知識管理數(shù)字化構(gòu)建科研單位培訓(xùn)檔案

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【摘要】教育培訓(xùn)檔案是人才培養(yǎng)的一座巨大寶庫，科研單位以知識管理為導(dǎo)向數(shù)字化構(gòu)建教育培訓(xùn)檔案，通過制度、組織保障以及激勵機制，建立并有效運行教育培訓(xùn)系統(tǒng)平臺，最終實現(xiàn)教育培訓(xùn)知識資源收集、轉(zhuǎn)化、存儲、分享、利用和創(chuàng)新的良性循環(huán)，使集體智慧財富不斷積累和增值，促進科研單位的創(chuàng)新發(fā)展和人才培養(yǎng)。

【關(guān)鍵詞】教育培訓(xùn)檔案；知識管理；數(shù)字化；構(gòu)建

科研單位教育培訓(xùn)檔案不僅能真實記錄和反映員工在職期間接受教育培訓(xùn)的具體情況，為本單位制定人才發(fā)展戰(zhàn)略提供實際依據(jù)，還能成為才人培養(yǎng)的一座潛在的巨大寶庫。在當(dāng)今知識管理和信息化管理的時代浪潮引領(lǐng)下，科研單位結(jié)合信息化技術(shù)手段，將知識管理理念導(dǎo)入教育培訓(xùn)檔案管理，令其重新升級“鍛造”，便能激發(fā)其蘊藏的巨大潛力，為集體源源不斷地提供知識營養(yǎng)，積累知識財富，哺育科研單位整體人才隊伍，成為本單位可持續(xù)發(fā)展的重要力量來源。

一、導(dǎo)入知識管理理念

創(chuàng)新是科研單位永恒的主題，而知識的存量、積累是科研單位競爭優(yōu)勢的根本來源和創(chuàng)新的核心原動力。知識管理即是通過對知識的獲取、創(chuàng)造、存儲、分享、整合、利用、更新等過程將知識不斷的反饋到知識系統(tǒng)中，形成持續(xù)積累的知識資源和智慧資本?？蒲袉挝煌ㄟ^有效的知識管理，整合顯性知識（以文字、符號、圖形等方式直接表達的知識，如設(shè)計方案、裝置圖表、技術(shù)規(guī)格書、模型、程序、公式等）并挖掘出隱性知識（非直接表達或難以明確表述的存在于人的思維大腦中的知識，如經(jīng)驗、心得、感悟、洞察力等），同時以開放、扁平化的管理模式充分發(fā)揮知識主體的能動性，使員工個人與單位集體的知識都得到有效利用和積極發(fā)展，最終達到知識不斷創(chuàng)新、知識系統(tǒng)循環(huán)上升的目的，推動科研單位的創(chuàng)新發(fā)展和人才隊伍培養(yǎng)，使其具備優(yōu)秀的競爭力。在知識管理的概念中，知識的沉淀、共享和學(xué)習(xí)是知識管理的基石，是組成“知識之輪”的三個重要環(huán)節(jié)，而科研單位教育培訓(xùn)檔案則可為“知識之輪”的高效運轉(zhuǎn)提供強有力的支持。通常情況下，教育培訓(xùn)檔案分為員工培訓(xùn)檔案、培訓(xùn)管理檔案和培訓(xùn)知識檔案三大類：員工培訓(xùn)檔案是科研單位管理部門為員工建立的培訓(xùn)項目記錄性材料，包含員工姓名、部門、培訓(xùn)時間、地點、名稱、內(nèi)容、學(xué)時、組織單位、主講老師等相關(guān)信息；培訓(xùn)管理檔案是指在培訓(xùn)管理過程中形成的材料文件，如年度培訓(xùn)計劃、建議書、評估報告、師資檔案、培訓(xùn)證書、培訓(xùn)機構(gòu)檔案等；培訓(xùn)知識檔案則是科研單位不斷積累完善的知識數(shù)據(jù)檔案，例如培訓(xùn)書籍、講義、PPT、錄像、DVD等各類信息數(shù)據(jù)。對應(yīng)知識管理，科研單位收集、整理、建立教育培訓(xùn)檔案的過程即是對知識的獲取、沉淀與整合；利用信息化技術(shù)在單位內(nèi)部建設(shè)運行教育培訓(xùn)系統(tǒng)平臺即可形成有效的知識管理系統(tǒng)；員工通過該系統(tǒng)共享、利用各類教育培訓(xùn)知識資源即實現(xiàn)了知識在組織內(nèi)部的分享。此外，經(jīng)過知識主體（管理者與員工）的主動收集、整理和再加工，還能深度挖掘出隱性的教育培訓(xùn)知識（例如以總結(jié)、交流等形式獲取主講人和參培人員的個體經(jīng)驗），將隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識，豐富本單位整體教育培訓(xùn)資源；同時，員工在利用共享培訓(xùn)資源進行知識的學(xué)習(xí)、消化后，經(jīng)過工作實踐又可將原獲取的知識進行創(chuàng)新發(fā)展并再次反饋系統(tǒng)平臺，使教育培訓(xùn)知識系統(tǒng)持續(xù)螺旋式上升。

二、數(shù)字化構(gòu)建系統(tǒng)平臺

以知識管理為導(dǎo)向的教育培訓(xùn)檔案管理需要借助現(xiàn)代信息科技力量?？蒲袉挝豢梢越Y(jié)合具體工作實際，以分析知識需求為前提，以實現(xiàn)教育培訓(xùn)知識在本單位內(nèi)最大分享和利用、創(chuàng)造出最大價值為目的，構(gòu)建出符合自身特色的數(shù)字化教育培訓(xùn)系統(tǒng)平臺，從而形成有效的教育培訓(xùn)知識管理系統(tǒng)，幫助單位和個人獲得更好的知識收益。以科研單位A為例，經(jīng)過前期對員工教育知識需求的調(diào)研和梳理，結(jié)合內(nèi)部管理要求，科研單位A將教育培訓(xùn)系統(tǒng)平臺劃分為了“培訓(xùn)管理”“培訓(xùn)資源庫”“在線培訓(xùn)”三大模塊：（一）“培訓(xùn)管理”模塊。該模塊下設(shè)員工培訓(xùn)登記、培訓(xùn)記錄查詢、培訓(xùn)證書庫、師資檔案庫、歷年培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)評估報告、個人培訓(xùn)記錄等專欄，主要涵蓋了員工培訓(xùn)檔案與培訓(xùn)管理檔案的內(nèi)容。其中，師資檔案庫面向全體員工開放（錄入了內(nèi)外部講師個人基本信息及教學(xué)的主要方向和特色），方便有學(xué)習(xí)需求的員工了解相關(guān)師資力量；個人培訓(xùn)記錄專欄向員工個人開放，員工可全面掌握個人受教育培訓(xùn)的情況；其余專欄則面向管理人員，通過數(shù)字化技術(shù)對教育培訓(xùn)檔案實施動態(tài)監(jiān)管——管理人員在員工培訓(xùn)登記專欄內(nèi)以培訓(xùn)項目為單位錄入本部門員工培訓(xùn)信息，并以附件形式上傳培訓(xùn)教材、證書和簽到表掃描件，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核后生成《人員培訓(xùn)記錄表》（含培訓(xùn)時間、地點、內(nèi)容、學(xué)時、組織單位、主講老師、參訓(xùn)員工姓名、記錄人、考核方式、效果評價等信息）；同時系統(tǒng)將各培訓(xùn)項目信息整合后自動生成以員工“個人”為單位的《員工培訓(xùn)記錄總表》，不僅可以實時反映本單位教育培訓(xùn)的全面最新信息，還具備一定的數(shù)據(jù)分析處理功能，如匯總員工個人、科室部門、本單位的年度培訓(xùn)學(xué)時，或分析各類培訓(xùn)的比例以及各部門的培訓(xùn)情況比較……這些數(shù)據(jù)是培訓(xùn)評估報告的重要數(shù)據(jù)支撐，為來年制訂培訓(xùn)計劃提供了有效依據(jù)。（二）“培訓(xùn)資源庫”模塊。培訓(xùn)資源庫是教育培訓(xùn)平臺中知識共享的重要承載體之一，按教育培訓(xùn)種類規(guī)劃為專業(yè)技能培訓(xùn)、質(zhì)量培訓(xùn)、安全環(huán)保培訓(xùn)、資質(zhì)培訓(xùn)、信息系統(tǒng)培訓(xùn)等專欄，同時按組織級別分為外部培訓(xùn)、院內(nèi)培訓(xùn)、所內(nèi)培訓(xùn)、科室培訓(xùn)、專業(yè)組培訓(xùn)，還根據(jù)科研單位A的實際需求增加了特色項目：工作經(jīng)驗交流專區(qū)。培訓(xùn)資源庫配備搜索功能，員工可按感興趣的培訓(xùn)項目、內(nèi)容、組織部門、載體類型等關(guān)鍵詞進行綜合查詢。庫內(nèi)教學(xué)資源類型豐富多樣，既有普通文檔類教材，也有PPT、視頻等新媒體類資源，其來源途徑除靠各級培訓(xùn)管理部門的主動搜集還依靠廣大員工的積極分享。例如，人力資源部門邀請某外單位專家來所開展專題講座，經(jīng)講師允許，其授課PPT以及教學(xué)現(xiàn)場的錄像視頻作為本單位教育培訓(xùn)資源由組織部門上傳至培訓(xùn)資源庫（屬性為外部培訓(xùn)、專業(yè)培訓(xùn)）；與此同時，圍繞該教學(xué)資源點，參加現(xiàn)場培訓(xùn)的許多員工自發(fā)上傳了個人的聽課筆記以及課后的教學(xué)問答交流記錄、心得體驗。又如，某項目組人員在該項目完成節(jié)點后進行內(nèi)部工作小結(jié)和交流，梳理了項目總體進展，分析了項目推進中發(fā)生的具體問題，總結(jié)了應(yīng)對問題行之有效的解決措施以及技術(shù)、管理方面的經(jīng)驗——這些既包含了顯性的知識點（項目工作進程、問題、解決方案、成效等），又包含了許多隱性知識點（技術(shù)經(jīng)驗、項目管理經(jīng)驗等），會議記錄人員經(jīng)過挖掘、整理、加工將其轉(zhuǎn)化成新的教育培訓(xùn)知識上傳系統(tǒng)，與其他項目組成員共同交流分享。此外，普通員工還能針對工作中遇上的某項技術(shù)難點或自己感興趣的問題在工作經(jīng)驗交流專區(qū)中發(fā)起在線討論，與其他共同關(guān)注此話題的員工展開深入探討。（三）“在線培訓(xùn)”模塊。此模塊為培訓(xùn)組織部門提供了線上教學(xué)的新型培訓(xùn)方式。某些面向全體員工的宣貫類、職能管理類的培訓(xùn)，往往因為人員眾多又比較分散難以一次性集中組織，而在線培訓(xùn)可以靈活解決上述問題。例如科研單位A按計劃在內(nèi)部召開年度安全教育培訓(xùn)，組織部門即在此模塊下新建一項面向全體員工的專題安全教育培訓(xùn)流程（附注培訓(xùn)性質(zhì)和具體要求），并將安全宣傳視頻、PPT等培訓(xùn)材料上傳系統(tǒng)。該流程通過審批后由平臺及時推送至全體員工個人，員工點擊流程在線瀏覽安全教育材料按要求完成全部自學(xué)，系統(tǒng)即自動記錄員工在線學(xué)習(xí)時間并生成相應(yīng)的培訓(xùn)記錄，同時向組織部門實時反饋本次培訓(xùn)的最新進展和總體情況，向未及時完成培訓(xùn)的員工個人發(fā)送培訓(xùn)提醒。

三、科學(xué)管理，充分實現(xiàn)教育培訓(xùn)檔案的知識利用

（一）制度和組織保障。充分實現(xiàn)教育培訓(xùn)檔案的知識利用離不開科學(xué)管理與必要的制度、組織保障。科研單位應(yīng)結(jié)合實際工作建立一整套知識管理制度或具體的教育培訓(xùn)知識管理細則，設(shè)立教育培訓(xùn)知識管理的歸口部門、管理負(fù)責(zé)人、各級管理員、聯(lián)絡(luò)員、審核員崗位并明確其具體職責(zé)，規(guī)范教育培訓(xùn)知識的產(chǎn)生、收集、積累途徑、具備的要素和內(nèi)容、審核、評定以及具體使用等。同時，教育培訓(xùn)系統(tǒng)平臺的建設(shè)與維護也需要有力保障，一方面由系統(tǒng)管理員進行權(quán)限設(shè)置、運行監(jiān)控、數(shù)據(jù)庫備份、防火墻布置、病毒查殺等系統(tǒng)維護工作，保證該系統(tǒng)的正常運行；另一方面需由特定管理人員收集各方使用反饋意見，根據(jù)實踐和具體情況對平臺進行持續(xù)的優(yōu)化和完善。（二）有效的激勵&主觀能動性。知識共享是知識管理的基石，知識擁有者和知識需求者通過互動與交流實現(xiàn)集體知識的增值。員工對知識共享的積極態(tài)度在科研單位教育培訓(xùn)系統(tǒng)的知識積累與利用中起到了非常關(guān)鍵的作用。為了鼓勵和引導(dǎo)每一位員工積極參與本單位知識的創(chuàng)造和積累活動，科研單位在為知識管理提供制度和組織保障外，還應(yīng)制定一套有效的激勵機制，實施一系列知識共享獎勵舉措，例如建立員工知識貢獻積分獎勵制度：凡在教育培訓(xùn)系統(tǒng)平臺中分享個人知識經(jīng)驗的員工均可獲得初始分值，再根據(jù)該知識經(jīng)驗的共享反饋情況及評定結(jié)果累積分值，科研單位對年度內(nèi)積分排名靠前或?qū)w有突出知識貢獻的員工進行評優(yōu)獎勵，還可將知識共享積分納入年度員工績效考核，充分調(diào)動員工的主觀能動性，在單位內(nèi)部營造出良好的知識共享氛圍。

四、總結(jié)語

綜上所述，科研單位以知識管理為導(dǎo)向數(shù)字化構(gòu)建教育培訓(xùn)檔案，通過科學(xué)規(guī)劃建立并有效運行教育培訓(xùn)系統(tǒng)平臺，既能使傳統(tǒng)的教育培訓(xùn)檔案實現(xiàn)高效的動態(tài)化實時管理，又能充分挖掘科研單位內(nèi)外部教育培訓(xùn)知識資源，將隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識在集體內(nèi)部分享、再創(chuàng)造，實現(xiàn)科研單位知識財富的持續(xù)積累，使教育培訓(xùn)檔案得到最大程度的利用，促進科研單位的創(chuàng)新發(fā)展和人才培養(yǎng)。

【論文參考】

[1]劉璇,張朋柱.知識管理在科研網(wǎng)絡(luò)及企業(yè)中的應(yīng)用研究[M].上海交通大學(xué)出版社,2015.

[2]廖開際.知識管理:原理和應(yīng)用(第2版)[M].清華大學(xué)出版社,2017.

作者:張雪濤 單位:中國核動力研究設(shè)計院