新形勢(shì)下的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作

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摘要：不斷發(fā)展的社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)，愈加凸顯出社會(huì)保險(xiǎn)檔案的基礎(chǔ)性地位與服務(wù)性功能。做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理工作，既對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)進(jìn)行了確定，還使參保人員的權(quán)益得到了保護(hù)。新形勢(shì)下，我們要促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理水平的進(jìn)一步提高，以優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)于政府與廣大參保人員，推進(jìn)檔案管理服務(wù)和各項(xiàng)經(jīng)辦管理服務(wù)的協(xié)調(diào)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；社會(huì)保險(xiǎn)；檔案管理

作為社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)過程中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理意義重大，其不僅與廣大勞動(dòng)者的利益緊密相關(guān)，更是國家經(jīng)濟(jì)與社會(huì)穩(wěn)定中一項(xiàng)不可或缺的工作[1]。社會(huì)保險(xiǎn)檔案的完整、安全與有效利用，可讓廣大勞動(dòng)者的合法權(quán)益得到切實(shí)維護(hù)，有利于社會(huì)的和諧穩(wěn)定。不斷深化的社會(huì)保險(xiǎn)改革，逐漸擴(kuò)大了社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋面，也使社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)量與檔案數(shù)量呈不斷上升趨勢(shì)。因而，檔案管理部門的當(dāng)務(wù)之急便是做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，使其更加科學(xué)化、規(guī)范化。

一、新形勢(shì)下加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的必要性

（一）是深化社會(huì)保險(xiǎn)改革的需要

做好檔案管理工作，是改革傳統(tǒng)檔案工作的必經(jīng)之路，只有完善的檔案管理體系，才能高效開展社會(huì)保險(xiǎn)工作。社保檔案中對(duì)資料信息有完善的記錄，若將原始資料丟失，要想補(bǔ)回就非常困難，以致于無法繼續(xù)進(jìn)行保險(xiǎn)工作。因而，加強(qiáng)社保檔案管理是一項(xiàng)非常嚴(yán)格的工作，傳統(tǒng)檔案管理的范圍局限于紙質(zhì)檔案資料，沒有真正運(yùn)用到信息化技術(shù)。不斷發(fā)展管理技術(shù)，促使社保工作也開始進(jìn)行改革創(chuàng)新，而這就需要完善的檔案信息為其提供支持。

（二）是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)本身的必然要求

社保工作具有復(fù)雜的發(fā)展形式，隨著工作的落實(shí)，也會(huì)有大量的信息數(shù)據(jù)產(chǎn)生，若缺乏有效管理，就會(huì)造成數(shù)據(jù)丟失，進(jìn)而使保險(xiǎn)辦理工作受阻。加之各單位經(jīng)常出現(xiàn)人才流動(dòng)的情況，保險(xiǎn)繳納單位也相應(yīng)的發(fā)生變化，嚴(yán)格管理檔案，就不會(huì)使社保繳納因?yàn)槿瞬帕鲃?dòng)而出現(xiàn)混亂的情況，保證工作的持續(xù)發(fā)展。人才流動(dòng)期間需要轉(zhuǎn)移部分信息資料，由新的用人單位繼續(xù)保管，雙方共同協(xié)定社會(huì)保險(xiǎn)繳納情況。保險(xiǎn)行業(yè)本身就具備嚴(yán)格的制度體系，加上檔案管理與社保工作特征相符，也可保障后期工作的順利發(fā)展。

（三）有利于社保部門提高業(yè)務(wù)質(zhì)量和辦事效率

嚴(yán)格管理社保檔案，可規(guī)范基層員工工作開展形式，更高效地服務(wù)于社會(huì)群體。通過查看總結(jié)檔案內(nèi)的信息資料，可以從中發(fā)現(xiàn)工作中的不足之處，并通過整理探討制定有效的解決策略。

二、加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的設(shè)想

（一）提高全民的社保檔案意識(shí)

做好社保檔案管理工作，第一步便是要促進(jìn)群眾檔案使用意識(shí)的增強(qiáng)。與基層檔案工作人員相互配合補(bǔ)充檔案內(nèi)容，核實(shí)檔案中的基礎(chǔ)信息，及時(shí)整改不完善的內(nèi)容，如此才會(huì)更加真實(shí)有效的開展檔案管理工作[2]。另外，還要提高工作人員的積極性，對(duì)檔案管理職業(yè)予以明確。保障基礎(chǔ)設(shè)施的完善，更換使用時(shí)間較長，存在嚴(yán)重老化問題的設(shè)施，將提升使用安全性為目標(biāo)。定期檢驗(yàn)檔案管理情況，及時(shí)解決發(fā)現(xiàn)的問題，以得到群眾的認(rèn)可。檔案管理在注重安全的同時(shí)，更應(yīng)該將檔案的使用價(jià)值發(fā)揮出來。

（二）加強(qiáng)制度標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理

做好新形勢(shì)下的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，就要在社會(huì)保險(xiǎn)檔案的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)上加大力度，以制度規(guī)范管理。加強(qiáng)各個(gè)工作環(huán)節(jié)的研究，如社保檔案的收集、歸納、整理、保管和利用等，對(duì)各項(xiàng)規(guī)章制度予以建立健全，保證社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的規(guī)范有序，只有這樣才可完整收集文件材料，并將其科學(xué)分類，做到規(guī)范整理[3]。對(duì)于門類不同的檔案，特別是社保檔案中的會(huì)計(jì)檔案、專業(yè)檔案以及醫(yī)療、養(yǎng)老、工傷、生育等各種審批材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、證明材料等不同載體、不同內(nèi)容，要對(duì)歸檔范圍與保管期限進(jìn)行劃定。制定社保檔案管理規(guī)范，但要注意科學(xué)統(tǒng)一，確保具有較強(qiáng)的操作性，讓社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作有法可依、有章可循。同時(shí)，要進(jìn)一步整合和共享社保檔案信息資源，促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理效率的提高，讓其作為一種有力工具保證社保工作的順利開展。只有具備了規(guī)范的檔案管理制度，才可使檔案管理走上科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化方向的道路。

（三）利用技術(shù)，推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)

要科學(xué)管理，以現(xiàn)代化方式進(jìn)行檔案管理。針對(duì)紙質(zhì)檔案材料，要在分類、存儲(chǔ)與裝訂上分別做到科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，并要以電子化操作代替過去的手工化操作，將電子檔案信息資源的作用充分發(fā)揮出來。為做好檔案管理工作，還要在資金上加大投入，對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)進(jìn)行優(yōu)化，根據(jù)要求購置必須的檔案管理設(shè)施，以標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒裝置檔案，使檔案管理更加有序和安全。同時(shí)，采取計(jì)算機(jī)一體化管理模式，自動(dòng)快速編目檔案，自動(dòng)索引檔案信息，快速統(tǒng)計(jì)資料，讓系統(tǒng)的網(wǎng)上互聯(lián)得以實(shí)現(xiàn)。另外，要求所有參保人員在填報(bào)紙質(zhì)檔案材料時(shí)，一定要和電子信息系統(tǒng)條目相一致，保證完整錄入電子信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)。經(jīng)辦人員在審核時(shí)要嚴(yán)格，在錄入時(shí)做到細(xì)致認(rèn)真，保證錄入的都是合格的，每錄入一批就要立即進(jìn)行管理，針對(duì)一些殘缺不全的材料，嚴(yán)格補(bǔ)缺補(bǔ)差，使紙質(zhì)檔案與電子檔案的完整性與正確性得到保障。

（四）搞好人員培訓(xùn)，提高社保檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)技能

社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作具有很強(qiáng)的政策性與業(yè)務(wù)性，作為檔案管理人員不但要將相關(guān)的法律法規(guī)與業(yè)務(wù)知識(shí)做到了然于心，計(jì)算機(jī)實(shí)際操作能力也是不可缺少的。因而，社保部門應(yīng)加強(qiáng)和檔案行政管理部門的聯(lián)系，積極組織社保檔案管理人員參與相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，相互交流經(jīng)驗(yàn)，并針對(duì)檔案管理人員的思想、作風(fēng)建設(shè)做進(jìn)一步加強(qiáng)，穩(wěn)定隊(duì)伍，以使檔案工作的連續(xù)性不受影響，打造一支作風(fēng)優(yōu)良、業(yè)務(wù)精湛的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理隊(duì)伍。

（五）加強(qiáng)服務(wù)，深化社會(huì)保險(xiǎn)檔案的開發(fā)利用

各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，應(yīng)針對(duì)社保業(yè)務(wù)檔案制定相關(guān)查閱利用制度，根據(jù)規(guī)定向群眾提供檔案查閱利用服務(wù)，并將查閱利用記錄在冊(cè)，以為有關(guān)人員提供準(zhǔn)確、便捷的查詢服務(wù)。作為一個(gè)服務(wù)窗口，社會(huì)保險(xiǎn)是為廣大人民群眾服務(wù)的，每個(gè)保險(xiǎn)檔案人員的言行舉止不但代表著自身素質(zhì)，也代表著單位與社會(huì)保險(xiǎn)部門。為此，社保檔案管理人員必須進(jìn)一步增強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)，將文明禮貌用語用到平時(shí)的工作中，把服務(wù)承諾制與責(zé)任追究制落到實(shí)處。每位社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員都要以熱情的態(tài)度對(duì)待群眾，針對(duì)確定不了或政策中沒有做出明確規(guī)定的問題，切忌擅做決定，一定要在向主管部門請(qǐng)示后，再清楚的解釋給利用者。只有為檔案利用者提供有效的利用服務(wù)，才可將社會(huì)保險(xiǎn)檔案應(yīng)有的作用發(fā)揮出來，服務(wù)利用者，讓廣大利用者滿意。隨著我國社會(huì)保障工作的深入推進(jìn)，陳舊的管理模式逐漸被人性化管理、網(wǎng)絡(luò)化管理以及規(guī)范化管理所取代，若要保證社會(huì)保險(xiǎn)工作的發(fā)展更加健康、有序，使其充滿生機(jī)與活力，社保檔案工作就必須同時(shí)展保持一致，致力于改革創(chuàng)新。需知，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的好壞與千百萬人的利益以及社會(huì)的和諧穩(wěn)定有著直接關(guān)系。社會(huì)保險(xiǎn)檔案有利于社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)更好地開展社會(huì)保險(xiǎn)工作，促進(jìn)社會(huì)保障體系的建立進(jìn)一步加快，讓社會(huì)保障事業(yè)朝著健康、穩(wěn)定的方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]王淑敏.如何做好新形勢(shì)下社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理工作[J].企業(yè)改革與管理，2016，06：29-30.

[2]喬君華.做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的對(duì)策[J].黑龍江檔案，2014，04：88.

[3]劉兢珍.社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作存在的問題及對(duì)策[J].黑龍江檔案，2015，05：99.

作者：呂建平 單位：山東省慶云縣社會(huì)保險(xiǎn)中心