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辦公室行政管理問題和對(duì)策探討

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辦公室行政管理問題和對(duì)策探討

【摘要】辦公室行政管理工作任重而道遠(yuǎn),復(fù)雜且多變。為了積極主動(dòng)地完成組織機(jī)構(gòu)關(guān)于此方面的工作內(nèi)容,就需要不斷加強(qiáng)行政管理自身的制度建設(shè),積極推動(dòng)組織快速發(fā)展。論文通過對(duì)行政管理問題對(duì)策的闡述,旨在幫助組織機(jī)構(gòu)行政管理工作實(shí)現(xiàn)長效發(fā)展,行之有效地搭建完善的行政組織運(yùn)營模式,提高行政管理的質(zhì)量和效能,營造更富人文性的組織氛圍,使行政管理人員積極地發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性。

【關(guān)鍵詞】辦公室;行政管理;問題;對(duì)策

1辦公室行政管理的概述

組織的行政部門是一個(gè)機(jī)構(gòu)整體發(fā)展軌跡的記錄和縮影,更是一個(gè)單位運(yùn)營的縮影,起到承上啟下的作用,集機(jī)要保密、后勤保證、督促指導(dǎo)、后續(xù)落實(shí)、文職撰寫等工作職能于一身??梢姡挥凶龊棉k公室的行政管理工作,才能為其他工作提供更加便捷的服務(wù),從而提高組織運(yùn)營機(jī)制的效率。在新形勢下,隨著社會(huì)公共服務(wù)要求的不斷提升,辦公室行政工作有了新的變化。面對(duì)紛繁復(fù)雜的現(xiàn)狀,自身的工作內(nèi)容多樣化,范圍也在發(fā)生翻天覆地的改變。組織中具有綜合性、協(xié)調(diào)性的工作都由行政部門來完成。所以,時(shí)代的發(fā)展對(duì)辦公室工作人員的工作內(nèi)容已經(jīng)提出了更高的要求,更需要為單位的發(fā)展樹立一種主動(dòng)、超前、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)理念,讓組織機(jī)構(gòu)能夠順暢運(yùn)營。

2辦公室行政管理工作存在的問題

2.1行政服務(wù)的效果不盡如人意

行政辦公室面臨的服務(wù)對(duì)象眾多,承擔(dān)的服務(wù)品類繁多,服務(wù)工作常常伴隨著艱巨性、復(fù)雜性、客觀性、兼容性等特點(diǎn),造成行政辦公室中行政服務(wù)很難達(dá)到人人都滿意的狀態(tài),服務(wù)評(píng)價(jià)參差不齊,工作實(shí)施起來難度較大。

2.2行政工作的創(chuàng)新能力不足

行政辦公室工作人員對(duì)于行政辦公的創(chuàng)新性能力不足,意識(shí)也跟不上時(shí)展的大環(huán)境,對(duì)服務(wù)大局的思想也缺乏深入性的研究,行政工作內(nèi)容常常是按部就班,沒有任何突破和進(jìn)展,創(chuàng)新能力不夠,導(dǎo)致行政工作進(jìn)步緩慢。

2.3行政人員的思想認(rèn)識(shí)不準(zhǔn)確

行政辦公室工作常常受到傳統(tǒng)思想和傳統(tǒng)觀念的影響,有時(shí)在問題的理解上,常常具有片面性,缺乏全面性的考量。在具體實(shí)踐工作時(shí),缺乏行政管理細(xì)節(jié)處理,最終很難能夠全面性地處理問題。某些情況下,行政辦公室人員工作會(huì)強(qiáng)調(diào)客觀因素多,分析主觀因素少,常常按部就班地完成工作,缺乏主動(dòng)研究思考,造成創(chuàng)新型工作很難全面展開。

2.4行政人員的理論知識(shí)學(xué)習(xí)不足

行政辦公室工作由于具有工作要求高、覆蓋面廣、業(yè)務(wù)項(xiàng)目繁多等特點(diǎn),對(duì)于辦公室行政人員的要求也相對(duì)嚴(yán)格,需要擁有較寬的知識(shí)面和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。本身行政管理的工作內(nèi)容繁雜,行政人員很難沉下心來,深入系統(tǒng)學(xué)習(xí)新的 知識(shí)、新的理論,所以導(dǎo)致理論聯(lián)系實(shí)際的協(xié)調(diào)性較差。一些人常常認(rèn)為工作是硬任務(wù),理論學(xué)習(xí)是軟指標(biāo),忙于工作而放松政治學(xué)習(xí),忽略自身的思想覺悟,重實(shí)用知識(shí)、輕理論素養(yǎng)的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生。

2.5行政工作的制度建設(shè)不足

在組織的實(shí)際工作中,規(guī)章制度的建設(shè)和行政配套的舉措還不夠完善。有些制度的實(shí)施也并沒有執(zhí)行到位,辦文辦會(huì)具體操作時(shí)限不夠明確,有些人員思想意識(shí)不到位,導(dǎo)致行政工作中的積極性和努力性不夠,存在相互推諉現(xiàn)象。因此,不愿多干活、怕辛苦、怕?lián)?zé)任的現(xiàn)象頻頻發(fā)生。

3辦公室行政管理工作的改進(jìn)對(duì)策及建議

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,時(shí)代的要求在改變,對(duì)于行政辦公室工作提出了新的要求。所以必須理清思路,分清輕重緩急,做好統(tǒng)籌兼顧,做到合理安排,才能步調(diào)一致,有條不紊,讓行政辦公室的工作質(zhì)量提高到一個(gè)新的水平,能夠更好地服務(wù)整個(gè)組織機(jī)構(gòu),不斷地提高行政辦公室的行政服務(wù)水平和整個(gè)辦公室的工作效率。

3.1加強(qiáng)行政理論學(xué)習(xí),強(qiáng)化行政服務(wù)意識(shí)

堅(jiān)持做到理論聯(lián)系實(shí)際,不斷地完善行政管理工作的學(xué)習(xí)計(jì)劃,不斷地提高辦公室行政工作人員的服務(wù)意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。積極做好辦公事務(wù),增強(qiáng)綜合能力。積極倡導(dǎo)行政辦公人員制定終身學(xué)習(xí)計(jì)劃,鼓勵(lì)在線學(xué)習(xí),提高自身水平和綜合業(yè)務(wù)能力。在具體的工作中倡導(dǎo)熱情服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)、快捷服務(wù)。努力正確處理好對(duì)上服務(wù)與對(duì)下服務(wù)的關(guān)系,要自覺樹立良好的服務(wù)觀念,同時(shí),要處理好主動(dòng)服務(wù)與被動(dòng)服務(wù)的關(guān)系。

3.2加強(qiáng)行政管理調(diào)查研究,提高行政參謀水平

積極協(xié)調(diào)行政管理與外部協(xié)調(diào)的關(guān)系,維護(hù)和樹立好部門的整體形象,發(fā)揮辦公室的作用與協(xié)調(diào)外部的作用。辦公室作為機(jī)關(guān)辦事機(jī)構(gòu),首要任務(wù)是強(qiáng)化內(nèi)部管理,發(fā)揮參謀助手、督促檢查、綜合協(xié)調(diào)的作用,同時(shí),也要加強(qiáng)與外部的溝通協(xié)調(diào),維護(hù)和樹立部門的整體形象。緊密聯(lián)系行政工作的發(fā)展全局,借助外部力量,采取聯(lián)合調(diào)研、專題調(diào)研的形式,積極開展“大調(diào)研”活動(dòng),努力做到參得準(zhǔn)、謀得高,提高行政管理參謀的水平。

3.3建立健全行政管理制度,不斷提高行政管理效能

規(guī)范行政辦公室各個(gè)崗位的基本業(yè)務(wù)、工作程序,使行政辦公室的各項(xiàng)工作統(tǒng)一納入工作制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的軌道之中,特別是對(duì)行政辦公室有關(guān)文件、會(huì)議嚴(yán)格把控,層層審批。進(jìn)一步明確科室職責(zé)和每個(gè)崗位的能力席位標(biāo)準(zhǔn),著力強(qiáng)化貫徹執(zhí)行意識(shí)、能力意識(shí)和崗位責(zé)任意識(shí)。積極努力加強(qiáng)和改進(jìn)目標(biāo)管理、干部考核和行政問責(zé)工作。建立健全責(zé)任體系和建設(shè)行政辦公的長效機(jī)制,不斷推進(jìn)干部隊(duì)伍執(zhí)行能力建設(shè),力求達(dá)到執(zhí)行能力有提升、本職工作上水平,讓服務(wù)群眾的業(yè)務(wù)水平見實(shí)效。

3.4強(qiáng)化行政團(tuán)隊(duì)意識(shí),注重團(tuán)隊(duì)合作與建設(shè)

行政辦公室的人員分工不同,職責(zé)也各有差異。在組織機(jī)構(gòu)中要不斷地強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)的協(xié)作能力。保證行政辦公室整體的能力提升,最大限度地發(fā)揮其潛力,做到多角度、多層次、多方面的溝通協(xié)作,取長補(bǔ)短,集思廣益,讓工作質(zhì)量和效能得到雙重提升。

3.5堅(jiān)持人才引進(jìn),打造復(fù)合型人才隊(duì)伍

解決好組織行政管理效能低下的問題,關(guān)鍵在于人才的培養(yǎng)。打造可持續(xù)發(fā)展的復(fù)合型人才隊(duì)伍成為大勢所趨。不斷地加強(qiáng)人才導(dǎo)向的綜合能力,為行政管理工作注入新鮮的活力。構(gòu)建完善的人才培訓(xùn)機(jī)制,立足工作單位的實(shí)際情況,提升辦公室行政管理工作人員分析問題和解決問題的能力。辦公室行政工作人員要不斷地轉(zhuǎn)變自身的思想觀念。行政辦公室工作集文件處理和運(yùn)轉(zhuǎn)、信息傳遞、內(nèi)部交流和監(jiān)督于一體,具有較強(qiáng)的綜合服務(wù)特質(zhì),對(duì)于組織機(jī)構(gòu)具有較強(qiáng)的工作意義,對(duì)組織的前進(jìn)與發(fā)展、工作效能的提升都起到積極的作用。

3.6加強(qiáng)行政管理工作的信息化建設(shè)

在信息化時(shí)代,組織機(jī)構(gòu)加強(qiáng)信息化建設(shè),不斷將自己的技術(shù)優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為行政管理優(yōu)勢,努力實(shí)現(xiàn)行政管理減負(fù)的目標(biāo)。強(qiáng)化信息安全管理機(jī)制,做到內(nèi)部事務(wù)內(nèi)網(wǎng),外部事物外網(wǎng)。借助信息化時(shí)代優(yōu)化行政管理系統(tǒng),完善各項(xiàng)功能,將自身的軟件需求積極反饋給供貨商。營造出更加人性化的工作環(huán)境,讓行政管理工作人員在這樣的工作環(huán)境下能夠發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性,從而更好地為組織機(jī)構(gòu)服務(wù)。

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作者:李堯 單位:內(nèi)蒙古自治區(qū)職業(yè)技能鑒定管理中心

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