審核后報項目現(xiàn)場采購；對大宗料及價格較貴的材料和配件比如鋼筋、竹膠板、鋼管等，則報公司物資部集中采購，從而有效控制了項目運(yùn)營成本，提高了經(jīng)濟(jì)效益，解決物資供應(yīng)不及時的問題。

2.2比價采購是對一般物資必須實行比價、比質(zhì)、比服務(wù)的一種采購方法，同種物品比質(zhì)量、同種質(zhì)量比價格、同種價格比服務(wù)。

通過比價采購原則積極尋找和發(fā)展?jié)撛诘墓?yīng)商，一旦現(xiàn)有的供應(yīng)商產(chǎn)品發(fā)生問題，可以及時取而代之。同時，由于建立了潛在供應(yīng)商制度，無形之中對現(xiàn)在的供應(yīng)商形成一種壓力，迫使他們不斷改進(jìn)管理、改進(jìn)技術(shù)、提高質(zhì)量、降低成本。

3.對于供應(yīng)鏈運(yùn)輸過程中存在的問題。

找第三方運(yùn)輸公司進(jìn)行運(yùn)輸并提供擔(dān)保，填寫發(fā)貨單，材料運(yùn)輸至項目以后進(jìn)行核對，并及時進(jìn)行反饋，每天更新收貨動態(tài)表并發(fā)給公司發(fā)貨主管核對。對于丟失和損壞的，及時反饋給運(yùn)輸公司進(jìn)行索賠。

4.實行限額領(lǐng)料制度。

對現(xiàn)場物資管理必須做到有據(jù)可查，有據(jù)可依。根據(jù)工程量由相關(guān)負(fù)責(zé)人領(lǐng)取相應(yīng)的材料，填寫材料出庫單。杜絕浪費。然后再檢查每天完成的工程量和領(lǐng)取的材料，形成監(jiān)督和對比分析。

5.健全海外項目物資供應(yīng)體制，合理配置采購人員。

在海外工程項目中要順利實施物資供應(yīng)與管理的職能，除了要求機(jī)構(gòu)人員應(yīng)具有必要的專業(yè)技能外，物資管理人員還具有良好的商務(wù)英語交流能力、技術(shù)及管理規(guī)范的理解和適應(yīng)能力、物資供應(yīng)及管理技術(shù)專業(yè)知識、國際商務(wù)談判能力，以及國際貿(mào)易方面的專業(yè)知識。在物資主管人員的選用上，要遵循與海外物資管理機(jī)構(gòu)職能相適應(yīng)的原則；在物資管理人員的物色、使用和培訓(xùn)上要狠下工夫，要舍得投入?！　『Ｍ馕镔Y管理要有一套合適海外市場的物資管理程序，要細(xì)，計劃要準(zhǔn)，采購效率要高，人員素質(zhì)要強(qiáng)。實踐證明，只要抓住物資工作管理中存在的問題，認(rèn)真分析研究，逐一解決改進(jìn)，才能更好地求生存、謀發(fā)展，在堅定不移實施“走出去”的戰(zhàn)略之路上越走越寬廣，在海外市場拓展之路上一路向前。

作者：趙玉峰 單位：中鐵建工集團(tuán)東非公司