行政審批檔案規(guī)范化管理體系構建
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摘要：本文簡要闡述了行政審批檔案規(guī)范化管理體系內(nèi)涵、特點及構建管理體系的必要性，從資源層（檔案信息內(nèi)容）、基礎層（檔案管理制度）、保障層（檔案管理機制）和戰(zhàn)略層（檔案組織體制）等四個層次和方面提出行政審批檔案規(guī)范化管理體系構建內(nèi)容，為管理體系構建和實施提供有益探索。
關鍵詞：行政審批檔案；檔案管理體系；規(guī)范化
概述
近年來，隨著政務服務網(wǎng)運行的日趨成熟，行政審批事項由傳統(tǒng)的線下審批服務大廳窗口受理逐漸朝著線下與線上審批服務受理相結合。尤其是線上行政審批事項的開展，產(chǎn)生了大量電子審批文件和憑證性紙質(zhì)文件。規(guī)范地將線上行政審批檔案進行收集、整理、歸檔，才能實現(xiàn)行政審批檔案的真實、完整。
1行政審批檔案規(guī)范化管理體系內(nèi)涵
行政審批檔案是指由人社局、民政局、市場監(jiān)管局，以及行政審批服務中心等行政主管部門依法履行行政管理職能活動中形成的、與行政審批事項相關的、具有保存價值的文字、圖表、聲像等資料的統(tǒng)稱。行政審批檔案規(guī)范化管理體系（以下簡稱“管理體系”）則是指擁有行政審批權限的行政主管部門依據(jù)檔案所反映的行政審批業(yè)務工作的特點、規(guī)律和要求，利用現(xiàn)代檔案工作框架下所建立起來的一套科學、系統(tǒng)、完善的管理規(guī)則和秩序。管理體系的構建，能夠為行政主管部門線上審批過程中產(chǎn)生的檔案資料以統(tǒng)一專業(yè)系統(tǒng)行政審批檔案管理的標準和要求，建設基于線上統(tǒng)一的專業(yè)檔案資源儲備和交流中心，進一步發(fā)揮出行政審批檔案資源在行政審批業(yè)務工作及其管理中的支撐性作用，有利于專業(yè)系統(tǒng)檔案管理水平的進一步提升，也有利于提升行政審批業(yè)務管理水平。
2行政審批檔案規(guī)范化管理體系構建的特點
行政審批檔案規(guī)范化管理體系構建的實現(xiàn)，既需要檔案管理人員擁有專業(yè)的檔案管理知識和素能，也需要行政管理部門嚴格履行行政審批權限，豐富體系中的檔案內(nèi)容，此外，還需要嚴密的規(guī)章制度作為保障。
2.1管理人員的專業(yè)性
行政審批檔案管理人員作為管理體系的踐行者和制度的具體落實者，直接接觸到行政審批檔案，因此，管理人員的專業(yè)性是構建整個管理體系的前提和基礎。所謂專業(yè)性，就是指行政審批檔案規(guī)范化管理人員擁有檔案管理方面的專業(yè)知識和經(jīng)驗，熟練掌握檔案分類、編目、存儲、查詢、利用等專業(yè)性工作。通過管理體系的運用，增強行政審批檔案管理的信息化、科學化水平，提升行政管理效能。
2.2管理部門的職權性
行政審批檔案專業(yè)管理部門是構建管理體系的責任主體，由于擁有行政審批權限的部門較多，職能權限差異較大，因此，各個行政管理部門應嚴格按照行政審批檔案管理部門的統(tǒng)一檔案管理標準，在履行行政審批職責權限過程中，及時將具有保存價值的行政審批檔案提交至管理體系中，為管理部門的檔案管理提供第一手檔案資料。同時，管理體系需要各個行政管理部門嚴格履行行政審批職責，豐富管理體系內(nèi)容。
2.3管理制度的完備性
管理體系的構建是實現(xiàn)自動化、標準化管理的重要平臺載體，離不開完備的規(guī)章制度保障，也是管理體系構建及作用發(fā)揮的重要基礎。通過行政審批檔案技術標準、業(yè)務規(guī)范的統(tǒng)一制定和實施，各個行政審批單位在同一標準和要求下開展行政審批業(yè)務檔案的收集、整理和歸檔，實現(xiàn)行政審批檔案規(guī)范化管理。
3行政審批檔案規(guī)范化管理體系構建的必要性
隨著簡政放權等行政管理體制改革的深入，以及信息技術的發(fā)展和應用，行政審批事項大多實現(xiàn)了線上辦理，行政審批檔案規(guī)范化管理體系的構建是滿足群眾查詢檔案、保障檔案安全和大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)字化管理的實際需要。
3.1滿足群眾利用的需要
行政審批業(yè)務檔案是行政管理部門依職權設定進行行政許可、行政確認事項審批的原始記錄，是經(jīng)濟社會發(fā)展中不可或缺的重要信息資源，也是保障經(jīng)濟社會活動正常開展的需要。如營業(yè)執(zhí)照的在線申請和辦理，待相關部門批準后才可進行營業(yè)，開展相關生產(chǎn)經(jīng)營活動。通過管理體系的構建，群眾可直接登錄管理系統(tǒng)，根據(jù)權限查詢或下載其行政審批業(yè)務檔案，滿足其實際需要。
3.2保障檔案安全的需要
與公民關系緊密的專業(yè)檔案被納入了《國家基本專業(yè)2020.9下蘭臺內(nèi)外蘭臺縱橫檔案目錄》（第一、二批），行政審批業(yè)務檔案等涉及民生權益、公共利益，以及一些有重要存史價值的專業(yè)檔案目錄成為檔案管理的重點，保障此類檔案信息安全也是檔案管理部門需要認真思考和解決的問題。隨著辦公OA系統(tǒng)的應用，無紙化辦公的推進，行政審批檔案也越來越呈現(xiàn)出信息化、數(shù)字化特點，受到黑客、病毒、惡意瀏覽或訪問等非傳統(tǒng)因素威脅，因此，構建管理體系有利于對行政審批業(yè)務檔案的集中、統(tǒng)一管理，確保檔案安全。
3.3檔案資源建設的需要
隨著大數(shù)據(jù)、云計算、信息化時代的來臨，對信息資源獲取的便利性、即時性需求更高。而行政審批檔案管理部門掌握著大量行政審批業(yè)務檔案信息資源，將寶貴的館藏行政審批業(yè)務檔案資源通過專業(yè)平臺或者場所供人們隨時隨地查詢。管理體系的構建，將行政審批管理部門審批業(yè)務檔案按照統(tǒng)一標準、規(guī)范要求存儲于專門的管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)行政審批類業(yè)務檔案資源的整合和信息共享，適應大數(shù)據(jù)時代檔案信息資源建設的時展需要。
4行政審批檔案規(guī)范化管理體系構建的內(nèi)容
根據(jù)行政審批檔案規(guī)范化管理的實際需要，管理體系由資源層（檔案信息內(nèi)容）、基礎層（檔案管理制度）、保障層（檔案管理機制）和戰(zhàn)略層（檔案組織體制）等四個層次和方面構成。
4.1管理體系資源層
所謂資源層，是指構成整個管理體系的檔案信息資源，即檔案信息內(nèi)容，是管理體系建設的前提和基礎，也是管理體系構建的首要任務。根據(jù)行政審批業(yè)務檔案管理的實際特點，資源層建設應做到：集中統(tǒng)一。行政審批業(yè)務檔案遵循集中統(tǒng)一管理原則，行政審批服務中心應對各個業(yè)務系統(tǒng)（如民政、市場監(jiān)管、林業(yè)等）中行政審批事項進行梳理，明確不同行政審批業(yè)務系統(tǒng)歸檔范圍、保管期限和管理要求。分級保管。根據(jù)行政審批“市—區(qū)（縣）—街道”三級審批機制，將各級行政審批部門產(chǎn)生的電子檔案按照管理體系的統(tǒng)一要求，制作電子檔案，并提交管理系統(tǒng)。資源共享。隨著行政審批檔案資源內(nèi)容越來越多，通過技術手段，構建行政審批檔案資源信息共享，滿足用戶信息需求。
4.2管理體系基礎層
管理體系的基礎層是指行政審批檔案管理方面的各項規(guī)章制度，是實現(xiàn)行政審批檔案規(guī)范化管理的必要保障。目前管理體系基礎層方面的規(guī)章制度包括：法律法規(guī)。如《檔案法》《檔案法實施辦法》《保密法》《行政許可法》《機關檔案工作條例》《科學技術檔案工作條例》。部門規(guī)章。如《環(huán)境保護檔案管理辦法》《集體侵權制度改革檔案管理辦法》《審計機關審計檔案管理規(guī)定》《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定》《婚姻登記檔案管理辦法》。規(guī)范性文件。例如：《金融企業(yè)業(yè)務檔案管理規(guī)定》《檔案信息系統(tǒng)安全保護基本要求》等等。地方性法規(guī)或規(guī)定等。以山西省為例，如：《山西省檔案管理條例》《太原市檔案管理條例》《太原市城鄉(xiāng)建設檔案管理條例》《大同市檔案管理辦法》。從管理體系構建來看，管理層中，國家層面的法律法規(guī)、部門規(guī)章內(nèi)容基本齊備，十分完善，目前，需要解決的專業(yè)行政主管部門針對本行政審批權限內(nèi)的檔案管理規(guī)范性文件，建立健全專業(yè)檔案管理制度、規(guī)范等等。
4.3管理體系保障層
管理體系保障層旨在保障基礎層的各項規(guī)章制度的貫徹落實，通過建立健全相應的保障機制，確保規(guī)章制度落到實處。一方面，建立健全獎懲機制。對嚴格遵守行政審批業(yè)務檔案管理各項規(guī)章制度的單位或個人給予表彰和獎勵，反之則給予相應的處罰。另一方面，建立健全考核評估機制。以行政審批檔案目標管理為導向，定期檢測相關機構及部門檔案工作行為，通過成立考評機構、制定考評規(guī)則、落實考評機制等，將考核評估作為獎懲的重要依據(jù)。
4.4管理體系戰(zhàn)略層
所謂戰(zhàn)略層，是指構建管理體系長期運行的體制、機構和職責內(nèi)容等等。一方面，應設立行政審批檔案規(guī)范化管理體系執(zhí)行部門，在行政審批服務中心組建專門檔案管理部門，負責指導、協(xié)調(diào)各方資源，抓好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作。另一方面，在條件允許基礎上，建議盡快建立檔案館，隨著行政審批權限體制改革的推進，線上審批成為時展主流，加快行政審批業(yè)務檔案館建設，各行政審批單位檔案定期交由檔案集中統(tǒng)一管理。
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作者：劉博 單位：荷澤市行政審批檔案中心工程師
