機(jī)關(guān)單位檔案管理辦法精選(九篇)

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第1篇：機(jī)關(guān)單位檔案管理辦法范文

一、機(jī)關(guān)檔案工作

1、認(rèn)真貫徹落實《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（國家檔案局令第8號），督促、指導(dǎo)縣直機(jī)關(guān)完成保管期限表的修訂工作，認(rèn)真細(xì)致地審批各機(jī)關(guān)單位申報的歸檔范圍和保管期限表。并對年年各機(jī)關(guān)單位文件材料的立卷歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)，使檔案管理達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

2、機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)

加強各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理工作的電子化、數(shù)據(jù)化、現(xiàn)代化，保證檔案作為歷史資料保存不遺、不缺、不漏，完成電子文件的歸檔管理工作。

3、加強民生檔案建設(shè)

民生檔案是與公眾利益直接相關(guān)的檔案，為此我們重點對社會保險檔案工作和社區(qū)檔案建設(shè)工作加大監(jiān)督管理力度，協(xié)助制定相應(yīng)的管理辦法，使其更好的為百姓服務(wù)。同時根據(jù)我縣的實際情況，制定出切實可行的開展民生檔案工作的方案，開始民生檔案調(diào)研工作。

二、農(nóng)業(yè)、農(nóng)村檔案工作

1、繼續(xù)開展社會主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作，加強試點鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村檔案室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，對未建檔的行政村依據(jù)《檔案法》中有關(guān)條款，加強監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)，同時建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村檔案業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo)名冊，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村的檔案管理工作逐步達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求。

2、積極開展村級農(nóng)民專業(yè)合作組織的建檔工作，使農(nóng)民專業(yè)合作組織依據(jù)檔案所具有的真實性、可靠性、科學(xué)性、健康穩(wěn)步地向前發(fā)展。

三、經(jīng)濟(jì)科技檔案工作

1、民營企業(yè)檔案工作

對已上報的規(guī)模以上民營企業(yè)和新增的民營企業(yè)，建檔工作要做到身臨其境，指導(dǎo)到位，使民營企業(yè)檔案工作更好地為縣域經(jīng)濟(jì)服務(wù)。

2、國有企業(yè)檔案工作

加強對國有企業(yè)檔案工作的執(zhí)法力度，對不符合《檔案法》要求的企業(yè)，要下發(fā)檔案執(zhí)法檢查通知書，并責(zé)令其限期整改。對我縣國有改制企業(yè)的檔案工作進(jìn)行管理和處置，并制定檔案處置意見。

3、林權(quán)制度改革試點檔案工作

為更好地開展林權(quán)制度改革試點檔案工作，使檔案工作與林權(quán)制度改革工作同步進(jìn)行，我局將與林業(yè)部門溝通，積極配合林業(yè)部門的檔案工作人員制定《文件材料歸檔范圍》，建立健全檔案工作各種制度，并有相應(yīng)的安全防護(hù)措施，借以維護(hù)檔案的完整與安全，延長檔案的使用壽命。

第2篇：機(jī)關(guān)單位檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；專門檔案；管理；經(jīng)驗

1 什么是專門檔案

專門檔案顧名思義就是專門的檔案，指的是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他社會組織，在從事某些專業(yè)性較強的活動中，為了實現(xiàn)相關(guān)職能目標(biāo)而形成和使用的，具有查考、利用和保存價值并按照專門的管理辦法整理歸檔的各種載體形態(tài)的歷史記錄。

專門檔案是一個群體概念，不是說某一個檔案專門。具體而言，可以分為訴訟檔案、工程檔案、學(xué)籍檔案、藝術(shù)檔案、出版刊物等等。它作為一種有效劃分檔案類別的途徑而廣泛應(yīng)用于檔案分類當(dāng)中，由于專門檔案的特定形成規(guī)律，其收集和管理工作就有別于文書檔案而相對具有獨立性。

2 專門檔案分類的優(yōu)勢

專門檔案相較于文書檔案，其歸檔效果更強烈，更便于查找和借閱。類似我國古代史書中的“紀(jì)傳體”與“編年體”，專門檔案就如同紀(jì)傳體，以某一類人、某一類事作為統(tǒng)一記載序列，而文書檔案則一般是以年度為界。比較來說，專門檔案在技術(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在某些專業(yè)方面的工作情況比文書檔案更有優(yōu)勢。

同時，由于專門檔案的分類方式，諸如音頻、視頻、圖片等媒介能夠單獨分類、單獨存儲，同時其存放條件也與一般文書檔案不同，避免了目前傳統(tǒng)紙質(zhì)分類方式的管理人員混雜、管理方式雜亂的現(xiàn)象。

3 如何更好地建設(shè)專門檔案的管理工作

3.1 要掌握靈活性

管理專門檔案要根據(jù)專門檔案的靈活性靈活調(diào)整。比如我們保存出版刊物時，由于不同的出版刊物有不同的受眾閱覽，也面向不同的地域閱覽，因此，我們在存儲這類專門檔案的時候可以選擇按照出版時間加以分類，也可以選擇按照出版地點加以分類，還可以按照面向人群進(jìn)行分類，類似1999年1月1日的《新華日報》可以和同時間的《人民日報》一同歸檔，也可以按照地域和同一時間的《揚子晚報》一同歸檔。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)按照現(xiàn)實要求，分情況分類進(jìn)行歸檔。

另外需要特別說明的是，對于非紙介檔案的專門歸檔，要根據(jù)每種檔案的不同特質(zhì)靈活對待，借助磁材料保存的文字、聲音、影像檔案，例如光盤、磁盤等要單獨放置，避免消磁。同時因為聲像檔案的瞬時性和階段性，此類檔案還應(yīng)該及時歸檔。采用膠片、相紙等感光材料的，還應(yīng)當(dāng)留存?zhèn)浞?。對于感光材料和磁材料的借閱問題上，應(yīng)該嚴(yán)格控制原件借閱。

3.2 要重視完整性

專門檔案以類別劃分，如果檔案不全將對查閱造成極大不便。比如訴訟檔案，我們要從公安機(jī)關(guān)立案偵查、檢察機(jī)關(guān)提訟到審判機(jī)關(guān)審查宣判，全部記錄，缺一不可。無論時間再長，也要逐一記錄。再比如基建檔案，涉及到規(guī)劃、勘察、施工、建立、設(shè)備、財會、驗收等方方面面，其參與部門之多、時間之長、工程之復(fù)雜等都非常考驗機(jī)關(guān)單位專門檔案管理工作。這種檔案一旦缺失某一點，在后期的核查及糾錯將會出現(xiàn)重大干擾。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員要特別注意，確保此類檔案的齊全和完整。

對于非紙介檔案，除了應(yīng)留存?zhèn)浞葜?，在記中還應(yīng)當(dāng)對檔案生產(chǎn)的時間、地點、人物、工作內(nèi)容和活動等一一注明。明確一線責(zé)任人的責(zé)任，加強系統(tǒng)監(jiān)督。

3.3 要強調(diào)時效性

不同的專門檔案有不同的管理方式。現(xiàn)實社會中，信息量冗雜且繁復(fù)，很難對全部的檔案管理做到全面、準(zhǔn)確，紙質(zhì)材料的存檔更是如此，往往紙質(zhì)檔案隨著時間的推移越積越多，給檔案管理和查閱帶來了諸多不便。這就要求檔案管理人員對歸檔整理要有時效性概念，尤其是專門檔案的分類管理工作，比如說訴訟檔案中若存檔超過一定時限，在法律意義上講已經(jīng)喪失了利用的價值，這時我們可以將超時的這類訴訟檔案再逐一進(jìn)行專門管理；教學(xué)工作的學(xué)籍檔案根據(jù)學(xué)生是否在校，分類管理，按照在籍學(xué)生、未畢業(yè)保留學(xué)籍者、畢業(yè)未提走檔案者等歸類存檔。這樣相對獨立的管理模式，將為檔案的查考利用提供便利條件， 也為檔案的管理工作提供相應(yīng)的支持。

對待非紙介檔案，不僅要考慮傳統(tǒng)檔案的時效性，還要從其本身的材質(zhì)出發(fā)，視情況整理。磁介質(zhì)的檔案需要隔一段時間檢查檔案質(zhì)量，光材料檔案要選用遮光避光場所，同時也要注意保質(zhì)期限。

如此歸檔，很多查找檔案的專門檔案需求人員直接可以查閱本專業(yè)的檔案材料，不需要檔案管理部門的協(xié)助即可，方便又快捷。

第3篇：機(jī)關(guān)單位檔案管理辦法范文

一、高度重視，加強領(lǐng)導(dǎo)

今年以來，我局高度重視機(jī)關(guān)檔案管理工作，將機(jī)關(guān)檔案管理工作納入工作日程，加強對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，真正做到了認(rèn)識到位，組織到位，措施到位。200*年，新一屆領(lǐng)導(dǎo)班子調(diào)整后，及時調(diào)整了安陽市文化局檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并把檔案工作列入全局的長遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計劃及有關(guān)人員的崗位標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)中，把檔案工作作為機(jī)關(guān)管理的一項重要的內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與機(jī)關(guān)其它工作同部署、同組織、同考核。同時，配備了具有較高專業(yè)素質(zhì)工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，形成了以主管領(lǐng)導(dǎo)掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負(fù)責(zé)、各職能科室協(xié)助抓的四級檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

為進(jìn)一步加強對機(jī)關(guān)檔案工作管理，局機(jī)關(guān)舍得在檔案設(shè)施上投入，局機(jī)關(guān)搬入市黨政綜合大樓辦公后，在辦公用房十分緊張的情況下，專門擠出辦公房設(shè)立了文書檔案室、人事檔案室；撥出經(jīng)費，購置檔案柜20余節(jié)，為檔案室配置了計算機(jī)等專用設(shè)備，投入資金購買安裝了益友檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理在硬件上有了保障，適應(yīng)了現(xiàn)代化管理的需要。

二、加強制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理

為進(jìn)一步加強我局的檔案管理制度建設(shè)，規(guī)范機(jī)關(guān)的文書檔案管理，200*年以來,先后制定了《安陽市文化局檔案管理辦法》及有關(guān)規(guī)章制度。如：《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等，明確了檔案工作職責(zé)和任務(wù)，以及的歸檔范圍及整理要求，使各有關(guān)單位對文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依，同時，制定了《檔案人員崗位責(zé)任制》和考核、獎懲制度，并納入機(jī)關(guān)的崗位責(zé)任制，充分發(fā)揮和調(diào)動檔案工作人員的積極性。

為規(guī)范檔案管理，提高檔案管理質(zhì)量，20*年，我局按照市檔案局要求，在全市率先安裝了《益友檔案管理系統(tǒng)》軟件。對所有須歸檔的文件材料經(jīng)整理后，全部輸入計算機(jī)管理，極大地提高了檢索速度和檔案的質(zhì)量。在歸檔過程中，我局檔案所有文件歸檔目錄、盒內(nèi)文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計算機(jī)打?。晃募?、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質(zhì)，有利于檔案的保存，使我局的檔案檔案逐步走向了規(guī)范化、科學(xué)化管理軌道。

四、采取有力措施，做好歸檔和利用工作

200*年以來，我局按照市檔案局的要求，全力做好文書檔案的歸檔和移交工作，截止目前，共歸檔文書檔案1100余卷、件，財務(wù)檔案900余卷。其中，200*年，一次向市檔案局移交各類檔案1700余卷；200*年，歸檔文書檔案313件，較好地完成了歸檔任務(wù)。并按照市檔案局要求，制訂工作計劃，組織市戲曲研究所專門人員，積極開展全市藝術(shù)檔案的收集、歸檔工作。協(xié)助市檔案局制作了《崔蘭田藝術(shù)生平展》、《張寶英舞臺藝術(shù)展》網(wǎng)頁，在黨政綜合大樓舉辦了《崔蘭田藝術(shù)生平展》；與市檔案局聯(lián)合出版了《崔蘭田藝術(shù)研究》，為落實“文化興市”戰(zhàn)略，弘揚崔派戲曲藝術(shù)做出了積極貢獻(xiàn)。

五、積極參加檔案培訓(xùn)，完成上級交辦的任務(wù)

為進(jìn)一步提高檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理水平，我局檔案專職人員多次參加市檔案局舉辦的檔案培訓(xùn)班，購買了《檔案工作法規(guī)文件與業(yè)務(wù)知識匯編》、《歸檔文件整理規(guī)則匯編》等重要工具書，對檔案工作的開展，提供了科學(xué)依據(jù)。200*年*年，由于機(jī)關(guān)搬遷至東區(qū)黨政綜合樓辦公，按照市檔案局有關(guān)要求，必須在當(dāng)年6月底前向檔案局移交建國以來形成的所有文書檔案。在時間緊、任務(wù)重的情況下，我局克服重重困難，從基層抽調(diào)10余名人員，并在檔案局領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和支持下，完成了近30年的文書檔案與財務(wù)檔案的整理歸檔任務(wù)，為我局檔案管理邁上新臺階奠定了堅實的基礎(chǔ)。

六、工作中的不足和今后打算

1、加強宣傳工作力度，提高全員檔案意識。由于對檔案法規(guī)宣傳力度不夠，缺乏全員檔案意識。因此，造成歸檔不規(guī)范，歸檔質(zhì)量差等，今后，我們將著力加強檔案法制宣傳，不斷強化檔案意識。

第4篇：機(jī)關(guān)單位檔案管理辦法范文

1會計集中核算存在的問題

1.1會計集中核算有悖于財經(jīng)法規(guī)

1.1.1會計集中核算與《中華人民共和國會計法》相?！吨腥A人民共和國會計法》第四條規(guī)定,“單位負(fù)責(zé)人對單位的會計工作和會計資料的真實性、完整性負(fù)責(zé)?！鼻也徽f單位負(fù)責(zé)人能不能對會計集中核算中心編制的會計資料真實性、完整性負(fù)責(zé),因為會計集中核算,取消單位會計機(jī)構(gòu),將單位會計機(jī)構(gòu)游離于單位之外,單位既沒有出納員,也沒有記賬員,只保留一個報賬員,也就是說會計核算工作有財政部門相對獨立管理。行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或事項的確認(rèn)、計量、記錄,甚至報告,都有單位之外的會計集中核算中心負(fù)責(zé)。那么,我們要問的是:單位負(fù)責(zé)人如何對單位會計工作負(fù)責(zé)?負(fù)什么職責(zé)?很顯然,單位負(fù)責(zé)人除了定期了解單位財務(wù)報告,甚至走過場似的做一些象征性地在財務(wù)報告封面上簽名蓋章外,既不能隨時了解本單位財務(wù)會計核算情況,也不能對本單位會計機(jī)構(gòu)、會計人員進(jìn)行管理。退一步說,會計集中核算屬于行政機(jī)關(guān)及事業(yè)單位會計業(yè)務(wù)。但是,《中華人民共和國會計法》第三十六條第一款規(guī)定,“各單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)會計業(yè)務(wù)的需要,設(shè)置會計機(jī)構(gòu),或者在有關(guān)機(jī)構(gòu)中設(shè)置會計人員并指定會計主管人員;不具備設(shè)置條件的,應(yīng)當(dāng)委托經(jīng)批準(zhǔn)設(shè)立從事會計記賬業(yè)務(wù)的中介機(jī)構(gòu)記賬”?，F(xiàn)實問題是,一是,這些行政機(jī)關(guān)或事業(yè)單位并不都是不具備設(shè)置會計人員、會計機(jī)構(gòu)的條件;二是并不是單位根據(jù)需要,而是行政機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的上級主管部門根據(jù)需要,設(shè)置會計機(jī)構(gòu);三是,會計集中核算是財政部門成立會計核算中心,在保持單位會計主體、資金使用權(quán)和財務(wù)收支自不變的前提下,取消單位銀行賬戶、會計和出納,各單位只設(shè)報賬員的會計核算活動。會計集中核算中心不是什么中介機(jī)構(gòu)。

1.1.2會計集中核算能夠有效控制支出,卻不能要求單位適時進(jìn)行財產(chǎn)清查,提高資產(chǎn)利用率如前所述,對行政機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的會計核算進(jìn)行全面改革,取消了行政機(jī)關(guān)及事業(yè)單位會計機(jī)構(gòu),改為報賬單位的會計集中核算,對于維護(hù)財經(jīng)紀(jì)律、控制行政事業(yè)單位經(jīng)費支出、防止貪污浪費等確實起到作用。但是,由于會計集中核算是財政部門成立會計核算中心,在保持單位會計主體、資金使用權(quán)和財務(wù)收支自不變的前提下,取消單位銀行賬戶、會計和出納,各單位只設(shè)報賬員,會計核算中心通過會計委托記賬對行政事業(yè)單位集中辦理會計核算和監(jiān)督業(yè)務(wù),融會計核算、監(jiān)督、服務(wù)管理于一體的會計管理體制。而行政機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的會計核算程序之一,財產(chǎn)清查,尤其是不定期財產(chǎn)清查就不能如期進(jìn)行。在實行會計集中核算的行政機(jī)關(guān)及事業(yè)單位,進(jìn)行財產(chǎn)清查時,首先要取得會計集中核算單位的配合和協(xié)調(diào),如果會計集中核算中心工作繁忙,或者因為其他原因不能及時提供會計資料,行政機(jī)關(guān)及事業(yè)單位就不能進(jìn)行財產(chǎn)清查,因而也就不能及時了解單位財務(wù)狀況、資產(chǎn)、負(fù)債的多少,盤清家底,及時結(jié)算債權(quán)、債務(wù),提高資產(chǎn)使用效率。

1.1.3違背《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》,不利于會計基礎(chǔ)工作管理中華人民共和國財政部1996年6月17日的《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第二章第六條規(guī)定,“各單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)會計業(yè)務(wù)的需要設(shè)置會計機(jī)構(gòu);不具備單獨設(shè)置會計機(jī)構(gòu)條件的,應(yīng)當(dāng)在有關(guān)機(jī)構(gòu)中配備專職會計人員。事業(yè)行政單位會計機(jī)構(gòu)的設(shè)置和會計人員的配備,應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一事業(yè)行政單位會計制度的規(guī)定。設(shè)置會計機(jī)構(gòu),應(yīng)當(dāng)配備會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人;在有關(guān)機(jī)構(gòu)中配備專職會計人員,應(yīng)當(dāng)在專職會計人員中指定會計主管人員。會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員的任免,應(yīng)當(dāng)符合《中華人民共和國中華人民共和國會計法》和有關(guān)法律的規(guī)定”。可見,單位的會計機(jī)構(gòu)設(shè)置、會計人員配備,實行會計崗位責(zé)任制是單位內(nèi)部事務(wù),是單位的最基本權(quán)利之一,是《中華人民共和國會計法》賦予的權(quán)力和職責(zé),是任何人不能侵犯和干預(yù)的。

1.1.4會計檔案管理不符合會計檔案管理辦法根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定,會計檔案由單位會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)整理立卷歸檔。當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由本單位會計機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊,移交本單位的檔案機(jī)構(gòu)同一保管;如果單位未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu),則應(yīng)當(dāng)在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管,但出納人員不得兼管會計檔案。有資料顯示,某市實行會計集中核算后,要求各單位的會計檔案資料由會計集中核算中心在一年或半年后轉(zhuǎn)移給行政機(jī)關(guān)或事業(yè)單位。很顯然,這種會計資料管理辦法與我國《會計檔案管理辦法》相左。

1.2重復(fù)設(shè)置會計機(jī)構(gòu),浪費人力、物力實行會計集中核算,對于控制行政機(jī)關(guān)及事業(yè)單位經(jīng)費支出,防止貪污浪費有一定作用。但是我們也應(yīng)該看到,設(shè)置會計集中核算中心本身,也是機(jī)構(gòu)重復(fù)設(shè)置,浪費人力物力的一個典型。有資料顯示,某市設(shè)置會計集中核算中心機(jī)構(gòu),獨立于行政、事業(yè)單位之外的做法,相對增加80多人的事業(yè)單位編制。在會計崗位上,會計集中核算中心80人計算,每崗工作人員工資年薪3萬元,一年財政支出240多萬元。此外,因為各單位集中報賬,按每周兩次,一次交通費20元計算,每年每單位多支出2000元,300多個行政機(jī)關(guān)及事業(yè)單位,每年多支出60萬元。一個行署市級政府設(shè)置的會計集中核算中心,每年因此多支出300多萬元。而這些支出是剛性的,不可控制的。這些支出還不包括會計集中核算中心的場地租賃費、辦公經(jīng)費等其他支出。設(shè)置會計集中核算中心,本身相對控制行政單位及事業(yè)單位支出。我們要問的是,控制這些支出是否都一定合理、合法?是否都能夠符合這些單位的實際情況?另外,是否被納入會計集中核算中心的單位都不遵循財經(jīng)紀(jì)律,都存在浪費人力物力現(xiàn)象?顯然,上述諸問題,不得不讓當(dāng)事單位及相關(guān)會計人員懷疑。

2撤消會計集中核算中心對策基于上述觀點,我們認(rèn)為應(yīng)該撤消會計集中核算中心，當(dāng)然,也不能簡單一撤了之，因為,會計集中核算中心的設(shè)立,畢竟有其獨到作用。

2.1撤消會計集中核算中心,保留會計憑證審核機(jī)構(gòu)《會計法》第三十三條規(guī)定,“財政、審計、稅務(wù)、人民銀行、證券監(jiān)督、保險監(jiān)管等部門應(yīng)當(dāng)依照有關(guān)法律、行政法規(guī)規(guī)定的職責(zé),對有關(guān)單位的會計資料實施監(jiān)督檢查。”這些檢查可以是事后檢查,也可以是事前監(jiān)督。為了單位便于與財政部門的集中支付中心對接,嚴(yán)格控制經(jīng)費支出,防止貪污浪費的發(fā)生,各地在撤消會計集中核算中心的同時,仍然要求財政部門保留會計憑證審核機(jī)構(gòu),對行政機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的經(jīng)費預(yù)算、記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的原始憑證進(jìn)行審核非常必要。財政部門對原始憑證審核除了有關(guān)人員簽名蓋章外,還可以在原始憑證及經(jīng)費支出預(yù)算表上蓋上“審訖”字樣,為以后有關(guān)單位審計、財務(wù)檢查等活動提供依據(jù)。超級秘書網(wǎng)

第5篇：機(jī)關(guān)單位檔案管理辦法范文

1、規(guī)范機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理。加強機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案監(jiān)督指導(dǎo)力度，繼續(xù)做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作目標(biāo)管理和規(guī)范化工作。組織開展社會建設(shè)與社會管理檔案工作，指導(dǎo)社區(qū)、醫(yī)保、社保、新農(nóng)合、教育、醫(yī)療等機(jī)構(gòu)規(guī)范檔案管理，加大業(yè)務(wù)指導(dǎo)力度。

2、加強國有企業(yè)檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)。按照《關(guān)于認(rèn)真做好國有及國有控股企業(yè)檔案工作的通知》，貫徹《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，指導(dǎo)相關(guān)單位制定〈國有企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表〉。

3、加強農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作指導(dǎo)。一是繼續(xù)抓好社會主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作；二是完成農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)登記試點檔案工作；三是加強農(nóng)村檔案信息資源共享工作的指導(dǎo)。

4.加強機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)。加大對機(jī)關(guān)重要現(xiàn)行文件和相關(guān)信息收集利用工作的力度，加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，繼續(xù)做好文件級檔案目錄錄入工作；大力推廣使用檔案管理軟件，抓好業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化進(jìn)程。著力抓好電子文件的收集、歸檔、管理，加強監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，使之逐步規(guī)范化、制度化。

5. 加強重大建設(shè)項目檔案工作。全縣各單位要深入貫徹國家、省、市檔案局和發(fā)改委印發(fā)的《重大建設(shè)項目檔案工作驗收辦法》和《__省重大建設(shè)項目檔案工作管理辦法》?？h檔案局要認(rèn)真做好我縣內(nèi)省、市、縣重大建設(shè)項目檔案的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和登記工作，對竣工的項目依法開展項目檔案專項驗收工作。各項目主管部門和業(yè)主單位要積極開展并主動接受縣檔案局的指導(dǎo)和監(jiān)督，確保我縣重大建設(shè)項目檔案工作順利開展并為今后項目的管理提供好利用服務(wù)。

6. 組織開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)考察活動。加強與兄弟區(qū)(市)縣檔案部門的溝通和交流，有針對性的選擇部分縣市進(jìn)行學(xué)習(xí)考察活動，及時掌握全縣檔案工作動態(tài)。

1、進(jìn)一步完善檔案館“五位一體”功能，使縣檔案館逐步成為全縣愛國主義教育基地，檔案安全保管基地，檔案利用服務(wù)中心，政府信息公開中心，電子文件管理中心。

2、做好檔案資料的提供利用工作，及時、全面、準(zhǔn)確為社會各界提供利用服務(wù)，把服務(wù)工作提升到一個新的水平。大力開發(fā)館藏檔案信息資源，利用館藏檔案開展檔案編研工作。

3、加強檔案安全管理工作，牢固樹立“安全第一”的觀念，嚴(yán)格落實檔案安全各項制度，開展檔案安全專項檢查，切實落實“八防”措施，確保館藏檔案安全。

4、強化檔案收集，加強檔案資源體系建設(shè)。著力于建設(shè)內(nèi)容豐富、門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、關(guān)涉民生的檔案資源體系，整合涉及人民群眾切身利益的包括民營企業(yè)、社區(qū)和新農(nóng)村檔案在內(nèi)的未進(jìn)館檔案,使大量檔案由分散變集中，便利群眾利用。加強對有利用和參考價值的各種珍貴歷史檔案、名人檔案、地方特色檔案等相關(guān)檔案資料的征集，擴(kuò)大檔案征集領(lǐng)域和途徑收集反映我縣經(jīng)濟(jì)和社會歷程與成就的檔案，以及重大活動、重大事件、文化藝術(shù)特色檔案，進(jìn)一步豐富和優(yōu)化檔案資源，加強檔案資源體系建設(shè)。

1、加強檔案干部政治思想建設(shè)。組織檔案人員認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的十精神，用理論武裝頭腦，指導(dǎo)實踐，推動工作。堅持完善學(xué)習(xí)制度，不斷加強理論和業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，進(jìn)一步激發(fā)干部職工的責(zé)任感和事業(yè)心，保持昂揚向上的精神狀態(tài)。

2、牢固樹立政治意識、大局意識、責(zé)任意識和服務(wù)意識，使廣大檔案工作人員爭做“學(xué)習(xí)型、創(chuàng)新型、服務(wù)型”的干部。

第6篇：機(jī)關(guān)單位檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞：旅游檔案；工作方法

中圖分類號：G642 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B 文章編號：1002-7661（2015）12-029-01

隨著我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，旅游需求已經(jīng)成為一種普遍的、常態(tài)化的國民需求。旅游需求的必然性、增長的迅猛性以及結(jié)構(gòu)的多變性從多角度顯示了旅游發(fā)展的前景是廣闊的，成長的空間是巨大的。近年來，隨著我國旅游法的全面實施，我國旅游產(chǎn)業(yè)范圍擴(kuò)大的同時，勢必導(dǎo)致我國旅游行業(yè)檔案大量產(chǎn)生。由于旅游行業(yè)檔案管理對象具有廣泛性和旅游從業(yè)人員具有流動性等特點，這為旅游行業(yè)檔案工作帶來一些難度。最近，通過對我市重點旅游管理部門和旅游企業(yè)的調(diào)查，發(fā)現(xiàn)我市的旅游檔案管理工作的現(xiàn)狀不容樂觀。

一、旅游檔案管理工作的現(xiàn)狀

旅游業(yè)是一個綜合性很強的產(chǎn)業(yè)，體系龐雜，包羅萬象。通過對我市旅游管理部門和旅游經(jīng)營企業(yè)的調(diào)查來看，主要存在以下幾個方面的問題。

1、旅游檔案工作處在無序狀況。旅游行業(yè)涉及的單位多、行業(yè)雜、范圍廣，除旅游行政管理部門外，旅游企業(yè)工作人員流動性大，辦公場所不固定，檔案員職責(zé)不明確。總的來看，旅游行政管理部門由于機(jī)構(gòu)固定，人員穩(wěn)定，檔案管理已納入當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督、執(zhí)法檢查范圍，旅游檔案管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。而更多的旅游企業(yè)對檔案的認(rèn)識不高，檔案缺乏規(guī)范統(tǒng)一的管理，仍把檔案管理當(dāng)做附帶性工作而不是同等的支撐體，對旅游檔案管理工作不重視，對旅游檔案的管理手段也不規(guī)范。

2、旅游行業(yè)的檔案管理人員不穩(wěn)定，專業(yè)知識少。從調(diào)查的情況看：旅游企業(yè)員工多是實行聘任制，變動頻繁，任職時間相對較短，多則3-5年，少則1年左右，檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，不熟悉檔案法律法規(guī)，不了解基本的檔案操作技術(shù)，正規(guī)檔案專業(yè)培訓(xùn)少，加上身兼數(shù)職，工作繁忙，檔案業(yè)務(wù)管理工作處于低水平層次。

3、旅游檔案的開發(fā)利用范圍窄，利用率低。從調(diào)查的十多個單位看，將檔案資料提供給社會查詢利用的只有2個，占13%。提供查詢利用的范圍有限，一是只對媒介提供宣傳促銷材料，二是只對案件查詢提供涉案記錄證明材料。一般情況只供本單位、本系統(tǒng)和相關(guān)單位或部門查詢。由于旅游行業(yè)現(xiàn)多實行承包經(jīng)營制，承包者對旅游景點、旅游企業(yè)的歷史缺乏全面系統(tǒng)的了解，許多可挖掘的東西，基本上無人問津，更談不上開發(fā)。

4、旅游檔案知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)還處于盲目階段。檔案室對所收集保管的旅游檔案在對外利用過程中，由于檔案管理員知識產(chǎn)權(quán)知識欠缺，對作者所有權(quán)的正當(dāng)權(quán)益不能正確把握，在利用中視為一般公文處理。如為他人隨意翻拍別人的旅游攝影作品、字畫等等，而不為作者支付相應(yīng)的報酬，這些問題較為普遍，也是一個值得注意的問題。

二、造成旅游檔案管理工作現(xiàn)狀的成因

旅游檔案管理工作之所以處于這種格局，究其原因主要有政策、體制、觀念、經(jīng)濟(jì)狀況等幾個方面的原因。

在調(diào)查的過程中，有的旅游企業(yè)管理人員認(rèn)為旅游檔案工作非常重要，但是對如何建檔，如何管理，感到很盲然。有的經(jīng)營者卻認(rèn)為建檔好壞與企業(yè)發(fā)展沒有直接關(guān)系，這么多年沒有建檔經(jīng)濟(jì)效益照樣好。就連檔案行政部門也有人認(rèn)為旅游業(yè)龐雜，又多是自主經(jīng)營企業(yè)，檔案的歸宿和流向無定論，連機(jī)關(guān)檔案工作都抓不過來，哪有精力顧及旅游檔案。

由此，不難看出，旅游企業(yè)的經(jīng)營者在思想認(rèn)識上，就如何看待和做好旅游檔案管理工作是有差異的，這種差異既有政策法規(guī)上的原因，也有體制觀念上的因素，還受經(jīng)濟(jì)條件的限制。不改變這種思想觀念，不制定相應(yīng)的管理辦法，我市的旅游檔案管理工作仍將處于一種盲然無序的狀態(tài)。

三、加強旅游檔案管理工作的對策

1、正確認(rèn)識，擺正位置。要正確認(rèn)識旅游業(yè)檔案管理工作的重要性，擺正旅游行政部門和檔案行政部門在旅游業(yè)發(fā)展和旅游業(yè)檔案管理過程中的位置。旅游行政管理部門作為旅游企業(yè)的主管部門，不僅要督促旅游企業(yè)抓好經(jīng)營管理，還要督促旅游企業(yè)做好自身旅游檔案管理工作。旅游企業(yè)要主動接受旅游行政部門和檔案行政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)，不折不扣地做好旅游檔案管理工作。

2、加大宣傳，統(tǒng)籌規(guī)劃。《檔案法》已頒布17年， 但旅游經(jīng)營者真正了解《檔案法》的為數(shù)不多。檔案行政部門要采取有效措施，可通過廣播、電視、報刊、雜志等媒介途徑，擴(kuò)大對旅游行業(yè)檔案法律法規(guī)的宣傳，要讓檔案法規(guī)知識深入到每個旅游企業(yè)經(jīng)營管理者的心里，讓他們知法、懂法、守法，自覺主動地管理好本單位、本系統(tǒng)的旅游檔案。同時，檔案行政管理部門要把旅游檔案工作列入當(dāng)?shù)貦n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃中去，做到與其它門類共同發(fā)展。

3、完善機(jī)制，規(guī)范管理。旅游檔案管理工作有著自身的特殊性和規(guī)律。檔案行政部門要認(rèn)真研究旅游檔案產(chǎn)生的特點和規(guī)律，從實踐中摸索出一套行之有效的具有操作性的旅游檔案管理辦法，由政府統(tǒng)一制定實施。旅游主管部門在強化經(jīng)營管理，規(guī)范旅游市場行為的同時，要把建好管好用好旅游檔案作為重要內(nèi)容提出來，盡早地對旅游檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范管理，使旅游企業(yè)和經(jīng)營者有法可依，有規(guī)可循，使旅游檔案工作逐步走向規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的軌道。

第7篇：機(jī)關(guān)單位檔案管理辦法范文

【關(guān)鍵詞】 城建工程；檔案；館藏質(zhì)量

城市建設(shè)檔案是城市面貌和基本建設(shè)歷史和現(xiàn)狀的真實記錄，是進(jìn)行城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的重要科學(xué)依據(jù)。隨著城市建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，城建檔案顯得越來越重要，它對于加強工程質(zhì)量控制，追究工程質(zhì)量責(zé)任，懲治工程領(lǐng)域腐敗行為，以及工程日后維修、改建、擴(kuò)建等，具有重要作用，是國家的珍貴財富。如何確保城建檔案的質(zhì)量，盡可能保證接收進(jìn)館的檔案真實、準(zhǔn)確，與工程實際相符合，就成了業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員的工作重心。

目前，由于建設(shè)工程項目多、周期長、人員素質(zhì)不一、工作變動頻繁等因素的影響，使得我們在接收檔案的過程中常常碰到這樣那樣的問題，如：有的建設(shè)單位“重建設(shè)，輕檔案”，工程竣工四、五年還不向城建檔案館移交資料，而自身又保管不善，致使工程資料大量丟失，一旦維修卻無據(jù)可依；有的單位一套工程資料還未交清，工作人員已換了兩三個，不但工程情況說不清，還使大量資料流失在外，無法找到；有的單位資料管理人員沒有一定的專業(yè)技術(shù)知識，對工程檔案內(nèi)容不清楚，無法保證檔案的系統(tǒng)完整；有的施工單位怕麻煩，沒有編繪竣工圖，使竣工圖與實物不符，不能反映建筑物的真實情況等。這些情況的發(fā)生都不能保證竣工檔案的進(jìn)館質(zhì)量，更無法滿足日后對檔案的開發(fā)、利用。

基于此，本文結(jié)合工作實踐，對如何保證工程檔案的進(jìn)館質(zhì)量談幾點看法。

一、加強執(zhí)法力度，擴(kuò)大宣傳范圍

有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究是法制建設(shè)的中心內(nèi)容，只有建立完整、必要的規(guī)章制度，才能保證進(jìn)館檔案的質(zhì)量。

近年來，從國家到地方相繼出臺了一系列有關(guān)城建檔案的法律、法規(guī)和規(guī)范性文件，如《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》及《蘭州市城市建設(shè)檔案管理辦法》等，對城建檔案的歸檔范圍、質(zhì)量要求、編制原則、立卷方法都做了明確的規(guī)定，從而為“依法治檔”打下了良好的基礎(chǔ)。對不按規(guī)定移交建設(shè)工程資料的單位，我們將采取以下措施：對建設(shè)項目已竣工卻不按時移交竣工資料的單位，送達(dá)《城建檔案催交通知書》，限期整理、移交全套資料；對拒不按規(guī)定移交檔案的單位，情節(jié)嚴(yán)重的，我們將上報建設(shè)行政管理機(jī)關(guān)，對其進(jìn)行行政處罰；構(gòu)成犯罪的，提請司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。

對城建檔案不重視最主要的原因還是人們檔案意識淡?。粚Τ墙n案的地位、作用了解甚少；采取處罰等措施僅僅是一種制約手段，卻無法從根本上解決檔案的質(zhì)量問題。只有加大宣傳范圍，利用一切可利用的新聞媒體，對城建檔案的法律、法規(guī)和各種規(guī)章制度，城建檔案的重要性及其開發(fā)利用等多方面開展宣傳教育，用現(xiàn)實生活中經(jīng)常碰到的一些問題，如土地、房屋的產(chǎn)權(quán)糾紛；對建設(shè)工程的維修，改、擴(kuò)建；市政建設(shè)中各種管道的開挖、維修等因城建檔案管理不善或無資料可查造成經(jīng)濟(jì)損失、發(fā)生事故等實例，讓全社會都來關(guān)注城建檔案，認(rèn)識城建檔案，只有思想認(rèn)識提高了，工程檔案的質(zhì)量才能有保證。

二、組織集中培訓(xùn)，深入基層指導(dǎo)

1、不定期舉辦城建檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)班

對建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位的檔案技術(shù)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，向他們宣傳法律、法規(guī)，講解技術(shù)文件材料的形成、收集、整理過程中應(yīng)注意的問題和解決方法；竣工圖的編制要求；工程檔案的案卷質(zhì)量要求等，使這些人員了解城建檔案工作的知識，掌握城建檔案的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并使之運用到工作實踐中去，為更好的開展城建檔案工作奠定基礎(chǔ)。

2、對重點建設(shè)工程項目，實行同步跟蹤管理

業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員應(yīng)直接到施工現(xiàn)場進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對工程形成的文件材料、圖紙、技術(shù)文件等跟蹤了解，摸清情況，做到心中有數(shù)，及時解決檔案材料形成過程中出現(xiàn)的問題，提出城建檔案館對工程竣工檔案編制的要求和做法，杜絕檔案資料當(dāng)時不做，事后造假的現(xiàn)象發(fā)生，確保重點工程檔案質(zhì)量。

三、做好工程檔案的竣工預(yù)驗收工作

城建檔案預(yù)驗收是指工程開竣工驗收會之前，城建檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員對工程竣工資料進(jìn)行專項預(yù)驗收，落實工程檔案的移交事項，對工程資料中存在的問題，及時提出整改要求，督促相關(guān)單位改進(jìn)，以保證檔案的準(zhǔn)確性；同時使自己對工程項目中所產(chǎn)生的文件資料做到心中有數(shù)，避免工程檔案移交時被漏交或不交，以保證檔案的完整性；向各參建單位宣傳有關(guān)檔案的法規(guī)規(guī)范，使他們進(jìn)一步認(rèn)識到檔案的重要性，積極配合做好檔案的移交工作，保證檔案及時進(jìn)館。因此，做好城建檔案預(yù)驗收工作是保證檔案質(zhì)量的有效措施。

四、提高業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員自身素質(zhì)

業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員自身素質(zhì)的高低，也直接影響工程檔案的質(zhì)量。首先，業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作專業(yè)性強，要求工作人員有較強的專業(yè)知識和技能。不但能夠理解掌握城建檔案政策法規(guī)，同時還要了解相關(guān)的工程專業(yè)知識，能及時準(zhǔn)確的發(fā)現(xiàn)檔案存在的問題，并有效的加以解決。其次，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員要有高度的責(zé)任心。因為對檔案的審核驗收是一項枯燥乏味的工作，又臟又累，若沒有一點責(zé)任心，對移交的檔案不審核，粗略一看或干脆不看就照單全收，根本無法保證工程檔案的進(jìn)館質(zhì)量。第三，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員要有強烈的參與意識。即從工程項目立項開始就及時參與進(jìn)去，了解工程概況和進(jìn)度，深入到施工第一線，做到每一步都心中有數(shù)，才能確保城建檔案的系統(tǒng)完整。

總之，城建檔案工作是一項“功在當(dāng)代，利在千秋”的工作，只有保證了工程檔案的進(jìn)館質(zhì)量，才能真正做到對檔案進(jìn)行開發(fā)和利用。因此，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員一定要本著實事求是，一絲不茍的精神，嚴(yán)把檔案質(zhì)量關(guān)，為城建檔案事業(yè)的發(fā)展盡心盡責(zé)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]中華人民共和國國務(wù)院令第279號. 建設(shè)工程質(zhì)量管理條例.

[2]中華人民共和國建設(shè)部令第90號.城市建設(shè)檔案管理規(guī)定.

第8篇：機(jī)關(guān)單位檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞:會計電算化 會計檔案 管理 問題 改善

    一、會計檔案的作用

    1.會計檔案直接影響經(jīng)濟(jì)工作。從宏觀來說,國家利用各企事業(yè)單位、各機(jī)關(guān)的會計檔案反映的數(shù)據(jù)逐級匯總,可以考核國民經(jīng)濟(jì)各部門有關(guān)計劃和預(yù)算的執(zhí)行情況,從而制訂更適應(yīng)國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的計劃和決策;從微觀來說,各企事業(yè)、機(jī)關(guān)單位利用會計檔案提供的原始數(shù)據(jù),科學(xué)地預(yù)測未來,制訂最優(yōu)化的管理方案,以最低的成本獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益。

    2.會計檔案保護(hù)國家利益不受侵犯。改革開放給經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來了生機(jī)和活力。但由于原有法律法規(guī)還不完善,一些單位和個人利用政策上的漏洞,巧立名目,隨意提高開支,鋪張浪費,使國家財政收入大大流失。而會計檔案將這些違反國家財經(jīng)法紀(jì)的情況真實地記錄下來,及時發(fā)現(xiàn)問題,阻止腐敗的產(chǎn)生、蔓延,打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的不法行為,解決經(jīng)濟(jì)糾紛,從而確保國家的經(jīng)濟(jì)利益。

    二、電算化下會計檔案管理的內(nèi)容

    電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎(chǔ)工作,單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度,并由專人負(fù)責(zé)管理;對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份,存放在兩個不同的地點;采用磁性介質(zhì)保存會計檔案,要定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞,而使會計檔案丟失;通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用與定點開發(fā)相結(jié)合會計軟件的全套文檔資料,以及會計軟件程序,視同會計檔案保管,保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

    三、電算化下會計檔案管理存在的一些問題

    1.會計檔案載體。電算化會計雖已實施,但因為實施時間不長,財會人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對會計電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解,缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗,很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔,而沒有將存儲在計算機(jī)中的會計信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存,從而影響會計檔案的完整性。

    2.會計載體本身性質(zhì)帶來的問題。電算化會計檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視,因此目前許多企業(yè)因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存,導(dǎo)致在電算化軟件升級后,不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用;《會計檔案管理辦法》第十二條規(guī)定:采用計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會計檔案,并對保存期限作了規(guī)定,但目前由于一些單位受條件限制,沒有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī),還在使用老的針式打印機(jī),致使打印輸出的紙介質(zhì)會計檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限;沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標(biāo)準(zhǔn),建立專門的電算化會計檔案保護(hù)制度;未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計檔案數(shù)據(jù)備份,未實行備用盤與存儲盤分離存放,導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。

    3.會計檔案管理制度不完善。由于電算化會計檔案更易在不知不覺的情況下被修改,因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度,沒有制定相應(yīng)的會計電算檔案保管人員職責(zé)情況下,會計檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。

    4.缺乏必要的計算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才。眾所周知,電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問題,但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進(jìn)行一定的軟件設(shè)施建設(shè)。

    提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī),以它們作為輸出紙質(zhì)會計檔案的工具:選用功能符合本單位實際業(yè)務(wù)的電算化培訓(xùn),然后就去操作系統(tǒng),在一定層面上而言,會計人員僅學(xué)會了操作,而管理與維護(hù)對他們而言就非常陌生,由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。

    四、如何改善電算化下的會計檔案管理

    1.完善會計軟件

    最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能,如有聯(lián)網(wǎng),注意進(jìn)行定期的補丁維護(hù),避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全,導(dǎo)致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

    2.完善電算化下會計檔案管理各項制度

 

;   (1)建立電算化會計檔案的歸檔制度。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應(yīng)視同會計檔案保管;會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前,應(yīng)妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出,并按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求,及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。

    (2)建立電算化會計檔案的保管制度。根據(jù)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn),建立電算化會計檔案保管制度:選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計檔案數(shù)據(jù)備份,備用盤與儲存盤分離存放;做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進(jìn)行編號,標(biāo)明時間和文件內(nèi)容,制作檔案管理文件卡片。

    (3)建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度。查閱會計檔案,需經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定,辦理借閱手續(xù);外單位查閱本部門會計檔案,要有單位介紹信,并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

    (4)建立電算化檔案定期備份制度。電算會計檔案應(yīng)定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì),并設(shè)立備查登記簿,提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息;同時由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對這些會計電算檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制,以防止會計信息損壞。

    3.提高會計部門人員素質(zhì),完善人員配置結(jié)構(gòu)

    會計系統(tǒng)是由人來操作的,一個系統(tǒng)是否安全,不但取決于系統(tǒng)本身,更應(yīng)該注意操作使用人員的素質(zhì),未經(jīng)有效的業(yè)務(wù)訓(xùn)練和不具備良好職業(yè)道德的員工本身,對系統(tǒng)的安全是一種威脅。要提高會計人員計算機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì),必須大力加強人才培訓(xùn)的力度。各單位應(yīng)積極支持及組織會計人員學(xué)習(xí)和提高會計電算化知識,培養(yǎng)復(fù)合型人才,為本單位盡快建立高效的會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。對會計人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)管理人員,應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進(jìn)行培訓(xùn)。對系統(tǒng)維護(hù)人員,應(yīng)盡量用計算機(jī)專業(yè)人員,畢竟,計算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)是一項專業(yè)性很強的工作,對這些計算機(jī)專業(yè)人員只要簡單的會計培訓(xùn),就可以收到良好的效果。

    參考文獻(xiàn):

    [1]張穎.對會計檔案管理的思考.遼寧經(jīng)濟(jì),2008,(3).

第9篇：機(jī)關(guān)單位檔案管理辦法范文

對于高校檔案管理而言，主要有檔案信息需求者和檔案信息管理者兩個主體，其中檔案信息管理者擁有充足的檔案信息資源，檔案信息需求者主要是校內(nèi)師生和校外用人單位等，兩者之間存在著相互博弈過程，形成我國高校當(dāng)前檔案管理中的“倒金字塔”現(xiàn)象。

1.國家對于檔案信息開放和利用缺少相關(guān)規(guī)定

對于檔案信息需求者和檔案信息管理者而言，如果檔案信息管理者能夠在最短的時間里，為檔案信息需求者提供所需的檔案信息，檔案信息需求者對于檔案信息管理者給予正向評價，則兩者就處于一種雙贏狀態(tài)。可是在這個過程中，檔案信息管理者和檔案信息需求者之間的雙贏受到多種因素制約，從結(jié)果來看，高校檔案館可能都不是“零和博弈”的最終贏家。當(dāng)前，學(xué)術(shù)界對于高校檔案信息的公開和保密之間的認(rèn)識和觀點不完全統(tǒng)一，即使是在檔案管理較為先進(jìn)的美國和西歐發(fā)達(dá)國家，出于對個人隱私的保護(hù)，也十分注重對個人檔案信息的保護(hù)，一旦泄露秘密信息將要承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任，最高法院也對于行政機(jī)關(guān)賦予其文件機(jī)密保護(hù)的權(quán)利。我國檔案法律法規(guī)規(guī)定，如果泄露檔案信息，將會受到法律嚴(yán)厲懲罰。所以，對于我國高校檔案館而言，在對檔案信息開放過程中，很難把握開放的界限，權(quán)衡利弊后，選擇檔案信息不開放政策，因為檔案信息的不開放不會造成不可預(yù)期的后果，就不會受到法律的懲罰。而且，雖然不開放檔案信息可能會在輿論上引起學(xué)校師生和部分用人單位的不滿，但是至少不會引起任何法律和制度上的后果。這就可以解釋為什么大部分高校檔案館選擇對學(xué)生不開放。因此，造成這種結(jié)果的主要原因是我國當(dāng)前相關(guān)檔案和保密法律法規(guī)，對于學(xué)生檔案信息開放沒有明確規(guī)定，也缺少對檔案館信息開放的實質(zhì)性約束和要求。

2.高校檔案利用范圍不明確

從檔案館角度來看，提供檔案利用服務(wù)經(jīng)常使檔案需求者產(chǎn)生不滿情緒，檔案信息資料查找工作量較大、查找效率不高、滿意度較低等，使檔案館認(rèn)識到提供檔案信息服務(wù)是一件吃力不討好的事情，而且高校檔案信息資料開放和利用受到各種關(guān)系的約束和學(xué)校各種規(guī)定的限制。因為檔案館只是高校系統(tǒng)的一個部分，還有教務(wù)部門、學(xué)工部門和教學(xué)院系，不僅要受到檔案保密相關(guān)法律約束，而且還要受到學(xué)校規(guī)定的限制。為了確保檔案館提供檔案信息服務(wù)不會產(chǎn)生不滿意結(jié)果，各個檔案館基本上都采取制度性措施來限制檔案信息的利用，無形中增加了檔案信息利用的煩瑣程度和難度。例如，以提供畢業(yè)生成績單為例，為了檔案信息資料的安全，學(xué)校一般都將檔案館放在較為隱蔽的地方，在校師生和社會檔案需求者都要花費大量時間和精力來尋找檔案館。而且，出于對個人隱私的保護(hù)，要求檔案信息需求者必須要攜帶個人有效證件到館辦理查詢手續(xù)，不支持電子郵件查詢和電話查詢服務(wù)，這對于檔案資料利用者而言，手續(xù)十分復(fù)雜，這個過程就是一個效率十分低下的過程，本身呈現(xiàn)出“倒金字塔”特征。檔案信息需求者和檔案信息管理者都要花費大量時間和精力，而且結(jié)果也不一定十分理想。但是，從經(jīng)濟(jì)角度來看，檔案館提供檔案服務(wù)，經(jīng)濟(jì)效益較低，甚至完全為零。從性質(zhì)來看，檔案信息服務(wù)是一個純公益性過程，將檔案信息服務(wù)社會化，收取相應(yīng)費用也不符合我國當(dāng)前高校檔案管理的目標(biāo)和相關(guān)法律法規(guī)要求。

二、高校檔案管理中的“倒金字塔”解決措施

要有效減少高校檔案管理中的“倒金字塔”現(xiàn)象的發(fā)生，不斷降低不良后果，就要從檔案館自身角度，進(jìn)一步明確檔案信息開放界限，減少檔案利用程序，減少檔案資料利用的制度。

1.明確高校檔案館檔案信息服務(wù)職能

我國2008年頒布的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確規(guī)定，高校中個人或有關(guān)單位，如果不按照規(guī)定及時歸檔，將檔案據(jù)為己有，或者拒絕規(guī)定的，都屬于違法行為，而且校方要及時對直接負(fù)責(zé)人員和主管人員依法給予處分，已經(jīng)構(gòu)成犯罪行為的，由司法機(jī)關(guān)依法給予追究刑事責(zé)任。但是，我國高校檔案相關(guān)法律法規(guī)對于檔案利用方面沒有給予明確要求，從而降低了高校檔案管理部門的“風(fēng)險責(zé)任預(yù)期”，形成高校檔案管理“倒金字塔”現(xiàn)象的制度性原因。因此，要進(jìn)一步制定和完善高校檔案信息開放范圍，明確高校檔案信息服務(wù)職能，在確保檔案信息在法律規(guī)定的保密范圍內(nèi)，也要向在校師生和社會加大檔案信息開放范圍。

2.明確高校檔案信息服務(wù)范圍

如前文所述，出于保密需要，一些高校將檔案館設(shè)在學(xué)校較為偏僻的地方，而且不公開其電話和不建立網(wǎng)站，這些都無形之中擴(kuò)大了檔案信息的保密范圍。為進(jìn)一步減少“倒金字塔”現(xiàn)象，提高檔案館信息服務(wù)效率，高校檔案館不僅要為在校師生提供詳細(xì)的檔案館地理位置信息，而且還要在網(wǎng)站上公布其檔案信息咨詢服務(wù)電話，建立檔案館網(wǎng)站，并依托網(wǎng)站，主動公開在法律法規(guī)允許范圍內(nèi)的一些檔案信息。

3.提高高校檔案信息服務(wù)方式信息化

為提高高校檔案信息服務(wù)效率，要不斷建立完善服務(wù)方式信息化。第一，要按照檔案管理法律法規(guī)要求，主動對照案卷目錄，對其內(nèi)容數(shù)字化，公開信息開放內(nèi)容，減少檔案信息需求者的盲目性需求，為其減少檔案查詢等待時間，減輕高校檔案館信息服務(wù)工作量。第二，對高校檔案信息內(nèi)容數(shù)字化以后，要建立檢索內(nèi)容關(guān)鍵詞，實現(xiàn)檔案信息搜索功能的便捷化，可以有效減少檔案館無意義的重復(fù)勞動，減輕高校檔案館在檔案信息服務(wù)方面重復(fù)的人力勞動。

4.提高高校檔案管理人員素質(zhì)能力

高校檔案信息利用存在一定的模糊性，也就是說檔案信息需求者往往對于高校檔案管理相關(guān)規(guī)定、檔案信息查詢范圍、自身享有的權(quán)限等都比較模糊。因此，高校檔案館要對自身的職能范圍、工作權(quán)限有清晰認(rèn)識，這些都需要高校檔案管理人員加強自身職業(yè)培訓(xùn)。同時，要在高校檔案館實施信息化以后，進(jìn)一步加強職業(yè)技能培訓(xùn)，熟練使用各種檢索工具進(jìn)行檔案信息內(nèi)容檢索，縮減無意義內(nèi)容檢索耗費時間，不斷減少檔案信息管理“倒金字塔”現(xiàn)象消極影響。

5.延長高校檔案信息服務(wù)辦公時間