成人教育檔案建設(shè)問題思考
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筆者從事高校檔案工作多年,在工作中發(fā)現(xiàn)了一些成人檔案建設(shè)中存在的問題,概括起來主要有以下幾方面:檔案散存、亂存現(xiàn)象嚴重;檔案內(nèi)容缺失嚴重;檔案管理的模式陳舊,水平低下。仔細分析,我們會發(fā)現(xiàn)以上存在的問題,與人員內(nèi)部調(diào)動、部門撤并調(diào)整有關(guān),還與高校成人教育檔案仍然沿用陳舊的管理方法,管理人員不專業(yè),硬件條件的不足有關(guān)。下面就此作一簡單分析。
成人教育檔案建設(shè)存在問題,首先源于對成人教育教學(xué)檔案管理意識不強。我們知道,在高校教育教學(xué)中,重視的是普通全日制教育的學(xué)籍檔案管理,對成人教育則多重視教學(xué)工作和其它管理工作,成人教育檔案管理工作不僅不重視,有的連相應(yīng)的工作都沒有安排,有的高校雖然設(shè)置了成人教育檔案管理中心,但不是專兼職人員配置不足,就是在人員培訓(xùn)上簡化,雖有成人教育檔案管理部門,但也形同虛設(shè)。加之管理人員對成人教育檔案工作缺乏正確的認識,這就形成了成人教育教學(xué)過程中,大量有價值的,可為用人單位提供參考的文檔或不能及時整理歸檔,或材料流失,成人教育教學(xué)檔案應(yīng)有的作用不能充分發(fā)揮。
其次,在成人教育檔案建設(shè)中還存在著制度不健全,管理不規(guī)范的問題。我們知道,高校成人教育檔案管理同普通全日制教育一樣,其專業(yè)技術(shù)性都比較強,但在實際工作中,成人教育檔案管理工作還沒有嚴格的規(guī)章制度,管理也不規(guī)范?；蛟诖鏅n移交時沒有嚴格的核對檔案材料,造成不完整;或收集工作不到位,形成歸檔不齊全,不能完整地反映檔案全貌。
再次是檔案管理人員業(yè)務(wù)水平較低,不能對成人教育檔案做科學(xué)建設(shè),造成建檔質(zhì)量不高。高校成人教育往往是一個附屬部門,檔案部門不僅人員編制有限,而且檔案管理工作沒有專職人員,更沒有把專職工作與檔案管理工作分開,職責(zé)不清,致使成人教育檔案管理工作無法考核,至于工作人員的專業(yè)培訓(xùn),知識提高,提升服務(wù)質(zhì)量更無從談起,那么出現(xiàn)不懂檔案管理業(yè)務(wù),文件管理有標(biāo)準而不執(zhí)行,成人教育檔案管理工作不規(guī)范,也就不足為奇了。
第四是成人教育檔案建設(shè)中存在著設(shè)施陳舊,管理手段落后的問題。由于以上幾方面的原因,多數(shù)高校的成人教育教學(xué)檔案建設(shè)還停留在低水平的狀態(tài)中,檔案是紙質(zhì)的,保存還是用柜子;現(xiàn)代信息管理手段很少或基本不用,近年也有了計算機,但對計算機等現(xiàn)代化設(shè)備的使用技術(shù)缺少掌握,也僅限于軟件操作和一般的文檔處理,深層次開發(fā)檔案管理軟件和進行程序設(shè)計的人員幾乎是空白。不能適應(yīng)現(xiàn)代化條件下的信息查詢,給教學(xué)檔案資源合理配置及充分利用造成了很大的困難。
二、完善成人教育檔案建設(shè)的方法
針對上述問題,筆者認為,要完善成人教育檔案建設(shè)應(yīng)該從以下幾方面著手:
(1)要加強學(xué)習(xí)有關(guān)文件要求,不斷提高思想認識。高校領(lǐng)導(dǎo)和各部門員工,要認真學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案實施辦法》和《高等教育學(xué)歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》等相關(guān)檔案工作的法律、法規(guī),充分認識檔案綜合管理工作的重要性和必要性,堅決貫徹執(zhí)行檔案法律、法規(guī),增強領(lǐng)導(dǎo)和員工學(xué)法、懂法的積極性,提高其執(zhí)法能力,從而強化領(lǐng)導(dǎo)和教職工群體的檔案管理意識,為更好地做好高校檔案工作奠定堅實的思想基礎(chǔ)。
(2)要不斷加強制度建設(shè),細化考核機制。成人教育檔案管理部門要嚴格遵循檔案管理條例,在文件材料管理有序、文件合理分類存放等方面要真正做到來龍去脈清晰,以此為立卷歸檔工作奠定良好的基礎(chǔ)。同時,要建立各項規(guī)章制度,明確歸檔內(nèi)容要求,建立各級檔案網(wǎng)絡(luò)組織,使管理工作有章可循,有條可查,并以此為考核的依據(jù),加強對員工的考核,以形成人人負責(zé),齊抓共管的良好局面,為提升服務(wù)質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。
(3)加強成人教育檔案硬件設(shè)施建設(shè),實現(xiàn)信息化網(wǎng)絡(luò)化管理。為了更好地適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和社會對成人教育檔案管理的需要,高校的成人教育檔案建設(shè)必須應(yīng)用信息技術(shù)手段進行檔案管理,用電子化、網(wǎng)絡(luò)化對檔案進行收集、整理、保存和查詢,從而實現(xiàn)成人教育檔案的信息化與資源共享。我們知道,隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,各高校都有自己的校園網(wǎng),為實現(xiàn)成人教育的學(xué)籍電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、一體化提供了可靠的硬件保障,這就要求,成人教育檔案管理部門應(yīng)盡可能地組織技術(shù)力量開發(fā)出適用于本校的學(xué)籍電子檔案管理系統(tǒng),以加強新生報到管理、在校生管理、成績管理、教材管理、畢業(yè)生管理,并使之能準確、系統(tǒng)、及時、省時地為成人教育工作服務(wù)。
(4)努力提高成人教育檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì),提高檔案服務(wù)水平。高校成人高等教育檔案管理者的業(yè)務(wù)水平、自身素質(zhì)直接影響檔案管理工作的質(zhì)量。加強檔案管理隊伍的培訓(xùn),提升員工對成人教育檔案工作性質(zhì)和重要性的認識,自覺地鉆研業(yè)務(wù),學(xué)習(xí)新知識,提高工作能力是十分必要的。要鼓勵員工善于學(xué)習(xí),運用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)指導(dǎo)和改進檔案工作,為成人教育檔案規(guī)范化管理提供保障。這里要特別強調(diào)的是,要求員工通過不斷的學(xué)習(xí),熟悉和掌握現(xiàn)代信息技術(shù),并結(jié)合成人教育電子檔案管理的工作實際,善于總結(jié)摸索出成人教育電子檔案管理的基本規(guī)律,在此基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新,在樹立“以學(xué)生為本”的服務(wù)意識的指導(dǎo)下,以科學(xué)的精神規(guī)范成人教育檔案的管理,形成完整、準確的成人教育檔案,全面提高成人教育電子檔案管理的服務(wù)水平。
作者：韓國曄 單位：集寧師范學(xué)院
