新形勢(shì)下高校人事檔案管理途徑

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新時(shí)代國(guó)家不斷重視教育事業(yè)的改革和創(chuàng)新發(fā)展，也對(duì)人事檔案管理利用方面提出更多的新要求。高校人事檔案管理利用是高校檔案管理工作的重要組成部分，如何加快新形勢(shì)下高校人事檔案管理利用工作改革，促進(jìn)高?？缭绞桨l(fā)展，如今已經(jīng)成為高校綜合實(shí)力的重要表現(xiàn)。為適應(yīng)更高要求，針對(duì)高校人事檔案管理中存在的突出問(wèn)題進(jìn)行分析和研究，提出相應(yīng)的措施和途徑，進(jìn)而提升高校人事檔案管理服務(wù)效能。

一、新形勢(shì)下強(qiáng)化高校人事檔案管理利用的重要性

高校人事檔案管理工作利用是一項(xiàng)復(fù)雜龐大的系統(tǒng)性工作，是推動(dòng)高校人才隊(duì)伍建設(shè)科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展的重要依據(jù)，是干部培養(yǎng)改革的重要?dú)v程，是人才成長(zhǎng)以及高校人才隊(duì)伍建設(shè)的真實(shí)記錄，人事檔案體現(xiàn)了一個(gè)人德能勤績(jī)廉等各方面的綜合情況。因此高校在各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展中必然要重視人事檔案管理服務(wù)工作，在人才隊(duì)伍建設(shè)中，其真實(shí)性尤為重要，因?yàn)槿耸聶n案管理涉及教職工的個(gè)人重要信息，在服務(wù)利用中能夠客觀反映一個(gè)人的經(jīng)歷以及獎(jiǎng)懲等各方面的人事相關(guān)信息，同時(shí)在人才隊(duì)伍建設(shè)中發(fā)揮著憑證和參考價(jià)值。為了促進(jìn)高校綜合性建設(shè)，高校人事檔案管理與建設(shè)已經(jīng)成為高校發(fā)展不可或缺的內(nèi)容，因此，高校要重視人事檔案管理利用工作，促進(jìn)高校人事檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，保證高校教育事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，為社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)建設(shè)服務(wù)。

二、目前高校人事檔案管理利用中存在的問(wèn)題

新時(shí)代新形勢(shì)下各行各業(yè)都進(jìn)行了改革，人事檔案管理工作也作出了相應(yīng)的調(diào)整，雖然高校人事檔案管理利用逐漸趨于制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，但是在人事檔案的管理和服務(wù)利用中仍然存在諸多問(wèn)題。

1.人事檔案管理工作重視程度不夠。人事檔案管理工作在高校是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，其體現(xiàn)的業(yè)績(jī)水平并不明顯，因此部分高校人事檔案管理人員并不重視此項(xiàng)工作，而高校其他人甚至是主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理和利用的重視程度不夠，存在嚴(yán)重的對(duì)人事檔案管理工作淡化、認(rèn)識(shí)不到位的錯(cuò)誤思想，認(rèn)為只要保存好人事檔案在需要的時(shí)候可查閱即可，并沒(méi)有將高校人事檔案管理利用工作放在重要機(jī)關(guān)事務(wù)當(dāng)中。主觀能動(dòng)性的缺失是導(dǎo)致高校認(rèn)識(shí)檔案管理工作發(fā)展阻礙原因之一，因此，為了適應(yīng)新形勢(shì)對(duì)人事檔案工作的要求，高校對(duì)人事檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變思想，重視此項(xiàng)工作。

2.高校人事檔案利用率不高?，F(xiàn)代化教學(xué)背景下，高校人才競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈，為了提升內(nèi)部人才質(zhì)量，高學(xué)歷高職稱人才流動(dòng)頻繁，很多高校為了自身利益經(jīng)常不與員工簽訂合規(guī)的聘用合同，導(dǎo)致這部分員工檔案信息不真實(shí)，直接影響到高校人事檔案整體質(zhì)量。另外，高校人事檔案管理工作諸多方面的缺失，導(dǎo)致大量高校人事檔案堆積如山，人事檔案管理工作需要在利用時(shí)能隨時(shí)征收，而由于在收集整理階段的缺失，導(dǎo)致缺乏有利用價(jià)值的檔案，在實(shí)際的人事工作中無(wú)法獲取價(jià)值豐富的資料，阻礙了人事檔案利用，影響工作效率，不能有效推動(dòng)教育事業(yè)良好發(fā)展。

3人事檔案管理人員專業(yè)水平參差不齊。目前，很多高校的機(jī)關(guān)檔案管理工作都是由其他職能部門工作人員兼職，沒(méi)有專門配備檔案管理人員，無(wú)法滿足人事檔案管理工作的各項(xiàng)需求，兼職的一些人事檔案管理人員由于對(duì)工作的不重視，因此在實(shí)際操作中有處理不夠細(xì)致等現(xiàn)象發(fā)生，收集檔案意識(shí)不高，不能及時(shí)收集檔案并處理歸檔，對(duì)人事檔案整理、歸檔以及日后的服務(wù)利用帶來(lái)不便，這也在一定程度上阻礙了高校機(jī)關(guān)工作的發(fā)展。

4.人事檔案管理利用信息化水平不高。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)全面邁入信息時(shí)代，很多高校管理模式和手段逐漸趨于信息化數(shù)字化，但是由于信息化建設(shè)起步比較晚，還有很多高校在人事檔案管理利用工作中沒(méi)有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息化建設(shè)，高校的人事檔案管理人員受慣性思維影響，認(rèn)為人事檔案的信息化管理只是將紙版的檔案材料變?yōu)殡娮拥臋n案材料，提供簡(jiǎn)單的信息收集、存儲(chǔ)與檢索服務(wù)，忽視了研發(fā)一些人事檔案管理的辦公軟件，使得高校人事檔案利用信息化建設(shè)難以有效開展，與大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)人事檔案管理工作提出的新標(biāo)準(zhǔn)之間存在較大差距。

三、新形勢(shì)下加強(qiáng)高校人事檔案管理利用的途徑

為了加強(qiáng)人事檔案管理工作建設(shè)，提高高校人事檔案管理利用工作效能，將人事檔案管理工作效能有效發(fā)揮，需要采取相應(yīng)的措施。

1.強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理利用工作的重視。強(qiáng)化高校人事檔案管理工作最根本是從思想上意識(shí)到人事檔案的重要性，尤其是在利用過(guò)程中的重要性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想中對(duì)檔案工作的輕視，努力學(xué)習(xí)有關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，高校的管理者要用發(fā)展的眼光看問(wèn)題，充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理利用工作的重要性，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的全程監(jiān)督和審查，全面地了解高校人事檔案的重要性，明確高校人事檔案管理工作對(duì)高校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的深遠(yuǎn)意義，有規(guī)劃地開展人事檔案管理工作。在組織架構(gòu)上，要明確此項(xiàng)工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和專職檔案工作人員，明確責(zé)任、形成合力。另外要加大人事檔案管理工作的資金投入，根據(jù)高校實(shí)際情況配備人事檔案管理的設(shè)施設(shè)備，確保人事檔案管理工作順利開展。

2.轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理利用模式。首先，高校在人事檔案管理方式上，要進(jìn)行集中式的管理，對(duì)于負(fù)責(zé)的管理部門和崗位實(shí)行責(zé)任的劃分和細(xì)化，用綜合管理方式實(shí)現(xiàn)集中式的人事檔案管理，增強(qiáng)高校人事檔案工作的服務(wù)質(zhì)量和效率；其次，高校要加快完善人事檔案管理的制度規(guī)范，為人事檔案工作提供制度化的保障，做到有據(jù)可查，有據(jù)可依，促進(jìn)高校人事檔案管理工作更加趨于規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，能夠在高校實(shí)際工作中與時(shí)俱進(jìn)地調(diào)整和修訂人事檔案管理制度規(guī)范，使人事檔案管理制度科學(xué)化；最后，補(bǔ)充人事檔案內(nèi)容，保證工作實(shí)效，新形勢(shì)下傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)實(shí)需求，高校需要進(jìn)一步創(chuàng)新管理方式，補(bǔ)充新的管理內(nèi)容，優(yōu)化舊的管理模式，使高校人事檔案管理工作內(nèi)容更加全面完整，以便于高校人事檔案信息的歸納整理，提升高校人事檔案的利用效能。

3.強(qiáng)化高校人事檔案管理人員的素質(zhì)。高校人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和政治性，因此高校要以加強(qiáng)人事檔案工作人員專業(yè)水平和綜合素質(zhì)能力培養(yǎng)為基礎(chǔ)。一方面做好檔案管理工作人員的合理配置，在高校人事檔案管理中，要建立和崗位符合的管理工作，不僅要提高人事檔案管理部門的職業(yè)素養(yǎng)水平，還要充分考慮其政治素養(yǎng)和專業(yè)技術(shù)水平，選擇素質(zhì)過(guò)硬、業(yè)務(wù)精湛的優(yōu)秀的檔案管理人才，按需分配工作量和任務(wù)，合理進(jìn)行人力資源的優(yōu)化配置。另一方面，高校要立足發(fā)展，吸納優(yōu)秀的檔案管理人員，同時(shí)為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，進(jìn)行專業(yè)理論指導(dǎo)和操作，提升他們干事創(chuàng)業(yè)的激情，建立一批政治素養(yǎng)強(qiáng)、遵規(guī)守紀(jì)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的現(xiàn)代化高校人事檔案管理隊(duì)伍，對(duì)高校機(jī)關(guān)人事檔案管理利用工作起到助推作用。

4.注重人事檔案管理利用信息化、數(shù)字化建設(shè)。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，現(xiàn)代信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于高校各項(xiàng)管理工作中，因此高校人事檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，在大數(shù)據(jù)背景下不斷推進(jìn)高校人事檔案管理和利用的數(shù)字化、信息化建設(shè)。一方面要不斷加大對(duì)人事檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入，配備專門的光盤刻錄機(jī)、掃描儀等電子設(shè)備，用現(xiàn)代化手段管理人事檔案；另一方面高校要加快對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)和管理軟件的研發(fā)、購(gòu)買，完善人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣便于高校人事檔案有關(guān)數(shù)據(jù)的綜合性分析以及后期查詢?yōu)g覽相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，為高校各項(xiàng)工作的考核考評(píng)提供參考依據(jù)。值得注意的是，在推進(jìn)人事檔案信息化數(shù)字化建設(shè)管理進(jìn)程時(shí)，要確保人事檔案管理利用的安全性和保密性。只有這樣，在面對(duì)眾多繁雜的人事檔案信息時(shí)，可以有效的提升高校人事檔案服務(wù)利用的工作效率。作為高校發(fā)展的重要依據(jù)，高校人事檔案管理利用工作是一項(xiàng)極具現(xiàn)實(shí)意義的研究，對(duì)高校教育教學(xué)各項(xiàng)工作都有著極為重要的意義，因此高校管理者以及高校教育工作者要不斷增強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，能夠正確對(duì)待和處理檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，不斷提升管理服務(wù)能力，促進(jìn)高校人事檔案管理工作質(zhì)量提升，不斷開創(chuàng)新時(shí)期高校人事檔案服務(wù)利用新局面。

作者：杜倩 單位：孫曉旭