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學(xué)籍檔案管理全文(5篇)

前言:小編為你整理了5篇學(xué)籍檔案管理參考范文,供你參考和借鑒。希望能幫助你在寫作上獲得靈感,讓你的文章更加豐富有深度。

學(xué)籍檔案管理

合作院校學(xué)籍檔案管理問題探究

摘要:目前,高等教育合作院校學(xué)籍檔案管理存在著學(xué)籍檔案管理分散、合作協(xié)議書缺失、通過人事審核難度較大、管理模式落后等問題。為此應(yīng)完善合作院校學(xué)籍檔案管理制度、推進(jìn)學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)化、實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案互通有無。

關(guān)鍵詞:合作院校;學(xué)籍檔案;學(xué)籍檔案管理;問題與對(duì)策

合作辦學(xué)是高等院校的一種辦學(xué)形式,它推進(jìn)了不同地區(qū)之間優(yōu)質(zhì)教育資源的輻射、共享與增值,但同時(shí)也帶來了高校檔案管理一些新的問題。浙江師范大學(xué)跟金華教育學(xué)院、紹興文理學(xué)院和浙江外國(guó)語(yǔ)學(xué)院等院校都有合作辦學(xué)關(guān)系,但是這些合作院校畢業(yè)學(xué)生的學(xué)籍檔案管理一直沒有受到應(yīng)有的關(guān)注。據(jù)調(diào)查了解,這種情況在其他高校的合作辦學(xué)中也普遍存在。

1合作院校學(xué)籍檔案管理的主要問題

學(xué)籍檔案指學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)、就業(yè)全過程形成的具有保存價(jià)值的原始材料,包括學(xué)生的入學(xué)信息、成績(jī)信息和畢(結(jié))業(yè)信息等,具有原始的記錄性,是學(xué)生人生中的另一張“身份證”,能夠表明學(xué)生在學(xué)習(xí)階段的基本信息情況,也是用人單位進(jìn)行干部專項(xiàng)審核的重要參考依據(jù)。2018年,中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》,堅(jiān)持干部人事檔案“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”,重點(diǎn)審核干部的學(xué)歷學(xué)位、出生日期和參加工作時(shí)間等基本信息[1]。2019年,中共中央組織部頒發(fā)《進(jìn)一步加強(qiáng)干部人事審核工作的通知》,要求扎實(shí)推進(jìn)人事專項(xiàng)檔案審核全覆蓋工作。一場(chǎng)從中央到地方的干部人事檔案審核工作在全國(guó)展開,由此高等教育合作院校畢業(yè)生的學(xué)籍檔案問題也暴露出來。第一,學(xué)籍檔案沒有實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。一般學(xué)生的學(xué)籍檔案在自己畢業(yè)院校都能找到,而合作院校畢業(yè)的學(xué)生學(xué)籍檔案存在分散在兩個(gè)合作院校的情況。如,與浙江師范大學(xué)合作辦學(xué)的紹興文理學(xué)院,1978年至1979年合作辦學(xué)的這批學(xué)生所有學(xué)籍檔案都在紹興文理學(xué)院,但1994年至1997年入學(xué)學(xué)生的學(xué)籍檔案,錄取名冊(cè)和成績(jī)等材料在紹興文理學(xué)院,而畢業(yè)名冊(cè)和學(xué)位名冊(cè)則保存在浙江師范大學(xué)。再如,與浙江師范大學(xué)合作辦學(xué)的金華教育學(xué)院,1985年至1987年錄取學(xué)生的錄取名冊(cè)和成績(jī)等學(xué)籍材料在金華教育學(xué)院,但畢業(yè)名冊(cè)保存在浙江師范大學(xué),學(xué)籍檔案分散在兩處,這給補(bǔ)辦檔案造成了麻煩。還有,與浙江師范大學(xué)合作的各分校,相關(guān)的學(xué)籍檔案都有不同程度的遺失、資料不全等情況,主要是學(xué)籍檔案沒有進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范管理。第二,合作協(xié)議書缺失。紹興文理學(xué)院最早創(chuàng)辦于1909年,目前能查到的與浙江師范大學(xué)最早的合作協(xié)議是1996年12月30日,由兩個(gè)合作院校簽訂,浙江師范大學(xué)同意紹興文理學(xué)院的要求,在紹興文理學(xué)院設(shè)立浙江師范大學(xué)進(jìn)修部,主要為紹興市中學(xué)教師“專升本”函授教育(限漢語(yǔ)言文學(xué)、英語(yǔ)教育兩個(gè)專業(yè))。但是,目前來查閱學(xué)籍檔案的最早的年份是1978年入學(xué)數(shù)學(xué)系專業(yè)的學(xué)生,在紹興文理學(xué)院檔案館也找到了該生的學(xué)籍檔案,在錄取名冊(cè)標(biāo)題上也明確寫著“浙江師范學(xué)院紹興分校1978年錄取新生名冊(cè)”。金華教育學(xué)院最早創(chuàng)辦于1962年。目前能查到的最早的合作協(xié)議是1985年3月23日,由浙江師范大學(xué)、金華教育學(xué)院和金華地區(qū)教育局簽訂的“關(guān)于金華教育學(xué)院面向社會(huì)招生的協(xié)議”,舉辦三年制英語(yǔ)、生化大專班(共80名),辦班地點(diǎn)設(shè)在金華教育學(xué)院。究竟在1985年前,金華教育學(xué)院是否與浙江師范大學(xué)有合作辦學(xué),不得而知。因合作協(xié)議缺失,無法考證兩校合作招生的具體年限,只能從現(xiàn)有的錄取名冊(cè)當(dāng)中找到有“浙師院”“浙江師范學(xué)院”字樣的材料,才能確定當(dāng)年有合作招生。第三,合作院校學(xué)籍檔案很難通過人事審核。學(xué)籍檔案的審核,主要是對(duì)干部入學(xué)、成績(jī)和畢業(yè)三方面的信息是否真實(shí)、完整和準(zhǔn)確進(jìn)行核驗(yàn)。普通院校畢業(yè)的學(xué)生,他們畢業(yè)證書上的蓋章的學(xué)校名稱與他們?cè)谧x學(xué)校一致,所以他們學(xué)籍檔案只要在本校查到所要求的入學(xué)、成績(jī)和畢業(yè)三方面的材料即可。而合作院校的學(xué)生,他們?cè)谧x的學(xué)校與畢業(yè)證書上蓋章的學(xué)校是不一致的。如,紹興文理學(xué)院和浙江師范大學(xué)合作辦學(xué)期間1997年至2001年畢業(yè)的學(xué)生,他們學(xué)習(xí)是在紹興文理學(xué)院,但畢業(yè)證書上蓋的章卻是浙江師范大學(xué)的。所以,這批學(xué)生就是補(bǔ)全了所要求的學(xué)籍檔案,但如果檔案資料上蓋的是紹興文理學(xué)院檔案館的章,又沒有當(dāng)年兩校的合作協(xié)議,是無法通過干部人事審核的。這些學(xué)籍檔案只有蓋浙江師范大學(xué)檔案館的章,審核才能通過。而目前,這些學(xué)籍檔案基本在分校一方,或分散兩校。因此合作院校畢業(yè)的學(xué)生要補(bǔ)全學(xué)籍檔案、通過人事審核,困難重重。第四,學(xué)籍檔案管理模式落后。從與浙江師范大學(xué)合作的院校情況來看,目前學(xué)籍檔案管理多為管理傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案,造成的結(jié)果是,工作人員找到需要的案卷,從庫(kù)房調(diào)出,然后手工翻閱查找,復(fù)印所需材料,最后案卷放回庫(kù)房,勞力費(fèi)神。學(xué)籍檔案利用頻率較高,紙質(zhì)檔案容易磨損。高校的新生錄取名冊(cè),通常由各省教育考試院或招生委員會(huì)用無碳?jí)焊屑埓蛴〕鰜?,且不是第一?lián),加蓋公章章后,移交給高校。按正常使用頻率,前面幾頁(yè)會(huì)因磨損造成字跡不清甚至字跡消失。針對(duì)這些情況,也有學(xué)校啟動(dòng)了檔案數(shù)字化工作。如,紹興文理學(xué)院檔案館已經(jīng)從目錄層次的數(shù)字化逐漸轉(zhuǎn)為內(nèi)容層次的數(shù)字化,比起紙質(zhì)檔案的利用方便很多。在系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞,快速完成檢索工作,直接打印所需資料,加蓋公章即可。在實(shí)踐中,由于學(xué)籍檔案中的高考錄取名冊(cè)、學(xué)位名冊(cè)和畢業(yè)名冊(cè)通常不是以學(xué)生個(gè)人為單位立卷存檔的,而是以學(xué)生錄取年份、畢業(yè)年度按班來整理成冊(cè)存檔的。這些檔案基本上同一屆學(xué)生名單在一起,少則幾十頁(yè)、多則幾百頁(yè),查找個(gè)人信息時(shí)極為不便;而且找到后,打印出來的數(shù)字錄取名冊(cè)需要做好隱私數(shù)據(jù)的處理,往往一頁(yè)上有幾十位校友的信息,需要遮掉其他人信息再進(jìn)行復(fù)印,才能給利用者,這樣費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

2加強(qiáng)合作院校學(xué)籍檔案管理的若干對(duì)策

2.1 要完善學(xué)籍檔案管理制度,確保檔案的完整性

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高校學(xué)籍檔案管理與發(fā)展探思

【摘要】高職院校學(xué)籍檔案現(xiàn)狀大都比較復(fù)雜,在工作實(shí)踐中制約了學(xué)籍檔案管理與利用,文章分析了高職院校學(xué)籍檔案普遍存在的問題,探討高職院校學(xué)籍檔案的特點(diǎn)、發(fā)展意義以及途徑,旨在思考學(xué)籍檔案未來的管理與發(fā)展,更好地服務(wù)于民。

【關(guān)鍵詞】高職院校;學(xué)籍檔案;管理與發(fā)展

高職院校是近二十年大力發(fā)展的辦學(xué)主體,教育目標(biāo)的多次轉(zhuǎn)換,致使學(xué)籍檔案狀況復(fù)雜。近年來,社會(huì)對(duì)學(xué)籍檔案的需求越來越多,尤其人事檔案越來越規(guī)范,對(duì)作為人事檔案重要組成的學(xué)籍檔案提出了更多要求。

1高職院校學(xué)籍檔案特點(diǎn)

學(xué)籍檔案一般都依據(jù)1983年教育部頒布的《全日制普通高等學(xué)校學(xué)生學(xué)籍管理辦法》、2017年教育部第41號(hào)令《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》來進(jìn)行管理,主要包括:新生錄檢表、新生名冊(cè)、學(xué)籍卡、成績(jī)單、學(xué)生學(xué)籍變更、學(xué)生獎(jiǎng)懲、畢業(yè)生登記表等。在學(xué)籍檔案管理工作中,新生錄檢表、學(xué)籍卡與畢業(yè)生登記表是最常利用的檔案,新生錄檢表與畢業(yè)生登記表由教育主管部門確定和下發(fā),是學(xué)生取得本階段學(xué)習(xí)資格和學(xué)習(xí)完成的憑證,學(xué)籍卡是真實(shí)記錄學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)過程的總結(jié)性、完結(jié)性材料,內(nèi)容綜合了其他學(xué)籍檔案如學(xué)籍變更、學(xué)生獎(jiǎng)懲等信息,學(xué)籍卡因?qū)W校不同而各異,最能體現(xiàn)學(xué)籍檔案特色。

1.1高職院校學(xué)籍檔案多元且復(fù)雜

高職院校發(fā)展歷史較短,大多由中專、技校升格而來,階段式發(fā)展是其特點(diǎn),各階段教育目標(biāo)不同,致使學(xué)制不同、生源結(jié)構(gòu)不同,學(xué)籍檔案往往包含幾類教育目標(biāo)不同的檔案,檔案多元。高職院校學(xué)籍檔案復(fù)雜,表現(xiàn)在不同教育目標(biāo)學(xué)籍材料出現(xiàn)交叉混用狀況,如學(xué)籍卡等屬職業(yè)中專,畢業(yè)證以及相關(guān)材料卻屬高職院校,致使學(xué)籍檔案經(jīng)常被使用單位所質(zhì)疑,學(xué)籍檔案狀況比較復(fù)雜。

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成人教育學(xué)籍檔案管理探析

【摘要】在社會(huì)飛速發(fā)展的潮流下,社會(huì)階層對(duì)教育也是愈加關(guān)注,成人教育作為教育體系中的重要組成部分,但由于不同高校有不同的學(xué)制特點(diǎn),使得如今學(xué)籍工作難度不斷增加。本文重點(diǎn)根據(jù)成人教育學(xué)籍現(xiàn)有的問題,以及提出解決其問題的方法。

【關(guān)鍵詞】成人教育 學(xué)籍檔案 管理 對(duì)策

引言

加強(qiáng)教育是提高社會(huì)人民素質(zhì)的重要渠道,成人教育的普及也進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)我國(guó)終身學(xué)習(xí)的政策。近幾年來,我國(guó)成人教育發(fā)展迅速,其規(guī)模也在不斷擴(kuò)大,學(xué)生數(shù)量也是逐年遞增,進(jìn)而使得成人教育學(xué)籍管理難度不斷增加、工作日益繁重。成人教育不同于普通高等教育,由于成人教育起步較晚、學(xué)生群體復(fù)雜、辦學(xué)形式多樣,這一系列原因是導(dǎo)致成人教育學(xué)籍檔案難以管理的原因。再者,有關(guān)教育機(jī)構(gòu)對(duì)成人教育不夠重視,檔案管理人員意識(shí)淡薄、規(guī)章制度落實(shí)不到位等因素同樣是導(dǎo)致學(xué)籍檔案出現(xiàn)問題的原因。

一、成人教育學(xué)籍檔案管理中的問題

(1)對(duì)學(xué)籍檔案認(rèn)識(shí)不夠我國(guó)成人教育是從19世紀(jì)60年代初才得以發(fā)展,當(dāng)時(shí)的成人教育中,由于專業(yè)設(shè)置不規(guī)范、師生資源少、管理水平低等因素,使得人們對(duì)成人教育學(xué)籍檔案的價(jià)值認(rèn)識(shí)不夠,很多檔案的價(jià)值沒有充分挖掘出來,極大地影響了檔案管理人員的工作熱情。長(zhǎng)此以來,由于社會(huì)對(duì)成人教育重視程度不夠,使得檔案管理資金不足、人力不足、技術(shù)不足,很多過去遺留的問題積壓到現(xiàn)在,例如材料積壓、無效檔案、檔案缺失等。

(2)成人教育學(xué)籍檔案管理質(zhì)量低下由于檔案管理工作繁重,使得在檔案管理中很容易出現(xiàn)材料的遺漏、積壓。如今,由于成人教育學(xué)籍檔案管理范圍模糊不清,有些檔案材料、答辯材料只存入學(xué)校的文書檔案中,而學(xué)籍檔案卻很少存檔,這就使得企業(yè)對(duì)人才的使用和考察帶來很多不便。再者,成人教育學(xué)籍檔案管理流程不規(guī)范,有些檔案沒有填寫準(zhǔn)確時(shí)間,使得檔案喪失時(shí)效性、真實(shí)性;有些畢業(yè)論文無題目,只有最終成績(jī);再有一些在檔案?jìng)鬟f過程,檔案袋無密封,甚至是無檔案袋直接遞交,這樣極其容易泄露檔案信息。

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學(xué)籍檔案管理與開發(fā)利用

摘要:隨著我國(guó)進(jìn)入信息時(shí)代,“互聯(lián)網(wǎng)+”的計(jì)劃逐漸普及,讓高職院校的學(xué)籍檔案管理越發(fā)的趨于數(shù)字化和信息化。目前,“互聯(lián)網(wǎng)+”下的學(xué)籍檔案管理還存在著一系列的問題和漏洞,影響著高職院校學(xué)籍管理工作的開展。文章通過對(duì)相關(guān)文獻(xiàn)的分析和研究,對(duì)當(dāng)下“互聯(lián)網(wǎng)+”下高職院校學(xué)籍檔案管理和開發(fā)利用做出了簡(jiǎn)要的分析,并提出了幾點(diǎn)意見以供參考。

關(guān)鍵詞:互聯(lián)網(wǎng)+;高職院校學(xué)籍檔案;管理和開發(fā)利用

1“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高職院校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀

學(xué)生的學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間,所有行為以及成績(jī)、表現(xiàn)的記錄,從入學(xué)之初一直到畢業(yè),學(xué)籍檔案中記載著學(xué)生的思想品德,學(xué)籍變動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況、成績(jī)記載等,是高職院校工作中不可或缺的重要組成部分。因?yàn)閷W(xué)籍檔案的特殊性,它本身就具有法律憑證的作用,所以,學(xué)籍檔案的完整和安全性對(duì)于學(xué)生本身、學(xué)校乃至社會(huì)和學(xué)生未來的發(fā)展都有非常重要的作用,因此,也成了各高職院校的重點(diǎn)工作內(nèi)容[1]。

1.1當(dāng)下高職院校中的學(xué)籍檔案多為紙質(zhì),且檔案發(fā)展歷史不長(zhǎng)

隨著我國(guó)信息科技的不斷發(fā)展,電子學(xué)籍檔案對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案造成了劇烈的沖擊。以往的學(xué)籍檔案占地面積較大,而且因?yàn)榧堎|(zhì)不利于保存,更不利于資源信息的共享和傳輸,在當(dāng)下電子檔案的流行下,逐漸面臨挑戰(zhàn)和危機(jī)。電子檔案因?yàn)槠湔嫉孛娣e小,利于信息共享,同時(shí)也能夠把集成、遠(yuǎn)程調(diào)整和辨別簡(jiǎn)單化和快捷化,受到了當(dāng)下各高職院校的歡迎。同時(shí),因?yàn)椤盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的發(fā)展和普及,科技技術(shù)能夠?qū)W(xué)籍檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案的實(shí)體、系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)以及用戶的信息完全地集中在智能的數(shù)字信息平臺(tái)之下,有助于實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的挖掘以及整合和利用。

1.2當(dāng)下高職院校學(xué)籍檔案信息的收集渠道分散,不利于整體信息的整合

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高校個(gè)人學(xué)籍檔案管理淺探

高校學(xué)生個(gè)人學(xué)籍檔案記錄了在校生的學(xué)習(xí)表現(xiàn)、學(xué)習(xí)成績(jī)、個(gè)人信息等重要信息。高校學(xué)籍檔案管理工作是高校管理工作中不可或缺的重要組成部分。高校檔案管理就是用科學(xué)合理的方法管理檔案。由于高校學(xué)生個(gè)人學(xué)籍檔案存在人數(shù)多、信息量大、要求信息準(zhǔn)確度高等特點(diǎn),在檔案管理過程中,難度較大。目前,國(guó)內(nèi)高校為了提高管理效率,普遍實(shí)施電子學(xué)籍管理措施,較大地提高了檔案管理的方便性和效率。但在電子化學(xué)籍管理實(shí)踐過程中,仍然出現(xiàn)了許多問題,我們需要用新理念、新思想去解決現(xiàn)存在高校學(xué)籍檔案管理中的矛盾,維護(hù)良好的教學(xué)秩序,使學(xué)校管理更加高效快捷。

1高校學(xué)生個(gè)人學(xué)籍檔案管理特點(diǎn)

1.1信息多,任務(wù)重

高校學(xué)生檔案是個(gè)人人事檔案的成形階段,包括小學(xué)至高中的各階段檔案。國(guó)家重視學(xué)生學(xué)習(xí),大力發(fā)展各級(jí)各類高校,提高高校的教學(xué)水平。隨著每年高考人數(shù)的增多以及學(xué)校擴(kuò)招工作的逐步落實(shí),每年的開學(xué)季都是高校最忙的時(shí)候,不僅要將每一位新入校學(xué)生的個(gè)人信息、高考成績(jī)、分配的宿舍、專業(yè)、學(xué)號(hào)錄入學(xué)校學(xué)籍檔案系統(tǒng)中,信息種類多,涉及人數(shù)多,時(shí)間短暫,任務(wù)負(fù)擔(dān)重。

1.2信息準(zhǔn)確度高

全國(guó)在校生電子學(xué)籍的展開導(dǎo)致學(xué)籍的內(nèi)容與學(xué)生在校學(xué)習(xí)評(píng)定、畢業(yè)生學(xué)分審查、在校表現(xiàn)記錄以及就業(yè)信息直接掛鉤,對(duì)于每個(gè)學(xué)生來說十分重要,如果出現(xiàn)問題,就會(huì)影響到學(xué)生未來的發(fā)展。同時(shí)學(xué)籍檔案的記錄也遵循學(xué)校相關(guān)管理制度而指定,任何人都不能對(duì)其中的信息進(jìn)行更改,設(shè)置專人負(fù)責(zé)監(jiān)督系統(tǒng)的健全,保證在校生的利益,因此對(duì)于學(xué)生學(xué)籍檔案管理準(zhǔn)確度要求十分高。

1.3周期性

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