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[摘要]在我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,經(jīng)濟(jì)合同貫穿企業(yè)整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程,對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)都起著配合、輔助和監(jiān)控的作用,是保證企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎(chǔ),因此經(jīng)濟(jì)合同管理成為企業(yè)內(nèi)部控制管理的重要內(nèi)容。近年來(lái),隨著企業(yè)管理制度的不斷發(fā)展,經(jīng)濟(jì)合同管理水平不斷提高,從內(nèi)控視角看經(jīng)濟(jì)合同管理的好壞成為整個(gè)企業(yè)內(nèi)部控制管理是否有效的關(guān)鍵。文章在分析基于內(nèi)部控制視角探討企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理的重要性基礎(chǔ)上,探討了內(nèi)部控制視角下企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),并基于內(nèi)部控制視角加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理的對(duì)策措施。
[關(guān)鍵詞]內(nèi)部控制;企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同;合同管理
1引言
內(nèi)部控制屬于企業(yè)管理范疇,以企業(yè)的各項(xiàng)制度為控制的依據(jù),明確劃分企業(yè)內(nèi)各部門、各崗位的主要職責(zé),在此基礎(chǔ)上建立相互制約、相互配合的企業(yè)內(nèi)部流程方法,以達(dá)到企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)的不斷發(fā)展,內(nèi)部控制發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用,而作為內(nèi)部控制管理主要內(nèi)容的經(jīng)濟(jì)合同管理也變得尤為重要,經(jīng)濟(jì)合同管理在不同階段存在著不同的風(fēng)險(xiǎn),這些風(fēng)險(xiǎn)一旦發(fā)生都會(huì)給企業(yè)帶來(lái)巨大損失。因此,在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的過程中,各部門都需要嚴(yán)格按照企業(yè)內(nèi)控流程進(jìn)行相關(guān)工作,盡量避免合同風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn),做好相應(yīng)的控制措施。但是,目前企業(yè)的內(nèi)控管理中對(duì)經(jīng)濟(jì)合同管理存在一些問題未能引起企業(yè)管理者的重視,有很大的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)隱患,因此加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部管理中的經(jīng)濟(jì)合同管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
2內(nèi)部控制視角下企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)
2.1經(jīng)濟(jì)合同與生產(chǎn)庫(kù)存情況嚴(yán)重脫節(jié),管控水平較差
企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同在簽訂以前應(yīng)該根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際需要,由物資短缺部門或者物質(zhì)使用部門提出采購(gòu)申請(qǐng),采購(gòu)部門再進(jìn)行比選、招標(biāo)、詢價(jià)等下一步的工作。而實(shí)際上大部分企業(yè)因?yàn)閭}(cāng)庫(kù)庫(kù)存管理未能全面信息化的缺陷,往往到月底財(cái)務(wù)結(jié)賬完畢才能知道庫(kù)存數(shù)量,無(wú)法在月中提供有效的實(shí)時(shí)庫(kù)存數(shù)量,導(dǎo)致物資短缺部門根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn),主觀隨意填寫采購(gòu)申請(qǐng)中的數(shù)量、型號(hào)等信息,并且不傳送到倉(cāng)庫(kù)保管部門進(jìn)行審核,就進(jìn)行經(jīng)濟(jì)合同的簽訂。簽訂完經(jīng)濟(jì)合同后,甚至已經(jīng)收到貨物后才發(fā)現(xiàn)需要的物資數(shù)量、型號(hào)與收到的物資不一致,或者倉(cāng)庫(kù)還有大量庫(kù)存的情況,從而導(dǎo)致庫(kù)存數(shù)量的不斷增加,型號(hào)不匹配物資的浪費(fèi),存貨的不斷增加也會(huì)加大周轉(zhuǎn)次數(shù),積壓了企業(yè)的流動(dòng)資金。
2.2經(jīng)濟(jì)合同的前期審批流程流于形式
企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)一段時(shí)間以后往往有自己相對(duì)固定的供應(yīng)商或者信賴的長(zhǎng)期合作伙伴,就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)形成采購(gòu)慣性,即需要物資時(shí)首先都會(huì)找自己已經(jīng)熟悉的供應(yīng)商提供。這種情況下使得經(jīng)濟(jì)合同前期進(jìn)行的比選、招標(biāo)等過程流于形式,對(duì)經(jīng)濟(jì)合同簽訂對(duì)象的信用狀況、資信等方面未進(jìn)行持續(xù)的關(guān)注及調(diào)查,往往存在造假的情況,無(wú)法真正做到“貨比三家”“價(jià)格從優(yōu)”。而相關(guān)人員在進(jìn)行經(jīng)濟(jì)合同審批時(shí),由于專業(yè)素質(zhì)的局限性等方面的原因,也會(huì)對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)、合同條款等方面不太仔細(xì)研究,只要價(jià)格沒有上漲太多,與原合同沒有較大偏差,一般都會(huì)審批通過,使經(jīng)濟(jì)合同的審批流程脫離了內(nèi)控的管理,失去了保護(hù)企業(yè)生產(chǎn)應(yīng)有的作用。
2.3經(jīng)濟(jì)合同條款約定不具體、不全面,容易產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)糾紛
隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,近幾年國(guó)家的稅收政策每年都發(fā)生著比較大的變化。尤其是營(yíng)業(yè)稅改增值稅的過程中,增值稅稅率的變化非常的快速,而企業(yè)在簽訂經(jīng)濟(jì)合同的時(shí)候很少有考慮稅收政策的變化。稅收政策的變化、稅收征管的加強(qiáng)是企業(yè)在簽訂經(jīng)濟(jì)合同時(shí)都忽略的問題,由于經(jīng)濟(jì)合同具體條款約定的不明確和不全面,導(dǎo)致合同簽約雙方與稅務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)于經(jīng)濟(jì)合同性質(zhì)、稅率等方面無(wú)法達(dá)成一致意見,從而大大增加了稅收風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)在簽訂合同時(shí)對(duì)于付款及稅收條款往往只寫“收到發(fā)票后幾日內(nèi)予以支付貨款”,這種形式的合同約定等于沒有約定,當(dāng)雙方發(fā)生理解異議時(shí)根據(jù)合同條款無(wú)法進(jìn)行有效仲裁。同時(shí)經(jīng)濟(jì)合同條款中對(duì)于違約、爭(zhēng)議解決的條款也往往一筆帶過,寫的非常模糊,根本起不到監(jiān)控的作用。
2.4經(jīng)濟(jì)合同簽訂后,管理力度明顯減弱
大部分企業(yè)認(rèn)為經(jīng)濟(jì)合同簽訂完成就結(jié)束了,然而對(duì)企業(yè)來(lái)說經(jīng)濟(jì)合同前期控制的不到位,審核的不嚴(yán)謹(jǐn),簽訂合同過程中的內(nèi)容又不全面、不完善,在合同簽訂后對(duì)相關(guān)內(nèi)容也未進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)充,都會(huì)導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)合同在后續(xù)執(zhí)行過程中無(wú)法正常履行的風(fēng)險(xiǎn)。再者有些企業(yè)甚至沒有任何一個(gè)部門對(duì)經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行跟蹤落實(shí)、歸類整理、編號(hào)存檔等后續(xù)工作,當(dāng)財(cái)務(wù)部門按照提出申請(qǐng)的部門進(jìn)行費(fèi)用歸口管理控制時(shí),誰(shuí)也不愿意承擔(dān)此筆合同費(fèi)用,出現(xiàn)相互扯皮的現(xiàn)象。
3對(duì)策措施
3.1加快經(jīng)濟(jì)合同信息化的建設(shè)
正是由于企業(yè)在合同管理中信息化的水平較低,才容易出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)合同的簽訂與實(shí)際庫(kù)存嚴(yán)重脫節(jié)的情況,因此必須加快經(jīng)濟(jì)合同信息化的建設(shè),通過電子信息化技術(shù)來(lái)規(guī)范企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理。在信息化的系統(tǒng)中企業(yè)的生產(chǎn)部門可以實(shí)時(shí)看見所有物資的庫(kù)存數(shù)量、型號(hào)、批次價(jià)格等信息,透明化的庫(kù)存管理使生產(chǎn)部門采購(gòu)申請(qǐng)的提出不再依靠主管經(jīng)營(yíng)的判斷,而是有據(jù)可依。物質(zhì)部門根據(jù)對(duì)各項(xiàng)物資進(jìn)行編碼,通過編碼進(jìn)行物資庫(kù)存量的查詢,然后提出準(zhǔn)確的采購(gòu)申請(qǐng),經(jīng)過信息系統(tǒng)中相關(guān)部門逐級(jí)審批,最終歸檔由采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)部門在信息系統(tǒng)中提交采購(gòu)訂單,招標(biāo)、比選公告,所有合格供應(yīng)商通過網(wǎng)絡(luò)信息提交相關(guān)資質(zhì),審核通過后簽訂經(jīng)濟(jì)合同。采購(gòu)的各項(xiàng)物資及時(shí)在信息系統(tǒng)中進(jìn)行出入庫(kù)的管理,由于合同的簽訂也在信息系統(tǒng)中完成,因此合同的付款、履約情況也可以進(jìn)行不斷更新,杜絕了后期付款錯(cuò)誤發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)。在整個(gè)信息化合同管理流程中,因各個(gè)環(huán)節(jié)都需要相關(guān)職能部門的層層審核,因此使內(nèi)部控制的作用得到充分的發(fā)揮。
3.2加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同前期的審批和審核工作
建立好信息化以后,企業(yè)應(yīng)重視經(jīng)濟(jì)合同的前期審核、審批工作,將合格供應(yīng)商的篩選、審核有效的進(jìn)行,不能敷衍了事。應(yīng)該將與本公司有長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商進(jìn)行歸類、整理,建立合格供應(yīng)商目錄,并將合格供應(yīng)商信息錄入信息化系統(tǒng)。合格的供應(yīng)商目錄有效期為一年,最多不應(yīng)超過兩年,企業(yè)應(yīng)該在每年12月底前對(duì)所有的合格供應(yīng)商進(jìn)行重新的審核、評(píng)估,每種類型的供應(yīng)商不應(yīng)少于5家企業(yè),以方便今后經(jīng)濟(jì)合同的價(jià)格比選工作。對(duì)于已經(jīng)進(jìn)入合格供應(yīng)商目錄后再次審查發(fā)生不具備相關(guān)資質(zhì)、信用評(píng)級(jí)降低等情況的不合格供應(yīng)商,應(yīng)及時(shí)從信息化系統(tǒng)中進(jìn)行剔除。同時(shí)不斷的對(duì)新的供應(yīng)商進(jìn)行審核、評(píng)級(jí),對(duì)審核評(píng)級(jí)合同的供應(yīng)商補(bǔ)充進(jìn)入合格供應(yīng)商目錄。經(jīng)濟(jì)合同是各職能部門項(xiàng)目協(xié)調(diào)、統(tǒng)一目標(biāo)的工作,各職能部門都要加強(qiáng)自身部門的審核力度,對(duì)經(jīng)濟(jì)合同中屬于本部門專業(yè)的條款要認(rèn)真對(duì)待、仔細(xì)研究,充分考慮各項(xiàng)影響因素,不能敷衍了事。對(duì)經(jīng)濟(jì)合同簽訂后發(fā)現(xiàn)部分條款存在明顯錯(cuò)誤后要追究相關(guān)職能部門審核失職的責(zé)任。通過對(duì)合格供應(yīng)商審查時(shí)效的縮短可以使信息化系統(tǒng)信息更加及時(shí),使內(nèi)控管理得到進(jìn)一步的提升。
3.3完善經(jīng)濟(jì)合同條款內(nèi)容,形成范本合同
由于經(jīng)濟(jì)合同沒有規(guī)范的版本,使得經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)容不全面、不具體,從而增大了經(jīng)濟(jì)糾紛的風(fēng)險(xiǎn),因此企業(yè)應(yīng)不斷地改進(jìn)經(jīng)濟(jì)合同的模板,不斷完善格式化的條款內(nèi)容,使經(jīng)濟(jì)合同的類別、編號(hào)等信息規(guī)范化,保證經(jīng)濟(jì)合同的基本質(zhì)量,提高經(jīng)濟(jì)合同簽訂的效率。同時(shí)也要對(duì)不同的經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行針對(duì)性的改變,對(duì)于稅收政策、稅率變化等不確定的因素,在合同中要進(jìn)行詳細(xì)的說明,盡可能地規(guī)避稅收風(fēng)險(xiǎn)。比如在合同中可以將價(jià)、稅分別進(jìn)行規(guī)定,這樣在稅率變動(dòng)的時(shí)候可以保證企業(yè)的入賬成本不變,減輕企業(yè)負(fù)擔(dān)。在一些可以享受簡(jiǎn)易計(jì)稅等方面的經(jīng)濟(jì)合同簽訂時(shí),一定要嚴(yán)格按照稅法相關(guān)規(guī)定進(jìn)行合同的約定,避免以后和稅務(wù)部門的認(rèn)定存在異議產(chǎn)生稅收風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于違約、仲裁等條款的約定最好相關(guān)法務(wù)部門或者咨詢相關(guān)專業(yè)人員,聽取他們的意見進(jìn)行改進(jìn),尤其是非格式條款的內(nèi)容。將可能出現(xiàn)的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行充分的說明,降低合同風(fēng)險(xiǎn),使經(jīng)濟(jì)合同能夠正常履行,最大限度地維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。
3.4增強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同后續(xù)管理工作
在經(jīng)濟(jì)合同簽訂后,企業(yè)相關(guān)人員應(yīng)加大對(duì)合同履行的實(shí)時(shí)跟蹤力度,保障合同的順利實(shí)施,如果預(yù)見對(duì)方出現(xiàn)違約風(fēng)險(xiǎn),應(yīng)根據(jù)合同條款進(jìn)行及時(shí)處理,比如在雙務(wù)合同中,如果對(duì)方出現(xiàn)無(wú)法支付貨款情況,我公司也可以對(duì)其行使抗辯權(quán)等,降低企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于企業(yè)所有的經(jīng)濟(jì)合同,要指定歸口管理的部門,由該部門對(duì)所有合同進(jìn)行統(tǒng)一的分類、編號(hào)、整理、歸檔工作。合同的歸口管理部門要定期更新合同臺(tái)賬,將相關(guān)合同信息以合同臺(tái)賬的方式進(jìn)行整理,方便今后的查閱工作。經(jīng)濟(jì)合同最好是在財(cái)務(wù)部門留一份復(fù)印件進(jìn)行備案,同時(shí)也方便財(cái)務(wù)部門對(duì)合同支付情況的整理。對(duì)于合同金額后期費(fèi)用歸類的問題,從內(nèi)控的角度應(yīng)該在合同簽訂前期確認(rèn)費(fèi)用承擔(dān)的部門,此筆合同金額是否在年度預(yù)算中,具體應(yīng)該是費(fèi)用化還是資本化等相關(guān)信息,為后期的費(fèi)用歸口管理減少壓力。
4結(jié)論
綜上所述,從目前整體經(jīng)濟(jì)環(huán)境來(lái)看,企業(yè)的經(jīng)濟(jì)合同管理工作已經(jīng)成為非常重要的環(huán)節(jié),傳統(tǒng)的要約、承諾和簽約的模式已經(jīng)不能滿足企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的需要,必須要進(jìn)行全生命周期的經(jīng)濟(jì)合同管理。不斷地加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同從“采購(gòu)申請(qǐng)—采購(gòu)訂單—采購(gòu)合同—合同付款”等各個(gè)環(huán)節(jié)的信息化管理,使經(jīng)濟(jì)合同更加具有效益性,促進(jìn)企業(yè)不斷發(fā)展。從內(nèi)部控制的角度來(lái)看,要杜絕經(jīng)濟(jì)合同前期比選、招標(biāo)過程的形式主義,增加對(duì)稅收政策的預(yù)見意識(shí),不斷的完善企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同的內(nèi)部控制管理,逐步構(gòu)建完善的經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)部控制流程,使經(jīng)濟(jì)合同管理的作用得到有效發(fā)揮,讓企業(yè)在履行經(jīng)濟(jì)合同的過程中能夠保障自身的合法權(quán)益,才能使企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。
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作者:王鑫 單位:威海環(huán)境再生能源有限公司