防汛物資管理內(nèi)控制度建設(shè)探思

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防汛物資的儲(chǔ)備、調(diào)配、運(yùn)輸和發(fā)放是防汛工作的重中之重。在“時(shí)間就是生命”的防汛應(yīng)急工作當(dāng)中，響應(yīng)調(diào)度時(shí)間減少一秒，人民群眾的安全就增加一分。從日常的防汛物資倉(cāng)儲(chǔ)管理，到防汛應(yīng)急期的現(xiàn)場(chǎng)指揮、調(diào)度、物資運(yùn)輸?shù)榷喾矫?，都體現(xiàn)著防汛物資管理內(nèi)控制度建設(shè)狀況。利用現(xiàn)代高科技規(guī)范防汛物資管理，從組織結(jié)構(gòu)及職責(zé)分工、授權(quán)批準(zhǔn)、會(huì)計(jì)記錄、資產(chǎn)保護(hù)、職工素質(zhì)、預(yù)算管理和報(bào)告制度等重要環(huán)節(jié)，組織實(shí)施內(nèi)控制度的不斷優(yōu)化，是做好防汛物資管理必然要求。現(xiàn)就防汛物資管理現(xiàn)狀和存在問(wèn)題，提出構(gòu)建優(yōu)化防汛物資內(nèi)控制度的一些設(shè)想。

一、基本現(xiàn)狀

目前，大部分單位的防汛物資管理仍是以紙質(zhì)文件為基礎(chǔ)，防汛物資的應(yīng)急調(diào)度，僅以出入庫(kù)清單來(lái)記錄、追蹤進(jìn)出物資，防汛物資的管理模式仍以手工管理為主。防汛物資管理未形成信息化、系統(tǒng)化的物資倉(cāng)儲(chǔ)、調(diào)運(yùn)、使用數(shù)據(jù)庫(kù)。在防汛物資的倉(cāng)儲(chǔ)安全管理方面，很多單位僅憑工作人員的經(jīng)驗(yàn)去應(yīng)對(duì)各類(lèi)安全問(wèn)題，缺乏成體系的安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和應(yīng)對(duì)預(yù)案。

二、主要問(wèn)題

（一）防汛物資數(shù)據(jù)的完整性、時(shí)效性、可查性有待提高

傳統(tǒng)防汛物資管理模式，數(shù)據(jù)信息以紙質(zhì)方式存儲(chǔ)，信息的及時(shí)性、時(shí)效性無(wú)法保證，很多有價(jià)值的過(guò)程性動(dòng)態(tài)信息缺失，信息查詢效率低下，不利于信息共享，單位內(nèi)部難以建立有效溝通，更難以與本地和其他地區(qū)的應(yīng)急局、防汛物資管理中心進(jìn)行實(shí)時(shí)互動(dòng)。這種管理模式下防汛指揮決策的物資保障信息支持，很難做到及時(shí)、準(zhǔn)確和充分，應(yīng)對(duì)規(guī)模小、災(zāi)害程度不高的應(yīng)急防汛搶險(xiǎn)尚可，遭遇受災(zāi)范圍大、受害程度高的汛情，就會(huì)出現(xiàn)難以應(yīng)付的局面。

（二）防汛物資有效配置和及時(shí)保障難

由于物資調(diào)度基于手工清單，汛情出現(xiàn)時(shí)決策者難以及時(shí)了解防汛現(xiàn)場(chǎng)物資的實(shí)際使用情況，無(wú)法針對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和反饋，難以實(shí)現(xiàn)防汛物資資源配置的最優(yōu)化。

（三）防汛物資管理的安全風(fēng)險(xiǎn)防控能力弱

防汛物資管理的安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系不健全，僅憑傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)，缺乏系統(tǒng)性、嚴(yán)謹(jǐn)性和科學(xué)性。安全管理工作多集中在事故發(fā)生后的條件反射式本能應(yīng)對(duì)，既缺少應(yīng)對(duì)預(yù)案，預(yù)警機(jī)制也不健全。這不僅增加了防汛物資管理安全事故發(fā)生的可能，更提升了由于防汛物資保障不及時(shí)，造成人民群眾生命財(cái)產(chǎn)損失的風(fēng)險(xiǎn)。

三、初步設(shè)想

（一）建立物資倉(cāng)儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)

1.物資存量數(shù)據(jù)錄入

建立防汛物資數(shù)據(jù)庫(kù)，將物資所屬地區(qū)、貨架編號(hào)、物品類(lèi)型、物品名稱、物品編號(hào)、入庫(kù)時(shí)間等詳細(xì)內(nèi)容一一錄入。按物資分屬的不同級(jí)別分類(lèi)，如省級(jí)、市級(jí)等。按物資不同種類(lèi)分類(lèi),如防汛物資（塊石、編織袋等）、設(shè)備（潛水泵、打樁機(jī)等）。對(duì)于庫(kù)存物資，系統(tǒng)可以統(tǒng)計(jì)出各種物資的數(shù)量及金額，對(duì)于代儲(chǔ)的物資，還可以統(tǒng)計(jì)出該種物資的總代儲(chǔ)費(fèi)用。除本地防汛物資外，可將應(yīng)急管理局所掌握可以調(diào)配的物資同時(shí)錄入，方便防汛應(yīng)急決策。

2.物資入庫(kù)數(shù)據(jù)采集

當(dāng)有新的物資補(bǔ)充到倉(cāng)庫(kù)或委托廠家代儲(chǔ)后，需要對(duì)防汛物資進(jìn)行入庫(kù)操作。要將物資的品名、規(guī)格、廠家及聯(lián)系方式、采購(gòu)方式、物資的有效期、設(shè)備保養(yǎng)周期等相關(guān)信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，采用代碼生成器生成代碼，并打印在不干膠紙上粘在物資存放處。入庫(kù)時(shí)使用手持POS機(jī)掃描代碼入庫(kù)，系統(tǒng)自動(dòng)登記庫(kù)存。

3.物資消耗數(shù)據(jù)核銷(xiāo)

設(shè)置庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)體系，可定期或不定期對(duì)庫(kù)存情況進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)賬物是否相符，如有廢損物資，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)的更新和物資的處理。根據(jù)國(guó)家防總規(guī)定的各類(lèi)防汛物資儲(chǔ)備年限，對(duì)于超過(guò)保質(zhì)期限的物資，系統(tǒng)將提前半年發(fā)出預(yù)警機(jī)制提示，可以提示管理者及時(shí)更新，同時(shí)按防指行文批復(fù)對(duì)超期的物資予以核銷(xiāo)。保證記錄在案的物資處于完好可用狀態(tài)。

4.物資整體數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

建立智能物資動(dòng)態(tài)管理。如基礎(chǔ)庫(kù)存的管理、出入庫(kù)管理、庫(kù)存核銷(xiāo)管理、物資申請(qǐng)與審批、單據(jù)打印和報(bào)表生成等功能，實(shí)時(shí)提供庫(kù)存物資的種類(lèi)、數(shù)量、規(guī)格、保質(zhì)期等信息的統(tǒng)計(jì)，為各部門(mén)進(jìn)行物資調(diào)配使用分析提供依據(jù)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)控制度整體信息的統(tǒng)計(jì)分析功能。通過(guò)創(chuàng)建本地的防汛物資管理中心網(wǎng)站，連接各地?cái)?shù)據(jù)庫(kù)，在系統(tǒng)內(nèi)建立當(dāng)?shù)厮祱D，并在水系圖中標(biāo)列出各種物資的存放地點(diǎn)。從數(shù)據(jù)到圖形，立體全面地實(shí)現(xiàn)防汛物資數(shù)量狀態(tài)的可視化。建立分級(jí)授權(quán)系統(tǒng)，保證每位被授權(quán)的防汛決策者能在網(wǎng)站上進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢和管理，保證防汛工作高效安全地實(shí)施。對(duì)防汛物資的入庫(kù)記錄、調(diào)撥記錄、補(bǔ)充更新記錄、核銷(xiāo)記錄、設(shè)備維修及保養(yǎng)記錄按時(shí)間排序，儲(chǔ)存于數(shù)據(jù)庫(kù)中，保證防汛工作的可追溯性。設(shè)定各類(lèi)物資告警值，當(dāng)某類(lèi)物資數(shù)量少于下限時(shí)給出告警提示，提醒防汛物資管理員及相應(yīng)部門(mén)及時(shí)補(bǔ)充，保障防汛物資隨時(shí)可用。通過(guò)建立防汛物資管理系統(tǒng)，使防汛物資相關(guān)信息簡(jiǎn)潔化，減少信息不對(duì)稱問(wèn)題，保證內(nèi)控制度的有效執(zhí)行，消除潛在的質(zhì)量問(wèn)題和安全隱患，提高防汛工作成效。

（二）優(yōu)化物資調(diào)撥流程

設(shè)立層級(jí)授權(quán)，只有防指被授權(quán)的用戶才可以使用調(diào)撥功能。用戶選擇需要調(diào)撥的物資，直接點(diǎn)擊生成物資調(diào)撥令并實(shí)時(shí)下達(dá)。防汛物資調(diào)運(yùn)相關(guān)人員收到通知，可實(shí)時(shí)溝通反饋，及時(shí)做好調(diào)運(yùn)的準(zhǔn)備工作，從而大大提高應(yīng)對(duì)能力，節(jié)約了防汛應(yīng)急期的寶貴時(shí)間。

（三）嚴(yán)格物資出庫(kù)控制

物資設(shè)備調(diào)撥出庫(kù)時(shí)，按照內(nèi)控制度規(guī)定的調(diào)撥流程，發(fā)出物資及設(shè)備。可采用POS掃描錄入設(shè)備對(duì)調(diào)出物資進(jìn)行掃描，記錄減少的物資品種及數(shù)量，實(shí)時(shí)更新物資存量信息。

（四）細(xì)化全程物流跟蹤

當(dāng)調(diào)令發(fā)出后，通過(guò)一體化的數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)物資調(diào)運(yùn)配送痕跡的可視化，實(shí)時(shí)查詢物資所在位置以及到達(dá)目的地的距離、所需時(shí)間等，確保物資及時(shí)送到搶險(xiǎn)現(xiàn)場(chǎng)。

（五）構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制

預(yù)先進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，設(shè)立安全等級(jí)，并據(jù)此設(shè)置不同級(jí)別的預(yù)警提醒，將安防報(bào)警系統(tǒng)與管理人員的手機(jī)聯(lián)網(wǎng)，管理人員可實(shí)時(shí)掌握防汛物資安全現(xiàn)狀。還可以利用系統(tǒng)連入本地倉(cāng)庫(kù)攝像頭，實(shí)時(shí)抓拍出入庫(kù)人員圖像、進(jìn)行身份識(shí)別、必要時(shí)報(bào)警等。

四、總結(jié)

健全的內(nèi)控制度建設(shè)應(yīng)滲透到日常管理活動(dòng)的方方面面，只要單位存在日常管理活動(dòng)，就需要有相應(yīng)的內(nèi)部控制。只有完善防汛物資管理的內(nèi)部控制，才能確保防汛物資安全、信息及時(shí)、工作高效。利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，打通數(shù)據(jù)壁壘，實(shí)現(xiàn)應(yīng)急局、防汛指揮中心、防汛物資管理中心等多部門(mén)的數(shù)據(jù)共享、信息互通，疊加大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)，更加精準(zhǔn)地管理、調(diào)配防汛物資，提高搶險(xiǎn)救災(zāi)效率，為人民生命財(cái)產(chǎn)安全筑起更加堅(jiān)實(shí)的堤防

作者:袁芳 單位:江蘇省淮安市財(cái)政局