學(xué)籍檔案管理精選(九篇)

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第1篇：學(xué)籍檔案管理范文

學(xué)籍檔案對學(xué)生來講極為重要，是學(xué)生在本階段學(xué)習(xí)的重要記錄憑證也是其進(jìn)行下一階段學(xué)習(xí)或者工作的重要保障，因此做好中學(xué)學(xué)籍檔案管理工作就顯得具有較強(qiáng)的現(xiàn)實意義。筆者在本文中首先研究了中學(xué)學(xué)籍檔案管理中存在的問題，然后提出對學(xué)籍檔案管理進(jìn)行優(yōu)化的措施，同時還研究了在利用檔案過程中應(yīng)該注意的相關(guān)問問題，以期更好的管理中學(xué)學(xué)籍檔案。

關(guān)鍵詞：

中學(xué)；學(xué)籍檔案；問題；解決措施

進(jìn)入新新世紀(jì)后，國家對教育教學(xué)愈加重視，同時作為學(xué)生重要的學(xué)習(xí)記錄，學(xué)籍檔案管理工作異常中重要。學(xué)生在中學(xué)期間的活動情況主要由學(xué)籍檔案進(jìn)行記錄，是學(xué)生升學(xué)、工作等重要的依據(jù)，科學(xué)的管理學(xué)籍檔案，是每一位檔案管理人員的首要任務(wù)。對學(xué)生來講，學(xué)籍檔案極為重要，一旦在管理中出現(xiàn)問題，會嚴(yán)重影響學(xué)生今后的學(xué)習(xí)和工作?；趯W(xué)籍檔案管理的重要性，對中學(xué)檔案管理中存在的問題進(jìn)行研究并提出有針對性的解決措施就顯得具有較強(qiáng)的現(xiàn)實意義，筆者在本文中對此進(jìn)行探討和研究。以期進(jìn)一步促進(jìn)中學(xué)學(xué)籍檔案管理工作。

一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題

1、學(xué)校管理者的重視力度不足

一般情況下學(xué)校配備的學(xué)籍檔案管理人員較少，從學(xué)生進(jìn)入中學(xué)到學(xué)生最終畢業(yè)，要經(jīng)歷很多工作，工作任務(wù)量較大，同時由于學(xué)生眾多，無形中加大了總工作量，雖然在此背景下，但是學(xué)生其他工作部門還會借用檔案管理員協(xié)助開展相關(guān)工作，導(dǎo)致管理人員過于繁忙，同時學(xué)校配備的相關(guān)設(shè)備陳舊，一些學(xué)校的學(xué)籍檔案管理人員沒有自己獨立的工作空間，時長出現(xiàn)學(xué)籍檔案丟失的情況，繁重的工作，較大的工作量導(dǎo)致檔案管理員具有較大的流動性。

2、管理學(xué)籍檔案的模式陳舊

中學(xué)學(xué)生學(xué)籍檔案具有繁多的內(nèi)容，要想保障服務(wù)的準(zhǔn)確性，僅僅憑借個人的記憶進(jìn)行檢索顯得極為不易，不僅效率低下而且容易出錯。所以，筆者建議應(yīng)該在中學(xué)學(xué)籍檔案管理中使用計算機(jī)，不僅提升檔案管理的工作效率，更能保障其正確性。

3、學(xué)籍檔案管理人員銜接不暢

由于學(xué)校學(xué)籍檔案管理人員艱苦的工作環(huán)境，因此造成人員流動較大，對學(xué)校持續(xù)性的建設(shè)、管理和利用學(xué)籍檔案造成嚴(yán)重的影響。所以，當(dāng)前最緊迫的就是針對存在的問題，提出有效的解決措施，切實提升學(xué)籍檔案的管理質(zhì)量和效率。

二、提升中學(xué)學(xué)籍檔案管理質(zhì)量和效率的措施

1、學(xué)校重視

鑒于中學(xué)學(xué)籍檔案工作的特殊性，作為學(xué)校管理人員對該項工作應(yīng)該加以重視，在硬件、軟件建設(shè)上全力支持，給相關(guān)管理人員獨立的辦公空間，配備專職學(xué)籍檔案管理人員，并加大智力投入，持續(xù)培養(yǎng)，保障學(xué)籍檔案管理人員具有較高的工作技能。

2、強(qiáng)化意識，明確職責(zé)

學(xué)校相關(guān)部門應(yīng)該對學(xué)籍檔案管理工作人員的工作環(huán)境進(jìn)一步優(yōu)化，作為學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)該自覺學(xué)習(xí)相關(guān)知識和技能，不斷提升工作意識、服務(wù)意識，明晰自身工作重要性，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定科學(xué)的管理學(xué)籍檔案。

3、重視培養(yǎng)，構(gòu)建強(qiáng)隊

要想提升中學(xué)學(xué)籍檔案的管理質(zhì)量，擁有一支高水平的管理隊伍極為重要。管理人員不僅政治素養(yǎng)高，還應(yīng)該具有較強(qiáng)的職業(yè)技能，因此這就要求當(dāng)前在中學(xué)從事學(xué)籍檔案工作的人員應(yīng)該不斷深化學(xué)習(xí)意識，在各方面提升能力，保障具有較高的綜合素質(zhì)和水平。作為學(xué)校，應(yīng)該對這項工作有清醒的認(rèn)識，舉辦相關(guān)培訓(xùn)會，提升其專業(yè)技能的深度和廣度；建立管理工作激勵制度，在管理工作中表現(xiàn)突出的給予物質(zhì)、精神上的獎勵；樹立工作典型，強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識并落實相關(guān)待遇，為學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

4、穩(wěn)定隊伍，持續(xù)發(fā)展

學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的穩(wěn)定性、連續(xù)性和管理隊伍的穩(wěn)定性、連續(xù)性有很大的關(guān)系。此工作需要相關(guān)人員具有厚重的工作經(jīng)驗，在實際工作中不斷完善。要是頻繁調(diào)動管理人員的工作崗位，會嚴(yán)重影響檔案管理工作的持續(xù)性。所以，學(xué)校相關(guān)管理部門要對檔案管理隊伍的穩(wěn)定性有清醒的認(rèn)識，健全管理制度，促進(jìn)連續(xù)性的學(xué)籍檔案管理工作。

三、結(jié)束語

總而言之，檔案管理工作和學(xué)生今后的學(xué)習(xí)和工作息息相關(guān)，是學(xué)生這一階段學(xué)習(xí)的必要記錄，更是學(xué)生開展下一階段學(xué)生的重要保障，事關(guān)每一位學(xué)生的切身利益，因此我們必須對學(xué)生負(fù)責(zé)，秉承較高的服務(wù)意識和責(zé)任觀念，把學(xué)籍檔案管理工作科學(xué)的進(jìn)行，這也是對一個學(xué)校教學(xué)質(zhì)量、綜合實力進(jìn)行衡量的重要指標(biāo)之一。所以，這就要求中學(xué)學(xué)校對本校內(nèi)的學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作強(qiáng)化重視，不斷完善學(xué)生學(xué)籍檔案管理辦法，依托學(xué)校的實際情況，制定科學(xué)的管理體系，嚴(yán)格記錄學(xué)生在中學(xué)的表現(xiàn)。有效的開展此項工作也是為各項工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。

作者：張慧芳 單位：山西榆次八中

參考文獻(xiàn)

[1]徐會穎.試論如何搞好學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作[J].科學(xué)中國人.2016(08)

[2]孫怡紅.強(qiáng)化學(xué)籍檔案管理工作的思考[J].河南教育(基教版).2013(12)

第2篇：學(xué)籍檔案管理范文

（一）領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理不夠重視

現(xiàn)如今，很多高校的學(xué)籍檔案管理工作普遍存在場地面積不足、辦公設(shè)備陳舊、缺少專業(yè)管理人員和缺乏專項業(yè)務(wù)經(jīng)費的情況，之所以會出現(xiàn)上訴情況，跟領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視有著直接關(guān)系。高校學(xué)籍檔案所反映出的價值是具有一定隱性和潛在性的，往往容易被校領(lǐng)導(dǎo)所忽視。想要加強(qiáng)對學(xué)籍檔案的管理是需要進(jìn)行資金投入的，卻無法收到“立竿見影”的效果，這使得高校領(lǐng)導(dǎo)望而怯步，更多的選擇把資金投入到校園的硬件建設(shè)當(dāng)中去。校領(lǐng)導(dǎo)對“硬實力”過于重視，卻忽視了“軟實力”才是高校發(fā)展建設(shè)當(dāng)中的重中之重。

（二）管理人員隊伍建設(shè)不完整

由于高校對學(xué)籍檔案管理工作認(rèn)識的不足，以至于其被錯誤的放在高校建設(shè)的從屬地位，各院校也沒有聘請專業(yè)的檔案管理人員來進(jìn)行學(xué)籍檔案的管理工作，很多檔案管理工作都是校內(nèi)的行政業(yè)務(wù)人員來兼管的，然而由于校內(nèi)行政工作繁重，這使得檔案管理工作人員的流動性非常大，而在職人員也缺乏檔案管理的專業(yè)水平和理論素養(yǎng)，以至于出現(xiàn)了檔案管理隊伍整體業(yè)務(wù)水平低、工作積極性差、檔案管理觀念陳舊等情況，常常無法按照檔案信息管理工作的要求來進(jìn)行學(xué)生學(xué)籍檔案管理的收集、整理、和分類歸檔工作，使得學(xué)生學(xué)籍檔案的流失量增大，學(xué)生檔案材料殘缺不齊。不僅影響了高校學(xué)籍檔案的利用效率，更嚴(yán)重阻礙了高校學(xué)籍檔案事業(yè)的發(fā)展。

（三）檔案管理工作缺乏規(guī)范性

因為高校對檔案管理工作的錯誤認(rèn)識及重視度不夠，使得高校學(xué)籍檔案管理工作缺乏一套詳細(xì)的、統(tǒng)一的、可以用來約束檔案管理工作的規(guī)章制度，這是致使高校學(xué)籍檔案管理在收集核對、歸檔整理、信息使用傳遞過程中出現(xiàn)問題的重要原因。不僅如此，由于缺少規(guī)范的管理制度，使得管理人員職責(zé)劃分不清，對已出現(xiàn)問題的責(zé)任相互推諉、工作協(xié)作性差，以至于高校學(xué)籍檔案在客觀上缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性。

二、加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的對策

（一）加強(qiáng)檔案宣傳，引起領(lǐng)導(dǎo)重視

學(xué)籍檔案的管理工作是高校管理工作中重要的組成部分，學(xué)籍檔案質(zhì)量的好壞直接影響到學(xué)校的管理水平。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)籍檔案管理工作的重視，是提高學(xué)校檔案管理工作的關(guān)鍵所在，因此高校各級黨政管理以及教學(xué)管理部門，都必須充分的認(rèn)識到學(xué)籍檔案管理工作的重要性，增強(qiáng)檔案管理意識。檔案管理部門和管理人員，要從過去“默默無聞”的被動工作狀態(tài)中走出來，通過校園網(wǎng)絡(luò)媒體、專題講座、宣傳手冊、報告專刊等多種途徑來宣傳和普及學(xué)籍檔案的基礎(chǔ)知識，加強(qiáng)校領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生以及校工作人員對學(xué)籍檔案社會效益及綜合效益重要性的認(rèn)識，以確保學(xué)生能夠提供真實準(zhǔn)確的檔案信息、檔案管理人員能夠認(rèn)真細(xì)致的對檔案進(jìn)行收集管理，校領(lǐng)導(dǎo)能夠嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的加強(qiáng)信息檔案管理建設(shè)。

（二）加強(qiáng)檔案管理隊伍的素質(zhì)建設(shè)

想要提高學(xué)籍檔案管理工作的管理水平，一支嚴(yán)謹(jǐn)、團(tuán)結(jié)、穩(wěn)定的管理隊伍是必不可少的。學(xué)校應(yīng)該經(jīng)常組織開展檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動，積極地為檔案管理人員創(chuàng)造出能夠提高專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平的平臺，使檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、工作效率以及對現(xiàn)代化管理設(shè)備的操作水平得到全面的提升。與此同時，更要重視檔案管理人員的職業(yè)道德建設(shè)，增強(qiáng)管理人員的責(zé)任感和事業(yè)心，真正樹立起現(xiàn)代化檔案管理工作人員全新的職業(yè)形象。另外，檔案管理隊伍的穩(wěn)定性，對于檔案管理工作也是非常重要的，高校應(yīng)設(shè)立恰當(dāng)?shù)目己酥贫群酮剟顧C(jī)制，充分調(diào)動起檔案管理工作人員工作的積極性，全面促進(jìn)檔案各管理工作與學(xué)校各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展，更好的為學(xué)生就業(yè)提供便利條件。

（三）建立完善的規(guī)范檔案管理制度

科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、完善的學(xué)籍檔案管理制度，是協(xié)調(diào)、有序、順利開展學(xué)籍檔案管理工作的重要保障。檔案管理部門應(yīng)對檔案的收集整理、檢查歸檔、保管傳遞以及管理職責(zé)等各項工作活動，制定出一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、完整的?guī)章制度，使學(xué)籍檔案管理工作做到有據(jù)可依、有章可循。與此同時，主管部門應(yīng)對現(xiàn)有的各部門各自為政的工作狀態(tài)進(jìn)行切實的改變，促進(jìn)各部門團(tuán)結(jié)協(xié)作的工作態(tài)度；各級領(lǐng)導(dǎo)要做到把執(zhí)行管理制度作為加強(qiáng)檔案管理部門制度建設(shè)的工作重點來抓，讓學(xué)籍檔案工作制度與其他制度一樣，真正得到貫徹和落實。

第3篇：學(xué)籍檔案管理范文

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校；學(xué)籍檔案；管理

中圖分類號：G712 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B 文章編號：1002-7661（2016）06-005-01

學(xué)籍如同學(xué)生的“身份證”，學(xué)籍檔案儲存著學(xué)生的個人信息。學(xué)籍管理的過程實際上就是建立、使用、開發(fā)學(xué)籍檔案的過程。怎樣做好職業(yè)院校的學(xué)籍檔案管理工作，使其走出困境，滿足教學(xué)、科研、就業(yè)及學(xué)生發(fā)展的要求，成為職業(yè)院校管理工作面對一個新問題。

一、學(xué)籍檔案管理的特點

學(xué)籍檔案是學(xué)生通過在校期間的學(xué)習(xí)實踐等活動中形成的，對個人、學(xué)校和社會具有證明、保存、使用價值的歷史記錄，是掌握學(xué)生情況、規(guī)范學(xué)生管理、培養(yǎng)合格人才的依據(jù)，也是檔案的重要組成部分。學(xué)籍檔案包括學(xué)生學(xué)習(xí)期間的成績、品行、獎懲、組織能力、活動能力、操作能力、身體狀況、畢業(yè)鑒定及專業(yè)特長、興趣愛好等各方面的內(nèi)容，是學(xué)生在校期間各種表現(xiàn)全面評價。學(xué)籍檔案與其他類型的檔案相比，具有原始性、周期性、分散性、保密性等特點。學(xué)籍檔案自身的特殊性，要求學(xué)籍檔案管理人員要認(rèn)真、負(fù)責(zé)，以高度的責(zé)任心做好平時的收集、整理、轉(zhuǎn)遞等工作。

二、學(xué)籍檔案管理存在的主要問題

1、文件收集整理、立卷、歸檔不規(guī)范

檔案管理方法隨意性大，材料雜亂。主要表現(xiàn)在：一是時間編排混亂、編目不清。有的學(xué)生按入學(xué)年度編排，有的學(xué)生按學(xué)習(xí)專業(yè)編排，有的學(xué)生按畢業(yè)年度編排。組卷沒有規(guī)定，沒有按學(xué)院、系、專業(yè)的層級關(guān)系組卷。二是歸檔、組卷、裝訂不夠規(guī)范。三是學(xué)院缺乏對各系部檔案管理工作的檢查考核和評比。加之一些學(xué)生對檔案的重要性認(rèn)識不夠，出現(xiàn)學(xué)籍檔案、畢業(yè)證書多年積壓、無人領(lǐng)取，甚至轉(zhuǎn)遞丟失的現(xiàn)象。造成以上問題的主要原因：一是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案管理出現(xiàn)空白；二是檔案管理制度不健全，檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，無制約措施；三是指導(dǎo)培訓(xùn)不到位，檔案管理盲目、無頭緒。

2、學(xué)籍檔案管理制度不夠完善

目前，職業(yè)院校學(xué)籍檔案管理存在制度規(guī)范不一，質(zhì)量參差不齊、人員構(gòu)成復(fù)雜、管理手段落后等問題。各院校還沿用各自的老辦法、老習(xí)慣、老傳統(tǒng)，造成歸檔整理、保管保密和信息利用等方面都不規(guī)范。如歸檔材料沒有統(tǒng)一的規(guī)格；收集過程中紙張大小不統(tǒng)一；檔案材料沒有進(jìn)行規(guī)范整理，有的甚至沒有進(jìn)行科學(xué)的分類和裝訂；現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。

3、缺少熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的工作人員

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，各院校檔案管理也在逐步進(jìn)入現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理，不再是簡單的材料堆積與羅列，不再是機(jī)械地保管。從這一點說，學(xué)籍管理人員應(yīng)該是學(xué)校決策管理的參謀和智囊。但當(dāng)前職業(yè)院校學(xué)籍檔案基本由兼職人員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段。多數(shù)檔案管理人員未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，沒有學(xué)過先進(jìn)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理知識，在一定程度上影響了學(xué)籍檔案管理水平提高。

三、加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的幾點措施

1、強(qiáng)化檔案意識，規(guī)范學(xué)籍檔案管理

學(xué)籍檔案文件材料未能及時清理歸檔的主要原因是檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員思想重視不夠。因此，應(yīng)將強(qiáng)化檔案意識作為搞好檔案工作的前提。因為就檔案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎(chǔ)的工作，它有賴于各部門的配合與支持。各院校應(yīng)通過檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)與宣傳，增強(qiáng)各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工的檔案意識，使之充分認(rèn)識到檔案是黨和國家的寶貴財富，是社會各項事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護(hù)檔案的完整與安全，從而使散存于各部門或個人手中的一些有重要保存價值的文件材料及時歸檔。同時，要針對學(xué)籍檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時調(diào)研，確定科學(xué)的檔案管理方法，便于學(xué)籍檔案的及時歸檔、集中保管、查詢利用，以形成檔案工作的良性循環(huán)。

2、加強(qiáng)制度建設(shè)，提高學(xué)籍檔案管理的水平

職業(yè)院校要建立健全完整科學(xué)的檔案管理工作規(guī)章制度，使工作有序，有據(jù)可依，保證檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化。學(xué)院應(yīng)建立完善學(xué)籍檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別、轉(zhuǎn)遞等制度。及時收集、補(bǔ)充、更新和完善學(xué)籍檔案材料， 對那些地點分散、成分復(fù)雜、時間跨度較大的學(xué)籍檔案，進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，做到學(xué)籍檔案的收集和歸檔工作不丟失、不積壓。要制定嚴(yán)格的工作程序，細(xì)化工作流程，努力提高學(xué)籍檔案材料的歸檔率、準(zhǔn)確率，做到存放分類準(zhǔn)確，案卷排列有序、條目清楚、查找便捷。

第4篇：學(xué)籍檔案管理范文

對于學(xué)生的高校學(xué)籍檔案而言，是一份極為重要的資料，同時也是記錄在校每一位學(xué)生學(xué)習(xí)情況、社會實踐以及體現(xiàn)他們德、智、體美等多方面的重要資料和原始數(shù)據(jù)。可是就目前而言，在我國高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理過程中，依然存在很多問題有待解決，本文就根據(jù)實際情況，從歸檔、整理、收集以及轉(zhuǎn)遞等四方面入手，對當(dāng)今學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行闡述。

【關(guān)鍵詞】

高校學(xué)生；檔案；管理；策儀

就學(xué)生學(xué)籍檔案而言，其中包括了學(xué)生的總成績、學(xué)籍卡片、學(xué)生名冊、學(xué)生變更資料、獎勵材料以及畢業(yè)生材料等等，它是衡量學(xué)生在校期間總體表現(xiàn)和日常學(xué)習(xí)情況的一個重要數(shù)據(jù)。當(dāng)學(xué)生的學(xué)籍檔案被收集整理好之后，需要經(jīng)過歸檔到最終的保存?？墒?，在這一系列繁雜的過程中，由于學(xué)籍檔案種類較多，且形式多變，所以在整體的轉(zhuǎn)遞、保管和利用過程中時常出現(xiàn)各種各樣的問題，所以，我國高校必須加倍重視學(xué)籍檔案管理工作，確保學(xué)籍檔案管理工作的整體質(zhì)量。

一、學(xué)籍檔案所具有的作用

（一）學(xué)籍檔案具有憑證作用

正如之前所說，高校學(xué)生學(xué)籍檔案可以真實有效的反映出一個學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)的基本情況、社會實踐以及體現(xiàn)他們德、智、體美等多方面，學(xué)籍檔案自身同樣具備真實性、可靠性以及準(zhǔn)確性等特點，它可以客觀的反映出高校學(xué)生整體思想素質(zhì)以及品德表現(xiàn)。除此之外，站在物跡特點的角度上講，學(xué)籍檔案還將學(xué)生的成長情況等資料記錄在內(nèi)，是學(xué)生將來就業(yè)、升學(xué)或者留學(xué)的根本憑證。

（二）學(xué)籍檔案具有參考作用

除了上述內(nèi)容之外，學(xué)籍檔案還詳細(xì)記錄了學(xué)生的轉(zhuǎn)學(xué)情況、退學(xué)情況、升學(xué)情況以及品行的優(yōu)劣等等，為學(xué)校以及將來的用人單位提供了學(xué)生更加詳細(xì)的個人資料，方便學(xué)?；蚪窈蟮挠萌藛挝桓尤妗⒓?xì)致的了解每一位在校學(xué)生的整體情況，為學(xué)生綜合素質(zhì)等各方面提供參考。學(xué)籍檔案同時也是社會選拔、培養(yǎng)、教育、上任人才的一個重要依據(jù)。

（三）學(xué)籍檔案具有評估作用

一個學(xué)校的辦學(xué)理念是否能適應(yīng)社會需求，是否能夠幫助社會培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的人才，早已成為一種衡量高校辦學(xué)水平的重要指標(biāo)。而學(xué)籍檔案則有學(xué)生就業(yè)方面、招生方面的內(nèi)容，可以切實有效的反映出該學(xué)校生源的多少、各門專業(yè)受歡迎程度以及畢業(yè)生的就業(yè)傾向等等。對于學(xué)籍考核以及管理而言，則可以真實有效的反映出一個學(xué)校的教育質(zhì)量以及教學(xué)水平，是評估教學(xué)、專業(yè)的一項重要內(nèi)容，同時通過這些評估也可以直接看出一所學(xué)校的好壞。

（四）學(xué)籍檔案具有人才信息庫的作用

對于學(xué)校而言，其最終目的還是為了向社會輸送更多優(yōu)秀人才，而眾多的學(xué)籍檔案則可以組成一個強(qiáng)大的學(xué)生資料數(shù)據(jù)信息庫，這種數(shù)據(jù)庫可以有效的為將來用人單位提供學(xué)生的各種數(shù)據(jù)以及基本信息，方便用人單位選拔適合本單位的人才，與此同時，學(xué)籍檔案可以有效地發(fā)揮出人才信息庫的作用。

二、當(dāng)今我國學(xué)籍檔案現(xiàn)存的缺陷

（一）正是因為學(xué)籍檔案的特點，決定了管理方面的困難

對于學(xué)籍檔案工作而言，其自身具備很多特點，例如：首先，學(xué)生接受的教育形式相對復(fù)雜，其中有學(xué)歷教育，但同樣也存在非學(xué)歷教育。而單從學(xué)歷教育上講，又分成了脫產(chǎn)學(xué)習(xí)以及業(yè)余學(xué)習(xí)等等。非學(xué)歷教育則指的是成人教育、證書教育以及單科教育等。其次，學(xué)籍檔案的收集、轉(zhuǎn)遞以及歸檔等過程復(fù)雜，所花時間也相對較長。正是因為學(xué)籍檔案的種類較多，且歸檔難度較大，所在管理上難免出現(xiàn)困難。

（二）學(xué)籍檔案管理渠道較多

現(xiàn)如今，我國很多高校在學(xué)籍檔案管理這一塊都有多種渠道，例如教務(wù)處只負(fù)責(zé)學(xué)籍的變更以及成績變更；學(xué)生處只負(fù)責(zé)學(xué)生的獎懲情況；學(xué)生在日常學(xué)習(xí)生活中所參與的活動以及重大事件都是由輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)，正是由于這樣的原因，致使學(xué)籍檔案在收集和整理過程中造成了極大不便。

（三）高校領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員對學(xué)籍檔案管理工作不夠重視

就從我國來看，現(xiàn)在還有少數(shù)部分的校領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理者對學(xué)籍檔案工作不夠重視，因為對于學(xué)籍檔案而言，其發(fā)揮的作用通常都是隱性的、潛在的，很少涉及到經(jīng)濟(jì)利益，因此并沒有得到校領(lǐng)導(dǎo)或管理人員的重視。

三、提高學(xué)籍檔案策儀

（一）讓學(xué)籍檔案受到足夠重視

對于學(xué)籍檔案管理人員而言，尤其是教學(xué)管理部門以及黨政部門等，要切實提高學(xué)籍檔案工作的認(rèn)知度，加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理工作，使高校學(xué)籍檔案發(fā)揮出自身應(yīng)有的作用。

（二）不斷對學(xué)籍檔案進(jìn)行規(guī)范化管理

要想切實做好學(xué)籍檔案管理工作，那么就應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)學(xué)籍檔案的管理制度，使其逐漸走向規(guī)范化。要對在校每一位學(xué)生的學(xué)習(xí)成績以及學(xué)籍進(jìn)行“文檔一體化”管理。根據(jù)規(guī)律統(tǒng)一編訂學(xué)生的學(xué)號，嚴(yán)格遵循學(xué)號唯一性原則，杜絕重號情況發(fā)生。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)高等教育統(tǒng)一招生錄取名單，對剛?cè)鐚W(xué)的新生進(jìn)行一一核對，確保資料與個人準(zhǔn)確無誤。除此之外，還應(yīng)當(dāng)使學(xué)籍異動管理逐漸規(guī)范化，對每一位學(xué)生實行嚴(yán)格的考勤制度，確保不會有“在籍不在學(xué)”的情況發(fā)生。最后，要根據(jù)教育部頒發(fā)的電子注冊文件中的各項要求，對滿足畢業(yè)要求的畢業(yè)生進(jìn)行畢業(yè)證書電子注冊號。

（三）當(dāng)學(xué)籍檔案被錄入進(jìn)計算機(jī)之后，要做好應(yīng)有的安全防范工作

現(xiàn)如今，隨著信息化時代的到來，計算機(jī)已經(jīng)成為了我們?nèi)粘＾k公中必不可少的一項重要設(shè)備。當(dāng)學(xué)籍檔案管理工作逐漸實現(xiàn)自動化過程中，我們一定要嚴(yán)加重視學(xué)籍檔案保密工作。當(dāng)學(xué)籍檔案入網(wǎng)之后，一定要對利用者進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，因為學(xué)籍檔案一檔被錄入進(jìn)電腦之后，將不存在筆跡、字跡特征等特點，如果被篡改將很難查證。所以學(xué)籍檔案管理者要對檔案使用者進(jìn)行權(quán)利限制，從根本上確保學(xué)籍檔案的安全性。

參考文獻(xiàn)：

[1]崔杰.淺談高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的問題及對策[J].黑龍江史志，2012，159-160

[2]陳海鴻.普通高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理策議[J].學(xué)理論，2013，206-208

[3]趙奎安.高校學(xué)生學(xué)籍檔案的利用研究[J].青春歲月，2013，243-246

第5篇：學(xué)籍檔案管理范文

［關(guān)鍵詞］ 高職院校； 學(xué)籍檔案管理

近年來，隨著我國職業(yè)教育的大力發(fā)展，高職院校擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)急需的技能型、應(yīng)用型、實操型的高級專門人才的任務(wù)。要實現(xiàn)這一任務(wù)，必須加強(qiáng)和完善學(xué)生學(xué)籍管理工作，因為學(xué)生學(xué)籍管理工作在穩(wěn)定教學(xué)秩序、提高教學(xué)效果、優(yōu)化育人環(huán)境、保證辦學(xué)目標(biāo)的實現(xiàn)等方面有著十分重要的意義。本文認(rèn)為，為加強(qiáng)高職院校學(xué)籍檔案管理，可采取以下有效措施：

1. 提高重視程度， 健全規(guī)章制度

在競爭日益激烈的今天，各個企業(yè)、各個部門的競爭， 更是各類專業(yè)人才之間的競爭， 而在激烈的人才競爭中， 高職院校學(xué)籍檔案發(fā)揮著重要的價值與作用， 直接關(guān)系到畢業(yè)生的就業(yè)與前途。高職院校領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門以及學(xué)生本人， 都應(yīng)提高對學(xué)籍檔案的重視和認(rèn)識， 自覺收集、更新、完善學(xué)籍檔案。高職院校構(gòu)成比較復(fù)雜，學(xué)籍檔案種類多、形式多樣，涉及的系、部、實訓(xùn)中心特別多，學(xué)生成分復(fù)雜， 時間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞和管理利用等環(huán)節(jié)帶來一定的難度，因此校領(lǐng)導(dǎo)要切實加強(qiáng)對學(xué)籍檔案的建立和管理的督導(dǎo)工作， 在人、財、物配備上給予支持， 挑選有責(zé)任心的專職或兼職人員擔(dān)任學(xué)籍管理工作， 改善辦公、管理環(huán)境， 加強(qiáng)關(guān)于學(xué)籍檔案工作的宣傳， 為高職院校學(xué)籍檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化提供有力的保證?？茖W(xué)化、正規(guī)化管理學(xué)籍檔案的前提是建立和健全各項規(guī)章制度。依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》以及遵循各高職院校學(xué)籍檔案形成的規(guī)律， 制定、完善學(xué)籍檔案從產(chǎn)生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規(guī)章制度， 規(guī)定專職和兼職檔案人員的工作職責(zé)和任務(wù)。如制定 “學(xué)籍管理規(guī)定”、“學(xué)籍收集整理制度”、 “學(xué)籍管理人員崗位職責(zé)”等， 使學(xué)籍檔案管理做到有章可循， 有據(jù)可依， 照章辦事。

2. 搞好學(xué)籍檔案的開發(fā)利用，做好檔案信息的社會化服務(wù)

隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，學(xué)籍檔案管理也逐漸實現(xiàn)信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應(yīng)社會的需要。高職院校學(xué)籍檔案管理工作必須跟上時代步伐，改革不適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求的方法，將計算機(jī)技術(shù)引入學(xué)籍檔案管理工作中。高職院?？梢越⑾冗M(jìn)的教學(xué)管理系統(tǒng)，集排課、選課、學(xué)籍等教學(xué)管理工作于一體，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，建立一個學(xué)籍管理平臺，將新生錄取名冊、學(xué)生學(xué)籍、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書編號等，由教務(wù)部門的總網(wǎng)站下轄各系的分網(wǎng)點，隨時檢索所需的學(xué)籍檔案材料，從而實現(xiàn)資源共享，提高工作效率，使學(xué)生學(xué)籍檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。

3. 加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)，提高學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)

加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)，是學(xué)籍檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在。高職院校必須采取切實措施，重視學(xué)籍檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和專題培訓(xùn)，不斷提高他們的管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，在思想政治方面，檔案人員要努力學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，樹立正確的人生觀和世界觀，熱愛檔案事業(yè)，愛崗敬業(yè)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，維護(hù)學(xué)籍檔案的真實面貌；其次，在業(yè)務(wù)方面，學(xué)籍檔案管理人員不僅要熟悉掌握學(xué)籍檔案管理方面的政策和規(guī)定，還要努力學(xué)習(xí)檔案管理方面的專業(yè)知識和技能，熟練使用計算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，與時俱進(jìn)，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，在理論上和實踐上成為學(xué)籍檔案管理方面的行家里手；另外，還要保持學(xué)籍檔案人員隊伍的相對穩(wěn)定，關(guān)心和激勵學(xué)籍檔案管理人員，使其安心本職工作，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感。學(xué)校要努力創(chuàng)造條件，充分調(diào)動學(xué)籍檔案管理人員的工作積極性、主動性和創(chuàng)造性，促進(jìn)高職院校學(xué)籍檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。

總之，高職院校學(xué)籍檔案管理工作是一項涉及學(xué)生個人、高校、社會機(jī)構(gòu)等多方面利益的服務(wù)工作，學(xué)生就業(yè)、提干、晉級、考評、學(xué)歷認(rèn)證等都離不開學(xué)籍檔案，只有充分運(yùn)用科學(xué)的管理方法、現(xiàn)代的管理技術(shù)、合理的管理手段，健全和完善學(xué)籍檔案的管理，加強(qiáng)學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用，才能使高職院校學(xué)籍檔案的管理工作適應(yīng)學(xué)校教學(xué)發(fā)展和社會發(fā)展的需要。

主要參考文獻(xiàn)

［1］ 李玉萍． 高校學(xué)籍檔案管理的問題與對策分析［j］． 齊齊哈爾醫(yī)學(xué)院學(xué)報，2008，29（17）．

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［3］ 陶改蘭． 淺談技工學(xué)校學(xué)籍檔案管理［j］． 數(shù)字與縮微影像，2008（1）．

第6篇：學(xué)籍檔案管理范文

Abstract： Open education is to open existing teaching resources and realize the sharing of learning resources and learners' free reference and learning， which not only means open to the object of education， the more important is the open of concept of education， educational resources and educational process. The open education enrollment management has information， scale， systematic and complicated characteristics. Scientific， standardized and efficient open education students files management is beneficial to enhance the the service functions and management quality of Xianyang Radio and Television University and enhance the school-running connotation.

關(guān)鍵詞： 開放教育；學(xué)籍管理；檔案管理；對策

Key words： open education；enrollment management；records management；countermeasures

中圖分類號：G640 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2013）05-0219-02

0 引言

開放教育學(xué)生學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容包括：學(xué)生基本信息、學(xué)期注冊情況、課程注冊情況、考試注冊與考試成績記錄、學(xué)習(xí)過程中的獎懲情況、學(xué)籍異動情況等。學(xué)籍檔案采用計算機(jī)和文字管理方式分別存于省級電大和中央電大學(xué)籍管理部門，作為學(xué)校和各級教育行政部門查詢、檢查、審核學(xué)生畢業(yè)資格的依據(jù)。

開放教育實行完全學(xué)分制，學(xué)籍8年有效；學(xué)習(xí)形式靈活、多樣。所以與傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理相比較，開放教育學(xué)籍管理既具有明顯的信息化、規(guī)模性、系統(tǒng)性的特點，又具備復(fù)雜性、動態(tài)性、周期性和分散性的特點。

1 開放教育學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 管理人員對檔案管理認(rèn)識模糊，不夠重視 開放教育學(xué)員受工作、家庭等多方面因素的影響，個別學(xué)員對學(xué)籍檔案的采集不夠認(rèn)真和重視，檔案資料的采集填寫不完整、不規(guī)范、不準(zhǔn)確，有的甚至由他人代填。部分學(xué)校對學(xué)籍管理缺乏正確認(rèn)識，經(jīng)濟(jì)上要求，管理上放任，投資上不重視，部分管理人員思想上不夠重視，認(rèn)識上模糊不清，學(xué)員學(xué)籍檔案審查不嚴(yán)，要求不規(guī)范，檔案收集和管理相對混亂。

1.2 技術(shù)手段落后、管理模式陳舊 開放教育從招生到畢業(yè)電子已基本實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化和遠(yuǎn)程操作，隨著招生規(guī)模的擴(kuò)大，學(xué)員檔案數(shù)量不斷增加，加之存放時間不固定，管理上流動性、動態(tài)性的特點，很多過程靠管理人員手工操作，沒有上升到“電子”的高度，信息資源得不到充分的開發(fā)和利用。

1.3 檔案知識缺乏，管理隊伍薄弱 學(xué)籍檔案管理工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，即要求管理人員掌握一定的管理知識、軟件系統(tǒng)的操作能力，還要求要有極強(qiáng)的計劃性、準(zhǔn)確性和原則性，甚至于對工作的協(xié)調(diào)、超前和創(chuàng)新。但是目前部分學(xué)校忽視學(xué)籍管理隊伍的建設(shè)，輪崗、換崗、人員變動頻繁，缺乏對管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。管理人員綜合素質(zhì)偏低，年齡偏大、業(yè)務(wù)不熟，電腦操作能力差，不當(dāng)?shù)牟僮鬟€會導(dǎo)致資料的丟失和損壞。

1.4 投入不足、設(shè)備簡單，更新跟不上，軟件不配套

開放教育學(xué)籍檔案以電子檔案為主，但電子檔案管理有其自己的特點，它是無形的東西，裝載在特定的介質(zhì)上，必須通過計算機(jī)或其他特殊工具才能看得到它，沒有傳統(tǒng)檔案的直觀性。這就要求設(shè)備跟上，軟件配套，管理人員會操作，能讀懂，能看到。但目前各學(xué)校在這方面還存在很大的問題。設(shè)備陳舊，多年不更新，數(shù)碼信息采集、二代身份證讀寫器、監(jiān)控儀器等更無從談起。

1.5 檔案管理制度不健全，網(wǎng)絡(luò)安全無保障 檔案具有真實性、原始性和安全性的特點，開放教育有他自身的規(guī)律和特點，所以就要有與之相適應(yīng)的學(xué)籍管理規(guī)章制度，不能套用全日制學(xué)籍管理規(guī)定。有的學(xué)校雖然制度完善，但執(zhí)行不嚴(yán)，工作隨意性較大。如果網(wǎng)絡(luò)安全得不到保證，就會嚴(yán)重影響學(xué)籍檔案的管理。

2 加強(qiáng)開放教育學(xué)籍檔案管理的對策

2.1 提高對檔案管理重要性的認(rèn)識 學(xué)籍檔案管理是開放教育一項重要的基礎(chǔ)性工作，它的管理水平和質(zhì)量直接影響到開放教育的質(zhì)量。所以要充分認(rèn)識檔案管理的重要性。高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求地做好學(xué)籍檔案管理的每一項工作、每一個細(xì)節(jié)，切實保證學(xué)籍檔案真實的反映學(xué)生學(xué)習(xí)的全過程。加強(qiáng)對學(xué)籍管理隊伍的培訓(xùn)和教育，熟悉和掌握計算機(jī)技術(shù)，提高分析問題的能力。結(jié)合學(xué)籍工作實際，探索出學(xué)籍檔案管理的基本規(guī)律；樹立“一切為了學(xué)生，為了學(xué)生的一切”的服務(wù)意識，全面提高學(xué)籍檔案管理水平和能力。

2.2 強(qiáng)化檔案制度的建設(shè)，全面推進(jìn)科學(xué)、高效和規(guī)范的管理檔案 建立健全開放教育學(xué)籍管理制度，科學(xué)高效的搞好學(xué)籍管理是提高開放教育質(zhì)量的前提和保障。學(xué)校要在上級部門有關(guān)制度的基礎(chǔ)上，制定出符合自身實際的管理制度，使管理人員有章可循，有據(jù)可依，開放教育的檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化和高效化。

2.3 創(chuàng)新信息化管理手段，發(fā)揮開放教育系統(tǒng)優(yōu)勢，提高檔案管理的質(zhì)量和效率 學(xué)籍管理是一項即嚴(yán)肅有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎嚓P(guān)部門要依據(jù)開放教育的網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)性的特點，將學(xué)籍管理納入到科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化的軌道上。及時、全面、準(zhǔn)確的利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對學(xué)員的學(xué)籍進(jìn)行管理，使管理和比管理者能隨時隨地了解學(xué)籍狀態(tài)，實現(xiàn)學(xué)籍信息的規(guī)范化和管理的程序化，促進(jìn)學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量和效率的不斷提高。

2.4 樹立安全意識，采取有力的措施，嚴(yán)防檔案損失，確保檔案的安全 計算機(jī)并不是無懈可擊的，隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，檔案信息的上網(wǎng)管理及其安全性、可靠性等問題會日益突出。檔案信息涉及大量的個人隱私，網(wǎng)絡(luò)的不安全、軟件存在漏洞，防火墻被突破，黑客攻擊、讀取和更改學(xué)生信息等等，既會給檔案管理帶來巨大的損失，也會對學(xué)校聲譽(yù)帶來一定的影響。所以加強(qiáng)安全防范意識，采取必要的措施，防止信息泄露就成為我們管理人員必須重視的問題。

學(xué)籍管理是開放教育一個重要的組成部分，學(xué)籍管理工作者要改變觀念、提高認(rèn)識，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷的研究和探索學(xué)籍管理的新思路、新辦法和新動向，建立健全適應(yīng)開放教育特點的規(guī)章制度，推動學(xué)籍管理不斷完善，規(guī)范化、科學(xué)化的提高學(xué)籍管理的質(zhì)量，真正的做好學(xué)籍檔案管理工作，提升開放教育學(xué)籍管理的內(nèi)涵，促進(jìn)開放教育又快有好的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]田紅梅，韓愈強(qiáng).論現(xiàn)代遠(yuǎn)程開放教育學(xué)籍管理的特點及戰(zhàn)略意義[J].廈門廣播電視大學(xué)學(xué)報，2008，（1）.

第7篇：學(xué)籍檔案管理范文

1 內(nèi)容管理

隨著高校擴(kuò)招以及校企合作的擴(kuò)大，傳統(tǒng)的人工檔案管理突顯出太多的弊端。使用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器等現(xiàn)代信息技術(shù)對學(xué)籍內(nèi)容進(jìn)行管理，不僅能夠?qū)W(xué)生的各項檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)，建立起資源檔案庫，還能方便校方統(tǒng)計和調(diào)用。

學(xué)籍檔案內(nèi)容管理是一個內(nèi)涵豐富的概念，其內(nèi)容包括多種形式，對于學(xué)籍檔案而言，主要包括元數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)的關(guān)系。內(nèi)容管理的具體實施是在管理目標(biāo)的要求下，進(jìn)行內(nèi)容建模、元數(shù)據(jù)提取、設(shè)定元數(shù)據(jù)信息、設(shè)定管理內(nèi)容之間的關(guān)系。以學(xué)生體檢表為例，其元數(shù)據(jù)主要包括學(xué)生姓名、學(xué)號、入學(xué)時間、專業(yè)、班級，數(shù)據(jù)主要有體檢項目、體檢結(jié)果等，建模后的體檢元數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)的關(guān)系如表1所示。另外，復(fù)雜的元數(shù)據(jù)可能具有層次結(jié)構(gòu)，可以通過多個相互關(guān)聯(lián)的表實現(xiàn)。由此可見，表1進(jìn)行檔案元數(shù)據(jù)的存放，圖1進(jìn)行關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理，通過資源服務(wù)器進(jìn)行內(nèi)容的存儲，并通過應(yīng)用服務(wù)器向外提供服務(wù)。

通過學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)還可以實現(xiàn)在線學(xué)籍管理系統(tǒng)的有機(jī)整合。具體做法是通過在現(xiàn)有的在線學(xué)籍管理系統(tǒng)中添加動態(tài)學(xué)籍檔案生成模塊(可以采用圖片、文檔等多種形式，其中PDF格式是目前比較常用的選擇)，然后利用從關(guān)系數(shù)據(jù)庫中提取的元數(shù)據(jù)直接生成電子檔案和元數(shù)據(jù)信息，再經(jīng)由內(nèi)容管理系統(tǒng)的應(yīng)用程序編程接口，在元數(shù)據(jù)服務(wù)器和資源服務(wù)器中進(jìn)行存儲。這一系統(tǒng)的整合大大節(jié)約了人力、物力，提高了自動化處理效率。

2 載體管理

我國高校學(xué)籍檔案一般包括紙質(zhì)材料、電子文檔及其他各類特殊載體材料，按照規(guī)定應(yīng)保持各類材料質(zhì)地優(yōu)良、無破損、聲像清晰和干凈整潔。在現(xiàn)實中，往往由于入學(xué)教育的缺失、學(xué)籍管理手段的落后以及學(xué)籍管理決策功能不足等原因，導(dǎo)致高校學(xué)籍檔案管理中存在不少問題，如輕視學(xué)籍管理、隨意更改學(xué)籍信息等，在一定程度上影響了學(xué)生管理和學(xué)校的教學(xué)秩序。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案目前仍在大規(guī)模應(yīng)用，如錄取表、學(xué)籍卡、成績表、畢業(yè)生審批登記表等，這些檔案資料在經(jīng)多次查閱、復(fù)印后會出現(xiàn)不同程度的磨損，甚至損壞。電子文件是隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的新質(zhì)文件，通過編碼和解碼進(jìn)行數(shù)字形式的信息呈現(xiàn)，其生成、存儲、讀取的載體是計算機(jī)和各種硬盤、光盤、磁盤，并能通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行異地傳輸，具有高度共享性，不受時間和地點的限制。只要保存技術(shù)到位，不易產(chǎn)生損毀，并能無限復(fù)制?？梢姡m然紙質(zhì)檔案目前仍有存在的必要性，但電子檔案是今后檔案管理的主要發(fā)展方向。

在制作電子檔案管理時應(yīng)當(dāng)注意以下問題：(1)將紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)換成電子文件時，必須與紙質(zhì)等文件之間建立起準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系;(2)采取嚴(yán)格的加密認(rèn)證等措施，切實保證電子文件不被非正常使用和改動;(3)做好備份，存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留;(4)收集用文字處理技術(shù)形成的電子文件時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性;(5)收集圖形、視頻電子文件時，應(yīng)注意其壓縮算法和相關(guān)軟件。

此外，還要注意電子檔案保存的有效性：(1)每年對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記;(2)按時進(jìn)行抽樣機(jī)讀檢驗;(3)進(jìn)行設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性;(4)每隔四年，對磁性載體上的電子檔案進(jìn)行一次轉(zhuǎn)存。

3 使用管理

在信息化社會中，信息服務(wù)越來越普遍，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式應(yīng)不斷改革和發(fā)展。高校檔案管理人員應(yīng)將過去那種檔案查詢的服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息的開發(fā)利用模式。學(xué)籍檔案的應(yīng)用者可以按照系統(tǒng)用戶分為學(xué)籍檔案申請者和學(xué)籍檔案使用者，其中申請者主要是指學(xué)生本人，使用者指的是接受申請的單位。通過現(xiàn)代信息使用管理技術(shù)，可以分別進(jìn)行使用，既方便申請者查閱和申請調(diào)取某些檔案信息，也能方便校方進(jìn)行查閱、統(tǒng)計和管理。

檔案管理者的工作重心應(yīng)轉(zhuǎn)移到引導(dǎo)用戶檢索上來。首先，將檔案信息設(shè)置索引編號，進(jìn)行重新歸檔。其次，對用戶進(jìn)行檢索培訓(xùn)和引導(dǎo)。值得一提的是，目前二維碼的應(yīng)用是非常廣泛的，在學(xué)籍管理系統(tǒng)中也可以進(jìn)行開發(fā)利用，雖然在高校系統(tǒng)中二維碼還屬于一個新領(lǐng)域，但相信不久的將來將會有廣泛應(yīng)用。例如畢業(yè)生的身份識別模塊，它是特別針對需要獲取學(xué)籍檔案的畢業(yè)生而設(shè)計的。由于學(xué)號是一一對應(yīng)的，是學(xué)生的唯一標(biāo)識，因此管理系統(tǒng)可以將學(xué)號作為索引檢索學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，學(xué)生所輸入的提示信息如果與數(shù)據(jù)庫中的信息完全一致，則能生成一個屬于該學(xué)生的唯一二維碼，這個二維碼保存了該畢業(yè)生的所有個人信息，還能連接到該生的入學(xué)名冊、成績單、畢業(yè)證、學(xué)位證等的驗證界面上。要進(jìn)一步推廣二維碼的使用范圍，首先需要提高檔案管理者和利用者對二維碼的認(rèn)可度，還要加強(qiáng)檔案門戶網(wǎng)站的建設(shè)。

基于目前的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，以學(xué)生申請網(wǎng)上下載成績單為例，學(xué)生調(diào)取成績單的程序如下：(1)學(xué)生本人登陸學(xué)校網(wǎng)站，通過驗證個人信息(用戶名和密碼)，進(jìn)入學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，填寫下載成績單的申請表; (2 )驗證通過后，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器向元數(shù)據(jù)庫服務(wù)器申請訪問令牌(包括檔案地址和時間有效期等信息);(3)元數(shù)據(jù)服務(wù)器將訪問令牌傳遞給網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器;(4)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器按照申請者填寫的信息將內(nèi)容訪問令牌分發(fā)給檔案使用者;(5)檔案使用者向資源服務(wù)器索取成績單;(6)資源服務(wù)器將成績單返回給檔案使用者。

同樣道理，校方管理者如需調(diào)取檔案信息也按照類似步驟進(jìn)行，既方便又科學(xué)，尤其是現(xiàn)在新的教學(xué)模式和課外實踐課程的增多給學(xué)籍管理帶來了很大難度，利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行管理則能化難為簡。

第8篇：學(xué)籍檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】學(xué)生；學(xué)籍檔案；檔案管理

學(xué)籍檔案記載了每個學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識水平的信用憑證。學(xué)籍檔案主要包括：（1）學(xué)生學(xué)籍記錄表；（2）新生入學(xué)登記表及各年級學(xué)生花名冊；（3）學(xué)生在籍注冊表；（4）學(xué)生學(xué)習(xí)成績表；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級、退學(xué)、出國等學(xué)籍變動情況登記表；（6）對學(xué)生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學(xué)籍管理條例的各種文件；（8）實結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學(xué)位申報審批表、畢業(yè)證書、學(xué)位證書及結(jié)業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報到證存根及領(lǐng)取證書的印刷編號及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。

學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。

一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題

1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。

2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補(bǔ)充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人--學(xué)校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機(jī)要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。

4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實等

二、完善學(xué)籍檔案工作的管理建議

1．增強(qiáng)檔案意識。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門及學(xué)生本人對學(xué)籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認(rèn)識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會，并在經(jīng)費、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。

2．建立健全收集與補(bǔ)充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項任務(wù)的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。

3．加強(qiáng)隊伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，會給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強(qiáng)化高校專職檔案員的職業(yè)道德。

4．大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。有條件的高校可建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號、學(xué)位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國留學(xué)等提供有效信息。

總之，學(xué)籍檔案與個人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級、考評、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。

【參考文獻(xiàn)】

[1]底紅艷．對高校教學(xué)檔案管理的幾點認(rèn)識[J]．晉圖學(xué)刊，2002，（3）．

第9篇：學(xué)籍檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】電子學(xué)籍檔案管理；管理風(fēng)險；優(yōu)點；缺陷；規(guī)避措施

一、學(xué)校學(xué)生電子學(xué)籍檔案管理的優(yōu)點

首先，傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式是完全依靠人力，學(xué)籍檔案管理人員要負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案的抄寫、分類、統(tǒng)計、存儲等，而這些環(huán)節(jié)的任何一個都需要耗費大量的人力物力，最終導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理工作資金投入高但工作效率又十分低下。同時，人力的有限和管理人員的主觀性等因素，也容易導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理工作出現(xiàn)紕漏，稍有不慎就會給工作造成巨大的損失。而采用電子學(xué)籍檔案管理模式就可以規(guī)避這些問題。電子學(xué)籍檔案管理模式是通過采用現(xiàn)代化信息技術(shù)快速而又高效地完成學(xué)籍檔案的收集、分類、存儲、統(tǒng)計以及查閱等環(huán)節(jié)，從而實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理全程的自動化，這相對于傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式具有不可比擬的優(yōu)越性。其次，電子學(xué)籍檔案管理是通過文檔的形式來對學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行存儲。當(dāng)前學(xué)校學(xué)籍檔案存儲方式主要是DVD光碟、硬盤、閃存U盤等科技產(chǎn)品，這些存儲器不僅存儲量大、存儲時間長，而且穩(wěn)定性高、受外界環(huán)境影響小，只要存儲器沒有受到損害，其文檔的存儲期遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過紙質(zhì)學(xué)籍檔案的存儲。因為紙質(zhì)學(xué)籍檔案在存儲過程中容易受到蟲害、潮濕等自然環(huán)境的影響，同時也容易被人為地?fù)p害，而電子學(xué)籍檔案就能很好地規(guī)避這些問題。最后，電子學(xué)籍檔案管理模式可以通過加密、授權(quán)限制等各種科學(xué)手段來保證學(xué)籍檔案的安全性，而這些是紙質(zhì)學(xué)籍檔案無法做到的。所以，電子學(xué)籍檔案在方便學(xué)校學(xué)生及管理人員檢索和查詢學(xué)籍檔案的同時也可以通過信息技術(shù)的利用來為學(xué)生的學(xué)籍檔案管理增加安全系數(shù)，防止學(xué)生學(xué)籍檔案信息被惡意篡改，給學(xué)生和學(xué)籍檔案管理工作造成損失。

二、當(dāng)前學(xué)校電子學(xué)籍檔案管理模式存在的缺陷

隨著學(xué)校學(xué)生數(shù)量越來越龐大，就業(yè)競爭越來越激烈，以及社會文化的多元化，越來越多的學(xué)校對學(xué)生學(xué)籍檔案管理更加重視，在這個過程中電子學(xué)籍檔案管理發(fā)揮著非常重要的作用。但是根據(jù)具體情況來看，電子學(xué)籍檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張學(xué)籍檔案相比，具有更大的風(fēng)險性。電子學(xué)籍檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲介質(zhì)對信息安全因素的影響。電子學(xué)籍檔案通常以磁盤、光盤為載體，這類載體成分比較復(fù)雜，性能不穩(wěn)定，可能出現(xiàn)檔案失真的問題。而且對環(huán)境溫度、濕度、防磁、防機(jī)械損傷等條件要求較高，易損壞變質(zhì)，保存年限低。傳輸安全性也就是網(wǎng)絡(luò)安全性，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使電子檔案在更大的范圍內(nèi)得到共享，同時，無孔不入的網(wǎng)絡(luò)黑客和防不勝防的計算機(jī)病毒也給電子學(xué)籍檔案的管理帶來巨大的安全隱患。除此之外，電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機(jī)形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權(quán)威性。如果有人出于自己的目的將磁盤中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改，是難以發(fā)現(xiàn)和確定。

如果沒有積極制定防范風(fēng)險的措施，那么很容易導(dǎo)致學(xué)生的數(shù)據(jù)錯誤或被盜，所以，在使用電子學(xué)籍檔案時一定要注意信息的準(zhǔn)確性及安全性，積極主動的制定一些避免風(fēng)險的措施，以使信息資源更加安全。

三、學(xué)生電子學(xué)籍檔案管理風(fēng)險的規(guī)避措施

首先，針對于學(xué)生電子學(xué)籍檔案存儲的不安全性，管理人員應(yīng)該采取相應(yīng)的措施來提高存儲設(shè)備的安全系數(shù)，防止文件的丟失和惡意盜取。而為了達(dá)到這一目的，管理人員可以通過實現(xiàn)學(xué)籍檔案存儲設(shè)備的專機(jī)專用來保護(hù)相關(guān)文件數(shù)據(jù)不被損害。同時，管理人員應(yīng)該定期對電子學(xué)籍檔案的存儲設(shè)備進(jìn)行更新升級以及對電腦系統(tǒng)存在的漏洞進(jìn)行定期修復(fù)，以此來提高電子學(xué)籍檔案管理的安全性。而針對電子學(xué)籍檔案存儲數(shù)據(jù)的不完整性和存儲設(shè)備壽命的有限性等問題，管理人員可以通過規(guī)范自己的操作、增強(qiáng)自身的職業(yè)道德素質(zhì)來杜絕因人為因素造成的損失。同時可以通過對重要學(xué)籍檔案進(jìn)行備份來減少因數(shù)據(jù)丟失或損壞造成的種種損失。而為了盡可能地延長存儲設(shè)備的使用壽命，管理人員可以通過存儲設(shè)備的更新?lián)Q代以及對其使用后進(jìn)行及時修復(fù)等措施來實現(xiàn)。

其次，管理人員可以利用計算機(jī)高端技術(shù)來有效地規(guī)避電子學(xué)籍檔案管理過程中存在的種種風(fēng)險。學(xué)校學(xué)籍管理部門主要是管理學(xué)生的學(xué)籍檔案，所以，技術(shù)人員可以利用信息技術(shù)對學(xué)生的信息系統(tǒng)采取加密處理，而這種加密手段也要突破先前的單一加密方式，采用公開加密和嚴(yán)格加密的雙加密模式，公開加密用于學(xué)籍文件的發(fā)送，而嚴(yán)格加密才用于學(xué)籍內(nèi)容的接收，這樣就可以保證電子學(xué)籍檔案內(nèi)容的高度安全，維護(hù)學(xué)生的利益。除此之外，技術(shù)人員還可以對學(xué)生電子學(xué)籍檔案系統(tǒng)設(shè)定身份驗證，以此來控制學(xué)生電子學(xué)籍檔案的訪問權(quán)限。這也是規(guī)避風(fēng)險的措施之一。

最后，管理人員應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)校學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)的構(gòu)建，以此來降低電子學(xué)籍檔案管理過程中存在的風(fēng)險。電子學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該采用目前流行的客戶機(jī)服務(wù)器和Web服務(wù)器等方式來優(yōu)化系統(tǒng)的構(gòu)建，以此保證系統(tǒng)的實用性、穩(wěn)定性和可兼容性，同時通過設(shè)立高效的通信機(jī)制彩曾強(qiáng)系統(tǒng)的安全險，只有這樣，才能從系統(tǒng)本身優(yōu)化電子學(xué)籍檔案的管理。除此之外，以防萬一，學(xué)校還應(yīng)該實行學(xué)生電子學(xué)籍檔案與紙質(zhì)學(xué)籍檔案并行的“雙軌制”，以便彌補(bǔ)電子學(xué)籍檔案管理的不足。