物資管理信息化研究
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信息資源是現(xiàn)代化社會(huì)的重要資源之一，有效利用這一資源的功效可以為企業(yè)帶來(lái)良好發(fā)展。物資管理信息化進(jìn)程可以代表企業(yè)的綜合素質(zhì)水平，同時(shí)也為企業(yè)提供了一個(gè)信息交流平臺(tái)，使信息資源得以充分的利用。物資管理信息化是企業(yè)發(fā)展的新型手段，為物資管理帶來(lái)了新的提升。
1、物資管理信息化的意義
有效的利用信息資源會(huì)成為現(xiàn)代化競(jìng)爭(zhēng)的優(yōu)勢(shì)，企業(yè)管理物資如果不使用信息化操作平臺(tái)，依舊采用手工作業(yè)的方式來(lái)管理物資，那么面對(duì)繁重的工作任務(wù)，人員很容易疲憊造成不必要的失誤，而且隨著社會(huì)的日益發(fā)展，這種跟不上發(fā)展節(jié)奏的管理很容易會(huì)被淘汰。引用先進(jìn)的管理技術(shù)是對(duì)人力的解放，也是對(duì)工作負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)，物資管理信息化使物資在科學(xué)合理的管理模式下得到保障，規(guī)范了管理途徑，為企業(yè)提供了強(qiáng)大的信息交流平臺(tái)。
1.1創(chuàng)建了統(tǒng)一的物資編碼庫(kù)
信息得到了高效的傳遞，數(shù)據(jù)資源實(shí)現(xiàn)了真正意義上的共享，管理過(guò)程中可以使用信息處理出來(lái)的報(bào)表，它有著權(quán)威性。雖然得到的途徑很方便，但系統(tǒng)整合出的數(shù)據(jù)卻可以百分百的相信，因?yàn)檫@就是科學(xué)的力量，它可以為管理提供便利的條件。而且通過(guò)這種信息化的管理，企業(yè)的所有部門都可以掌握信息資源，完成信息中所傳遞的工作任務(wù)，有效防止因信息短缺而造成的資源浪費(fèi)，提高信息的價(jià)值及利用度。創(chuàng)建了統(tǒng)一的物資編碼庫(kù)，使物資擁有規(guī)范化的編碼，實(shí)現(xiàn)一物一碼，在信息錄入時(shí)可以有序進(jìn)行，這樣可以在調(diào)取信息時(shí)更加方便，提高工作的效率，符合企業(yè)發(fā)展目標(biāo)。
1.2改善了物資管理工作制度
物資管理制度在信息化的發(fā)展下有了更加優(yōu)化的方式，首先物資管理的信息化系統(tǒng)對(duì)物資的要求標(biāo)準(zhǔn)是固定的，而物資管理在計(jì)劃、采購(gòu)、驗(yàn)收、出入庫(kù)等供應(yīng)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過(guò)物資管理系統(tǒng)程序的嚴(yán)格審批，只要發(fā)現(xiàn)問(wèn)題就及時(shí)處理不可跳躍，一環(huán)扣一環(huán)。這種按照環(huán)節(jié)管理的制度使物資在供應(yīng)時(shí)更加注意彼此督促，使物資管理系統(tǒng)更加完善，增大約束力為物資采購(gòu)提供了一個(gè)科學(xué)規(guī)范的環(huán)境。因此優(yōu)化后的物資管理制度可以有效控制物資的合理使用。物資采購(gòu)部門接到采購(gòu)計(jì)劃后，要先對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行細(xì)化，首先由計(jì)劃人員進(jìn)行庫(kù)存的核查，利庫(kù)后再進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)過(guò)程始終按照本單位的相關(guān)規(guī)章制度執(zhí)行，分別有以下幾種方式：招投標(biāo)、集團(tuán)物資采購(gòu)平臺(tái)、內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)、合同評(píng)審、比質(zhì)比價(jià)和定點(diǎn)采購(gòu)等等。
1.3強(qiáng)化了物資比質(zhì)比價(jià)工作
比質(zhì)比價(jià)應(yīng)在確保采購(gòu)物品質(zhì)量、供貨進(jìn)度的前提下，選擇三家以上供貨商進(jìn)行相同質(zhì)量比進(jìn)度，相同進(jìn)度比售后服務(wù)，相同售后服務(wù)比價(jià)格，在進(jìn)行所有對(duì)比之后，確定最佳供貨商。比質(zhì)比價(jià)的核心是選用性價(jià)比最好的供貨商，價(jià)格最低不一定就是最佳的選擇。比質(zhì)比價(jià)辦公室人員組成應(yīng)該是由技術(shù)人員、財(cái)務(wù)人員、監(jiān)審審人員、采購(gòu)人員組成。比質(zhì)比價(jià)不僅可以有效降低采購(gòu)成本，提高企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力，而且還能有效提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。
1.4加強(qiáng)了物資采購(gòu)合同的審批流程
物資采購(gòu)合同在物資采購(gòu)全過(guò)程當(dāng)中占的比重都比較大，就拿我們單位舉例，2014年全年我們的采購(gòu)合同4000多份，每份合同需要填寫合同申請(qǐng)表、合同審批單和合同審批表。每份合同都要經(jīng)過(guò)物資部、計(jì)劃處、主管領(lǐng)導(dǎo)的審批。我認(rèn)為合同申請(qǐng)表、合同審批單和合同審批表可以一張表取代，減少重復(fù)審批次數(shù)；還有就是利用我單位辦公信息化實(shí)現(xiàn)合同的電子審批，這樣可以大大提高工作效率，同時(shí)確保的合同規(guī)范化管理，提高我單位的物資管理水平。
2、物資管理信息化的現(xiàn)狀
2.1人為因素影響物資管理信息化
物資管理信息化在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入的過(guò)程中大多數(shù)還是采用人工的方式，而這些數(shù)據(jù)的處理若非專業(yè)人員根本無(wú)從下手，面對(duì)大量的不同種類的物資數(shù)據(jù)，要分門別類的使用各自的質(zhì)量管理程序，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)處理。這個(gè)過(guò)程是常人無(wú)法想象的，工作量巨大，同時(shí)還需要數(shù)據(jù)處理人員擁有足夠的耐心，避免由于工作不仔細(xì)而出現(xiàn)錯(cuò)誤，如此復(fù)雜的管理過(guò)程，龐大的數(shù)據(jù)文件，繼續(xù)采用人工編制必然會(huì)制約物資管理信息化進(jìn)程，限制企業(yè)整體的信息化發(fā)展。此外，工作人員也很容易受到外界因素變化的影響，自身的綜合素質(zhì)不高，專業(yè)水平較低，這些因素的變化都會(huì)在一定程度上影響和阻礙我單位物資管理信息化的發(fā)展，影響了企業(yè)的工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。
2.2管理手段落后，缺乏管理軟件
缺乏管理的數(shù)據(jù)軟件，隨著工作的積累，會(huì)產(chǎn)生大量的收據(jù)及各種支付憑證，而這些數(shù)據(jù)在沒有經(jīng)過(guò)任何處理的情況下，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間積壓，很難知道它還存不存在，會(huì)造成一部分?jǐn)?shù)據(jù)丟失，為物資管理帶來(lái)麻煩，數(shù)據(jù)資料無(wú)處可尋。目前我們應(yīng)用金算盤管理軟件，有效的提高了物資管理水平，此軟件功能強(qiáng)大，但是目前僅解決了庫(kù)存和出入庫(kù)的管理，還有大部分功能未得到有效的開發(fā)，因此還需要對(duì)其進(jìn)行更加深入的應(yīng)用。
2.3資源共享過(guò)程存在阻礙
信息資源的共享是建立在科學(xué)有序的管理下的，而現(xiàn)如今企業(yè)管理還不成熟，對(duì)資源的處理過(guò)程還很繁瑣，還沒有達(dá)到及時(shí)更新的程度。主要體現(xiàn)在整合數(shù)據(jù)的過(guò)程，物資的采購(gòu)審批需要經(jīng)過(guò)層層審批，因?yàn)橘Y源共享存在阻礙，不能實(shí)時(shí)將信息傳遞出去，需要通過(guò)復(fù)雜的人力得以傳遞，使生產(chǎn)線延長(zhǎng)，動(dòng)用了大量的勞動(dòng)力去做同一件事情，顯然會(huì)降低工作效率，使企業(yè)在社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中落后。
3、加強(qiáng)物資管理信息化的策略
3.1創(chuàng)新管理思想和理念
將物資管理體系看作一個(gè)整體，提出新的管理思想，適用于整個(gè)業(yè)務(wù)體系，涵蓋了企業(yè)的各個(gè)部門，可以應(yīng)用于各項(xiàng)工作任務(wù)，同時(shí)起到規(guī)范企業(yè)人員行為的作用，將企業(yè)所有相關(guān)的內(nèi)容結(jié)合成一個(gè)整體，聯(lián)系周邊環(huán)境共創(chuàng)美好和諧。通過(guò)這種新的管理思想和理念，可以為開展企業(yè)工作提供有利條件，促進(jìn)企業(yè)各部門的融合交流，推動(dòng)了企業(yè)工作的連續(xù)性發(fā)展，使工作體系更加完善，這樣就為物資管理信息化提供了基礎(chǔ)，為信息資源共享提供傳遞環(huán)境。
3.2建立物資管理信息化系統(tǒng)
缺乏物資管理軟件是企業(yè)管理的一大障礙，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)物資管理信息化，首先必須要建立一個(gè)信息化系統(tǒng)，這是最基本的設(shè)施保障。利用這個(gè)信息化管理系統(tǒng)可以對(duì)企業(yè)的物資供應(yīng)過(guò)程實(shí)行全方位管理，使物資管理工作可以高效完成。而且通過(guò)這個(gè)信息化系統(tǒng)平臺(tái)可以提高物資管理的準(zhǔn)確性。
3.3物資采購(gòu)信息化
物資采購(gòu)利用互聯(lián)網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)信息化，在網(wǎng)上進(jìn)行詢價(jià)，使信息迅速傳遞，不受空間和時(shí)間的阻礙，由于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈，可以減少采購(gòu)成本，節(jié)省資金。由于網(wǎng)絡(luò)具有公開透明的特性，讓參與者可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)觀察采購(gòu)過(guò)程，無(wú)需經(jīng)過(guò)復(fù)雜的信息獲取途徑，保障參與者在招投標(biāo)過(guò)程中的利益，而且實(shí)時(shí)的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控可以掌握信息動(dòng)態(tài)，幫助信息規(guī)范化傳播。物資采購(gòu)信息數(shù)據(jù)要科學(xué)合理的進(jìn)行管理，保證在日后需要的時(shí)候可以快速調(diào)取，為企業(yè)的管理提供信息資源，使采購(gòu)更加符合物資管理。網(wǎng)上采購(gòu)的過(guò)程一定要保證其合法性，電子合同要具有法律效力，在未來(lái)出現(xiàn)采購(gòu)問(wèn)題時(shí)，才可以得到法律的幫助，防止企業(yè)自身的利益遭受損害。
3.4物資庫(kù)存管理信息化
庫(kù)存管理信息化的建設(shè)可以使庫(kù)存的數(shù)量得到有效的監(jiān)控，保證企業(yè)物資庫(kù)存量，為企業(yè)生產(chǎn)和科研工作提供材料支持，使庫(kù)存信息在動(dòng)態(tài)的監(jiān)控下，保持合理的庫(kù)存范圍，也可以掌握物資出入庫(kù)的情況，實(shí)現(xiàn)出入庫(kù)信息的準(zhǔn)確性。物資材料在儲(chǔ)存時(shí)也可以根據(jù)自身的性質(zhì)來(lái)劃分，利用庫(kù)存管理信息化來(lái)完成對(duì)物資的擺放，使物資在科學(xué)的保存方式下具有更加便捷的使用途徑，保證物資自身的質(zhì)量。
3.5多余物資進(jìn)行信息化管理
對(duì)于物資在企業(yè)所有物資中所占的比重是不容小覷的，有很多工作會(huì)對(duì)物資造成嚴(yán)重浪費(fèi)，有些時(shí)候不是不想制止這種浪費(fèi)的情況發(fā)生，而是進(jìn)行一個(gè)項(xiàng)目難免會(huì)有一些對(duì)物資的浪費(fèi)，像這樣的物資可以實(shí)現(xiàn)資源的再利用，為企業(yè)創(chuàng)造二次盈利。將物資進(jìn)行回收后，建賬登記進(jìn)行信息化管理，整理出物資管理庫(kù)存情況，實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的重復(fù)利用。
4、結(jié)語(yǔ)
物資管理信息化可以釋放人力資源，降低重復(fù)勞動(dòng)的概率，促進(jìn)企業(yè)的生產(chǎn)效率，雖然企業(yè)在物資管理問(wèn)題上還存在著許許多多的困難，但是還要堅(jiān)持信息化管理，不可以被困難擊倒。通過(guò)不斷的創(chuàng)新管理理念，學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化技術(shù)，滿足企業(yè)對(duì)物資管理的需求，為企業(yè)帶來(lái)更大的經(jīng)濟(jì)效益。
作者：李明 吳紅霞 單位：北方自動(dòng)控制技術(shù)研究所
