知識(shí)管理趨勢下如何強(qiáng)化檔案建設(shè)

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摘要：在當(dāng)今知識(shí)經(jīng)濟(jì)高度發(fā)展的時(shí)代，企業(yè)檔案管理工作日益重要，并逐漸成為企業(yè)在市場競爭中的一個(gè)關(guān)鍵因素。而對(duì)于工程檔案來說，各單位要實(shí)現(xiàn)自身的企業(yè)轉(zhuǎn)型，就必須加強(qiáng)對(duì)單位檔案資料的管理，通過強(qiáng)化信息化建設(shè)保證檔案信息的完整性、真實(shí)性、可用性，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理提供堅(jiān)實(shí)可靠的依據(jù)，以保障企業(yè)在市場競爭中擁有更強(qiáng)的競爭力，在經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)知識(shí)化的社會(huì)中獲得長遠(yuǎn)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理；工程建設(shè)單位；檔案信息化建設(shè)

一、知識(shí)管理的含義

知識(shí)管理是在當(dāng)今知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代產(chǎn)生的一種新型的管理理念和方式，它將知識(shí)經(jīng)濟(jì)、現(xiàn)代企業(yè)管理思想和理念與現(xiàn)代信息技術(shù)融為一體，通過打造一個(gè)技術(shù)與人文相結(jié)合的知識(shí)系統(tǒng)，是將企業(yè)的知識(shí)和信息進(jìn)行全面的收集、整合、保存與，使知識(shí)信息不斷完善和更新的過程，從而為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理提供強(qiáng)有力的決策依據(jù)，讓企業(yè)在激烈的市場競爭中掌握主動(dòng)權(quán)，在應(yīng)對(duì)各種紛繁復(fù)雜的外部環(huán)境中，不斷完善企業(yè)的產(chǎn)品和服務(wù)，以提高企業(yè)生產(chǎn)力和創(chuàng)造力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。因此，知識(shí)管理可以說是企業(yè)成長和發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力，對(duì)企業(yè)價(jià)值和市場核心競爭力的提高有著重要作用。

二、基于知識(shí)管理趨勢下的工程建設(shè)單位檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及存在問題

從檔案管理發(fā)展的路徑來說，建設(shè)單位的工程檔案管理大多經(jīng)歷了三個(gè)階段，第一階段是手工管理，第二階段是計(jì)算機(jī)輔助檔案管理，第三階段是當(dāng)今的信息化檔案管理。目前，一部分企業(yè)已經(jīng)開始積極探索和研究知識(shí)化的管理方式，但對(duì)現(xiàn)今工程建設(shè)單位檔案工作來說，在實(shí)現(xiàn)知識(shí)化管理的道路上仍面臨不少問題，存在許多挑戰(zhàn)。一是整個(gè)檔案工作任務(wù)重，壓力大。很多企業(yè)成立時(shí)間較早，積壓的工程項(xiàng)目資料較多，管理分散，缺乏完善科學(xué)的檔案管理體系。二是工程檔案資料歸檔不及時(shí)。許多項(xiàng)目建設(shè)周期長、涉及專業(yè)多、參與人員多、中間變更多，導(dǎo)致檔案資料難以得到及時(shí)地收集歸檔。而且由于設(shè)計(jì)人員和現(xiàn)場施工管理人員流動(dòng)性大、變更頻繁，其自身擁有的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)無法得到很好地積累和保存，也造成企業(yè)隱形知識(shí)流失較多[1]。三是檔案信息資源難于共享。由于建設(shè)項(xiàng)目的檔案及成果文件都分散在各個(gè)部門，收集不完整，歸檔不及時(shí)，加上分散管理，各部門之間出于知識(shí)保護(hù)、管理不善等原因無法進(jìn)行知識(shí)信息的共享，導(dǎo)致各種數(shù)據(jù)和信息無法得到最大化的利用，從而造成資源浪費(fèi)。

三、基于知識(shí)管理趨勢背景下工程建設(shè)單位加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的措施

（一）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、制度和流程，是實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化、知識(shí)化的基礎(chǔ)

在知識(shí)化管理理念中，加強(qiáng)工程檔案信息化建設(shè)首先必須做好基礎(chǔ)性工作。工程檔案信息量大、涉及專業(yè)和部門多，利用率高，只有經(jīng)過系統(tǒng)的歸檔整理，單位檔案工作才能具備一定基礎(chǔ)，積累大量的信息資源才能系統(tǒng)化。因此，要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，必須先加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作。具體可從以下兩方面著手：1.制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、制度和流程是單位工程檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。由于建設(shè)工程規(guī)模大、周期長等特點(diǎn)，對(duì)工程文件的收集歸檔必須采取諸多舉措，從工程立項(xiàng)開始，對(duì)設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等不同階段形成的文件進(jìn)行收集歸檔，以確保工程檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。要對(duì)所有工程檔案進(jìn)行規(guī)范整理、著錄，完善檢索，并利用信息化管理系統(tǒng)，將各類管理性文件和圖紙掃描轉(zhuǎn)化為數(shù)字化副本，將數(shù)據(jù)整合保存在數(shù)據(jù)庫中，便于后期檢索、利用，提高檔案資料的利用效率[2]。2.建立檔案管理信息化系統(tǒng)是工程檔案信息化的前提，必須將檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和流程固化到檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)工程文件、檔案和各類知識(shí)進(jìn)行集成管理。一是建立和完善電子檔案管理制度和流程，并將標(biāo)準(zhǔn)細(xì)分、流程固化，使細(xì)則和流程固化到檔案管理系統(tǒng)。只有將單位檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)及流程與信息化管理系統(tǒng)相結(jié)合，才能使工作人員在運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理時(shí)有章可依，有制度可循，從而使整個(gè)檔案信息化工作更規(guī)范、更專業(yè)。二是通過系統(tǒng)對(duì)工程文件的收集歸檔、整理、鑒定、檢索等實(shí)施全程管理，從方針政策、管理制度體系、項(xiàng)目保障措施等各個(gè)層面制定電子文件管理戰(zhàn)略及系統(tǒng)集成基本框架，從工程建設(shè)管理與文件形成歸檔同步集成，從而實(shí)現(xiàn)工程管理流程的優(yōu)化，做檔案與知識(shí)管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)踐者，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，為工程建設(shè)、管理提供高效、快捷、安全、增值的數(shù)據(jù)和檔案服務(wù)。

（二）強(qiáng)化資源建設(shè)和管理是知識(shí)化前提下檔案信息化建設(shè)的核心

資源建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案資源知識(shí)化管理的基礎(chǔ)與核心，也是提高資源利用效率和檔案管理工作質(zhì)量的重要保障。因此，必須明確數(shù)據(jù)信息資源的來源、結(jié)構(gòu)和重要價(jià)值，并針對(duì)知識(shí)資源的核心內(nèi)容和應(yīng)用需要進(jìn)行深入分析，做好整體規(guī)劃，制定出切實(shí)可行、科學(xué)合理的管理目標(biāo)和管理策略，有步驟地進(jìn)行知識(shí)資源管理的建設(shè)工作。1.要在已建立的強(qiáng)大數(shù)據(jù)資源知識(shí)平臺(tái)的基礎(chǔ)上，優(yōu)化數(shù)據(jù)管理方式，對(duì)數(shù)據(jù)資源的收集、儲(chǔ)存、管理、利用等各環(huán)節(jié)進(jìn)行分析，找出并解決其中存在的問題，提高數(shù)據(jù)資源利用率。2.企業(yè)要根據(jù)自身實(shí)際情況，根據(jù)自身發(fā)展和生產(chǎn)經(jīng)營的需要，建立專題性知識(shí)資源數(shù)據(jù)庫，比如標(biāo)準(zhǔn)更新庫、協(xié)同作業(yè)指導(dǎo)書、行業(yè)規(guī)范等基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)庫，還有以圖片、視頻、設(shè)計(jì)方案、設(shè)計(jì)資料、竣工圖紙等為主的工程資料庫，以及科研成果、論文報(bào)告等知識(shí)成果數(shù)據(jù)庫。有效做好電子文件的形成、傳輸、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、利用，做好檔案大數(shù)據(jù)信息的挖掘和協(xié)同管理。

（三）專業(yè)培訓(xùn)是提高知識(shí)化管理前提下信息化建設(shè)水平的有效途徑

對(duì)于工程建設(shè)單位來說，檔案信息和數(shù)據(jù)極其珍貴，如果管理不當(dāng)，會(huì)給企業(yè)造成很大損失。因此，企業(yè)必須加強(qiáng)員工檔案專業(yè)知識(shí)和檔案管理信息化知識(shí)的培訓(xùn)。1.企業(yè)可通過采取外部培訓(xùn)、內(nèi)部培訓(xùn)、聘請(qǐng)專家指導(dǎo)等措施，用先進(jìn)的管理理念和管理經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)員工，促使員工轉(zhuǎn)變觀念，提高和優(yōu)化管理檔案方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理專業(yè)化、科學(xué)化，提高信息化建設(shè)水平。2.企業(yè)還應(yīng)積極吸納專業(yè)檔案管理人才，招收一些高學(xué)歷、高素質(zhì)檔案管理專業(yè)人才，提高企業(yè)檔案人員的專業(yè)素質(zhì)。

（四）優(yōu)化檔案信息化管理方法是知識(shí)化管理前提下強(qiáng)化信息化建設(shè)的重要保障

科學(xué)的管理方法是提高檔案信息化管理工作質(zhì)量和水平的重要保障。為此，檔案管理部門要注意做好以下兩方面工作：1.提高管理體制的流暢性，保證檔案管理機(jī)制順利有效地發(fā)揮作用。這樣才有利于檔案管理部門建立起完善的數(shù)據(jù)信息檔案管理制度，明確責(zé)任，保障每項(xiàng)工作落實(shí)，從而實(shí)現(xiàn)管理部門整體工作水平的提高[3]。2.現(xiàn)代化管理設(shè)備是提高檔案管理工作效率的基礎(chǔ)，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理知識(shí)化建設(shè)的必要條件，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際需要適當(dāng)加大資金和技術(shù)投入，配備信息化專業(yè)設(shè)備，并對(duì)員工進(jìn)行設(shè)備操作培訓(xùn)，讓員工盡快熟練掌握先進(jìn)的信息設(shè)備管理方法，不斷地對(duì)先進(jìn)設(shè)備進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化，保障設(shè)備的有效運(yùn)轉(zhuǎn)[4]。

四、工程建設(shè)檔案信息化建設(shè)案例

在此，本文以深圳某地鐵線的檔案管理信息化建設(shè)歷程為例，深入探討知識(shí)化管理在工程建設(shè)單位的應(yīng)用發(fā)展情況。深圳某地鐵線是2011年底第26屆世界大學(xué)生運(yùn)動(dòng)會(huì)相配套的深圳城市軌道交通建設(shè)二期工程項(xiàng)目，起點(diǎn)站為前海灣，終點(diǎn)站是黃貝嶺，途經(jīng)27個(gè)站點(diǎn)。從工程建設(shè)開始到建成通車，歷時(shí)三年半。涉及從建設(shè)項(xiàng)目(工程）的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收投入運(yùn)營的全過程中形成的應(yīng)歸檔保存的全套文字材料、圖紙、聲像等載體形式的檔案。在項(xiàng)目建設(shè)過程初期，工程檔案管理曾出現(xiàn)以下問題：一是檔案管理沒有整體規(guī)劃，沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)，無制度約束；二是建設(shè)項(xiàng)目各參建單位工程文件形成歸檔無專人負(fù)責(zé)。三是無相關(guān)檔案電子化設(shè)備和管理系統(tǒng)，檔案管理人員相關(guān)知識(shí)缺乏。為此，當(dāng)時(shí)的建設(shè)單位即項(xiàng)目管理部門下大力氣加強(qiáng)檔案管理，取得了很好的效果。主要采取了如下措施：首先，針對(duì)當(dāng)時(shí)參建單位檔案管理人員能力和素質(zhì)參差不齊、對(duì)工程檔案管理重視程度不一的問題，一是在較短時(shí)間內(nèi)建立健全了項(xiàng)目檔案管理責(zé)任制、檔案管理人員工作責(zé)任制和工程文件形成、歸檔、移交等檔案管理制度，將檔案管理職責(zé)分解落實(shí)到各個(gè)部門，健全了各個(gè)層級(jí)的人員管理網(wǎng)絡(luò)，制定了上崗要求和標(biāo)準(zhǔn)。二是通過各種方式加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高檔案管理人員專業(yè)水平。其次，針對(duì)很多操作層面的東西，如施工用表填寫和簽名用章不規(guī)范、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的問題。單位采取先統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，再對(duì)表格和簽章等問題采取對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)結(jié)合實(shí)際進(jìn)行協(xié)調(diào)，不斷完善管理體系的做法，使施工用表填寫和簽名用章越來越到位，管理標(biāo)準(zhǔn)和制度越來越完善，管理更加規(guī)范。最后，針對(duì)工程文件不完整、歸檔不及時(shí)的問題，則通過利用檔案管理系統(tǒng)加強(qiáng)信息化管理，利用信息技術(shù)對(duì)工程文件形成歸檔進(jìn)行全程控制，使工程建設(shè)與工程文件形成、歸檔同步進(jìn)行，確保了及時(shí)歸檔和工程文件的準(zhǔn)確、真實(shí)、完整。綜上，要想順應(yīng)知識(shí)化管理的趨勢，對(duì)建設(shè)單位進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，必須先認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性和必要性，積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，根據(jù)自身發(fā)展需求和實(shí)際，利用科學(xué)管理制度和方法，借助先進(jìn)管理技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)將檔案管理的質(zhì)量和水平提升到新的高度，才能保障檔案信息等知識(shí)資源的有效利用。

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[2]葉琳芳.知識(shí)管理趨勢下勘察設(shè)計(jì)行業(yè)的檔案信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(14):82.

[3]呂馨.信息化背景下勘察設(shè)計(jì)單位的檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(10):156.

[4]陳淑芬.提高勘測設(shè)計(jì)行業(yè)檔案管理信息化之我見[J].城建檔案,2016(6):21-22.

作者：梅先玲 單位：深圳市地鐵集團(tuán)有限公司