知識管理下的科研機構檔案管理

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在這個充滿挑戰(zhàn)的知識經(jīng)濟與大數(shù)據(jù)時代，國內外很多知名企業(yè)，如微軟、IBM、華為、聯(lián)想、海爾等公司，都認識到知識管理對于提升企業(yè)效益的重要作用，在利用檔案管理進行知識管理方面進行了大量的探索。學術界對于企業(yè)知識管理和檔案管理關系的研究，從理論到案例也都比較豐富。但是，在產出大量科技知識的科研機構，知識管理卻沒有得到應有的重視，檔案管理服務知識管理的作用也沒有充分發(fā)揮。厘清知識管理與檔案管理的關系，使二者互相促進，有助于提高科研機構的工作效率和核心競爭力。本文著重從知識管理對檔案管理影響的角度，分析檔案管理在科研機構知識管理中應該發(fā)揮的作用。

一、知識管理與檔案管理的關系

《辭?！分袑χR的定義是人們在實踐活動中積累起來的經(jīng)驗。知識分類有多種方法，根據(jù)其表達方式和傳遞方式，知識分為顯性知識和隱性知識兩種類型。顯性知識，是指用正式語言、符號等清楚表達和傳播的知識，主要存在于文獻如圖書、檔案中。隱性知識，是指沒有用語言、符號表達的隱藏在組織層次或個人頭腦中的知識，如組織文化、價值觀、員工技能、解決問題的思路等。檔案是顯性知識的一部分。被譽為“知識管理之父”的野中郁次郎[1]提出知識創(chuàng)造和知識螺旋的概念，他認為，顯性知識和隱性知識可以相互轉化，而日本企業(yè)的成功之道，主要筑基于“組織知識創(chuàng)造”的能力與技術。檔案管理與知識管理在管理目標和實施流程方面有很多相似之處，二者都是為用戶提供有參考價值和憑證價值的信息服務，都是將分散的管理對象，即文件、檔案、知識，予以收集、加工、整理，使之有序化，并通過提供服務利用實現(xiàn)管理的價值。檔案管理與知識管理的內容存在交叉關系，但知識管理涵蓋的范圍比檔案管理廣泛。檔案管理是知識管理的一部分。作為人類社會活動和思維活動原始信息的承載體，就內容而言，檔案管理可以從知識管理的視角提升檔案的價值。國內外一些學者從不同角度對知識管理與檔案管理的關系做過闡述。特里•庫克[2]提出，“檔案工作者由實體保管員向知識提供者的過渡”。馮惠玲[3]認為，現(xiàn)代檔案管理是“一種以來源為中心，以知識為中心的管理”。張斌[4]認為，“企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識資源，企業(yè)檔案管理是企業(yè)知識管理的重要內容”。徐擁軍[5]提出，“檔案管理是知識管理的基礎，知識管理是檔案管理的方向”。檔案管理只有以知識管理為目標，為一個機構的正常運轉和正確決策提供準確的、不可或缺的信息，才更能充分發(fā)揮檔案管理的價值。

二、科研機構知識管理現(xiàn)狀

當前，很多科研機構面臨著重要資源流失問題。具體表現(xiàn)有：（1）課題組某位關鍵科研人員離職，使課題研究被迫中斷；（2）新入職的科研人員，會因為沒有相關背景資料、無法充分借鑒前人經(jīng)驗，重復做一些前人已經(jīng)嘗試且證實行不通的工作；（3）在科研過程中，科研人員需要向具有某種專長的專家咨詢，卻不知項目組內誰有這樣的專長；（4）人事部門對涉及某個人歷史待遇問題，經(jīng)常找不到相應的政策依據(jù)和相關過程記載，只能依賴機構核心人員和當事人的不完整回憶，或是在粗放管理的檔案中“大海撈針”，大大降低了工作效率和效益。這都是不重視知識管理所帶來的問題。概括而言，科研機構常見的知識管理方面的問題包括：不知道機構內有哪些知識；不知道機構內有哪些可用的知識；機構內的知識不能有效分享；核心人才流失導致知識流失。信息時代，任何個人、組織的競爭力都越來越依賴于他們的知識管理能力。因此，現(xiàn)代科研機構需要在加強檔案管理的基礎上，用知識管理的方法去記錄科研管理過程和工作成果，積累組織的知識資源，以知識管理驅動創(chuàng)新。檔案管理可以記錄部分科研管理和科學研究過程。由于目前科研機構還沒有設立知識管理部門，可以由檔案部門嘗試探索適合科研機構的知識管理模式。

三、知識管理對檔案管理提出更高要求

從大量的檔案材料里挖掘有價值的信息并轉化為知識，是現(xiàn)代檔案管理者的核心價值所在。傳統(tǒng)檔案部門按照分類、全宗、案卷的概念，主要關注檔案的實體管理，隨著信息技術在檔案管理領域廣泛應用，檔案部門可借助人工智能、數(shù)據(jù)挖掘、信息分析軟件等方法和工具進行檔案信息資源的深度開發(fā)，將片面的信息有效集成，構建相關內容的知識圖譜。檔案部門擁有其他部門難以獲取的、豐富全面的檔案資源，進行知識管理具有獨特的優(yōu)勢。檔案部門進行知識管理，對傳統(tǒng)的檔案管理職能帶來挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案管理中，檔案人員只需耐心細致地收集、保管檔案，提供檔案查閱利用。至于如何從數(shù)量龐大的案卷中迅速檢索所需的知識，則由檔案利用者自己去解決。進行知識管理，要求檔案人員必須由檔案材料的收集保管者、提供利用者轉變?yōu)橹R的加工者、分享者，通過文檔解析提供咨詢建議，依據(jù)檔案數(shù)據(jù)推斷事件走向，為機構核心業(yè)務提供更多支撐和服務。此外，知識管理背景下的檔案工作價值觀要更具開放性，更加注重信息的交流、共享，進而引發(fā)知識內容與價值的提升。

四、科研機構檔案部門如何進行知識管理

在知識管理和信息技術飛速發(fā)展的時代，科研機構檔案部門進行知識管理，既要將知識管理作為檔案管理服務利用的一個要求，又要將知識管理的內容作為檔案管理保存范圍的一部分?？蒲袡C構檔案部門進行知識管理，可從如下方面做出努力。

1.做好檔案材料收集、整理等檔案管理基礎工作。檔案部門要通過完善規(guī)章制度、制訂歸檔范圍、明確歸檔責任、實行節(jié)點控制等方式，盡可能完整地收集歸檔材料。對于歸檔的文件材料，應保證分類科學、目錄清晰、著錄準確，便于檢索。只有做好檔案管理基礎工作，才具備知識管理的條件。檔案部門作為科研機構歷史與現(xiàn)實活動記錄的集中保存中心，擁有大量檔案信息資源。檔案部門應對現(xiàn)有檔案資源進行全面盤點，使檔案實體與檔案目錄信息完全一致，在此基礎上，結合知識管理內容要求更新與完善現(xiàn)有檔案信息及主題標引，為各部門提供便捷的利用服務。

2.準確把握館藏資源，深度開發(fā)檔案信息資源。檔案部門要充分利用各種檢索工具加強檔案內容研究，推動檔案價值的充分發(fā)揮。通過知識管理，使分散、零星的信息有序化、系統(tǒng)化，為核心業(yè)務工作提供相對成熟的方案、流程參考。檔案部門進行知識管理，可嘗試的具體工作如下。（1）通過梳理文書檔案，建立公文數(shù)據(jù)庫，收錄常用公文格式、優(yōu)秀公文范例，供相關工作人員翻看、閱讀、學習、借鑒，還可以把公文寫作中常見的用詞錯誤、常見語病總結歸納出來，以提高全員公文寫作水平。（2）通過查閱科研檔案，找出其中寫得比較好、順利通過立項的項目申請書，在征得項目負責人同意后提煉項目申請書的亮點，做成參考模板，共享給有需要的部門和人員；一些獲得國家科技獎的項目，也可以總結項目特點、研究過程亮點甚至報獎材料的可學習之處。（3）通過查閱各類檔案中的相關內容，匯總科研機構每年的大事要事、重要科研數(shù)據(jù)和管理數(shù)據(jù)，編寫年鑒、年報，保存機構的完整歷史。還可整合一些故事性線索，對檔案資源進行專題凝練，形成單位的獨家記憶。（4）通過查閱人事檔案，建立專家?guī)?，將單位內各學科、各專業(yè)的專家統(tǒng)計出來，梳理各位專家的專長、觀點，以備需要時有針對性地尋找對口專家。此外，檔案部門還應在提供檔案利用的過程中，注意了解利用者的需求，為檔案信息資源開發(fā)和知識管理提供借鑒和支撐；并可借助網(wǎng)絡平臺如檔案網(wǎng)站、公眾號等方式展示檔案，既保證準確及時地提供針對性、個性化服務，又兼具趣味性和知識性，實現(xiàn)檔案的資源增值。

3.將知識管理相關文件材料納入歸檔范圍。科研機構檔案部門要積極引導各業(yè)務部門有意識積累本部門形成的知識，從歸檔范圍的角度界定知識的范圍，并將各部門在知識管理過程中形成的文件材料納入歸檔范圍。如各部門擁有的核心技術、關鍵技術，積累的工作經(jīng)驗、業(yè)務報告，制訂的相關規(guī)章制度、工作標準以及機構人員參加的專業(yè)會議資料等。此外，還應鼓勵各部門積極挖掘本部門的隱性知識，將本部門各位成員的工作經(jīng)驗、技術方法等及時收集、整理。各部門可通過定期召開工作例會的方式，及時了解每個人的工作進度、工作方式、工作成果、工作心得，并形成詳細的會議紀要歸檔，以此避免在崗位調整時因缺乏工作交接帶來的知識流失。各部門組織的專題活動、處理的特定工作，也應注意及時復盤、總結，形成文件材料留存。如人事部門處理某些特殊人事問題的整個過程、依據(jù)材料、處理結果等，可進行針對性總結，以備以后類似事件查考。科研部門在完成科研課題的過程中，除了保存科研檔案歸檔范圍內的文件材料外，還應鼓勵團隊成員積累工作中遇到的問題以及處理過程文件，除了總結經(jīng)驗，還要記錄失敗的教訓。知識管理與業(yè)務活動融為一體，會促進部門各項業(yè)務水平的提升。為了完整收集這些文件材料，檔案部門要熟悉科研機構的核心業(yè)務，與各部門建立良好的合作關系，擴大知識收集的渠道，將隱含在組織內部的知識按需聚合、多維挖掘，經(jīng)過加工、整合、創(chuàng)新，以知識產品的形式提供利用。

4.提高檔案人員素質，使檔案管理者成長為知識管理者?？蒲腥藛T作為科研機構檔案的利用主體，受教育程度高，工作內容復雜，不僅需要查閱檔案原始記錄，也需要深度加工的檔案信息。這就要求檔案人員提供高質量的信息咨詢服務。知識管理視角下的檔案人員要在具備熟練業(yè)務水平的同時擁有主動服務意識和創(chuàng)新能力，既要了解科研機構的歷史、現(xiàn)狀、核心業(yè)務和工作流程，通過多種途徑收集各類有歸檔價值的文件資料，又要具備豐富的知識背景，深入掌握知識管理的概念與原則，熟練運用現(xiàn)代信息技術，并善于從檔案里找到有價值的內容，支撐單位各項業(yè)務發(fā)展。需要說明的是，一個單位的檔案管理水平體現(xiàn)了單位的整體管理水平，同時也受制于單位的管理水平。單位管理水平高，知識管理和檔案管理必然能做好；單位各方面管理不規(guī)范，知識管理和檔案管理必然無法做得好。和其他所有工作一樣，檔案管理和知識管理水平要明顯提升、取得實效，需要引起科研機構領導的充分重視，提升全體人員的知識管理和檔案管理意識，建立人人參與的管理網(wǎng)絡。

參考文獻

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[3]馮惠玲.電子文件時代新思維《擁有新記憶———電子文件管理研究》摘要之六[J].檔案學通訊，1998（6）.

[4]張斌.企業(yè)檔案管理與知識管理[J].檔案學研究,2002（1）：32-35.

[5]徐擁軍.檔案管理與知識管理的關系研究[J].山西檔案,2008（1）：17-20.

作者：孫琛輝 單位：中國科學院微電子研究所