博物館藏品數(shù)字化管理探究
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摘要：在信息化時代下，電子數(shù)字產(chǎn)品越來越多，為我們的生活帶來了潛移默化的影響。博物館藏品的管理也受到了數(shù)字化的影響，其工作有了新的發(fā)展，有利于實現(xiàn)博物館的辦公自動化目標(biāo)和資源共享，符合時展潮流。本文主要分析了博物館藏品數(shù)字化管理的相關(guān)內(nèi)容，并且提出了數(shù)字化管理的優(yōu)化策略。
關(guān)鍵詞：博物館藏品；數(shù)字化管理；優(yōu)化策略
加強(qiáng)數(shù)字化管理模式研究，有助于博物館藏品的管理工作，因而博物館可以考慮引入數(shù)字化管理系統(tǒng)。在此情況下，相關(guān)工作人員必須轉(zhuǎn)變自身的思想觀念，改進(jìn)自身的工作方法，這也增加了管理工作的挑戰(zhàn)性與難度。二十年前，我國就已經(jīng)有了對數(shù)字化管理的相應(yīng)研究與探討，這有效提高了數(shù)字化藏品管理技術(shù)，但是仍然有許多不足需予以改正。
一、數(shù)字化博物館的內(nèi)涵
大多數(shù)發(fā)達(dá)國家博物館數(shù)字化水平都比較高，在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展方面取得了一定成就。我國博物館應(yīng)以數(shù)字化為基礎(chǔ)，利用大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建新型博物館，由傳統(tǒng)博物館向數(shù)字化博物館轉(zhuǎn)變。目前，我國大多數(shù)博物館都在建立藏品數(shù)據(jù)庫，張家港博物館的藏品全流程管理系統(tǒng)、文物庫房、綜合管理系統(tǒng)都已建成并投入使用，在全國第一次可移動文物普查工作中發(fā)揮了重要的作用。數(shù)字化博物館是社會發(fā)展的產(chǎn)物，借助計算機(jī)技術(shù)，我們能夠更加科學(xué)合理地開展藏品信息管理工作，這既有利于藏品信息傳播，又有利于實現(xiàn)信息共享。
二、數(shù)字化博物館的特點
所謂數(shù)字化，就是利用計算機(jī)等機(jī)器，按照二進(jìn)制編碼的方式儲存和處理相關(guān)信息，再將相關(guān)信息轉(zhuǎn)為電子信息內(nèi)容。數(shù)字化改變了以往用紙張或化學(xué)感光材料儲存實物信息的方式。博物館屬于公益文化事業(yè)單位，起到征集典藏、陳列研究和宣傳教育等作用，是儲存人類自然和人類文化遺產(chǎn)的場所。博物館的收藏功能不僅是將所藏文物的實用性發(fā)揮出來，更重要的是保護(hù)文物背后的文化信息，利用計算機(jī)技術(shù)儲存文物藏品所囊括的重要信息，利用電磁信號將文物信息完整保留，能夠增強(qiáng)其實用性，進(jìn)而提高博物館的影響力。
三、傳統(tǒng)博物館藏品管理工作存在的問題
傳統(tǒng)的博物館管理工作都是純手工工作，復(fù)雜度較高，工作人員不僅要管理藏品資料，還要管理藏品實物，以及負(fù)責(zé)藏品的登記、清洗和后期的各項工作，在藏品入庫保管后，還要做好防霉、防塵等后續(xù)工作。傳統(tǒng)的保管模式主要是庫房管理，工作人員應(yīng)盡可能地按原狀保存藏品，因為藏品不能被替代，也不能再生，因此，藏品的安全性管理工作非常重要，應(yīng)該受到重視。工作人員要管理好藏品的記錄資料，這些資料包含著藏品的憑證圖像、鑒定資料和調(diào)用記錄，里面的學(xué)術(shù)信息與管理信息非常重要，應(yīng)該得到謹(jǐn)慎保管。以往，博物館在管理方式上通常采用人工模式，工作人員在管理資料時需要抄寫多份登記表，且在后續(xù)工作過程中對圖片與文字實行分開管理，后面想調(diào)用這些資料非常麻煩。另外，由于這些資料是手工統(tǒng)計的，所以可能會出現(xiàn)疏漏現(xiàn)象，產(chǎn)生信息錯誤，導(dǎo)致數(shù)據(jù)誤差。誤差一旦產(chǎn)生，就會大大增加查詢難度和核實難度，而有的博物館比較龐大，藏品比較多，隨著時間的累積，會積攢越來越多的藏品資料，如果想在如此龐雜的資料中進(jìn)行收集、整理、分析，難度是非常大的。
四、博物館藏品數(shù)字化管理的工作內(nèi)容
數(shù)字化管理主要是把產(chǎn)品的信息轉(zhuǎn)換為能夠被計算機(jī)儲存與處理的信息，完善保管藏品的原始信息，比如名稱、質(zhì)地、尺寸級別、流轉(zhuǎn)經(jīng)過、來源、保存狀況、收藏庫柜編號、修復(fù)方法、時代背景、制作方法、歷史意義、美學(xué)特點、三維掃描模型、x射線透視圖等。要想成功地進(jìn)行數(shù)字化管理，工作人員應(yīng)對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行電腦備份，保證其安全性、及時性、完整性與準(zhǔn)確性。收集數(shù)據(jù)的過程比較簡單，但是由于數(shù)據(jù)量太過龐大，登錄工作比較繁瑣，利用數(shù)字化管理則可以減輕工作量。同時，在數(shù)字化管理過程中需要秉持以人為本的理念，重視人的地位。此外，數(shù)據(jù)的采集和錄入是非常重要的，在采集的過程中，需要保證其真實性和完整性，不能夠偽造相應(yīng)的數(shù)據(jù)，錄入時確保準(zhǔn)確且無遺漏。
五、博物館藏品數(shù)字化管理的功能
（一）提供藏品查詢功能
最近幾年，博物館在研究藏品數(shù)字化管理的過程中，應(yīng)建立并完善一套立體化的計算機(jī)信息管理系統(tǒng)，其中不僅應(yīng)包含藏品卡，還應(yīng)有其他類型的藏品檔案。工作人員或者用戶想找到自己需要的產(chǎn)品，輸入產(chǎn)品的一種特性就可以實現(xiàn)，并且可以復(fù)制藏品的信息，這大大減輕了操作者的工作量，提升了效率，也讓館藏品管理人員的工作效率大大增加。在計算機(jī)博物館藏品數(shù)字化管理系統(tǒng)的具體應(yīng)用中，為實現(xiàn)快速查詢，綜合查詢與二級查詢都會應(yīng)用。二次查詢就是再一次查詢第一次查詢的結(jié)果，比如在第一次查詢時，輸入“質(zhì)地”兩個字，“質(zhì)地”便成為此次查詢的關(guān)鍵詞，電腦會對其進(jìn)行檢索，歸納出具有此特征的藏品，再輸入藏品的第二特征，電腦上便會顯示出新的結(jié)果。綜合查詢是第一次就把幾個特征都輸入到電腦上，一次性地在電腦上展現(xiàn)出相應(yīng)藏品。另外，在查詢時，可以把藏品的文字、紋樣來源作為起點。使用者可以隨意打印自己得到的結(jié)果，也可以把其他想要的信息打印下來，將不同屬性的產(chǎn)品進(jìn)行排列組合，這有利于提高查詢的速度。利用互聯(lián)網(wǎng)的便捷功能，在數(shù)字化藏品管理系統(tǒng)中設(shè)置相關(guān)項目，可以實現(xiàn)對多個用戶的查詢與管理，相關(guān)管理人員也可以利用此系統(tǒng)，隨時修補(bǔ)和修改數(shù)據(jù)庫資料，并且不會影響其他用戶的正常瀏覽以及查詢，此種模式大大提高了工作效率，是以往傳統(tǒng)管理工作所達(dá)不到的?；ヂ?lián)網(wǎng)為藏品信息的查詢提供了便利，利用數(shù)字化管理系統(tǒng)，用戶可以更加快速地找到藏品的詳細(xì)資料，并且可以在點擊相關(guān)屬性之后進(jìn)行相應(yīng)切換。
（二）更加規(guī)范地收集信息
在計算機(jī)管理系統(tǒng)中，博物館在開展后續(xù)的信息輸入工作時，要以藏品檔案為基礎(chǔ)，但是需要有選擇地輸入信息，不能將所有的信息都輸入進(jìn)去，應(yīng)輸入關(guān)鍵信息。在查詢藏品時，只需要輸入關(guān)鍵詞就可以快速方便地找到藏品，計算機(jī)的容量非常大，能夠輕而易舉地實現(xiàn)這一過程，大大提高了用戶的查詢速度。在傳統(tǒng)的管理模式中，進(jìn)行此項步驟是非常繁雜的，工作人員的工作量相當(dāng)大。博物館應(yīng)利用數(shù)字化管理系統(tǒng)，開展分類等相關(guān)工作，規(guī)范化地進(jìn)行數(shù)據(jù)采集工作，如果該過程未能做到規(guī)范化，則難以實現(xiàn)數(shù)字化管理的目標(biāo)。同一類產(chǎn)品所用的名稱不同，也會對后期的產(chǎn)品動態(tài)統(tǒng)計與調(diào)研產(chǎn)生影響。在數(shù)字化管理過程中，有關(guān)部門應(yīng)制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，讓相關(guān)管理步驟變得更加規(guī)范合理，以利于實現(xiàn)資源共享。
六、博物館藏品數(shù)字化管理存在的問題
為了跟上社會發(fā)展的步伐，降低博物館管理人員的工作量，提高其工作效率，大部分博物館都已經(jīng)應(yīng)用了藏品數(shù)字化管理系統(tǒng)，但是系統(tǒng)在實際的運(yùn)行過程中仍然存在很多問題與不足。首先，由于博物館屬于非營利性的教育單位，所以在此類事業(yè)單位的運(yùn)營過程中，博物館館藏數(shù)據(jù)庫的規(guī)模是比較小的，博物館的實際發(fā)展也不能與數(shù)據(jù)庫規(guī)模進(jìn)行相應(yīng)的匹配。因此，博物館在數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)過程中，還需要加快步伐，提高管理效果。其次，我國在博物館藏品管理過程中，還缺乏一套完善的標(biāo)準(zhǔn)。由于博物館的位置都不相同，工作環(huán)境與具體情況也不同，博物館應(yīng)結(jié)合自身的實際情況，建立和完善相關(guān)的管理規(guī)定，建立產(chǎn)品信息管理系統(tǒng)。我國行業(yè)的規(guī)定不夠完善，沒有將數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一起來，每個管理系統(tǒng)的針對性雖然較強(qiáng)，但是不適用于復(fù)雜多樣的博物館，只適合特定的博物館，因此通用性還有待提高，這一特點使得博物館藏品數(shù)據(jù)庫的面積較小，不利于實現(xiàn)藏品信息共享。隨著社會的不斷發(fā)展與進(jìn)步，博物館之間的關(guān)系變得越來越密切，博物館與社會也有了越來越多的交流，在這一時代背景下，有關(guān)部門必須把一套完整的博物館藏品數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)制定出來，否則不利于博物館藏品的開發(fā)工作，不利于藏品信息的共享。因此，要想更好地開展博物館藏品數(shù)字化管理工作，有效地實現(xiàn)信息的共享，還需要解決博物館藏品信息的采集標(biāo)準(zhǔn)化問題。
七、博物館藏品的數(shù)字化管理優(yōu)化策略
由于時代在不斷發(fā)展，在藏品的管理過程中，博物館應(yīng)利用數(shù)字化管理方式，順應(yīng)時展的潮流，解決傳統(tǒng)藏品管理方式中的不足，對藏品起到有效的宣傳作用。博物館應(yīng)保證藏品的安全性，有效提升博物館藏品的管理水平，把博物館文物的真正價值充分發(fā)揮出來。針對博物館藏品數(shù)字化管理存在的相關(guān)問題，本研究進(jìn)行了具體的分析與研究，提出了以下優(yōu)化策略。
（一）加入藏品出入庫的管理模塊
在博物館藏品管理的各項工作中，工作人員必須要重視藏品出入庫管理，應(yīng)該將這一部分引入管理系統(tǒng)，引入內(nèi)容應(yīng)該包含以下幾點：確保藏品出入時的口令正確，確認(rèn)藏品的數(shù)量價值，分析藏品的現(xiàn)狀，記錄藏品的存放位置，登記藏品的出庫記錄，包括出庫的時間、去向以及原因最后，把藏品的入庫狀態(tài)與出庫狀態(tài)都記錄下來，完好地保存藏品的各項資料，確?？梢愿玫貦z索藏品信息。如此一來，工作人員可以更好地展開工作，定期對藏品進(jìn)行保養(yǎng)，定期舉行展覽活動。在獲取資料時不用再從文物本身進(jìn)行提取，有效地保護(hù)了文物，大大降低了藏品的流通率，從而降低了藏品的損壞率。
（二）提高博物館的科技水平
對博物館藏品數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行研究，有利于科技的發(fā)展與進(jìn)步，有利于促進(jìn)我國對數(shù)字化管理系統(tǒng)的研究。傳統(tǒng)的管理模式需要投入大量的人力開展查詢統(tǒng)計工作以及資料的修補(bǔ)改正工作，耗費(fèi)的時間很長，利用科學(xué)技術(shù)，采用數(shù)字化管理系統(tǒng)，能夠充分發(fā)揮計算機(jī)的優(yōu)勢，大大提高工作效率，在很短的時間內(nèi)就可以完成相關(guān)工作，還能對相關(guān)的學(xué)術(shù)研究有所幫助，讓學(xué)者能更好地展開研究。此外，博物館可以利用多媒體技術(shù)打造視覺盛宴，與環(huán)境虛擬技術(shù)結(jié)合，豐富藏品展覽的環(huán)境，讓其環(huán)境不再單一。提高博物館的科技含量，有利于科學(xué)研發(fā)事業(yè)的發(fā)展。同時，博物館需提高對工作人員的要求，提高工作人員的選拔門檻，定期開展培訓(xùn)活動，豐富工作人員的文博專業(yè)知識，讓他們可以更加規(guī)范地開展工作，更加合理地保管藏品。管理者在管理過程中一旦發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)該及時找準(zhǔn)原因，對癥下策，充分利用計算機(jī)的統(tǒng)計功能，快速完成龐雜的工作，快速地修改相關(guān)資料，形成正確的數(shù)據(jù)，有效提高博物館管理的科技水平。
（三）優(yōu)化管理系統(tǒng)
我國博物館的數(shù)字化管理系統(tǒng)還不夠完善，要想更好地進(jìn)行藏品數(shù)字化管理，博物館應(yīng)充分結(jié)合計算機(jī)技術(shù)與多媒體技術(shù)，系統(tǒng)地儲存相關(guān)信息，有效保管博物館藏品的文字資料、圖形資料、圖像資料、音頻資料以及視頻資料，將每一項資料的備份工作做好，并有效提升工作人員的工作效率，減輕其工作量，讓他們在管理過程中更好地查詢藏品信息，更加快捷地修改資料，更加精確地統(tǒng)計數(shù)據(jù)。另外，工作人員在數(shù)字化藏品管理過程中，還可以實現(xiàn)辦公自動化，這有助于提升其工作效率，開展現(xiàn)代化管理。博物館應(yīng)培養(yǎng)工作人員多方面的素養(yǎng)，將數(shù)字化管理系統(tǒng)建立起來，實現(xiàn)博物館的長遠(yuǎn)發(fā)展。工作人員應(yīng)該樹立新的理念，不僅管理人員要樹立新理念和新思想，下屬工作人員也應(yīng)該樹立新的理念，在遇到問題時對癥下藥，高效地解決問題，不受傳統(tǒng)博物館藏品管理方式的束縛，順應(yīng)新時期發(fā)展的新要求，更好地開展博物館藏品數(shù)字化管理，為藏品保存創(chuàng)造更多的有利條件，營造更好的環(huán)境。工作人員意識到數(shù)字化管理的重要性，數(shù)字化管理可以讓管理工作更加規(guī)范、智能、高效，有利于實現(xiàn)博物館的辦公自動化，順應(yīng)時代的發(fā)展要求。
（四）加強(qiáng)安全警報
博物館館藏大部分是國家文物，其經(jīng)濟(jì)價值與歷史文化價值非常高，所以相關(guān)工作人員必須保證藏品的安全。將安全警報系統(tǒng)納入博物館藏品數(shù)字化管理中，利用防火系統(tǒng)與防盜系統(tǒng)，讓管理系統(tǒng)更加完善，有助于增強(qiáng)其安全性。工作人員可以利用安全警報系統(tǒng)，實時地了解博物館的情況，安排相應(yīng)的工作人員監(jiān)控博物館藏品庫房。工作人員必須具備良好的職業(yè)操守，利用先進(jìn)的技術(shù)保證藏品的安全。
八、結(jié)語
博物館需要向信息化方向發(fā)展，不斷優(yōu)化數(shù)字化管理，這項任務(wù)是長期且艱巨的，在短時間內(nèi)很難完成。博物館工作人員必須意識到改革的重要性，充分考慮博物館的實際情況，為自身設(shè)定目標(biāo)，展開規(guī)范的數(shù)字化管理，設(shè)立相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。博物館由于自身性質(zhì)，可利用的資源比較少，因此在有限的條件下，應(yīng)充分利用信息、人才、硬件建設(shè)數(shù)字化管理體系，利用藏品數(shù)字化管理大大提高管理效率，提升管理質(zhì)量。博物館還應(yīng)提高科技水平，建立健全的數(shù)字化管理系統(tǒng)，利用計算機(jī)技術(shù)與多媒體技術(shù)，系統(tǒng)地儲存相關(guān)信息，實現(xiàn)工作人員的辦公自動化，在這一過程中，相關(guān)工作人員必須認(rèn)真對待自身的工作，提高職業(yè)素養(yǎng)，高效開展相關(guān)工作，為民眾生活提供便利。在傳統(tǒng)的博物館藏品管理中，工作人員由于工作量太大而壓力倍增，因此，博物館應(yīng)利用計算機(jī)技術(shù)開展數(shù)字化藏品管理，安排專門的安保人員進(jìn)行監(jiān)控，同時，工作人員應(yīng)該樹立新的理念，以利于實現(xiàn)信息共享。
作者:張嵐 單位:北京奧運(yùn)博物館
