前言:想要寫出一篇引人入勝的文章?我們特意為您整理了知識(shí)管理下企業(yè)檔案管理模式研究范文,希望能給你帶來(lái)靈感和參考,敬請(qǐng)閱讀。
摘要:在當(dāng)今時(shí)代,市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)得到了飛速的發(fā)展,知識(shí)和信息也隨之凸顯出它們的重要性。在現(xiàn)在這樣的形勢(shì)下,企業(yè)檔案實(shí)際意義就在于可以真實(shí)地記錄企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)。企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化,它是一種基礎(chǔ)性信息資源,這對(duì)企業(yè)發(fā)展有著非比尋常的意義,對(duì)企業(yè)管理等各方面也有著非常重要的作用。
關(guān)鍵詞:標(biāo)準(zhǔn)化;科學(xué)化;企業(yè)管理;檔案
一、現(xiàn)階段傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式正面臨的挑戰(zhàn)
隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不斷進(jìn)步,我國(guó)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)多元化趨勢(shì)正在不斷加深,在這樣的社會(huì)背景之下,對(duì)于各行各業(yè)的發(fā)展進(jìn)程而言,檔案所起到的信息資源作用正在逐年遞增。對(duì)于我國(guó)企業(yè)現(xiàn)階段的發(fā)展過(guò)程而言,檔案不僅僅具有將歷史記錄下來(lái)的作用,同時(shí),對(duì)于新時(shí)代的企業(yè)檔案數(shù)字化管理新模式具有服務(wù)作用。檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與利用,不但對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案信息的檢索與瀏覽具有促進(jìn)作用,并且,也是推動(dòng)信息化社會(huì)發(fā)展進(jìn)程的一大進(jìn)步。盡管就社會(huì)主義發(fā)展的現(xiàn)階段而言,關(guān)于企業(yè)的檔案信息化建設(shè)力度還并不足夠,仍有一定的缺陷有待進(jìn)一步發(fā)展與改進(jìn)。譬如,很多情況下,企業(yè)檔案工作往往是被忽略的,大多數(shù)時(shí)候只是將檔案信息做一個(gè)簡(jiǎn)單的目錄,從而方便網(wǎng)上進(jìn)行檢索。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)的迅速發(fā)展,傳統(tǒng)的檔案信息管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求,由此可見(jiàn),檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)已經(jīng)逐步發(fā)展成為現(xiàn)代化社會(huì)的必要發(fā)展趨勢(shì),。因此,改革傳統(tǒng)檔案管理模式的首要任務(wù)就是轉(zhuǎn)變觀念。要想將檔案管理逐漸擺脫當(dāng)前的困境,就一定要認(rèn)識(shí)到進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的必要性。
(一)企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的地位每況日下
由分析很多企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)實(shí)例可知,很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)由于不了解檔案工作,并不重視檔案工作。就現(xiàn)階段的發(fā)展?fàn)顟B(tài)而言,許多國(guó)有企業(yè)的檔案機(jī)構(gòu)與檔案工作人員正呈現(xiàn)大幅度的下降趨勢(shì)。長(zhǎng)時(shí)間以來(lái),服務(wù)于檔案機(jī)構(gòu)的工作人員以及相關(guān)檔案保管設(shè)施都處于相對(duì)落后的發(fā)展局面,大多數(shù)企業(yè)的檔案機(jī)構(gòu)工作條件難以得到真正地改善與進(jìn)步。甚至在大多數(shù)情況下,檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)常都會(huì)首先或重點(diǎn)被清理。另外,檔案管理還有另一大問(wèn)題就是業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)不足,這嚴(yán)重阻礙了檔案工作的正常進(jìn)行。相比其他部門的工作人員而言,檔案部門工作人員的工資水平非常低。同時(shí),在日常企業(yè)組織體系構(gòu)建過(guò)程中,檔案機(jī)構(gòu)的地位正呈現(xiàn)出一種逐年遞減的趨勢(shì),這使得多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)的工作人員的工作積極性和職業(yè)自豪感收到嚴(yán)重打擊,很多人才因此流失,嚴(yán)重阻礙了企業(yè)檔案管理工作的正常發(fā)展。
(二)企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展不完善
當(dāng)檔案機(jī)構(gòu)管理過(guò)程出現(xiàn)了信息化的電子文件之時(shí),很多企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)和人員常常會(huì)選擇回避。但傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)下信息化發(fā)展的需要,如果過(guò)度的依賴傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式而不積極地尋求改變,一方面,難以適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展需求,另一方面,還會(huì)使得電子文件與電子檔案難以得到真正的、有效的管理,還會(huì)誘發(fā)管理不當(dāng)?shù)葐?wèn)題出現(xiàn),從而帶來(lái)難以避免的工作失誤與麻煩。
(三)企業(yè)檔案信息缺乏系統(tǒng)化的管理
隨著企業(yè)的大規(guī)模重組與企業(yè)合并趨勢(shì)的不斷深化與加強(qiáng),很多檔案材料被分散保管到各個(gè)部門,沒(méi)有辦法集中且統(tǒng)一地管理檔案,由此極易為檔案機(jī)構(gòu)的工作人員帶來(lái)短時(shí)間內(nèi)難以適應(yīng)的陌生期,一方面大大減低了工作人員的工作效率。另一方面,還極易誘發(fā)工作失誤現(xiàn)象的發(fā)生,從而帶來(lái)難以挽回的損失。甚至有的企業(yè)在檔案機(jī)構(gòu)工作過(guò)程當(dāng)中,由于管理出現(xiàn)問(wèn)題出現(xiàn)了檔案材料被盜的事件。由此可見(jiàn),根本性的檔案機(jī)構(gòu)變革是企業(yè)檔案部的得以發(fā)展與壯大的必要手段。
二、知識(shí)管理與企業(yè)檔案管理間存在的必然聯(lián)系
(一)知識(shí)管理理念概述
隨著近年來(lái)科技革命的日益發(fā)展與進(jìn)步,知識(shí)經(jīng)濟(jì)得到了飛速的發(fā)展,知識(shí)管理研究也隨之掀起了一番研究熱潮。知識(shí)管理作用于知識(shí),其目的主要在于對(duì)知識(shí)的靈活運(yùn)用。在現(xiàn)階段的知識(shí)管理經(jīng)營(yíng)模式下,如何培養(yǎng)企業(yè)組織對(duì)環(huán)境的適應(yīng)能力是現(xiàn)階段的主要任務(wù),只有加強(qiáng)了企業(yè)的適應(yīng)能力才能使得資金和自然資源不再成為企業(yè)發(fā)展的阻礙因素,從而有效地提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。當(dāng)下,知識(shí)資源對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著非比尋常的作用,它的生命力是非常強(qiáng)大的,它的發(fā)展前途是無(wú)限的。簡(jiǎn)言之,知識(shí)管理理念的具體思想內(nèi)涵在于,通過(guò)采取獲取、存儲(chǔ)、學(xué)習(xí)、傳播、共享等方式,產(chǎn)生管理企業(yè)的相關(guān)知識(shí),然后使得這些知識(shí)積極地為企業(yè)的各項(xiàng)管理工作提供服務(wù)功能。在知識(shí)人才地位日益提高的今天,知識(shí)管理亦可以看作是企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展的新動(dòng)力,可以讓每個(gè)員工都可以接觸并將企業(yè)的知識(shí)進(jìn)行有效地利用,真正地實(shí)現(xiàn)將合適的知識(shí)在合適的時(shí)間交給合適的人去做。真正的做到在每時(shí)每刻可以找到最需要的知識(shí)。企業(yè)的優(yōu)勢(shì)就在于借助知識(shí)來(lái)獲得的,使之真正地做到用最少的錢,得到最大的收益。
(二)知識(shí)管理對(duì)企業(yè)檔案起到的作用
企業(yè)檔案的主要作用在于客觀且真切地記錄企業(yè)活動(dòng)。企業(yè)知識(shí)資源的主體已經(jīng)逐漸轉(zhuǎn)化為企業(yè)中的隱性知識(shí),并成為其中的最核心的部分。同時(shí),企業(yè)檔案還可以記載了企業(yè)員工在生產(chǎn)和管理等各項(xiàng)工作時(shí)的真實(shí)情況。運(yùn)用企業(yè)檔案,可以結(jié)合以往的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),將其進(jìn)行分析處理,從而逐漸形成很多的企業(yè)顯性知識(shí)。所謂知識(shí)共享,主要是通過(guò)信息交流和傳遞來(lái)實(shí)現(xiàn)的,而企業(yè)檔案對(duì)實(shí)現(xiàn)它有重大意義。俗話說(shuō)得好,能熟練掌握的才是真知識(shí)。常見(jiàn)的知識(shí)信息交流與信息傳遞的方式主要有語(yǔ)言和書面這兩種方式。從概念意義上解釋來(lái)說(shuō)是,所謂書面交流主要是依托于文件、檔案等方式來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)于知識(shí)的利用以及交流。一旦知識(shí)的應(yīng)用范圍得到了一定的擴(kuò)大,那么,價(jià)值實(shí)現(xiàn)也會(huì)隨之得到等同力度的擴(kuò)大。企業(yè)檔案是維護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán),并且避免知識(shí)產(chǎn)權(quán)受到不法侵害的重要舉措,并且,還可以對(duì)企業(yè)知識(shí)創(chuàng)新活動(dòng)時(shí)的每一個(gè)細(xì)節(jié)進(jìn)行客觀并真實(shí)地記錄。在現(xiàn)階段的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)發(fā)展過(guò)程中,它起到著至關(guān)重要的作用,它是知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬于某一企業(yè)的法律憑證,具有著證明知識(shí)產(chǎn)權(quán)的歸屬者的重要作用,這一作用在對(duì)于知識(shí)產(chǎn)權(quán)出現(xiàn)糾紛問(wèn)題案件的處理上,得到了充分的體現(xiàn)。除此以外,企業(yè)檔案的作用還體現(xiàn)在尋找相關(guān)領(lǐng)域?qū)<业倪^(guò)程當(dāng)中,不僅僅可以為其提供線索,更是為企業(yè)員工培訓(xùn)提供了有效的、科學(xué)的教材。在一些企業(yè)規(guī)模龐大、企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)復(fù)雜、企業(yè)員工數(shù)量巨大的問(wèn)題處理上時(shí),知識(shí)管理的作用也能得到有效的發(fā)揮,它以系統(tǒng)化的結(jié)構(gòu)對(duì)同企業(yè)相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)律性的記錄,而企業(yè)外部知識(shí)培訓(xùn)也可以加快企業(yè)新員工的適應(yīng)能力,可以使得員工以最快的速度投身于工作崗位,并有利于加快員工學(xué)習(xí)并遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度的進(jìn)程。由此可見(jiàn),企業(yè)檔案不僅僅是企業(yè)自身的文化一種體現(xiàn),并且,它也是企業(yè)家和企業(yè)員工在各項(xiàng)企業(yè)活動(dòng)的運(yùn)行過(guò)程所形成的一種理念,知識(shí)管理不但是一項(xiàng)管理活動(dòng),亦可以稱之為是一種管理理念。
(三)知識(shí)管理是檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的必然走向
隨著信息化時(shí)代的不斷進(jìn)步,加之知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的日趨進(jìn)步,知識(shí)管理這一理念也隨之誕生了。知識(shí)產(chǎn)品的生產(chǎn)在整個(gè)社會(huì)生產(chǎn)系統(tǒng)中都處于主導(dǎo)地位,其生產(chǎn)的根本目的在于令知識(shí)的價(jià)值化為現(xiàn)實(shí),從而使得企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力得到增加與退稿。企業(yè)的戰(zhàn)略資源是知識(shí)管理的出發(fā)點(diǎn),而其基本活動(dòng)是知識(shí)結(jié)構(gòu)再整理,包括知識(shí)的組織、傳遞、應(yīng)用、創(chuàng)新。它不但起到了加深人們對(duì)企業(yè)檔案的價(jià)值的認(rèn)識(shí)程度的作用,并且可以將企業(yè)檔案管理工作的根本目的得到重新的審視與發(fā)展,從而使得企業(yè)檔案管理的基本活動(dòng)得到進(jìn)一步的革新與進(jìn)步,也可以令企業(yè)檔案管理的技術(shù)方法得到新的審視與提高。創(chuàng)新型的企業(yè)檔案管理模式,首先要將改變傳統(tǒng)手工操作方式的任務(wù)置于首要地位,以知識(shí)管理思想指導(dǎo)企業(yè)檔案工作,來(lái)發(fā)掘出企業(yè)檔案的知識(shí)價(jià)值,也可以采用用現(xiàn)代社會(huì)最為先進(jìn)、最為推崇的信息化技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)當(dāng)中來(lái),從而使得企業(yè)價(jià)值得以更大化成熟的實(shí)現(xiàn),從根本上替身企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力、提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與文化價(jià)值。
(四)知識(shí)管理對(duì)企業(yè)檔案管理的要求
知識(shí)管理的實(shí)現(xiàn),需要依賴于拓展和完善企業(yè)檔案管理職能才能得以實(shí)現(xiàn)。想要使得企業(yè)生產(chǎn)力的開(kāi)發(fā)得到加強(qiáng),以及使得企業(yè)檔案知識(shí)得以充分利用,則需要從檔案管理的智能化服務(wù)變革入手,自始至終將檔案管理的任務(wù)置于企業(yè)知識(shí)管理中的核心地位,才能使得知識(shí)管理的作用效果達(dá)到最佳。這一檔案管理機(jī)構(gòu)的變革使得檔案人員已不再僅僅是檔案實(shí)體保管員,他們可以說(shuō)是檔案知識(shí)的管理者,更是屬于檔案知識(shí)的提供者以及決策咨詢者,對(duì)于檔案管理工作起到著更為重要的作用。除此以外,企業(yè)完善并優(yōu)化館藏也是實(shí)現(xiàn)企業(yè)實(shí)施管理的重要舉措。檔案機(jī)構(gòu)的工作人員不但需要為電子文件的產(chǎn)生與控制注入大量的工作精力與耐心,并且還需要將完善和優(yōu)化館藏資源置于檔案工作的基礎(chǔ)重點(diǎn)任務(wù)當(dāng)中來(lái)。數(shù)字化資源的高效利用,是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館的建設(shè)的基礎(chǔ)工作,也是促進(jìn)知識(shí)管理得以實(shí)現(xiàn)的第一步,現(xiàn)代化的信息技術(shù)的利用也是數(shù)字化檔案館建設(shè)必不可少的基礎(chǔ)性因素。想要使得知識(shí)管理得以付諸實(shí)踐,一方面,企業(yè)還需要通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)與進(jìn)步來(lái)使得自身檔案管理技術(shù)得以提高。另一方面,還需要結(jié)合時(shí)展的特點(diǎn),將現(xiàn)代化的信息技術(shù)應(yīng)用于實(shí)踐管理活動(dòng)當(dāng)中來(lái)。當(dāng)下,檔案信息化和企業(yè)信息化之間的關(guān)系是不可區(qū)分的,要想使得檔案信息資得以深度的開(kāi)發(fā)與利用,還需要將建立完整化、信息化的電子文件置于首要地位,并幾何建立企業(yè)的知識(shí)庫(kù)、提供知識(shí)導(dǎo)航等方式,提升企業(yè)檔案的管理水平。
三、知識(shí)管理背景下構(gòu)建企業(yè)檔案管理模式
在當(dāng)前這個(gè)機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存的背景下,檔案事業(yè)要想實(shí)現(xiàn)飛速的發(fā)展,就一定要主動(dòng)去適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,提高為知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)的積極性。這樣做,才可以使得檔案工作在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的作用發(fā)揮到最佳效果。要想提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力,就必須要企業(yè)檔案實(shí)施知識(shí)管理。
(一)構(gòu)建檔案知識(shí)資源管理模式的目標(biāo)
當(dāng)下,正處于信息化發(fā)展日益強(qiáng)大的趨勢(shì),我國(guó)企業(yè)管理的思想已經(jīng)發(fā)生了巨大的改變,這也為檔案管理帶來(lái)了巨大的改變。使檔案知識(shí)最大化的實(shí)現(xiàn)資源化、信息化是當(dāng)前檔案管理建設(shè)的主要目標(biāo),依據(jù)信息管理的不同方式不同來(lái)進(jìn)行相關(guān)的分類保存,為今后的搜索和查詢工作提供了便利條件,也對(duì)知識(shí)型文檔,設(shè)計(jì)、設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)模板建設(shè)與實(shí)現(xiàn)提供了基礎(chǔ)建設(shè)的作用。還要擁護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的決策,充分了解并分析領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行管理決策的事項(xiàng)和過(guò)程,也是必不可少的。
(二)構(gòu)建檔案知識(shí)資源管理模式的方法
一般來(lái)說(shuō),可以依據(jù)組織結(jié)構(gòu)的不同將知識(shí)資源管理組織建設(shè)方案的分為兩項(xiàng),一項(xiàng)是屬于知識(shí)資源管理團(tuán)隊(duì),另一項(xiàng)則屬于知識(shí)資源管理中心。在實(shí)施檔案知識(shí)資源管理方案的前期階段,首先要進(jìn)行一系列的調(diào)查和研究。譬如,研究調(diào)查管理制度方面、硬件方面、技術(shù)方面、人才方面等方面的相關(guān)知識(shí)。這個(gè)方案的主體要素就是研究并制定出實(shí)施目標(biāo)。明確方案的實(shí)施要素,再建立保障系統(tǒng),最后實(shí)施要素。綜上可知,必須要將原有觀念徹底推翻,打造出一種全新的工作方法,壯大檔案知識(shí)資源管理的隊(duì)伍,提高其工作人員的自身素質(zhì),推進(jìn)檔案管理逐漸趨向數(shù)字化建設(shè),從而促進(jìn)檔案知識(shí)資源管理的發(fā)展。
參考文獻(xiàn):
[1]劉蓓.知識(shí)管理背景下的化工企業(yè)檔案管理模式研究[J].當(dāng)代化工研究,2016(10):91-92.
[2]張淯.知識(shí)管理背景下民營(yíng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究[D].南昌:南昌大學(xué),2014.
作者:范海斌 單位:神東煤炭集團(tuán)公司檔案室
級(jí)別:部級(jí)期刊
榮譽(yù):中國(guó)期刊全文數(shù)據(jù)庫(kù)(CJFD)
級(jí)別:部級(jí)期刊
榮譽(yù):中國(guó)優(yōu)秀期刊遴選數(shù)據(jù)庫(kù)
級(jí)別:省級(jí)期刊
榮譽(yù):中國(guó)期刊全文數(shù)據(jù)庫(kù)(CJFD)
級(jí)別:省級(jí)期刊
榮譽(yù):中國(guó)期刊全文數(shù)據(jù)庫(kù)(CJFD)
級(jí)別:省級(jí)期刊
榮譽(yù):中國(guó)優(yōu)秀期刊遴選數(shù)據(jù)庫(kù)