縣級(jí)工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案歸檔探析

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一、材料歸檔范圍和保管期限的調(diào)整

1.待遇類材料。

一起工傷工亡事故，從發(fā)生到申報(bào)，工傷認(rèn)定，醫(yī)療待遇核定，一次或多次住院、轉(zhuǎn)院治療，傷殘鑒定，傷殘工亡待遇核定，待遇領(lǐng)取全過程，往往跨越幾個(gè)年度，而且材料的種類繁多。在歸檔時(shí)，如果強(qiáng)調(diào)以材料形成年度，或材料的種類來歸檔勢(shì)必造成一起工傷工亡事故的整體材料被人為分割到了各個(gè)年度或各個(gè)種類的情況，不便于材料管理、歸檔和查找利用。筆者認(rèn)為：參照人民法院、公安刑偵治安、審計(jì)等案件材料歸檔管理經(jīng)驗(yàn)，擬采取以每一起工傷材料作為“一件”的管理辦法，將每一起工傷認(rèn)定事件全過程、全方面產(chǎn)生的各種材料分類，按固定順序進(jìn)行排列，編制頁碼，打印件內(nèi)材料清單（樣式見表一），制作封皮，按件裝訂。工傷保險(xiǎn)待遇類材料的歸檔年度擬以《決定書》的發(fā)文年度為準(zhǔn)，每一年中則以《決定書》的文號(hào)為件的排列順序，每個(gè)檔案盒中可存放多件，盒號(hào)每年獨(dú)立編制。下一年度在歸檔時(shí)，對(duì)以往年度《決定書》所產(chǎn)生的新增材料，原則上不再附加到原有的歸檔材料之中去，而是以《決定書》復(fù)印件為依據(jù)，新增材料附后，裝訂成件入盒，件號(hào)和盒號(hào)依《決定書》所在年度順延。工傷待遇類材料大部分的保管期限為50年，但工傷備案材料、工傷保險(xiǎn)待遇核定材料、工傷預(yù)防費(fèi)用核定材料這三種保管期限為10年，為保證同一事件材料的完整性，建議統(tǒng)一升級(jí)為保管期限50年。

2.財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)類材料。

在《規(guī)定》中，征繳類有工傷保險(xiǎn)費(fèi)收款憑證、賬簿、報(bào)表；待遇類中有工傷保險(xiǎn)付款憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表；統(tǒng)計(jì)報(bào)表類中有統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分析報(bào)告、月度/季度報(bào)表。對(duì)縣級(jí)工傷保險(xiǎn)管理來講，分類方法相對(duì)復(fù)雜，保管期限眾多，給材料管理造成較大不便。由于縣級(jí)工傷管理部門人員較少，在現(xiàn)行的縣級(jí)財(cái)政結(jié)算方式下，工傷保險(xiǎn)費(fèi)的收支是合二為一的，歸檔時(shí)也不可能分開。建議將征繳類、待遇類中的財(cái)務(wù)資料劃歸到統(tǒng)計(jì)報(bào)表類中歸檔，類別設(shè)置為財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)類。

二、工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案歸檔中的規(guī)范化

1.原始資料的標(biāo)準(zhǔn)化。

一是頁面的標(biāo)準(zhǔn)化。需要?dú)w檔的各項(xiàng)原始材料，要嚴(yán)格以A4頁面為標(biāo)準(zhǔn)，在各種材料的設(shè)計(jì)印刷過程中，應(yīng)盡量避免不規(guī)范頁面的產(chǎn)生，便于裝訂、編寫頁碼、保管和查閱。二是避免復(fù)寫件存檔。一式幾聯(lián)的復(fù)寫材料應(yīng)將第一頁設(shè)計(jì)成歸檔頁，而不應(yīng)該將其他頁次作為歸檔頁，避免因時(shí)間較長，字跡模糊褪化，失去保存價(jià)值。在參保類材料中，頁面不規(guī)范的是參保人員身份證復(fù)印件和照片。一個(gè)縣工傷參保人員約在1-2萬人，如果均需要在歸檔時(shí)進(jìn)行身份證復(fù)印件和照片的整理，工作量是非常大的。經(jīng)辦機(jī)構(gòu)可以統(tǒng)一設(shè)計(jì)參保人員身份證、照片粘貼表，要求參保單位在上交參保材料時(shí)，規(guī)范粘貼到位。在待遇類材料中，頁面不規(guī)范的原始材料主要為身份證復(fù)印件、住院診斷證明、住院發(fā)票、入院證、出院證、住院費(fèi)用清單、工傷待遇結(jié)算單等材料。在待遇領(lǐng)取前，可以要求當(dāng)事人將這些不規(guī)范材料分類粘貼到A4紙上。復(fù)寫件歸檔不規(guī)范的主要是工傷認(rèn)定審批表、事故快報(bào)表、事故調(diào)查表、詢問筆錄等，因此類材料第一聯(lián)由市級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)存檔，縣級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)可將第二聯(lián)作為存檔聯(lián)，對(duì)于復(fù)寫效果不好的，在存檔時(shí)應(yīng)進(jìn)行復(fù)印，一同存檔。

2.檢索工具的實(shí)用化。

業(yè)務(wù)檔案的歸檔目錄，應(yīng)以便于電腦檢索為首要目標(biāo)。因此，歸檔目錄沒有必要按照文書檔案目錄的格式，而是將業(yè)務(wù)檔案的關(guān)鍵查找要素體現(xiàn)出來，便于電腦檢索和手工檢索，提高查閱速度。對(duì)于參保類檔案，關(guān)鍵要素是參保單位代碼、單位名稱。對(duì)于待遇類檔案，關(guān)鍵要素是工傷人姓名、工傷人所在單位、認(rèn)定工傷決定書文號(hào)、認(rèn)定工傷時(shí)間等。歸檔文件的電子版可以復(fù)制到各職能股室，方便電腦檢索。