知識(shí)管理下企業(yè)檔案資源體系構(gòu)建研究

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摘要：企業(yè)檔案資源是國(guó)家檔案資源體系的重要組成部分。當(dāng)前社會(huì)各界對(duì)企業(yè)檔案資源體系建設(shè)的關(guān)注度越來越高，而知識(shí)管理理論也為企業(yè)構(gòu)建檔案資源體系帶來思路創(chuàng)新的突破口。文章首先分析企業(yè)檔案具有的側(cè)重自主管理、知識(shí)挖掘有限、社會(huì)化共享程度低等一般性特征；其次提出構(gòu)建檔案資源體系三個(gè)目標(biāo)導(dǎo)向：提升企業(yè)治理現(xiàn)代化水平、助力企業(yè)增強(qiáng)市場(chǎng)軟競(jìng)爭(zhēng)力、推進(jìn)企業(yè)檔案管理模式轉(zhuǎn)型；最后從資源、利用、保障三個(gè)層面提供具體的體系構(gòu)建實(shí)踐路徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理；知識(shí)管理；企業(yè)檔案；檔案資源體系

一、前言

知識(shí)管理是現(xiàn)代企業(yè)的重要工作內(nèi)容及生產(chǎn)要素，貫穿企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)全過程。企業(yè)檔案是企業(yè)在某一歷史時(shí)期實(shí)踐活動(dòng)的原始記錄，在經(jīng)驗(yàn)參考和事實(shí)憑證方面具有很高的利用價(jià)值。檔案工作的核心業(yè)務(wù)與知識(shí)管理中的知識(shí)獲取、組織、共享與創(chuàng)新等內(nèi)容有著高度的契合[1]。知識(shí)管理和檔案管理的對(duì)象都是具有知識(shí)屬性的信息資源，兩者致力于在利用過程中發(fā)揮知識(shí)的應(yīng)用價(jià)值。融合知識(shí)管理理論，構(gòu)建企業(yè)檔案資源體系，有助于提升檔案的服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)檔案資源的知識(shí)發(fā)現(xiàn)和創(chuàng)新。通過文獻(xiàn)查閱，學(xué)界基于知識(shí)管理視角在非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案[2]、國(guó)家檔案館[3]、高校[4]等實(shí)踐領(lǐng)域進(jìn)行了深入探討，包括應(yīng)對(duì)突發(fā)事件[5]、檔案記憶再生產(chǎn)[6]的框架設(shè)計(jì)，并在知識(shí)管理公式基礎(chǔ)上推衍出檔案編研方法[7]，但學(xué)界在知識(shí)管理視角下構(gòu)建企業(yè)檔案資源體系得出的研究成果尚少。本文基于知識(shí)管理理念探究企業(yè)檔案資源的體系構(gòu)建，以促進(jìn)企業(yè)提升對(duì)檔案資源的重視和關(guān)注，發(fā)揮檔案資源的情報(bào)價(jià)值。

二、企業(yè)檔案資源管理一般性特征

受傳統(tǒng)檔案管理模式影響，企業(yè)檔案資源的管理一般以集中式、分散式或協(xié)同式展開，這可能會(huì)在檔案知識(shí)組織開發(fā)與共享環(huán)節(jié)中形成“信息孤島”現(xiàn)象。知識(shí)管理以知識(shí)為核心，通過知識(shí)地圖等方式向用戶提供知識(shí)服務(wù)；而檔案資源管理則存儲(chǔ)豐富的信息資源，為知識(shí)發(fā)現(xiàn)提供源泉。結(jié)合兩者具有的共性管理思維，分析企業(yè)檔案資源管理的一般性特征，是以知識(shí)管理為導(dǎo)向構(gòu)建檔案資源體系的重要研究視角。

1.側(cè)重自主管理。企業(yè)檔案資源來源于其實(shí)踐活動(dòng)中具有保存價(jià)值的原始記錄，與其主營(yíng)業(yè)務(wù)有著緊密的聯(lián)系?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》（2020年修訂）條文規(guī)定，檔案工作“實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則”，“企業(yè)應(yīng)當(dāng)確定檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員負(fù)責(zé)管理本單位的檔案，并對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)”[8]。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)對(duì)自身檔案資源管理具有較高的自主化權(quán)限，可以根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況采取符合自身需求的檔案管理方式。因此，從立卷歸檔、整理組織到開發(fā)利用的工作流程中，企業(yè)的檔案管理水平直接影響檔案資源的質(zhì)量、安全性及完整性，關(guān)系檔案知識(shí)開發(fā)與價(jià)值實(shí)現(xiàn)與否。自主性管理為企業(yè)提供了良好的知識(shí)加工組織的空間條件，但資源分散等問題容易導(dǎo)致企業(yè)檔案工作者將檔案資源知識(shí)庫(kù)建設(shè)成“囤積式倉(cāng)庫(kù)”，不利于檔案資源對(duì)知識(shí)進(jìn)行有效開發(fā)。而知識(shí)管理導(dǎo)向的檔案資源體系構(gòu)建可以為形成“知識(shí)庫(kù)”指明方向。

2.知識(shí)挖掘有限。事實(shí)憑證和經(jīng)驗(yàn)參考是當(dāng)前檔案資源利用價(jià)值的體現(xiàn)，顯性知識(shí)仍然處于主導(dǎo)地位，而隱性知識(shí)則很難被喚醒。同時(shí)，檔案信息組織的不規(guī)范給知識(shí)挖掘帶來很大的困難，制約檔案資源的知識(shí)發(fā)現(xiàn)與知識(shí)共享。從建立企業(yè)檔案管理體系的角度出發(fā)，檔案建設(shè)從根本上應(yīng)該是立足于現(xiàn)實(shí)與超前的信息需求，在知識(shí)傳遞與服務(wù)環(huán)節(jié)中為用戶提供問題解決的方案。例如，某央企旗下的房地產(chǎn)開發(fā)子公司檔案借閱范圍主要是管理類檔案文件（如公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、法人變更等）、建設(shè)項(xiàng)目類前期階段文件（各類項(xiàng)目證件、政府批文、建設(shè)施工圖/平面圖、合同/協(xié)議文件等）。利用目的主要是辦理預(yù)售許可證等各類證件、銀行開戶、按揭貸款辦理、現(xiàn)場(chǎng)施工參照、內(nèi)部檢查等。以解決問題為導(dǎo)向的傳統(tǒng)檔案利用模式不應(yīng)該占據(jù)整個(gè)檔案管理工作的絕大部分，而是需要轉(zhuǎn)向以知識(shí)為核心的管理活動(dòng)。因此，企業(yè)檔案工作者不能止步于檔案的歸檔整理、借閱利用和庫(kù)房管理等常規(guī)化工作，要重新定位檔案工作者對(duì)知識(shí)管理者角色的認(rèn)同。創(chuàng)新企業(yè)檔案資源管理模式，挖掘檔案資源隱性知識(shí)因子，融入企業(yè)智庫(kù)的建設(shè)戰(zhàn)略，對(duì)解決企業(yè)檔案知識(shí)挖掘有限的難題具有重大的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。

3.社會(huì)化共享程度低。知識(shí)共享是知識(shí)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是以受眾為中心，為用戶提供易于理解、易于接收的知識(shí)。知識(shí)共享是企業(yè)檔案開發(fā)和利用的重點(diǎn)和難點(diǎn)，也是影響檔案知識(shí)作用發(fā)揮的重要因素。一方面，因文件密級(jí)安全要求及知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等條件，為降低信息安全風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)自身利益，企業(yè)對(duì)自身的檔案資源限制在內(nèi)部使用范圍內(nèi)，成為推進(jìn)檔案知識(shí)社會(huì)化共享的阻礙因素。另一方面，由于目前企業(yè)檔案尚未納入國(guó)家檔案資源體系，缺乏有機(jī)統(tǒng)一的共享化平臺(tái)，企業(yè)檔案資源較為分散，不利于整合檔案信息提煉知識(shí)因子。企業(yè)檔案信息大量以數(shù)據(jù)形式存在，不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)和系統(tǒng)實(shí)施的不同時(shí)期，造成了數(shù)據(jù)異構(gòu)性、文檔格式異構(gòu)、軟件架構(gòu)異構(gòu)現(xiàn)象[9]。深入推進(jìn)檔案資源的知識(shí)共享體系建設(shè)，加快推進(jìn)企業(yè)檔案對(duì)外開放，既是“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的主要任務(wù)，也是企業(yè)檔案資源真正深度融入產(chǎn)業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的需求。

三、構(gòu)建企業(yè)檔案資源體系的目標(biāo)

企業(yè)檔案資源體系建設(shè)成效關(guān)系檔案管理活動(dòng)全過程，對(duì)檔案資源顯性知識(shí)體現(xiàn)和隱性知識(shí)挖掘起關(guān)鍵作用。在知識(shí)管理視角下，應(yīng)深度聚合和高效開發(fā)企業(yè)檔案資源并轉(zhuǎn)化為知識(shí)成果，服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的各環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源體系的構(gòu)建價(jià)值。

1.提升企業(yè)治理現(xiàn)代化水平。企業(yè)對(duì)檔案資源的管理工作可以折射出整個(gè)組織的管理水平，客觀反映出其各系統(tǒng)和各功能部分運(yùn)行的規(guī)范性和科學(xué)性。企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)是確保企業(yè)檔案工作順利開展的組織保障，其設(shè)置及運(yùn)行決定了檔案機(jī)構(gòu)本身的履職能力，直接關(guān)系到企業(yè)治理現(xiàn)代化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度[10]。知識(shí)管理理念注重知識(shí)的系統(tǒng)性，對(duì)企業(yè)在檔案的收集歸檔、利用及開發(fā)環(huán)節(jié)中有著更加明確的方向引導(dǎo)。融入知識(shí)管理思想構(gòu)建企業(yè)檔案資源體系，對(duì)組織內(nèi)部流程管理起到規(guī)范性的作用，如界定審批流程的歸屬關(guān)系，明確職責(zé)范圍；在知識(shí)管理視角下，檔案資源體系的功能可以得到有效外延，推動(dòng)企業(yè)內(nèi)部管理更加規(guī)范化、科學(xué)化、精準(zhǔn)化，對(duì)提升企業(yè)治理現(xiàn)代化水平有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2.助力企業(yè)增強(qiáng)市場(chǎng)軟競(jìng)爭(zhēng)力。知識(shí)管理倡導(dǎo)以知識(shí)為核心，更加側(cè)重知識(shí)在企業(yè)軟實(shí)力和市場(chǎng)軟競(jìng)爭(zhēng)力提升上的重要地位。檔案具有知識(shí)屬性，企業(yè)檔案資源是知識(shí)積累和存儲(chǔ)的集合體，也是知識(shí)發(fā)現(xiàn)和創(chuàng)造的重要來源。在未來的全球化競(jìng)爭(zhēng)中，知識(shí)管理能力將成為企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力和可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵[9]。構(gòu)建企業(yè)檔案資源體系對(duì)推動(dòng)知識(shí)的開發(fā)具有重要的意義。企業(yè)檔案蘊(yùn)含著豐富的知識(shí)，包括科研信息、技術(shù)生產(chǎn)信息、管理經(jīng)驗(yàn)信息等，與企業(yè)本身的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有著很強(qiáng)的聯(lián)系性。構(gòu)建企業(yè)檔案資源體系有助于企業(yè)積累的知識(shí)再利用、再創(chuàng)造，能夠?qū)⒅R(shí)直接投入企業(yè)的實(shí)踐活動(dòng)中，將企業(yè)檔案資源化為企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要因素，增強(qiáng)企業(yè)的實(shí)力。

3.推進(jìn)企業(yè)檔案管理模式轉(zhuǎn)型。隨著信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的深入發(fā)展，企業(yè)也在推進(jìn)內(nèi)部的數(shù)字化建設(shè)以面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的浪潮。傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)文本載體為主，常規(guī)利用方式主要為檔案查閱、復(fù)印與外借、開具證明、信息咨詢等[11]。雖然部分企業(yè)實(shí)現(xiàn)了線上線下相結(jié)合的借閱模式，但是大多時(shí)候以紙質(zhì)為主的檔案實(shí)體外借仍然占有很大的比重。知識(shí)管理學(xué)科融合信息技術(shù)及大數(shù)據(jù)技術(shù)等，在管理活動(dòng)中更加注重智能化和高效率、正向反饋。將知識(shí)管理引入企業(yè)檔案資源體系的構(gòu)建過程中，有利于優(yōu)化檔案部門的管理模式，提升檔案知識(shí)服務(wù)的智能化、智慧化、高效化水平。

四、構(gòu)建企業(yè)檔案資源體系的路徑

在知識(shí)管理理論指導(dǎo)下，企業(yè)檔案形成初始時(shí)期既要注重各個(gè)環(huán)節(jié)之間的有機(jī)聯(lián)系，也要充分挖掘檔案資源的知識(shí)空間。

1.檔案資源體系。（1）檔案收集階段：知識(shí)獲取。檔案收集階段主要任務(wù)是按照國(guó)家法律法規(guī)要求對(duì)國(guó)家、社會(huì)具有保存價(jià)值的原始記錄信息進(jìn)行收集、立卷并歸檔入庫(kù)。檔案收集對(duì)應(yīng)知識(shí)管理理論的知識(shí)獲取，檔案資源是知識(shí)開發(fā)的根基，知識(shí)利用是檔案資源價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，兩者間存在緊密的邏輯關(guān)系。企業(yè)檔案實(shí)體體現(xiàn)顯性知識(shí)，包括文字、圖片、錄音錄像、榮譽(yù)獎(jiǎng)杯實(shí)物，可以通過語(yǔ)言、文字等結(jié)構(gòu)化、規(guī)范化地揭示出信息內(nèi)容和特征。在檔案資源收集階段，需要更加注重資源結(jié)構(gòu)的合理化、內(nèi)容的規(guī)范化和準(zhǔn)確性等，對(duì)知識(shí)的加工、分析和挖掘的工作環(huán)節(jié)形成新的知識(shí)起著重要推動(dòng)作用。因此，在“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”的原則基礎(chǔ)上，檔案收集過程中需要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)口，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性及完整性，應(yīng)做到不遺漏、不重復(fù)，避免片面化追求單純的數(shù)量增長(zhǎng)，而忽略檔案收集的質(zhì)量。如工程建設(shè)類檔案的報(bào)審表、驗(yàn)收記錄、檢測(cè)證明等原始記錄文件一般在工程前期已經(jīng)由建設(shè)單位移交對(duì)應(yīng)的檔案部門，其本身的借閱量非常低，填鴨式的收集入庫(kù)可能帶來一系列的管理難題：一是資料遺漏，數(shù)據(jù)的真實(shí)性無(wú)法得到有效的保證，二是對(duì)人力、物力、空間的浪費(fèi)。（2）檔案整理階段：知識(shí)存儲(chǔ)與組織。檔案整理對(duì)應(yīng)知識(shí)存儲(chǔ)與組織，是檔案利用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的重要前提。檔案整理是對(duì)入庫(kù)的檔案數(shù)據(jù)根據(jù)其內(nèi)容特征及外部特性進(jìn)行分類、編目、著錄、標(biāo)引等。知識(shí)組織是在檔案信息的有序組織基礎(chǔ)之上，對(duì)知識(shí)單元進(jìn)行科學(xué)化組織、描述、表達(dá)，展示其內(nèi)在聯(lián)系[12]。檔案資源是企業(yè)內(nèi)部核心的知識(shí)資源。必須對(duì)移交庫(kù)房的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有序化、可視化組織，優(yōu)化館藏資源。一是需要對(duì)檔案的顯性知識(shí)因子進(jìn)行挖掘、分析和加工，為提取新知識(shí)、隱性知識(shí)因子的發(fā)現(xiàn)及轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)提供可能。二是根據(jù)檔案資源的內(nèi)容特征與外在形式特征形成分類標(biāo)引、主題標(biāo)引等，在此基礎(chǔ)上構(gòu)建知識(shí)地圖，讓用戶快速便捷地鎖定需求的信息。

2.檔案利用體系。（1）檔案開發(fā)階段：知識(shí)評(píng)價(jià)。檔案資源開發(fā)階段主要是對(duì)企業(yè)檔案資源進(jìn)行編研、展覽等，最后形成檔案年鑒等編研成果。知識(shí)評(píng)價(jià)是對(duì)檔案資源進(jìn)行鑒定，確定其知識(shí)價(jià)值。檔案資源的開發(fā)首先需要對(duì)其進(jìn)行價(jià)值、保管期限、密級(jí)等鑒定工作。相比傳統(tǒng)檔案鑒定，更關(guān)注檔案的情報(bào)性價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值與利用價(jià)值[13]。檔案資源入庫(kù)不能僅僅將其視為歷史數(shù)據(jù)或經(jīng)驗(yàn)性知識(shí)，需要在知識(shí)管理理論視角下，根據(jù)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行入庫(kù)評(píng)價(jià)與定期評(píng)價(jià)。知識(shí)評(píng)價(jià)必須堅(jiān)持“以用戶為中心”的原則，確定統(tǒng)一的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。評(píng)價(jià)指標(biāo)能夠充分體現(xiàn)出各知識(shí)要素之間的關(guān)系，使用戶在實(shí)踐運(yùn)用過程中具有可操作性。（2）檔案開放階段：知識(shí)服務(wù)與共享。知識(shí)服務(wù)的服務(wù)理念是以用戶為中心，以為用戶提供知識(shí)、輔助決策作為服務(wù)目的，強(qiáng)調(diào)用戶在知識(shí)管理全過程中的重要作用。檔案資源作為集成信息，是知識(shí)的重要來源以及知識(shí)服務(wù)的首要前提條件。企業(yè)檔案資源的知識(shí)服務(wù)應(yīng)當(dāng)以信息技術(shù)作為支撐條件，在實(shí)現(xiàn)知識(shí)傳遞的同時(shí)，提供便捷化、個(gè)性化、針對(duì)化的用戶服務(wù)，強(qiáng)調(diào)知識(shí)傳遞的時(shí)效、準(zhǔn)確度等，提升檔案資源的服務(wù)質(zhì)量。搭建服務(wù)平臺(tái)是檔案資源利用及知識(shí)服務(wù)的重要窗口，但檔案管理與知識(shí)管理在管理范圍、側(cè)重點(diǎn)、加工深度、傳播渠道等方面存在一定的差異，結(jié)合知識(shí)管理理論框架及檔案管理工作實(shí)際，將知識(shí)管理融入檔案管理流程是檔案館開展知識(shí)管理的最佳方式之一[14]。同時(shí)，檔案資源知識(shí)服務(wù)更應(yīng)該注重用戶的反饋，滿足用戶動(dòng)態(tài)化的知識(shí)需求及企業(yè)的發(fā)展需求。

3.安全保障體系。檔案文件的保護(hù)是檔案資源管理活動(dòng)中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，是知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的重要關(guān)口。作為企業(yè)內(nèi)部戰(zhàn)略性、優(yōu)勢(shì)性的核心資源，檔案資源知識(shí)庫(kù)保護(hù)可以從制度層面、人員層面、技術(shù)層面構(gòu)建安全保障體系。制度層面。企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或指定部門負(fù)責(zé)檔案管理工作，建立健全檔案工作責(zé)任制，制定檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)針對(duì)檔案文件內(nèi)容確定檔案文件的保密程度，明確檔案利用的范圍和權(quán)限。人員層面。首先，以知識(shí)管理為導(dǎo)向的檔案管理提高了對(duì)傳統(tǒng)檔案工作者的要求，復(fù)合型人才成為對(duì)檔案工作者的核心要求，檔案工作者除具備相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)，還應(yīng)當(dāng)提高知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的法律意識(shí)與素養(yǎng)。其次，多元主體協(xié)同治理更應(yīng)該是知識(shí)管理導(dǎo)向的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的重要方向。技術(shù)層面?？梢圆捎脜^(qū)塊鏈技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行安全保護(hù)。區(qū)塊鏈技術(shù)是一種不可篡改和偽造的分布式數(shù)據(jù)庫(kù)，是互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，去中心化、匿名化、分布式、不可任意修改的存儲(chǔ)技術(shù)，其對(duì)數(shù)據(jù)利用的追蹤具有天然優(yōu)勢(shì)。區(qū)塊鏈技術(shù)可以有效防止不法企業(yè)或個(gè)人違規(guī)操作及利用共享的檔案數(shù)據(jù)。

五、結(jié)語(yǔ)

知識(shí)管理給企業(yè)檔案資源體系的構(gòu)建帶來了新的思維，對(duì)企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新及知識(shí)創(chuàng)造具有重要的實(shí)踐意義，同時(shí)也是企業(yè)應(yīng)對(duì)市場(chǎng)形勢(shì)變化及適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要的重要支撐點(diǎn)。引入知識(shí)管理理念，能夠提高企業(yè)對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)同度和關(guān)注度，提升企業(yè)檔案的服務(wù)水平，推動(dòng)檔案事業(yè)的全局性發(fā)展。

作者:劉蓓 韋兆焯 單位:金茂蘇皖企業(yè)管理（天津）有限公司南京分公司