綜合事務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)踐探索

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為更好地管理公司部門和員工，加強(qiáng)辦公綜合事務(wù)規(guī)范管理，全面推行制度規(guī)范的落地實(shí)施，加快信息化建設(shè)步伐就顯得尤為重要，建立一套高質(zhì)量、易維護(hù)、可擴(kuò)展的綜合事務(wù)管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。以公司發(fā)展戰(zhàn)略為指導(dǎo)，以綜合事務(wù)管理的規(guī)范化、信息化、提高綜合事務(wù)管理的效率為宗旨，以滿足綜合事務(wù)管理者需求為目標(biāo)，使公司綜合事務(wù)管理工作能通過(guò)信息化平臺(tái)得以順利開(kāi)展；實(shí)現(xiàn)信息共享，真正做到一次錄入，多次使用，并通過(guò)信息匯總與授權(quán)機(jī)制，使綜合事務(wù)管理工作中的各種角色能夠在工作中及時(shí)地得到需要的信息；工作產(chǎn)生的信息能夠及時(shí)地存儲(chǔ)到平臺(tái)的數(shù)據(jù)庫(kù)之中，以提供其他需要信息的角色進(jìn)行共享；各種角色的工作內(nèi)容、痕跡、時(shí)間等能夠進(jìn)行追溯，如實(shí)反映各種角色工作情況，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)各種角色的評(píng)價(jià)與管理。

一、技術(shù)方案

系統(tǒng)平臺(tái)是架構(gòu)在.NET4.5之上的SOA架構(gòu)。

1.系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)。（1）安全機(jī)制設(shè)計(jì)。系統(tǒng)級(jí)安全機(jī)制：限制系統(tǒng)連接數(shù)、同一時(shí)段用戶登錄數(shù)、用戶登錄超時(shí)時(shí)間等。程序資源訪問(wèn)安全機(jī)制：提供用戶權(quán)限設(shè)置功能，用戶僅能使用方位已授權(quán)的功能與操作。功能性安全控制：對(duì)用戶輸入的信息進(jìn)行有效性驗(yàn)證，在進(jìn)行對(duì)數(shù)據(jù)信息的修改操作時(shí)，對(duì)用戶提交的數(shù)據(jù)進(jìn)行特殊字符過(guò)濾等。數(shù)據(jù)域安全控制：行級(jí)數(shù)據(jù)域安全，即用戶可以訪問(wèn)哪些業(yè)務(wù)記錄，一般以用戶所在單位為條件進(jìn)行過(guò)濾。（2）系統(tǒng)實(shí)用、簡(jiǎn)潔。系統(tǒng)功能實(shí)用，用操作簡(jiǎn)潔、直觀方便、交互性強(qiáng)；具備必要的幫助和導(dǎo)航功能，減少用戶錄入及操作的工作量。（3）系統(tǒng)穩(wěn)定、可靠，運(yùn)行效率高、速度快。系統(tǒng)在運(yùn)行期間，運(yùn)行穩(wěn)定可靠，資源開(kāi)銷小，未出現(xiàn)死機(jī)現(xiàn)象，對(duì)用戶的異常操作有提示、容錯(cuò)及數(shù)據(jù)保護(hù)功能。系統(tǒng)響應(yīng)速度未因系統(tǒng)承載數(shù)據(jù)量發(fā)生變化而改變，本身安全可靠、易于維護(hù)。（4）數(shù)據(jù)庫(kù)。系統(tǒng)采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)：SQLSERVER數(shù)據(jù)庫(kù)。（5）可擴(kuò)充性和易維護(hù)性。系統(tǒng)能夠適應(yīng)企業(yè)變化的需要，可以非常便捷地?cái)U(kuò)充系統(tǒng)的功能和修改系統(tǒng)的功能。（6）數(shù)據(jù)庫(kù)備份與恢復(fù)。系統(tǒng)具有備份和恢復(fù)機(jī)制，可自動(dòng)定期備份數(shù)據(jù)庫(kù)，確保企業(yè)數(shù)據(jù)的安全。備份機(jī)制：每周完整備份、每天差異備份。（7）合理的體系結(jié)構(gòu)和良好的集成性。整個(gè)系統(tǒng)建立在一個(gè)統(tǒng)一的業(yè)務(wù)平臺(tái)上，包括用戶管理、消息服務(wù)、表單服務(wù)、工作流服務(wù)、系統(tǒng)管理等，以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的無(wú)縫集成和協(xié)同，并為系統(tǒng)未來(lái)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。（8）數(shù)據(jù)、信息資源共享。用戶不受空間、時(shí)間約束，可通過(guò)客戶端WEB瀏覽器訪問(wèn)系統(tǒng)，從唯一的信息來(lái)源安全地操作所有信息。信息在一處一次輸入并確認(rèn)，確認(rèn)后的數(shù)據(jù)可在多處重復(fù)利用。對(duì)于歷史電子數(shù)據(jù)進(jìn)行遷移，把用戶歷史數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到新系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享，解決數(shù)據(jù)孤島問(wèn)題。

2.系統(tǒng)功能機(jī)制。（1）標(biāo)準(zhǔn)化。通過(guò)系統(tǒng)對(duì)相關(guān)任務(wù)單據(jù)編號(hào)等分類和編碼規(guī)則進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化定義和統(tǒng)一，使得編碼規(guī)范得以在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)及推廣應(yīng)用。（2）流程化。通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)綜合事務(wù)管理的流轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)，根據(jù)制度規(guī)范和組織資源情況實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)管理工作的流程，并予以痕跡記錄。（3）消息提醒機(jī)制。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了待辦和工作任務(wù)進(jìn)行提醒。并預(yù)留了與第三方軟件實(shí)現(xiàn)提醒的接口，如郵件、短信、企業(yè)即時(shí)通訊軟件等。

3.移動(dòng)辦公。移動(dòng)辦公平臺(tái)采用HTML5框架進(jìn)行定制，支持IOS，Android客戶端。（1）統(tǒng)一用戶管理。移動(dòng)辦公平臺(tái)與綜合事務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行用戶和組織架構(gòu)的同步，同步方式可選自動(dòng)和手動(dòng)兩種方式。（2）界面定制。通過(guò)對(duì)用戶頁(yè)面定制，更加貼合用戶的使用習(xí)慣。（3）流程開(kāi)發(fā)。以PC端流程實(shí)現(xiàn)的邏輯為基礎(chǔ)，進(jìn)行移動(dòng)端流程開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)PC端與移動(dòng)端的配合，發(fā)揮兩端的優(yōu)勢(shì)。（4）集成其他應(yīng)用?？筛鶕?jù)需要，集成企業(yè)其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，如集團(tuán)公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)等。（5）文檔轉(zhuǎn)換服務(wù)。提供獨(dú)立文檔轉(zhuǎn)換服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了文檔在線瀏覽，并進(jìn)行文檔安全控制，防止文檔失控。同時(shí)提供緩存、預(yù)讀等性能優(yōu)化處理機(jī)制。（6）推送通知服務(wù)。對(duì)于流程處理待辦事項(xiàng)，提供圖標(biāo)角標(biāo)推送提醒。必要時(shí)也可通過(guò)手機(jī)短信服務(wù)進(jìn)行提醒。（7）安全機(jī)制。企業(yè)移動(dòng)應(yīng)用場(chǎng)景中需要保證：用接入的安全控制；移動(dòng)傳輸過(guò)程中的數(shù)據(jù)安全；使用過(guò)程中的信息安全，例如下載到手機(jī)本地的重要文件不被泄密等。

4.系統(tǒng)技術(shù)平臺(tái)。（1）一體化平臺(tái)。系統(tǒng)建立企業(yè)核心業(yè)務(wù)的統(tǒng)一平臺(tái)，通過(guò)組件式建設(shè)在該平臺(tái)中能夠搭建各個(gè)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)。為了保證頂層設(shè)計(jì)理念能夠落實(shí)，在設(shè)計(jì)信息系統(tǒng)的時(shí)候，將信息系統(tǒng)按照一體化的要求進(jìn)行四個(gè)一體化，分別是：使用一體化；溝通一體化；業(yè)務(wù)一體化；數(shù)據(jù)一體化。（2）平臺(tái)的開(kāi)放性。系統(tǒng)平臺(tái)通過(guò)使用IT通用標(biāo)準(zhǔn)和提供系統(tǒng)業(yè)務(wù)層源代碼保證平臺(tái)的開(kāi)放性，主要體現(xiàn)為：提供開(kāi)放的、通用平臺(tái)；能為后期建設(shè)的其他系統(tǒng)預(yù)留接口；能保證功能的不斷擴(kuò)充和系統(tǒng)的平穩(wěn)升級(jí)；具備二次開(kāi)發(fā)的能力；系統(tǒng)有統(tǒng)一的授權(quán)體系。（3）用戶管理。系統(tǒng)具有完善的用戶管理和授權(quán)機(jī)制：通過(guò)統(tǒng)一的用戶權(quán)限管理機(jī)制，保證系統(tǒng)的安全性和操作的針對(duì)性；可分級(jí)、分類授權(quán)；可以靈活地定義各種角色；與流程、表單、數(shù)據(jù)的管理有機(jī)地結(jié)合起來(lái)。管理員可以管理和維護(hù)本系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)、人員信息。（4）工作流管理。系統(tǒng)使用國(guó)際工作流聯(lián)盟XPDL2.0標(biāo)準(zhǔn)，XPDL是工作流的標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)，是對(duì)業(yè)務(wù)流程模型（BPMN）標(biāo)記的一種文件格式（持久化為XML），并支持圖形化的展現(xiàn)。其特色功能包括職能流轉(zhuǎn)、錯(cuò)發(fā)回收、多人并發(fā)處理。

5.表單與菜單管理。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了流程表單配置、功能菜單配置功能，用戶可根據(jù)實(shí)際需要及業(yè)務(wù)變化進(jìn)行調(diào)整。

6.系統(tǒng)參數(shù)管理。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了參數(shù)管理功能，系統(tǒng)用戶可以對(duì)常用的以及經(jīng)常變化的參數(shù)進(jìn)行配置，增加系統(tǒng)的維護(hù)靈活性，包括有基本參數(shù)的維護(hù)和各業(yè)務(wù)管理特性參數(shù)的維護(hù)。7.系統(tǒng)日志管理。系統(tǒng)具有完善的日志管理功能，包括報(bào)錯(cuò)日志、系統(tǒng)服務(wù)啟始與結(jié)束日志、用戶登錄及退出日志。

二、建設(shè)成果

1.初步搭建綜合事務(wù)信息數(shù)據(jù)平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)整理和挖掘，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性、統(tǒng)一性和準(zhǔn)確性；能夠快速、及時(shí)地挖掘和掌握綜合事務(wù)及后勤保障管理的相關(guān)信息，直觀、形象地了解各業(yè)務(wù)模塊的管理情況，有效信息檢索，并通過(guò)綜合統(tǒng)計(jì)分析，為規(guī)范管理和科學(xué)決策提供科學(xué)依據(jù)，基本實(shí)現(xiàn)審批流、信息庫(kù)的有效銜接，實(shí)現(xiàn)清晰地費(fèi)用統(tǒng)計(jì)分析。

2.綜合事務(wù)相關(guān)流程線上操作全覆蓋。實(shí)現(xiàn)綜合事務(wù)管理業(yè)務(wù)流程全面信息化，基本做到現(xiàn)有綜合事務(wù)線上操作全覆蓋。主要包括以下功能：（1）會(huì)議管理。實(shí)現(xiàn)會(huì)議室在線申請(qǐng)與審批；根據(jù)會(huì)議預(yù)定時(shí)間提供會(huì)議室占用情況和查詢功能，建立會(huì)議室管理臺(tái)賬，實(shí)現(xiàn)會(huì)議室費(fèi)用統(tǒng)計(jì)。（2）辦公設(shè)備及用品管理。實(shí)現(xiàn)辦公設(shè)備、家具、用品及耗材申領(lǐng)及維修申請(qǐng)線上功能，實(shí)現(xiàn)人員與設(shè)備設(shè)施勾稽關(guān)系，加強(qiáng)調(diào)撥管理，實(shí)施辦公家具及設(shè)備二維碼管理應(yīng)用，完善辦公用品庫(kù)存管理，動(dòng)態(tài)調(diào)整庫(kù)存信息，建立臺(tái)賬，加強(qiáng)分類管理，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)費(fèi)用統(tǒng)計(jì)分析功能。（3）車輛及車位管理。加強(qiáng)車位統(tǒng)籌管理，實(shí)現(xiàn)車位分配和統(tǒng)計(jì)功能，實(shí)現(xiàn)車輛申請(qǐng)流程線上操作，實(shí)現(xiàn)車輛運(yùn)行費(fèi)用核算統(tǒng)計(jì)。（4）郵寄管理。實(shí)現(xiàn)郵寄需求的申請(qǐng)及審批流程線上功能，統(tǒng)計(jì)快遞郵件信息及費(fèi)用。（5）文印管理。實(shí)現(xiàn)文印需求申請(qǐng)及審批流程線上功能，加強(qiáng)文印耗材計(jì)劃管理，實(shí)現(xiàn)文印耗材、成品及費(fèi)用統(tǒng)計(jì)功能。（6）餐飲管理。實(shí)現(xiàn)餐券申領(lǐng)線上功能，實(shí)現(xiàn)餐券查詢和費(fèi)用統(tǒng)計(jì)功能。（7）員工卡管理。實(shí)現(xiàn)員工卡申請(qǐng)、注銷、掛失、換卡管理。（8）辦公區(qū)域可視化管理。通過(guò)可視化視圖展示辦公區(qū)域房間的分配使用情況，可穿透查看辦公室視圖。

3.提升綜合事務(wù)管理規(guī)范化水平。系統(tǒng)建設(shè)以綜合事務(wù)管理相關(guān)制度及工作標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)為依據(jù)，通過(guò)系統(tǒng)建設(shè)實(shí)現(xiàn)相關(guān)制度的落地，進(jìn)一步提升規(guī)范化管理水平。

4.實(shí)現(xiàn)綜合事務(wù)管理系統(tǒng)手機(jī)端操作便捷化。搭建統(tǒng)一移動(dòng)辦公平臺(tái)，除在PC端處理管理業(yè)務(wù)外，實(shí)現(xiàn)手機(jī)移動(dòng)端處理，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)便捷化操作，開(kāi)設(shè)移動(dòng)門戶、消息提醒、電子文件預(yù)覽等功能。通過(guò)綜合事務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)探索實(shí)踐，初步實(shí)現(xiàn)了管理信息的共享，規(guī)范了管理過(guò)程，提高了工作效率。

作者:孫文一 朱文鵬 單位:中國(guó)能源建設(shè)股份有限公司